269 Letnik 46 (2023), št. 2 Ključne besede: Centralna tehniška knjižnica Univerze v Ljubljani, Narodna in univerzitetna knjižnica, pisno strokovno navodilo, stalna zbirka, lastno varstvo Key-words: Central Technical Library at the University of Ljubljana, National and University Library, written professional instructions, permanent collection, own protection 1.04 Strokovni članek UDK 930.253:027.54(497.4Ljubljana) 930.253:027.7(497.4Ljubljana) Prejeto: 18. 10. 2024 Celostna skrb za arhivsko gradivo Narodne in univerzitetne knjižnice (NUK) ter Centralne tehniške knjižnice Univerze v Ljubljani (CTK) – opravljeno delo in izzivi za prihodnost MARIJA GRABNAR višja svetovalka – arhivistka Arhiva Republike Slovenije v pokoju e-pošta: marija.grabnar@siol.net Izvleček Prispevek obravnava organizirano varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva dveh pomembnih slovenskih knjižnic, ki sta v pristojnosti Arhiva Republike Slovenije: Centralne tehniške knjižnice, ki zaseda vidno mesto med visokošolskimi knjižnicami, ter Narodne in univerzitetne knjižnice, ki je osrednja slovenska knjižnica nacionalnega pomena. Predstavljene so bistve- ne razlike med arhivskim in knjižničnim gradivom, ki zaradi sorodnosti arhi- vske in knjižnične dejavnosti ter podobnosti knjižničnega in arhivskega gra- diva lahko postanejo nejasne. Opisani so vsi zakonsko predpisani postopki, ki sta jih knjižnici izpeljali. Predstavljeni so izhodišča za valorizacijo njunega gradiva, način predaje gradiva Centralne tehniške knjižnice in organizacija njunih stalnih zbirk. Posebej je prikazana možnost organizacije lastnega var- stva, h kateri se nagiba Narodna in univerzitetna knjižnica. Abstract COMPREHENSIVE CARE FOR THE ARCHIVAL MATERIAL OF THE NATIONAL AND UNIVERSITY LIBRARY (NUK) AND THE CENTRAL TECHNICAL LIBRARY AT THE UNIVERSITY OF LJUBLJANA (CTK)– WORK ACCOMPLISHED AND CHALLENGES FOR THE FUTURE The article deals with the organised protection of documentary and archival material in two important Slovenian libraries, which are under the jurisdic- tion of the Archives of the Republic of Slovenia: the Central Technical Library, which occupies a prominent place among higher education libraries, and the National and University Library, which is the central Slovenian library of national importance. Essential differences between archival and library materials are presented, which can become unclear due to the interrelation of archival and library activities and the similarity of library and archival materials. The two libraries implemented all legally required procedures, which are detailed. The starting points for the appraisal of their material, the method of transferring the material to the Central Technical Library, and the organisation of their permanent collections are presented. The possibil- ity of organising one’s own protection, to which the National and University Library is inclined, is shown in particular. 270 Marija Grabnar: Celostna skrb za arhivsko gradivo Narodne in univerzitetna knjižnice (NUK) ..., str. 269–286 Članki in razprave || Articles and Discussions Uvod Velik del arhivske dejavnosti, ki jo arhivisti imenujejo zunanja služba, predstavlja skrb za dokumentarno in arhivsko gradivo delujočih ustvarjalcev, od nastanka njihovega arhivskega gradiva do prevzema v pristojne arhive. Sle- dnja je z arhivsko zakonodajo sicer uokvirjena, a od arhivistov zahteva paleto najrazličnejših splošnih in svojevrstnih znanj o javnopravnih in fizičnih osebah, ki jih obravnavajo. Seznaniti se morajo z njihovo dejavnostjo in upravnopravno organiziranostjo (zlasti pri določanju arhivskega gradiva), svetujejo jim o ustre- znih korakih glede varstva klasičnega in elektronskega gradiva, posredujejo na- potke glede popisa in tehnične ureditve gradiva, predvidenega za prevzem. Ob tem morajo komunicirati spretno, zlasti pri prevzemanju arhivskega gradiva, njihove ustvarjalce morajo obravnavati z vso potrebno tankočutnostjo, kot se izrazi Peter Pavel Klasinc pri analizi zunanje službe v Sloveniji leta 2015.1 V pričujočem prispevku osvetlimo stanje varstva arhivskega gradiva in z njim neobhodno povezanega dokumentarnega gradiva dveh ustvarjalcev arhi- vskega gradiva, čigar skrb je že vseskozi v pristojnosti Arhiva Republike Slove- nije, Narodne in univerzitetne knjižnice ter Centralne tehniške knjižnice v letih 2008–2022. Pri tem se opiramo zlasti na letna poročila Arhiva Republike Slove- nije iz tega obdobja,2 konkretne vire in literaturo navajamo posebej. Predstavitev Centralne tehniške knjižnice in Narodne univerzitetne knjižnice Zakon o knjižničarstvu3 po prevladujočem krogu uporabnikov deli slo- venske knjižnice v pet skupin: na splošne (ki so razpredene po vsej Sloveniji), šolske in visokošolske, specialne in nacionalno. Slednja je osrednja slovenska knjižnica nacionalnega pomena, ki poleg nacionalne opravlja tudi naloge viso- košolske (univerzitetne) knjižnice. Centralna tehniška knjižnica velja za eno iz- med večjih visokošolskih knjižnic med vsemi devetdesetimi4 v slovenskem pro- storu ter pokriva področje tehnike in nekatera področja naravoslovja. Obema je skupno tudi to, da sta pridruženi članici Univerze v Ljubljani,5 a popolnoma samostojna zavoda.6 Njun razvoj je predstavljen v daljših in krajših sestavkih ter jubilejnih publikacijah,7 zlasti Narodna in univerzitetna knjižnica je zaradi vsestranskega pomena za slovensko kulturo deležna poglobljenih raziskav z različnih vidikov.8 V nadaljnjem predstavimo le okvirni prikaz njunega razvoja, ki je koristen za razumevanje obravnavane problematike. Centralna tehniška knjižnica je bila ustanovljena leta 1949 pri tedanji Tehniški visoki šoli v Ljubljani, pozneje Tehniški fakulteti, da bi nudila podpo- 1 Klasinc: Problemi zunanje službe v Sloveniji in nekateri tehnični vidiki, str. 342. 2 Poročila o delu Arhiva RS za leta 2002–2019: http://arhiv.arhiv spletisc.gov.si/si/o_arhivu/ letni_programi_in_porocila/index.html (dostop: 10. 10. 2023). Poročilo o delu Arhiva RS za leto 2018–2022: https://www.gov.si/zbirke/katalogi-informa- cij-javnega-znacaja/?org=50 (dostop: 10. 10. 2023). 3 7. člen Zakona o knjižničarstvu. 4 Poročilo o delu visokošolskih knjižnic v letu 2021: https://knjiznicarske-novice.si/porocilo- -o-delu-visokosolskih-knjiznic-v-letu-2021/ (dostop: 10. 9. 2023). 5 Pridruženi člani UL: https://www.uni-lj.si/pridruzeni_clani_ul/ (dostop: 10. 9. 2023). 6 Statut Univerze v Ljubljani, členi 20–24. 7 Pejanovič, Žaucer: Centralna tehniška knjižnica Univerze v Ljubljani, str. 728–749. 8 Stefan: Zgodovina C. kr. Študijske knjižnice v Ljubljani; Kodrič-Dačić: Slovenska nacionalna knjižnica, str. 139–153; Kodrič-Dačić: Razvoj Narodne in univerzitetne knjižnice v letih 1918– 1938, str. 85–107; Kodrič-Dačić: Univerzitetna biblioteka v Ljubljani: od kapitulacije fašistične Italije do konca druge svetovne vojne (1943–1945), str. 169–185; Kodrič-Dačić: Univerzitetna biblioteka v Ljubljani: Narodna in univerzitetna knjižnica v obdobju 1938–1943, str. 151–168. 