240
O delu arhivov in /b.irc vanjih
AliMiVI XXII ¡999
nas šc ni bilo. D;i pa slovenska arhivistika vendarle sledi "klicu časa", lahko ugotovi 1110 .» predstavi t "ijo inventarja sklepnih računov Službe družbenega knjigovodstva v Ptuju avtorja Braneta Oblaka, ki ga jc Zgodovinski arhiv Ptuj izda! kot prvega svoje vrste na zgoščenki in predstavil na posvetovanji! Arhivskega društva Slovenije oktobra 1998 v Kranjski Gori.
A.Irijtm Kopitar
Odnosi 2 Javnostmi v nacionalnem arhivu v Wabh!ngtonu
Primerjava dveh tako različnih arhivskih sistemov, kot sia ameriški tn slovenski, tako glede velikosti, kot tudi glede različnosti med ameriško in evopsko kniturno tradicijo, ni povsem smiselna, vendar pn nam laiiko posreduje nekatere informacije o različnem pristopi' pri .stikih z javnostmi ter razmislek o vsaj delnem posnemanju ameriškega način.i v domačih razmerah. V obdobju .svojega sodelovanja v projektu evidentiranja arhivskega gradiva o slovenski zgodovini v NARA Wa.slungtonl sem vzpostavila stik z Oddelkom za stike z javnostmi, natančneje z njegovo voditeljico ga. Susanc Cooper - pričujoče bcsedilc je rezultat enournega intervjuja z njo. Zc v začetku je opozorila na splošen odnos družbe in države do arhivov v ZDA Glede na to, tla je ameriška "arhivska tradicija" veliko mlajša od evropske, ki hrani in neguje gradivo od srednjega veka dalje - jc bil" za Ameiičane značilno, da so morali ustvarili "odnos do arhivov", ki so brez, dvoma zahtevali velika finančna sredstva. NAPA kot ustanova je relativno mlada institucija (ustanovljena leta 1934), pred tem pa jc gradivo celotne državne administracije hranil State Department, /k. sama ustanovitev nacionnlnega arhi va, ki naj hi hranil celotno arhivsko gradivo vseh ameriških državotvorni!, instituti,; ko gradivu preteče operativnost, jc že za tiste čase pomenila medijski dogodek. Seznanjanje javnosti o potrebnosti stavbe z;i hrambo državnih arhivov je vodila v zbiranje državnih finančnih sredstev in takratna akcija je predstavljana na priložnostni razstavi v NARA I. - fotografije pro-padaiočcga gradiva, neustreznih prostorov in pricclek gradnje stavbe v središču nicsla Wash.ng1on. Arhitekt John Rnssel l\ipc jc oblikoval stavbo ki naj bi bila bila v skladu z drugim, pomembnejšimi ustanovanu v mestu (Beia hiša, Kapilol, Lincolnov Mcmorial...), dokončana v letu PJ3S ¡ma Se danes središčni pomen v centru lnesta2 (nasproli stavb-: FBI in rodne palače) kar izraža značilni ameriški f.imboini pomen "državotvorne zgodovine in demokracije". Po mojih lastnih opažanjih (N. Gl.) se s tem vlota Nacionalnega arhiva postavlja na povsem drugo raven kot je tc običajno, te primerjani c/ropskc prestolnice z njihovimi na-
NAKA jc nkrajsavn /;i Naininal Archives Mil Reconk
AilinUuMfjIidii, Wj stimuli m
Glej fujupfnjii NARA 1 v ten I rti me s In
cionainimi arhivi, imajo te ustanove vsekakor kulturni in znanstvenoraziskovalni pomen nikjer pa ni čutili, da bi položaj ustanove in njeno delovanje imela politični pnnicn,! kol je tu povsem razvidno m indi vsakemu Američanu povsem jasno. Tega občutka ne potrjuje arlilekrura, pač pa tudi organizirane medijske akcij j, prireditve kongresi, raz.itave, na katenn so velikokrat navzoče tudi vrhunske ameriške politične osebnosti (npr Madeleine Albiiglit je novembra 1998 ndprla kogres o holokavslu v NMiA II). Iz vsega našictcga jc tudi mogoče razumeli besede vodje za slike zlavnoslCti, daje za ameriške državljane vrednota "spoznali rc.inico" in jo tiuli čuvati v arhivih. Po njenem mnenju ameriški državljani nimajo negativnega odnosa do arhivov. Njun* besede "ne moreš imeti deiiiokracije, če nimaš arhivov, in lo dostopnih arhivov", so bik podlaga za najino nadaljnje razmišljanje o vlogi arhivov v družbi - ameriški ali evropski Zato se v arhivih zelo trudijo, da bi imeli kar nrjvce gradiva dostopnega za širšo javnost, v okviru možnosti, ki jih dopušča z,ikon Med arhivisiičnimi strokov ni m i krogi pa je po/.nano, da jc gradivo o drugi svelovni vojni in po njej bolj dostopno v NARA Washington, kol pa istovrstne1 gradivo zaveznikov iz druge svetovne vojne v Public Records Officc v Londonu ah v* Državnem arhivu v Rimu
M~ja sogovornica jc na splošno vprašanie o politični vpleienosii arhivske insliiuc^:: odgovorila negativno, z. utemeljitvijo, da naj rje arhivske fukcije (diruktor NARA ■ Archivist of USA) n.so pojili eno določljive, jiae pa je v jirvi vrsti to s)rokovna odločitev, nato sledi potrditev funkcije v Senatu ter imenovanje v. strani predsednika države.