271 Letnik 46 (2023), št. 2 ro izobraževanju in raziskovanju na tehniških in naravoslovnih visokih šolah, posredno tudi gospodarstvu. Lokacijo delovanja je spremenila dvakrat (dejstvo, ki za varstvo arhivskega gradi- va ni nezanemarljivo), najprej leta 1950 iz pritli- čja rektorata Tehniške visoke šole v staro vilo na Tomšičevi 7 (danes sedež ameriškega veleposla- ništva), nato leta 1994 v stolpnico na Trgu repu- blike 3, kjer danes zaseda dve nadstropji. Začetni knjižnični fond je dopolnjevala postopoma z ve- čjimi pridobitvami, kot na primer s tujo periodiko slovenskega uredništva Jugoslovanskega centra za znanstveno in tehnično dokumentacijo (Jugo- slovenski centar za tehničku i naučnu dokumen- taciju) ter publikacijami ukinjenega Ministrstva za industrijo in rudarstvo. V šestdesetih letih je prevzela naloge matične knjižnice za specialne tehniške knjižnice, ki so delovale pri raziskoval- nih institutih in v podjetjih ter ustanovila službo INDOK (Informacijsko dokumentacijski center) za tehniko in naravoslovje. Kot prva knjižnica v takratni državi Jugoslaviji je uvedla sodobne me- tode znanstvenega in strokovnega informiranja, ki so temeljile na uporabi nove tehnološke opre- me. Z razvojem programskega servisa COBISS je knjižnica ob koncu devetdesetih let postopoma avtomatizirala večino svoje dejavnosti in postala ena največjih in najvplivnejših članic enotnega računalniško podprtega knjižničnega informacij- skega sistema v Sloveniji. V novem tisočletju je bila pobudnica in nosilka konzorcijskega naku- pa najpomembnejših zbirk strokovnih in znan- stvenih elektronskih revij, imela je tudi vodilno vlogo pri razvoju digitalne knjižnice Univerze v Ljubljani. Leta 2020 je skupno število vseh vpo- gledov v celotna besedila e-revij in e-knjig, ki jih zagotavlja CTK, znašalo okoli 1,85 milijona. Iz knjižnega fonda 2.000 strokovnih knjig, večino- ma s področja kemije, in 1.500 naslovov tuje pe- riodike s področja tehnik je leta 2020 zrasel na 170.000 enot knjig, revij in standardov. Narodna in univerzitetna knjižnica v Ljubljani je zaradi osrednjega mesta med slo- venskimi knjižnicami – je nacionalna knjižnica Republike Slovenije in univerzitetna knjižnica Univerze v Ljubljani –, izjemnega pomena za zgo- dovino slovenske pismenosti in kulturne zgodo- vine Slovencev nasploh. Ob nastanku leta 1774 je kot Licejska knjižnica veljala za drugo javno knjižnico na Kranjskem (najstarejša je bila Se- meniška knjižnica, ustanovljena leta 1701). Svo- jim uporabnikom – profesorjem in študentom, kasneje tudi drugim izobražencem je ponujala predvsem knjige razpuščenih in podržavljenih samostanov ter zapuščin plemičev in meščanov. Po letu 1807, ko je dobila pravico prejemanja Poškodovana velika čitalnica Narodne in univerzitetne knjižnice po strmoglavljenju nemškega poštnega letala 29. 1. 1944 (Vir: Ste pripravljeni? Zmanjšanje tveganj ob naravnih nesrečah in nezgodah za ustanove kulturne dediščine: https://www.nuk.uni-lj.si/ aktualno/dogodki/2019/ste-pripravljeni (dostop: 13. 10. 2023) 272 Marija Grabnar: Celostna skrb za arhivsko gradivo Narodne in univerzitetna knjižnice (NUK) ..., str. 269–286 Članki in razprave || Articles and Discussions obveznega izvoda vseh tiskov z območja dežele Kranjske ter med francosko zasedbo s celotnega upravnega območja Ilirskih provinc in zlasti ob načrtni nakupovalni politiki bibliotekarja Matije Čopa po letu 1828 se je začela zbirka knjig, po- membnih za slovenstvo, večati. Leta 1850 je po- stala Deželna študijska knjižnica. Ob koncu prve svetovne vojne leta 1919 se je preimenovala v Državno študijsko knjižnico, postala je osrednja knjižnica za vso Slovenijo s pravico do prejema- nja obveznega izvoda tiskov s tega območja. Ko je 1921 leta postala Državna biblioteka, so v njen fond začeli pritekati še obvezni izvodi iz vseh predelov nekdanje Jugoslavije. Ob ustanovitvi prve slovenske univerze v Ljubljani leta 1919 je knjižnica prevzela še funkcije in naloge Central- ne univerzitetne knjižnice. Naziv Univerzitetna knjižnica v Ljubljani je knjižnica pridobila leta 1938 na osnovi Zakona o univerzah in Splošne univerzitetne odredbe. Po osvoboditvi leta 1945 je bil univerzitetni knjižnici priznan tudi pravni status slovenske nacionalne knjižnice. Znova je spremenila naziv ter postala Narodna in univer- zitetna knjižnica v Ljubljani, kot se imenuje še danes. Dokaj nazorno predstavi njeno poslan- stvo 3. člen Sklepa o ustanovitvi javnega zavoda Narodna in univerzitetna knjižnica: »temeljno poslanstvo je zbiranje in varovanje ter zagota- vljanje uporabe nacionalne zbirke knjižničnega gradiva, strokovna podpora knjižnicam pri izva- janju javne službe in nacionalnemu bibliografske- mu sistemu ter vključevanje v mednarodne knji- žnične povezave«.9 Knjižnica danes deluje na dveh lokacijah v Ljubljani: v Plečnikovi palači na Turjaški ulici 1, kjer ima od leta 1941 sedež, in na Leskovškovi cesti od leta 2000. Med drugo svetovno vojno, leta 1944, je zaradi požara, ki ga je povzročil pa- dec nemškega letala, utrpela precej škode, zlasti na knjižnem fondu. Dokumentarno, arhivsko in knjižnično gradivo – podobnosti in razlike Prepoznavanje razlik in podobnosti med arhivskim in knjižničnim gradivom predvideva poglobljeno primerjalno poznavanje obeh zvrsti v teoretičnem smislu in konkretnih izkušnjah pri rokovanju z njima, ki jih v dani situaciji ne pre- moremo. Zatorej je predstavitev problematike v 9 Sklep o ustanovitvi javnega zavoda Narodna in univerzi- tetna knjižnica. V: Uradni list RS, št. 46/2003, 85/2008 in 30/2019). Otvoritev Centralne tehniške knjižnice v osrednjem univerzitetnem poslopju na današnjem Kongresnem trgu v Ljubljani, 17. novembra 1949 (Vir: SI AS 2203, Centralna tehniška knjižnica, šk. 1) 273 Letnik 46 (2023), št. 2 tem poglavju zgolj shematska in zahtevno strokovno vprašanje le nakazujemo. Omenimo nekaj raziskav, ki so se problematike lotevale temeljiteje in so nam bile dobrodošle. Poleg zgoščenega prikaza v delu Jožeta Žontarja Arhivska veda v 20. stoletju10 sta se obravnave arhivskega in knjižničnega gradiva z različnih vidikov skupaj lotevali strokovnjakinji s področja knjižničarstva in arhivistike Alenka Šauperl in Zdenka Semlič Rajh.11 Reševanja podobnih problematik na različne načine v knjižnicah, arhivih in muzejih so prikazana v primerjalni razi- skavi o problematiki občutljivih osebnih podatkov v slovenskih arhivih, knjižni- cah in muzejih.12 Zakonske opredelitve arhivskega in knjižničnega gradiva so podane v po- dročnih zakonodajah, za knjižničarsko dejavnost v Zakonu o knjižničarstvu13 in Zakonu o obveznem izvodu publikacij,14 za arhivsko dejavnost v Zakonu o var- stvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih15 ter Uredbi o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva.16 Knjižnično gradivo, ki ga knjižnice zbirajo in javnosti posredujejo, je namenjeno za potrebe kulture, izobraževanja, raziskovanja in informiranja.17 Knjižnično gradivo18 je lahko tehnično različnih oblik (tiskani, zvočni, slikovni, elektronski ali kako drugače izdelani zapisi, ro- kopisi, tipkopisi), lahko je objavljeno ali tudi neobjavljeno. Nadalje je omenjeno knjižnično gradivo, ki je obravnavano kot kulturni spomenik:19 to so kodeksi, listine in drugo rokopisno gradivo ter knjižno, kartografsko, notno in podobno gradivo, nastalo pred letom 1800, ter arhivski izvodi vseh publikacij, ki ima- jo značaj Slovenike oziroma so kot Slovenika določeni s predpisi o obveznem izvodu. Za Sloveniko je označeno gradivo20 v slovenskem jeziku, o Sloveniji in Slovencih, slovenskih avtorjev, slovenskih založb, pripadnikov italijanske in ma- džarske narodne skupnosti, romske skupnosti in drugih manjšinskih skupnosti v Sloveniji. Pojmovanje arhivskega gradiva je v neposredni povezavi z opredelitvijo dokumentarnega gradiva, ki ga Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih21 opiše kot »vse vrste in oblike zapisov, ki so nastali ali bili prejeti pri poslovanju pravnih in fizičnih oseb«; bodisi v fizični, analogni in di- gitalni obliki, medtem ko je arhivsko gradivo tisti del »ki ima trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo ali trajen pomen za pravni interes pravnih in fizičnih oseb« in je označen kot kulturni spomenik. Javno dokumentarno gradivo dobi formalno lastnost arhivskega gradiva tedaj, ko je odbrano, torej prepozna- no (vrednoteno) kot arhivsko, zasebno gradivo (gradivo fizičnih in pravnih oseb zasebnega prava) z razglasitvijo.22 Postopek vrednotenja vodi pristojni javni ar- hiv za ustvarjalce v svoji pristojnosti na podlagi celovitega poznavanja delova- nja in meril, ki jih predpiše zakon.23 Pri tem upošteva celotno gradivo in med- 10 Žontar: Arhivska veda v 20. stoletju, str. 20. 11 Semlič Rajh, Šauperl: Razglednice v arhivih in knjižnicah: priporočila za enoten popis, str. 107–125. 12 Škoro Babić [et al.]: Občutljivi osebni podatki v gradivu arhivov, knjižnic in muzejev ter v po- datkih o njem, str. 105–129. 13 Zakon o knjižničarstvu. V: Uradni list RS, št. 87/2001, 96/2002 – ZUJIK in 92/2015. 14 Zakon o obveznem izvodu publikacij. V: Uradni list RS, št. 69/2006 in 86/2009. 15 Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. V: Uradni list RS, št. 30/2006 in 51/2014. 16 Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva. V: Uradni list RS, št. 42/2017. 17 3. člen Zakona o knjižničarstvu. 18 Prav tam. 19 5. člen Zakona o knjižničarstvu. 20 33. člen Zakona o knjižničarstvu. 21 2. člen ZVDAGA. 22 Žontar: Arhivska veda v 20. stoletju, str. 20. 23 Osnovna merila za vrednotenje so našteta v 40. členu ZVDAGA (»potrebe zgodovinopisja, po- membnost vsebine gradiva, potrebe za trajno pravno veljavo za doseganje pravic oseb, specifič- nost dogodkov in pojavov ...«). 274 Marija Grabnar: Celostna skrb za arhivsko gradivo Narodne in univerzitetna knjižnice (NUK) ..., str. 269–286 Članki in razprave || Articles and Discussions sebojno povezanost oziroma kontekst, v katerem je gradivo nastalo. Po mnenju Zdenke Semlič Rajh24 »za arhivsko stroko namreč ni pomemben zgolj posamezen kos gradiva in njegova vsebina, temveč tudi in predvsem kontekst, v katerem se gradivo nahaja«. Iz opisanega podčrtajmo značilnosti arhivskega gradiva, ki jih knjižnično gradivo nima: 1. ima trajen pomen za pravni interes pravnih in fizičnih oseb, 2. določa se z vrednotenjem, 3. fokus določanja je gradivo, ki odraža poslovanje pravnih in fizičnih oseb, 4. praviloma ne gre za posamične kose, temveč za sku- pek dokumentov, ki tvorijo celoto. Razmejitve med knjižničnim in arhivskim gradivom so včasih nejasne, zlasti pri starejšem rokopisnem gradivu, na katerega opozori France M. Dolinar v zgodovinskem pregledu knjižnic.25 Po njegovi oceni bi namreč »marsikateri rokopis iz knjižničnih zbirk po skrbni proučitvi morali razglasiti za arhivsko gra- divo«. Mestoma je kulturna dediščina v knjižnicah in arhivih identična, zlasti, kadar je pridobljena z odplačnimi in neodplačnimi pravnimi posli – z nakupi ter darovi in z oporokami. V mislih imamo zlasti zapuščine ustvarjalnih posa- meznikov in družin, ki so zaznamovali slovenski in širši evropski prostor. Na- rodna in univerzitetna knjižnica se ponaša z bogato zbirko zapuščin slovenskih umetnikov, medtem ko Arhiv Republike Slovenije teži k pridobivanju zasebnega gradiva politikov in družbeno dejavnih posameznikov, v preteklem desetletju zlasti tistih, ki so povezani z nastankom samostojne Slovenije.26 Poraja se vprašanje, v kolikšni meri lahko štejemo za arhivsko gradivo zvrsti, ki jih najdemo tudi v muzejih, ne le v knjižnicah, kot so na primer publici- stična dela, fotografije, tiski. Te zvrsti uvrščamo med arhivsko gradivo, kadar so rezultat delovanja javno pravne osebe. Odločilen je torej namen, zaradi katerega je to gradivo nastalo,27 in ne oblika oziroma vsebina sama po sebi. Problematika nejasne razmejitve med knjižničnim in arhivskim gradivom vendarle ostaja, na zadnji instanci o tem odloča minister za kulturo.28 Arhivsko gradivo knjižnic je torej manjši, a najvrednejši del gradiva, na- stal in prejet pri njunem poslovanju s pravnimi in fizičnimi osebami. Gre za gradivo, ki kar najbolj nazorno osvetli in dokazuje njuno delovanje, njuno vpe- tost v slovenski in širši evropski prostor. Je produkt valorizacije, ki je ena izmed najzahtevnejših nalog celostne skrbi za arhivsko gradivo, še zlasti, ker je po- leg poznavanja delovanja ustvarjalca odvisna od njegovega (ne)urejenega poslovanja. Soodvisnost ohranjenosti dokumentarnega gradiva in organizi- ranega pisarniškega poslovanja je izjemna. Predpisano – zakonsko urejeno ravnanje z dokumentarnim gradivom, vključno s klasificiranjem dokumentov, je značilno za ustvarjalce javne uprave oziroma za tiste pravne in fizične osebe, ki na podlagi javnih pooblastil opravljajo upravne naloge,29 medtem ko so za osebe javnega prava s področja gospodarstva, kulture, šolstva mnenja deljena. Vladimir Žumer zagovarja trditev, da te pravne osebe opravljajo strokovne na- loge na podlagi področne zakonodaje in meni, da je vztrajanje na obvezni na- slonitvi vseh javnopravnih oseb na predpisan okvir, kot ga zagovarjajo ministr- stvo za javno upravo in še nekatera ministrstva, zgrešeno.30 Posledice razhajanj se kažejo v majhnem številu potrjenih enotnih načrtov klasifikacijskih znakov 24 Semlič Rajh, Šauperl: Razglednice v arhivih in knjižnicah, str. 110. 25 Dolinar: Knjižnice skozi stoletje. str. 7. 26 Melik, Jeraj: Pomen in varstvo zasebnih arhivov v Sloveniji, str. 56. 27 Žontar: Arhivska veda v 20. stoletju, str. 20. 28 35. člen ZVDAGA; 3. in 58. člen Zakona o knjižničarstvu. 29 1. člen Uredbe o upravnem poslovanju. 30 Žumer: Klasifikacijski načrti za razvrščanje dokumentacije z roki hranjenja v Sloveniji, str. 366. 