Pojem Nacionalni arhivi (National Archives) v ZDA zajema celotno arhivsko mrežo v državi s 13 rtg-oiialnuin arhivi (Regional Arcliives) ter z 12 predsedniškimi knjižnicami (Prcsidciital Libraries) po državah ZDA. Osrednja ustanova pa je NARA Waslhglon, sestavljena iz, dveh delov d*-eli iočenih slr.vb. NARA I. zajema starejše gradivo od leta 177*) dalje ter arhivsko gradivo o oblikovanju politične demokracije v ZDA (Dec la rat-on of Independence, Constimtron, Bill of Rights, NaRA II 4 hrani predvsem gradivo iz tlruge svetovne vojne ter položaja v svetu po njej, NARA II. jc tudi v med narodnem pomenu osrednji mednarodni arliiv za pieučc vanje zgodovine druge svetovne vojne, zato so pogosti teainski projekti ti:jih držav ki raziskujejo zgodovino svoje države - diplomatski in vojaški trli i vi laponska, nemška in italijanska ekipa, posebna ekipa Židovske skupnosti za raziskavo židovskega zlata ipd.).
Arhivi v samem mestu Washington imajo poseben položaj - na neki reklamni zloženki sem prebrala "Washigton, city of archives" (Washington, mesto arhivov), prav take je med ljudmi čutiti spoštovanje do poklica arhivira, ki ga v Evropi pravzaprav skoraj
V p ic v i kIu : l>c k ta rae ija n nt i xk i srn is I i 'JsLiva 7.01\ Argkkka nslava i/ kin tfiKV.
G tej l'n li igranju NARA ti v Collide t'jikri. »ibjtll jc bit /grajen tela t(TO in v luni ni ii[ii>nilii ml tela 19%.
ARHIVI-XX g 1999
0/leln arliivov_in zborovanjih
24)
ne poznamo Na moje vprašanje o leni je pa. Summe Cooper odgovorila, cia se ljudje pravzaprav zavedajo, daje v tem mestu "nekaj pomembnega gradiva" ipda ^e luui na raziskovalnem področni "ma^ikaj dogaja' ■ ■n na to .so |ionosni.
Negativen odnes do arhivov bi lahko odmislili že s samim podatkom o finančnih sredstvih, ki jih v demokratični državi namenj.ijo /a delovanje na>- o. «alnijl arhivov - 200 niiljonov dolarjev na letno.5 Kljub temu v medijih, kot jc opomnita nioia so govornica, naletimo na kritike ¡irhivov, največkrat zaiadi nerazumevanja poslovanja arhivov s sirani no-inarjev. Kritične teme, ob katerih se pojavi "kon ikten odnos" de arhivov, so proec.n de klasifikacije gradiva (declasificalion of records) - kar pomeni ne samo odpiianjC določenih vrst gradiva, pač pa postopek, s katerim se uradno dovoli javni vpogled v gradivo, ki j,t je največkrat CIA nekem preteklem obdobju zapečatila Drugi problema! if ni sklop pa so ■jr; vni konflikti s tožlianii, ki zadevaio zahteve |io sčiienju ali odpiranjii posameznih vrst dokumentov, največkrat iz zasebnopravnih interesov. V takih pri-n-cnh so lahko arluvi tudi larea medijske kritike, predvsem zaradi nepoznavanja načina poslovanja in zakonskih okvirov, ki obvezujejo arhive povsod ]io vciu, vendar v vsaki državi z malenkostnimi nixli-kani i.