275 Letnik 46 (2023), št. 2 za istovrstne organe ali istovrstne pravne ose- be.31 Valorizacija vključuje vse obstoječe gradi- vo ustvarjalca, vse zvrsti v celotnem časovnem loku, če so le ohranjene. Je dogovorna in komisij- ska, njen končni produkt se odrazi v Pisnem stro- kovnem navodilu za odbiranje arhivskega gradi- va iz dokumentarnega32 s seznamom arhivskega gradiva. Slednji omogoča izločanje in uničenje dokumentarnega gradiva, ki mu je potekel rok hranjenja, sicer je treba obravnavati vse gradivo za arhivsko.33 Izpolnjevanje zakonskih obvez glede varstva arhivskega gradiva Narodne in univerzitetne ter in Centralne tehniške knjižnice Arhivska zakonodaja ureja in podrobneje opredeljuje pravila ravnanja z dokumentarnim in arhivskim gradivom, optimizira postopke in določa nosilce celostne skrbi, vse z namenom čim večje ohranjenosti in uporabe, v danem pri- meru gradiva dveh pomembnih slovenskih knji- žnic. Za boljšo ponazoritev si omislimo daljico z dvema točkama, ki predstavljata prvo in zadnje dejanje skrbi za njuno arhivsko gradivo. Najprej smo ju vpisali v Register ustvarjalcev arhivske- ga gradiva (RegUst), ki je od leta 2011 objavljen na spletni strani Arhiva Republike Slovenije,34 in ju predstavili kot ustvarjalki arhivskega gradiva v pristojnosti Arhiva Republike Slovenije. Sta namreč javno pravni osebi in proračunski po- rabnici, njun ustanovitelj je Republika Slovenija, medtem ko ustanoviteljske pravice in obveznosti izvaja Vlada Republike Slovenije. Zaključni de- janji sta prevzem arhivskega gradiva (če seveda ustvarjalec sam ne zagotavlja lastnega varstva) in njegov vpis v Evidenco fondov in zbirk Arhi- va Republike Slovenije,35 zlasti z navedbo pripo- močkov za uporabo, ki olajšajo uporabo gradiva in omogočajo najrazličnejše raziskave. Arhiv Republike Slovenije je leta 2022 pre- 31 Po 45. členu Uredbe o upravnem poslovanju minister, pristojen za področje, na katerem deluje, v soglasju z ministrom, pristojnim za javno upravo, določi enotni načrt klasifikacijskih znakov za istovrstne organe ali is- tovrstne pravne osebe. 32 UVDAG, 19. in 20. člen; ZVDAGA, 40. člen, 8. alineja. 33 ZVDAGA, 34. člen, 2. alineja. 34 Register ustvarjalcev arhivskega gradiva – RegUst: https://rega.ars.gov.si/rega/r/regust/index.htm (dos- top: 10. 10. 2023). 35 UVDAG, 65. člen. Primer uporabe škatle iz trajnejše vrste lepenke in polipropilenskih srajčk za fotografije Centralne tehniške knjižnice (Foto: Lucija Planinc 2023) 276 Marija Grabnar: Celostna skrb za arhivsko gradivo Narodne in univerzitetna knjižnice (NUK) ..., str. 269–286 Članki in razprave || Articles and Discussions vzel arhivsko gradivo Centralne tehniške knjižnice,36 medtem ko Narodna in uni- verzitetna knjižnica že dalj časa izraža namero sama zagotoviti lastno varstvo. Skrb za dokumentarno in arhivsko gradivo zahteva ustrezne odločitve, po- stopki so lahko tudi dolgotrajni. Vzemimo omenjeni prevzem gradiva Centralne tehniške knjižnice. Zaposleni knjižnice sta v letih 2018–2020 po navodilih Arhi- va Republike Slovenije odbrali in tehnično uredili 2,2 tm spisovnega gradiva in 1.061 fotografij iz obdobja 1949–2019. Dokumente sta umestili v zaščitne ovoje iz trajnejše vrste papirja in fotografije v plastične polipropilenske srajčke. V na- slednjih letih sta obe zvrsti gradiva na podlagi popisnega obrazca, ki ga je izdal Arhiv Republike Slovenije, popisali in oblikovali strukturiran prevzemni popis – pripomoček za uporabo, dostopen tudi po spletu. Pri tem velja poudariti, da je nemajhne stroške embalaže v celoti krila Centralna tehniška knjižnica. Postopki varstva predvidevajo dejavno sodelovanje vseh deležnikov,37 tako arhivistov kot posebej usposobljenih uslužbencev javnopravnih oseb, ka- terih kvalifikacije so določene s Pravilnikom o strokovni usposobljenosti za delo z dokumentarnim gradivom.38 Zanje sta predpisana preizkus strokovne usposo- bljenosti in dopolnjevanje znanj v predpisanih časovnih intervalih. Knjižnici jih imata, Narodna in univerzitetna knjižnica prvo zaposleno že leta 1987,39 drugo leta 2006, Centralna tehniška knjižnica Univerze v Ljubljani od leta 2019. Ključnega pomena je omenjeno Pisno strokovno navodilo za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega, ki ga izda pristojni arhiv za ustvarjalce v njegovi pristojnosti. V njem so razložena izhodišča in podlage za določanje arhivskega gradiva, ki je predstavljeno v seznamu ali označeno v ustvarjalče- vem klasifikacijskem načrtu. Arhiv Republike Slovenije ga je izdal knjižnicama na podlagi njunih klasifikacijskih načrtov, Narodni in univerzitetni knjižnici leta 2008,40 ga nato leta 2022 zaradi sprememb obveznega okvira načrta klasifika- cijskih znakov, ki ga knjižnica uporablja, dopolnil,41 Centralni tehniški knjižnici leta 2015.42 Slednja se je naslonila na prvo različico klasifikacijskega načrta Uni- verze v Ljubljani iz leta 2012.43 Člani Komisije za sprejem Pisnega strokovnega navodila – sestavljajo jo predstavniki pristojnega arhiva, v manjšini tudi predstavniki javnopravne ose- be, za katero se pisno navodilo sprejema – prispevajo pisano paleto informacij, ki so za določanje arhivskega gradiva potrebne. Naštejmo nekaj izhodišč, ki so nas pri valorizaciji knjižnic usmerjala: 1. proučitev predpisov, ki urejajo delovanje NUK in CTK,44 36 Vpis arhivskega fonda SI AS 2203, Centralna tehniška knjižnica, s prevzemnim popi- som je dostopen na spletni strani: https://vac.sjas.gov.si/vac/search/deta-ls?id=3992- 529&refCode=SI%20AS%202203&type=&subId=&subLink= (dostop: 10. 10. 2023). 37 ZVDAGA, 39. člen. 38 Pravilnik o strokovni usposobljenosti za delo z dokumentarnim gradivom. V: Uradni list RS, št. 66/2016. 39 Arhiv Republike Slovenije vodi Evidenco o opravljenih preizkusih strokovne usposobljenosti za delo z dokumentarnim gradivom od leta 1985 dalje. Doslej je opravilo preizkus blizu 2.900 prijavljenih. 40 Pisno strokovno navodilo za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva NUK z dne 17. 11. 2008. 41 Pisno strokovno navodilo za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva NUK z dne 3. 6. 2022. 42 Pisno strokovno navodilo za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva CTK z dne 18. 6. 2015. 43 Univerza je 2015 potrdila nov, precej spremenjen klasifikacijski načrt, ki je botroval izdaji novega Pisnega strokovnega navodila. 44 Izbor relevantnih predpisov za NUK in CTK: - Sklep o ustanovitvi javnega zavoda Centralne tehniške knjižnice Univerze v Ljubljani. V: Uradni list RS, št. 60/2003, 44/2007, 90/2010; - Sklep o ustanovitvi javnega zavoda Narodna in univerzitetna knjižnica. V: Uradni list RS, št. 46/2003, št. 85/2008, št. 30/2019, 277 Letnik 46 (2023), št. 2 2. seznanitev z javno objavljenimi priporočili in predpisi, ki določajo roke hranjenja dokumentarnega gradiva,45 3. proučitev zgodovinskih orisov razvoja NUK in CTK v kontekstu uporablje- nih virov, 4. pregled poslovanja z dokumenti, primerjava predpisanega in dejanskega poslovanja, 5. pregled delovnih postopkov, podprtih z informacijsko tehnologijo, pre- gled sistemov, povezanih s temi postopki, ter pregled vrst gradiva in for- matov datotek, ki v teh sistemih nastajajo ali se hranijo. Pri obeh knjižnicah smo se srečali z razvrščanjem dokumentarnega gra- diva na osnovi njunih klasifikacijskih načrtov. Slednja sta valorizacijo olajšala, omogočila sta nam pregled nad celotnim gradivom, ki ga za določanje arhi- vskega gradiva potrebujemo. Klasificiranje gradiva Narodne in univerzitetne knjižnice je zaradi široke knjižničarske dejavnosti obsežnejše, bolj zapleteno, a vpogled vanj je koristen za razumevanje vrednotenja gradiva, nastalega pri poslovanju knjižnic nasploh. Knjižnica se zaradi nekaterih upravnih postopkov, ki jih izvaja, umešča med javnopravne osebe, ki upravljajo z gradivom v skladu z Uredbo o upravnem poslovanju, vključno z razvrščanjem dokumentarnega in arhivskega gradiva po predpisani strukturi klasifikacijskega načrta. Ta je razdeljen na 10 osnovnih vsebinskih razredov, označenih s klasifikacijskimi znaki od 0 do 9, in opisi vse- bine. Predpisana je tudi decimalna členitev do tretje ravni, medtem ko je dovo- ljena le do pete ravni. Poglejmo grafični prikaz izseka 6. vsebinskega razreda, pri čemer je ured- bodajalec v podrejenem klasifikacijskem znaku 612 predvideval dokumente s področja knjižničarstva: Klasifika- cijski znak Pomen klasifikacijskega znaka Rok hrambe Opis vsebine klasifikacijskega znaka 6 VZGOJA IN IZOBRAŽEVANJE, KULTURA, ŠPORT IN ZNANOST 61 USTVARJANJE IN POSREDOVANJE KULTURNIH VREDNOT 610 Ustvarjanje in posredovanje kulturnih vrednot – splošno A-izbor, 5 Kulturne prireditve (Ta veseli dan kulture …), razstave, nacionalni program za kulturo, splošne zadeve, povezane s kulturo, … A-izbor splošno 5 611 Umetnost 5 Glasbena dejavnost, likovna dejavnost, uprizoritvena dejavnost, intermedijska dejavnost … 5 612 Knjižničarstvo A- izbor, 5 NUK, splošne knjižnice, specialne, splošno o delovanju NUK, ceniki, hišni redi, razna navodila, A-izbor splošno 5 - Zakon o knjižničarstvu. V: Uradni list RS, št. 87/2001, 96/2002, - Zakon o visokem šolstvu. V: Uradni list RS, št. 32/2012, - Zakon o uresničevanju javnega interesa za kulturo. V: Uradni list RS, št. 96/2002. 45 7. alineja 40. člena ZVDAGA (vrednotenje dokumentarnega gradiva ...); Pravilnik o določa- nju rokov hrambe dokumentarnega gradiva v javni upravi s prilogo 1 – Zbirni katalog rokov hrambe dokumentarnega gradiva v javni upravi. V: Uradni list RS, št 49/2019; Seznam doku- mentarnega gradiva, ki je lahko ovrednoteno kot arhivsko gradivo: https://www.gov.si/as- sets/organi-v-sestavi/Arhiv-RS/Vrednotenje-dokumentarnega-gradiva/Seznam-dokumen- tarnega-gradiva-ki-je-lahko-ovrednoteno-kot-arhivsko-gradivo-2019-v1.pdf (dostop: 10. 10. 2023). 278 Marija Grabnar: Celostna skrb za arhivsko gradivo Narodne in univerzitetna knjižnice (NUK) ..., str. 269–286 Članki in razprave || Articles and Discussions 6120 Naloge NUK na področju razvoja knjižničarstva A, T, 10, 5 Dodeljevanje sigel in evidenčnih številk, mnenja, razvid knjižnic, evidenca … A Delovanje knjižnic, koordiniranje in izvajanje projektov s področja knjižničarstva, statistični podatki T Svetovanja knjižnicam 10, promocija knjižnic 10, splošno 5 61200 Osrednje območne knjižnice A, A-izbor, 5 Mnenja, poročila knjižnic A, vprašalniki A-izbor splošno, vabila 5 61201 Splošne knjižnice A, A-izbor, 5 Mnenja, poročila knjižnic A, vprašalniki A-izbor splošno, vabila 5 61202 Visokošolske knjižnice A, A-izbor, 5 Mnenja, poročila knjižnic A, vprašalniki A-izbor splošno, vabila 5 61203 Specialne knjižnice A, A-izbor, 5 Mnenja, poročila knjižnic A, vprašalniki A-izbor splošno, vabila 5 61204 Šolske knjižnice A, A-izbor, 5 Mnenja, poročila knjižnic A, vprašalniki A-izbor splošno, vabila 5 6121 Dopolnjevanje knjižničnega gradiva A, 10, 5 Strokovna mnenja A, komunikacija s knjižnicami 10, Splošno o pridobivanju gradiva 5 61210 Obvezni izvod 5 Splošno, reklamacije zavezancem za obvezni izvod 5 61211 Nakup A, T, 10, 5 Izbor knjižničnega gradiva, koordinacija 10, naročila, pogodbe T, bilance A splošno ... 5 61212 Zamena A, T, 10, 5 Izbor knjižničnega gradiva, koordinacija 10, naročila T, bilance A splošno 5 61213 Dar A, T, 5 Seznami dobaviteljev A, seznami zapuščin, darilne pogodbe A, zahvale, T splošno 5 61214 Obdelava gradiva A, 5 Katalogizacija, inventarizacija, formalna obdelava, vsebinska obdelava, ISBN, ISMN; CIP, ISSN, Slovenska bibliografija A, splošno 5 6122 Uporaba knjižničnega gradiva A-izbor, T, 5 Navodila o uporabi gradiva … A-izbor Dovoljenja za objavo T Splošne in strokovne informacije za uporabnike, splošno o uporabi knjižničnega gradiva … 5 61220 Katalogi, evidence, seznami A, 5 Listkovni katalogi, drugi katalogi, druge evidence, razni seznami A splošno 5 61221 Izposoja knjižničnega gradiva za razstave, dogodke A, T, 5 Komunikacija z izposojevalci, prošnje 5, pogodbe, seznami izposojenega gradiva, reverzi, zavarovanja T, poročila A 6123 Materialno varstvo knjižničnega gradiva A, T Oprema skladišč in gradiva A, ukrepi za varstvo gradiva A, fotokopiranje, dolgotrajna hramba elektronskega gradiva A, seznami gradiva T 6124 Digitalna knjižnica A, 5 Razvoj, vodenje in vzdrževanje portala dLib. si, digitalne knjižnice Slovenije, obdelava digitaliziranega in izvorno digitalnega gradiva … A splošno 5 61240 Digitalizacija gradiva A, 5 Uporaba in zaščita digitaliziranega in izvorno digitalnega gradiva portala dLib.si, pogodbe in dogovori za objavo, dovoljenja dedičev, … A splošno 5 279 Letnik 46 (2023), št. 2 613 Založništvo A za NUK, 5 Knjige in publikacije, priročniki s področja bibliotekarskih pravil, prevodi bibliotekarskih pravil UDK, RDA ..., soizdajateljstvo, pogodbe, priprava razvojnih projektov, priprava analiz na področju založništva … A splošno 5 614 Slovenski jezik A za NUK, 5 Uporaba slovenskega jezika, zaščita imen, jezikovne pravice državljanov RS in tujcev na območju RS, slovenščina kot uradni jezik … razvoj slov. strokovnega besedišča v bibliotekarstvu – bibliotekarska terminologija … A splošno 5 615 Mediji in avdiovizualna dejavnost 5 Razvid novinarjev, razvid medijev, priprava razvojnih projektov na področju avdiovizualne dejavnosti, filmska dejavnost, radijska in televizijska dejavnost ... 616 Samozaposleni v kulturi 5 Registracija dejavnosti s področja kulture po predpisih s področja kulture, priznanje statusa kulturnega delavca ... 617 - Nezasedeno 618 - Nezasedeno 619 Druge zadeve iz skupine 61 5 624 Promet s kulturno dediščino A za NUK, 5 Dejavnosti, povezane s trajnim oz. z začasnim izvozom (uvozom) predmetov kulturne dediščine in prodaj oz. prenosov lastništva objektov in predmetov kulturne dediščine (tudi uveljavljanje predkupnih pravic), A za NUK, splošno 5 … 625 Arhivska dejavnost A za NUK, 10 Naloge javnih in zasebnih arhivov, varstvo arhivskega gradiva pred prevzemom v pristojni arhiv, navodila za odbiranje arhivskega gradiva, zbiranje javnega in zasebnega arhivskega gradiva, vodenje evidenc o arhivskem gradivu, strokovna obdelava gradiva in arhivski informacijski sistem, uporaba gradiva za raziskovalne, študijske, pravne, poslovne in druge namene, mikrofilmanje, lastno varstvo arhivskega gradiva A za NUK, splošno 10 Izsek kaže vsebine predpisanih klasifikacijskih znakov od 612 do 625, in členitev na četrto in peto raven. V njih so dokumenti oziroma vsebine, ki odraža- jo strokovno delovanje Narodne in univerzitetne knjižnice. Pomembno gradivo arhivske vrednosti je umeščeno še v številne druge klasifikacijske razrede, a predstavimo 10 naključno izbranih: • klasifikacijski razred 013: gradivo Nacionalnega sveta za knjižničarstvo, posvetovalnega telesa vlade, ki odloča o pomembnih strokovnih zadevah