IV. samem delovanju službe za otlnosc z javnostmi se v NARA i/jenino racionalni. Vodenje aken za stike y- Javnostmi izvajajo iz enega samega centra v NARA
za celoten sisieni z. vsemi regionalnimi arhivi v
A (1-3 regional nih arhivo«, I? pred sed ms Kili BijiS-nicv. Sani oddelek sestavljata lc dve osebi: vodja ga. usanne Cooper (moja sogovornica) in njena asi-entka Domnevala sem sicer, da imajo v posameznih ;gionalnih arhivih oselie za stike, ki niso specializirano za stike z javnostmi, pae |ia tc opravljajo P^lcf; svojega sirokovnega arhivskega dela.
Sogovornica je na moje vprašanje glede potrebne ^abrazbe za opravljanje tovrstne dejavnosti v artiivih Ogovarjala mnenje, s katerim se absolutne strinjam, " z? arhive ni dovolj koimtr.ikolo.ško znanje, pač pa Jc najprej potrebno arhivislieno in /.»odovinsko Nanje Njena asistentka je po izohrazlii diplomirana ^or.^inikologinja, ga. Slišane Coopei pa je iz arhiv aienih vrst (danes ima doktorat iz zgodovine) in se nn|o v praksi izpopolnjevala za stike z javnosmii: let ic bila zaposlena pri "Washington News", y"C, teoretična znanja pa je pridobila pndi z Godalnimi tečaji Vsekakor je inncnja, da je Sjkg pol vcliko| primernejša za zapleten sistem arhivov, kot pa zfiolj splošna izohrazha g področja stikov z javnostmi.
Ol« de na velika finančna sredstva, s katerimi arhivi v ZDA razpolagajo, so razumljive tiR)i šle v'ne ^.inos'i, s katerimi vzpostavljajo stik z raz lien mi s|rokovnmii javnostmi, pa tudi s širšo javnosiiu V prvi vrsti in.ajo velike pnistorske zmogljivosti, raz P' lajajo z. avditorijem ;.a kongrese, sobo za tiskovne konference, pelinu prcda\alnicami, z razšlaviinn pro-
V tcincm ¡Kiifetfü NARA IWrt New dircciinn« je bit objavljen Podali:l; 5 2Cll.2fit.IKX) (Inlat). Mr.
štorom v NARA 1. in NARA II. s svojo lastno knjigarno z arhivislieno ler zgodovinsko ileratnro v NARA 1. ter z mahni icatrcm v središču mesta (sprej-mc 200 Ijiffli); v k iterem potekajo filmske projekcije iz arhivskih filmskih zliirk ler uprizoritve gledaliških del avtorjev ki izhajajo i/, arhiviranih dokumentov. Predvsem leattr ni namenjen tnrisliem publiki pae pa ožjemu krogu povabljenih oh poselinih priložnostih, največkrat v dkvirfl vladnih in drugih administrativnih organov v Wi'shingtcinu.
Od publikaci , ki jih redno pripravhajo, velja omeniti predvsem dve, to je 'The Record" ki izhaja Si rikrat na leio ler "Prologue", ki izhaja šestkrat na lelo.
Med eliti«? publikacije sodi ludi letno poročilo NARA z nalovtim "New Directions, 199(i Report, National Archives anil Records Administration", ki preds1;Bja ne samo oblikovalski izdelek, pac pa p. ikaznje tudi delovanje arhivov na različnih pod-ročiih publikacije, vodniki, informacijski sistem, varne st ni sistem filmska, mikrofilmska in fotografska zakladnica, v njem so objavljeni poJatki o uporabi giadiva, letnih stmških poslovanja ler o poslovanju donatorskega fonda ("The Gift Hind') s konkretnimi zneski donaeij ter njihove namenske porabe
Načrtujejo ludi veejc "PR ake.je"/' sogovornica jc omenila petletni ¡irojekl z. naslonom "Changes of Preedom". Vrednost tega projekta se lahko šteje v milijonih dolarjev, v njem pa naj bi predstavili, "kaj arhivi delajo" in kaj bodo delali v prihodnosti (vključene bodo tiskovne konference, predstavitve na TV ipd...)