na področju knjižničarstva v Sloveniji; • klasifikacijski razred 0130: gradivo Sveta NUK, organa upravljanja knji- žnice, ki je ključen za upravljanje in poslovanje knjižnice; • klasifikacijski razred 0131: gradivo Strokovnega sveta NUK, posvetoval- nega organa, ki obravnava vprašanja strokovnega dela knjižnice; • klasifikacijski razred 041: gradivo volitev v Svet NUK in Strokovni svet NUK; • klasifikacijski razred 091: tiskovne konference, obvestila za javnost, in- tervjuji, predstavitveno gradivo; 280 Marija Grabnar: Celostna skrb za arhivsko gradivo Narodne in univerzitetna knjižnice (NUK) ..., str. 269–286 Članki in razprave || Articles and Discussions • klasifikacijski razred 1002: personalne mape strokovnih delavcev NUK; • klasifikacijski razred 1003: bibliotekarski izpiti – poročila, evidence; • klasifikacijski razred 1004: strokovni nazivi v knjižnični dejavnosti – po- ročila, evidence; • klasifikacijski razred 3820: spletna stran NUK – dokumentacija o razvoju, strukturi in uredniški politiki spletne strani; • klasifikacijski razred 511: sodelovanje z mednarodnimi organizacijami s področja dejavnosti knjižnice. Dokumenti so glede na dejavnosti, delovne procese in dejanja, ki jih iz- pričujejo, najrazličnejših zvrsti in oblik: evidence, poročila, zapisniki, programi, statistični prikazi, mnenja, analize, seznami, navodila, dokazila sporazumi, po- godbe, predpisi. Pri opisu vsebine je v posameznih klasifikacijskih razredih uporabljena tudi oznaka splošno. Gre za »manjvredno« gradivo, ki po sprejetju praviloma ne sproži nobenih delovnih procesov oziroma dejanj. Gradivo je lahko v celoti prepoznano za arhivsko (A) ali le izbrani del (A- -izbor). Besedna zveza A za NUK v nekaterih klasifikacijskih razredih opiše tisto gradivo, ki odraža poslovanje Narodne in univerzitetne knjižnice, medtem ko ima drugo v istem klasifikacijskem razredu omejeni rok hrambe. Trajno gradivo (T) hrani Narodna in univerzitetna knjižnica trajno oziro- ma do preteka vseh možnih učinkov in posledic, medtem ko se gradivo z roki, izraženimi v letih, po preteku hranjenja izloča in uničuje. Če smo s klasifikacijskim načrtom Narodne in univerzitetne knjižnice vre- dnotili »živo gradivo«, ki ga NUK ustvarja pri svojih funkcijah in dejavnostih, smo pri vrednotenju starejšega gradiva Centralne tehniške knjižnice usmerili pogled nazaj k samim začetkom delovanja. Iskali smo stike s strokovnimi de- lavci CTK, s poznavalci, a tudi soustvarjalci njene preteklosti. Pri identifikaciji fotografij smo se obračali k starejšim delavcem CTK, ohranili smo vso doku- mentacijo prvih pet let. Nasploh smo bili zaradi majhnega števila ohranjenih dokumentov pri izločanju in uničevanju previdni. Hranjenje in materialno varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva NUK in CTK – organizacija stalne zbirke Pričujoča problematika bi bila lahko del prejšnjega poglavja, saj je zakon- sko predpisana, kot so vsa ostala ravnanja z dokumentarnim in arhivskim gradi- vom. Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ji nameni celotno sedmo poglavje. Za ločeno obravnavo materialnega varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva smo se odločili zaradi pomena, ki ga ima ohranjeno arhivsko gradivo za sleherno javno pravno osebo. Z njim potrjuje tradicijo delovanja v dalj- šem časovnem obdobju, še zlasti, če ga je mogoče za raziskave uporabljati.46 (Ne) ohranjeno gradivo je zrcalo celostne skrbi zanj, je seštevek vseh pravilnih in sla- bih odločitev ter dejanj, ki jih izvajamo arhivske ustanove in ustvarjalci gradiva. Knjižnici sta v zadnjih petih letih naredili pomembne korake pri vzpo- stavitvi stalne zbirke, Narodna in univerzitetna knjižnica v želji po organizaciji lastnega varstva, Centralna tehniška knjižnica s sistematičnim odbiranjem in predajanjem arhivskega gradiva Arhivu Republike Slovenije. Obe imata ločene prostore brez dnevne svetlobe z nadzorovanimi dostopi, obe skrbita za mikro- 46 Stefan Konrad (1854–1909), kustos ljubljanske licealne knjižnice, in doc. dr. Eva Kodrič Dačić, vodja Centra za razvoj knjižnic NUK v letih 1998–2019 in predavateljica na FF od 2009 (Ra- zvoj knjižnic in knjižničarstva), sta za svoje raziskave uporabljala arhivsko gradivo NUK (glej opombo 8). 281 Letnik 46 (2023), št. 2 klimo. Centralna tehniška knjižnica je junija 2020 začela izvajati monitoring mikroklimatskih pogojev v skladišču z zajemanjem podatkov na vsake pol ure. Skladiščna oprema (police, omare, predalniki) je kovinska, redkeje lesena. Knji- žnici uporabljata različno embalažo za gradivo, vlagata ga v omote, registratorje in klasične arhivske škatle, a tudi izdelane po miri. Običajno ga označujeta z opisom vsebine, letom nastanka, Centralna tehniška knjižnica tudi z rokom hra- njenja in s klasifikacijskim razredom. Skladiščni prostor Centralne tehniške knjižnice v prvem o nadstropju pri- zidka poslovne stavbe na Trgu republike 3 v velikosti 18,4 m² je precej manjši od treh kletnih prostorov na Turjaški ulici 1 v skupni izmeri 64 m², ki so name- njeni stalni zbirki Narodne in univerzitetne knjižnice. Približna količina ohranjenega gradiva NUK znaša 120 tekočih metrov, večinoma iz obdobja 1945–2020. Starejše je bilo v 80. letih prejšnjega stoletja odbrano, popisano47 in umeščeno v Rokopisni oddelek, a ne katalogizirano. Gre za 4.792 enot (7 tm) najrazličnejših zvrsti gradiva od srede 18. stoletja do konca druge svetovne vojne: za listine o ustanovitvi Licejske knjižnice, za uradno in osebno korespondenco, račune, za cenzurna navodila, drobni tisk in sezname. Med gradivom NUK je tudi dokumentacija Zveze bibliotekarskih društev Slo- venije in Skupnosti nacionalnih bibliotek iz 60. let prejšnjega stoletja. Večina gradiva je dostopna s pomočjo delovodnikov in vložnih zapisnikov, po letu 2009 s pomočjo klasifikacijskega načrta. Ob podrobnejšem pregledu, ki ga običajno vključuje priprava lastnega varstva, se opisana slika lahko spremeni. Brez kopij in dvojnikov ter dokumen- tarnega gradiva, ki mu je potekel rok hranjenja, je gradiva bistveno manj. Knji- 47 Nedatiran popis neznanega avtorja mi je ljubeznivo posredoval bibliotekar-specialist Samo Kristan. Gradivo Centralne tehniške knjižnice v registratorjih z opisi vsebine na hrbtni strani (Foto: Gašper Lešnik) 282 Marija Grabnar: Celostna skrb za arhivsko gradivo Narodne in univerzitetna knjižnice (NUK) ..., str. 269–286 Članki in razprave || Articles and Discussions žnici sta k dejavnemu izločevanju in uničenju tovrstnega gradiva pristopili šele po uvedbi razvrščanja gradiva na osnovi klasifikacijskega načrta in izdaji pisnih strokovnih navodil.48 Perspektiva organizacije lastnega varstva arhivskega gradiva Narodne in univerzitetne knjižnice v Ljubljani Slovenska arhivska zakonodaja je dopuščala varstvo lastnega arhivskega gradiva49 že vse od prvega arhivskega zakona na Slovenskem leta 1966.50 Pri- stojni arhivi so ga s pogodbo prepustili javno pravnim osebam v njihovi pri- stojnosti. Na ta način je začela skrbeti za lastno arhivsko gradivo Univerza v Ljubljani že leta 1968. Od leta 199751 je bilo lastno varstvo arhivskega gradiva dovoljeno le ti- stim javnopravnim osebam, ki so pridobile dovoljenje ministra. Tudi današnja zakonodaja ga zahteva.52 Oglejmo si pogoje in si odgovorimo, v kolikšni meri jih izpolnjuje Naro- dna in univerzitetna knjižnica, ki je leta 2020 pisno izrazila željo po varstvu lastnega arhivskega gradiva, naslovljeno na Arhiv Republike Slovenije.53 Zakon 48 Glej opombo 33. 49 Jeraj: Arhivsko gradivo kulturnih ustanov-lastno varstvo da ali ne?, str. 205–217. 50 33. člen Zakona o arhivskem gradivu in arhivih. V: Uradni list SRS, št. 4/1966. 51 19. člen Zakona o arhivskem gradivu in arhivih. V: Uradni list RS, št. 20/1997. 52 62. člen ZVDAGA. 53 Pristojni arhiv običajno poda ministru pristojnemu za arhive mnenje o izpolnjevanju pogojev za lastno varstvo javnopravne osebe, ki se zanj poteguje. Opremljenost prostora stalne zbirke NUK v kleti Plečnikove stavbe: kovinska oprema, gasilni aparat, razvlažilnik, klimatska naprava in javljalnik požara (Foto: Maj Blatnik 2023) 283 Letnik 46 (2023), št. 2 o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih jih v 62. členu po- drobno predstavi. Javnopravna oseba, ki se poteguje za lastno varstvo arhivskega gradiva, mora zadostiti naslednjim pogojem: • imeti mora ustrezne prostore in opremo, ki omogočajo hranjenje arhi- vskega gradiva v skladu z zakonskimi predpisi; • za hrambo mora zagotoviti lastna finančna sredstva, ki jih dokazuje s pre- dložitvijo ustrezne izjave; • urejeno mora imeti pisarniško poslovanje oziroma upravljanje z doku- mentarnim gradivom v skladu z veljavnimi predpisi; • razpolagati mora z osebjem, ki je ustrezno strokovno usposobljeno, vsaj z enim uslužbencem, ki ima najmanj izobrazbo, pridobljeno po študijskih programih druge stopnje, in opravljen strokovni izpit v skladu s predpisi s področja arhivske dejavnosti in varstva dokumentarnega gradiva; • predstaviti mora arhivsko gradivo, ki je predmet varstva po kategorijah, po času nastanka in po količini gradiva; • dolžna je omogočiti dostop in uporabo arhivskega gradiva v lastnem var- stvu v skladu z arhivsko zakonodajo. Za jasnejšo sliko nad opravljenim delom Narodne in univerzitetne knji- žnice razdelimo dejavnosti, ki se jih je lotevala, v tri sklope: 1. urejala je skla- diščne prostore, 2. organizirala je segmente pisarniškega poslovanja, 3. začela je urejati in popisovati gradivo, ki je predmet lastnega varstva. Pri organizaciji skladiščnih prostorov je v zadnjih nekaj letih dosegla vi- den napredek. Uveljavila je pravila ravnanja glede vzdrževanja čistoče s tem, da je vpeljala redno tedensko čiščenje. Uvedla je funkcijo skrbnika, ki mesečno pre- gleduje depoje in opozarja na morebitne škode na gradivu. Z vgradnjo klimatske naprave in nabavo razvlažilnikov je v prostorih dosegla predpisano mikroklimo, ter s senzorji za nadzor vlage in temperature samodejno zapisovanje in shranje- vanje vrednosti. Z namestitvijo požarnih senzorjev in gasilnih aparatov, ki jih redno pregledujejo pooblaščeni vzdrževalci, je minimalizirala nevarnost poža- ra. Vstop v depoje je omejila izključno na osebe, določene s sklepom ravnatelja. S pisarniškim poslovanjem Narodne in univerzitetne knjižnice smo se pri obravnavanju varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva srečali le v ome- jenih primerih, zatorej se izogibamo vsakršni sodbi o njenem poslovanju s spi- si. Knjižnica uporablja v skladu z zakonskimi predpisi certificiran informacijski sistem za upravljanje dokumentov z vgrajenim klasifikacijskim načrtom, ki ga je leta 2022 posodobila. Urejanja in popisovanja se je Narodna in univerzitetna knjižnica lotila le v manjših segmentih. Po navodilih kadrovske službe je tehnično uredila in po abecednem vrstnem redu razvrstila okoli 500 personalnih map, z najstarejšimi iz leta 1942, in jih vložila v ognjevarne predalnike. Uredila in popisala je 52 ar- hivskih škatel tehnične dokumentacije o prenovi stavbe na Turjaški ulici v letih 1995–2000 in o prenovi prostorov na dislocirani enoti na Leskoškovi cesti 12. Arhiv Republike Slovenije zagovarja urejanje gradiva z doslednim spo- štovanjem prvotne ureditve in celovitosti. Morda bi kazalo preveriti pojave »izločanja« posameznih zvrsti arhivskega gradiva in vključevanja v knjižnično gradivo,54 gre le za osamljene primere ali za običajno prakso v določenem obdo- bju. Je poleg starejšega gradiva, ki je hranjeno v rokopisnem oddelku, iz stalne zbirke izločena še kakšna zvrst gradiva? 54 V knjižničnem informacijskem sistemu smo naleteli na Pravilnik o delovnih razmerjih iz leta 1971, ki je morda zaradi knjižne oblike vključen med knjižnično gradivo: Pravilnik o delovnih razmerjih in o odgovornosti delavcev Narodne in univerzitetne knjižnice v Ljubljani. Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica, 1971. 284 Marija Grabnar: Celostna skrb za arhivsko gradivo Narodne in univerzitetna knjižnice (NUK) ..., str. 269–286 Članki in razprave || Articles and Discussions V vsakem oziru je smiselno čim prej izbrati ustrezno strokovno osebo, ki bo pridobila vsa zahtevna znanja za delo z arhivskim gradivom in začela s popi- sovanjem gradiva. Zaključek Ob pregledu opravljenega dela skušajmo ovrednotiti skrb za dokumen- tarno in arhivsko gradivo knjižnic, in sicer, v kolikšni meri jo lahko ocenjujemo za uspešno. Glede izpolnjevanj predpisanih ravnanj vsekakor. Knjižnici zapo- slujeta izobraženi uslužbenki z opravljenim preizkusom strokovne usposoblje- nosti, njun opis delovnih nalog vključuje delo z dokumentarnim gradivom in skrb za stalno zbirko. Vodstveni delavci pri reševanju težav dejavno sodelujejo. Prevzemni popis gradiva CTK je odraz odličnega sodelovanja med arhivisti in popisovalci gradiva. A s takšno intenzivnostjo sodelujemo zadnjih nekaj let, de- jansko od vpeljave razvrščanja dokumentov na osnovi klasifikacijskega načrta in uporabe informacijskega sistema za upravljanje z dokumenti pri obeh knji- žnicah. Vpliv upravnega poslovanja na ohranjenost arhivskega gradiva je neiz- podbiten.55 Pri Narodni in univerzitetni knjižnici sta odločilnega pomena pravil- na izpeljava vseh postopkov za pridobitev lastnega varstva arhivskega gradiva in izdelava kakovostnega arhivskega popisa arhivskega gradiva, ki je predmet lastnega varstva. ARHIVSKI VIRI Arhiv Republike Slovenije • SI AS 2203, Centralna tehniška knjižnica. LITERATURA Dolinar, France: Knjižnice skozi stoletje. Ljubljana: Filozofska fakulteta, Oddelek za bibliotekarstvo, informacijsko znanost in knjigarstvo, 2004. Jeraj, Mateja: Arhivsko gradivo kulturnih ustanov-lastno varstvo da ali ne? V: Teh- nični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja. Radenci, 2012, str. 205–217. Klasinc, Peter Pavel: Problemi zunanje službe v Sloveniji in nekateri tehnični vi- diki. V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja. Radenci, 2015, str. 341–352. Kodrič-Dačić, Eva: Slovenska nacionalna knjižnica. V: Knjižnica 49 (2005), št. 3, str. 139–153. Kodrič-Dačić, Eva: Razvoj Narodne in univerzitetne knjižnice v letih 1918–1938. V: Knjižnica 47 (2003), št. 1/2, str. 85–107. Kodrič-Dačić, Eva: Univerzitetna biblioteka v Ljubljani: od kapitulacije fašistične Italije do konca druge svetovne vojne (1943–1945). V: Knjižnica 49 (2005), št. 1/2, str. 169–185. 