Kol: je dejala gospa S. Cooper je pri kontaktih z mediji pomembno, d;i obstaja nek vmesni posrednik -svetovalec za odnose z javnostmi, ki ima znanje ene in druge strani (arhivislieno in medijsko). Arhivisti so vedno nekoliko skeptični dc medijev, njihovih ocen ter njihovega odnosa dc arhivskega gradiva Arbivisti po veČini spoŠmjejo le raziskovalce, ki ticlajo na arhivskem gradivu že leta, ne |ia predsiavnike medijev, ki želijo mir. v eni uri celovito informacijo liuli iz originalnega arhivskega gradiva, kar je včasih nemogoče. Zato je potreben svetovalec za odnose z javnostmi, ki pozna tovrstno situacija v arhivih, hkrati pa razume medije in njihove potrebe ter se jim poskuša prilagaj .ti. Lc na lak način hodn arhivi "dolii'i dobro pnblicileio" Pontenihno je ludi daje v medij in objavljena zgodba o arhivih resniena; ec jo namreč piše kilo, ki arhivov ne pozna, se zgodba lahko sprevrže v neresnico in to je .spel "bad pnbli city'". Kcr arlrvi hranijo ludi fonde s kontrovnr/.nimi tematikami, ki so vedno vroee za rv/iskovalcc "J>TK Assassination Records Collection",7 jc navzoč tudi nenehen pritisk za njihovo odprtje.
Na sploSno pa je med ljudmi največ zanimanja za ^cnealoškc raziskave (rodbinsko deblo). Tc so v ZDA celo popiuarne in tovrslm raziskovalci obsegajo v
PR jo kralioa. Li i,e uporablja v praksi ■ Public Rctaliim* ■ (lilniM /. javndsliui.
'ibirkn mhivstgj gradiva »> pri:.slavi minira prckotlnila J. ' Kcnncilyja.
242
O del» arhivov m zborova.i|ili
AUH1V] XXII 1999
arhivih ZPA odsiotkov vseh obiskovalcev. To je za slovenske razmere izjemno presenetljiv podatek saj pri nas prevladujejo profesionalni raziskovalci, vendar pa jc podoben trumi zasebnih genealoških raziskovalcev opazili žc tudi drugod v Evropi (npr. Francija). Za take občasne obiskovalce (po večini jc lo starejša starostna struktura) organizirajo tudi Icčajc za usposabljanje za uporabo arhivov.
Profesionalni raziskovalci v ZDA sc lotevajo tematik holokavsta v drugi svetovni vojni, zelo aktualno jc postalo tudi nacistično oz. židovsko zlato" Tu pa gre za pritisk stroke vne javnosti - zgodovinarjev, da z uporabi arhivov "fo.ee the government to tell the lmlhJ.}i Sodclavce za odnose 7. javnostmi v arhivu mora biti seznanjen z vsemi temi pritiski in irendi ter mora delovati kot vmesni člen med eno in drugo stranjo (arhivom m javnostjo o/ arhivom ;n nwdiji)] Iz vseli naštetih razlogov je dolžnost arhivov ljudem pojasniti zakaj so arhivi potrebni ui kako delujejo.
Po bcseti a h sogovornice izšolani strokovnjaki za odnose z javnostmi navadno nimajo interesa, da bi se zaposlili v arhivih ker menijo, da je delo preveč specifično, nvmjka jim zgodovinarsko/ arhivistična podlaga, pa tudi arhivov nimajo za "zanimivo področje".
Ker so tudi v ZDA arhivi vključeni v državno administrativni sistem, sc gospa S. Cooper povezuje s preostalimi strokovnjaki za odnose z rivnt "lini v vladnih organizacijah (PR združenja - "Government PR Croup", posvetovanja ). Arhivska služba za odnose za javnostmi pa ima tudi redne stike z Belo hišo, kjer jc posebne oh posebnih priložrostnih in diplomatskih obiskih pojasniti delovanje arhivov in morebitne vsebine clediicine. Is i jo hranijo - le redno opravlja gospa S, Cooper osebno,
Občasno v Oddelku natisnejo priložnostno pubti kaeijo (newsletter'') s ponatisnjenimi žc objavljenimi članki s problematko arhivov, zato da imajo lud i drugi strokovni dclrvci v arhivu pregled nad leni, kaj se o njih piše v medijih. Pri uporabi drugih medijev pa je drugačen prs'.op: TV-posnUke presnemava p na diskete in to jc tudi prvovrstna informacija za vodstvo arhiva o medijskih odmevih arhivskih dogodkov.