55 Urejeno poslovanje zmanjša posledice »upočasnjenega« tempa varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva, ki ga izvaja Arhiv Republike Slovenije zaradi večletne kadrovske podhra- njenosti. VIRI IN LITERATURA 285 Letnik 46 (2023), št. 2 Kodrič-Dačić, Eva: Univerzitetna biblioteka v Ljubljani: Narodna in univerzitetna knjižnica v obdobju 1938–1943. V: Knjižnica 49 (2005), št. 1/2, str. 151–168. Melik, Jelka; Jeraj, Mateja: Pomen in varstvo zasebnih arhivov v Sloveniji. V: Atlan- ti 28 (2018), št. 1, str. 51–57. Pejanovič, Smiljana, Žaucer, Matjaž: Centralna tehniška knjižnica Univerze v Lju- bljani. V: 90 let Univerze v Ljubljani: med tradicijo in izzivi časa. Ljubljana: Rektorat Uni- verze, 2009, str. 728–749. Pravilnik o delovnih razmerjih in o odgovornosti delavcev Narodne in univerzitetne knjižnice v Ljubljani. Ljubljana: Narodna in univerzitetna knjižnica, 1971. Semlič Rajh, Zdenka; Šauperl, Alenka: Razglednice v arhivih in knjižnicah: pripo- ročila za enoten popis. V: Atlanti 23 (2013), št. 2, str. 107–125. Stefan, Konrad: Zgodovina C. kr. Študijske knjižnice v Ljubljani. Ljubljana: Zveza bi- bliotekarskih društev Slovenije: Narodna in univerzitetna knjižnica, 2009. (Monumenta bibliothecaria; 2) Škoro Babić, Aida; Kerec Prekoršek, Branka; Špiček, Miha; Šauperl, Alenka: Ob- čutljivi osebni podatki v gradivu arhivov, knjižnic in muzejev ter v podatkih o njem. V: Knjižnica 63 (2019), št. 3, str. 105–129. Žontar, Jože: Arhivska veda v 20. stoletju. Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije, 2003. Žumer, Vladimir: Klasifikacijski načrti za razvrščanje dokumentacije z roki hra- njenja v Sloveniji. V: Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhivira- nja. Radenci, 2013, str. 353–368. ZAKONODAJA Pravilnik o določanju rokov hrambe dokumentarnega gradiva v javni upravi. V: Uradni list RS, št. 49/2019. Pravilnik o strokovni usposobljenosti za delo z dokumentarnim gradivom. V: Uradni list RS, št. 66/2016. Sklep o ustanovitvi javnega zavoda Narodna in univerzitetna knjižnica. V: Uradni list RS, št. 46/2003, 85/2008 in 30/2019. Sklep o ustanovitvi javnega zavoda Centralne tehniške knjižnice Univerze v Lju- bljani. V: Uradni list RS, št. 60/2003, 44/2007, 90/2010. Statut Univerze v Ljubljani. V: Uradni list RS, št. 4/2017, 56/2017, 56/2017, 14/2018, 39/2018, 57/2018, 66/2018, 10/2019, 22/2019, 36/2019, 47/2019, 82/2020, 104/2020, 168/2020, 54/2021, 97/2021, 159/2021, 162/2021, 163/2021 – popr., 202/2021, 39/2022, 49/2022, 60/2022, 135/2022, 156/2022, 64/2023, 77/2023, 77/2023 in 112/2023. Uredba o upravnem poslovanju. V: Uradni list RS, št. 9/2018, 14/2020, 167/2020, 172/2021, 68/2022, 89/2022, 135/2022 in 77/2023. Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva. V: Uradni list RS, št. 42/2017. Zakon o arhivskem gradivu in arhivih. V: Uradni list SRS, št. 4/1966. Zakon o arhivskem gradivu in arhivih. V: Uradni list RS, št. 20/1997. Zakon o knjižničarstvu. V: Uradni list RS, št. 87/2001, 96/2002 – ZUJIK in 92/2015. Zakon o obveznem izvodu publikacij. V: Uradni list RS, št. 69/2006 in 86/2009. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih. V: Uradni list RS, št. 30/2006 in 51/2014. Zakon o visokem šolstvu. V: Uradni list RS, št. 32/2012 – uradno prečiščeno be- sedilo, 40/2012 – ZUJF, 57/2012 – ZPCP-2D, 109/2012, 85/2014, 75/2016, 61/2017 – ZUPŠ, 65/2017, 175/2020 – ZIUOPDVE, 57/2021 – odl. US, 54/2022 – ZUPŠ-1, 100/2022 – ZSZUN in 102/2023. Zakon o uresničevanju javnega interesa za kulturo. V: Uradni list RS, št. 77/2007 – uradno prečiščeno besedilo, 56/2008, 4/2010, 20/2011, 111/2013, 68/2016, 61/2017, 21/2018 – ZNOrg, 3/2022 – ZDeb in 105/2022 – ZZNŠPP. 286 Marija Grabnar: Celostna skrb za arhivsko gradivo Narodne in univerzitetna knjižnice (NUK) ..., str. 269–286 Članki in razprave || Articles and Discussions INTERNETNI VIRI Poročila o delu Arhiva RS za leta 2002–2019: http://arhiv.arhiv-spletisc.gov.si/ si/o_arhivu/letni_programi_in_porocila/index.html (dostop: 10. 10. 2023). Poročilo o delu Arhiva RS za leto 2018–2022: https://www.gov.si/zbirke/katalo- gi-informacij-javnega-znacaja/?org=50 (dostop: 10. 10. 2023). Poročilo o delu visokošolskih knjižnic v letu 2021: https://knjiznicarske-novice. si/porocilo-o-delu-visokosolskih-knjiznic-v-letu-2021/ (dostop: 10. 9. 2023). Pridruženi člani UL: https://www.uni-lj.si/pridruzeni_clani_ul/ (dostop: 10. 9. 2023). Register ustvarjalcev arhivskega gradiva – RegUst: https://rega.ars.gov.si/rega/ r/regust/index.htm (dostop: 10. 10. 2023). Seznam dokumentarnega gradiva, ki je lahko ovrednoteno kot arhivsko gradivo: https://www.gov.si/assets/organi-v-sestavi/Arhiv-RS/Vrednotenje-dokumentarne- ga-gradiva/Seznam-dokumentarnega-gradiva-ki-je-lahko-ovrednoteno-kot-arhivsko- -gradivo-2019-v1.pdf (dostop: 10. 10. 2023). SI AS 2203, Centralna tehniška knjižnica: https://vac.sjas.gov.si/vac/search/ details?id=3992529&refCode=SI%20AS%202203&type=&subId=&subLink= (dostop: 10. 10. 2023). Ste pripravljeni? Zmanjšanje tveganj ob naravnih nesrečah in nezgodah za usta- nove kulturne dediščine: https://www.nuk.uni-lj.si/aktualno/dogodki/2019/ste-pri- pravljeni (dostop: 13. 10. 2023). COMPREHENSIVE CARE FOR THE ARCHIVAL MATERIAL OF THE NATIONAL AND UNIVERSITY LIBRARY (NUK) AND THE CENTRAL TECHNICAL LIBRARY AT THE UNIVERSITY OF LJUBLJANA (CTK)– WORK ACCOMPLISHED AND CHALLENGES FOR THE FUTURE The article deals with the organised protection of documentary and ar- chival material in two important Slovenian libraries, which are under the juris- diction of the Archives of the Republic of Slovenia: the Central Technical Library, which occupies a prominent place among higher education libraries, and the National and University Library, which is the central Slovenian library of nation- al importance. Essential differences between archival and library materials are presented, which can become unclear due to the interrelation of archival and library activities and the similarity of library and archival materials. All legally prescribed procedures, which are necessary for the protection of documentary and archival material and are carried out by the libraries in cooperation with the Archives of the Republic of Slovenia, are described. They have specially qualified employees for working with documentary material; their material is determined based on their classification plans and presented in the written professional instructions for selecting archives from documents issued by the Archives of the Republic of Slovenia. The article emphasises the importance of orderly records management. In the last five years, the two libraries have taken important steps in establishing a permanent collection: the National and Uni- versity Library in the desire to organise its own preservation, and the Central Technical Library, with the systematic selection and transfer of archival mate- rial to the Archives of the Republic of Slovenia. SUMMARY