Vsak obiskovalec arhiva se že v recepciji oziroma sprejemni pisarni sreča z množico različnih publikacij v obliki drobnih tiskov in brusur, ki predstavljajo posamezne /.vrsti arhivskega gradiva in vsebujejo nn vodila, kako ga lahko obiskovalce uporablja (genc-aloški podatki, vojaški arhivi druge svetovne vojne, kartografsko gradivo, mikrofilmski pornelki, preiskovalni dosjeji J PK ..). Prav tako vsak obiskovalec žc z uprrabmško izkaznico dobi zloženko, ki pojasnjuje kako posluje arhiv, kakšne oddelke ima NARA, kda_ so odprti kakšna je možnost za izdelovanje kopii ipd.
Vsekakor lahko svoje opisovanje sklenem z mis-liio, da prizadevanje OddeJka za stike z javnostmi vidne opazno za vsakega obiskovalca. S celovitim
V prevttdii. prisilijo vludii, da ptivc resnico. Newsletter je slrnknvcn i/rvi/. /a "no v ¡Carsko pismo" o/, publikaeijo i i(ii čl j nn v broširani obliki, ki i/hajii /. namenom obveSčanja (v Slovenskih arhivih npr. Gbvtslila).
končnim vtisom lahko tudi rečem, tia imajo njihova prizadevanja ph obiskovalcih vsekakor uspeh, k se kaže tako piiobskovalČcvcm poznavanju delovanja arhiva, kot tudi v ncp'ctrgani medijski navzočnosti TV-snemalnih ekip v arhivski čitalnici.
Slovenske arhivske razmere sicer zelo težko prime jamo 7. ameriškimi možnostmi, tako v finančnem kot v projektno obsežnost nem pogledu, kiub tenin pa so podobni ob ;ki priložnost za iskanje morebitnih idej, ki h hile izvedljive tudi v domačem, pa čeprav nekoliko skronmcjscni obsegu.
A'a talija (J I (tiar
50. obletnica Arhivske* šole v Marburgu -koiokvij "digitalni arhivi-nova paradigma?",
22 - 23. 1999
Arhivska šola v Marburgu je ob 50-letnici svojega delovanja organizirala slovesnost na Marburškcm gr.-.du ter priložnostni dvod'ievnl kolokvij z aktualmm naslovom "Digitalc Areliivc cin nenes Paradigma?"
Slovesnost na gradu Marburg j< poleg glasbenega uvoda - Mozartovega kvarteta - obsegata več pozdravnih govorov povaiiljcnecv iz nemških akademskih krogov, kulturne politike, pa tudi mcdnaiodnili arhivskih organizacij (sekretar Ministrstva za 7nanusl in kulturo zvezne dežele Hesscn, podpredsednik Filipove Univerze v M.irhurgu, predstavnik deželnega arhiva v Koblenzu. predstavnik I CA - sekcija arhivskega izobraževanja). Slavnost.ii nagovor je pripadel prof. dr Winfriedu Sehulzcju, predsedniku znan stvenega sveta Ludvik Maksimilijanove Univerze v Miineluiu z naslovom "Koliko izročil potrebuje zgodovin;!1? Razmisleki o izkušnjah". Zanimiva pa jc bila tudi predstavitev dr. Pritza Wolffa iz liessenskcga državnega arhiva "1/. družinske zgodovine Arluvske šole" Ob tej priložnosti so študentje arhivske šole pripravili priložnostno razstavo o dtlovanjii te šole v letih s statističnimi prik izi udeležencev, programov in današnjega obsega dela. Institut arhivskih znanosti pa je pripravil infoimativno publikacijo "Porum" v obliki časopisa (newsletter), v kateri so prcdsiavili ustanovitev arhivske šole v letu 1945 tet posamezna obdobja njenega delovanja z seznamom vseh udeležencev, ki so Sc!o dokončali.
Uvodni referat je imel prof dr. Heinrich Reincrmann, univerzitetni profesor z Nemške visoke šole za upravo (Katedra za razvoj uprave in informatizacije uprave) v Spayerju z naslovom: "Reforme uprave in elektronski pisarniški sistemi". Poudaril je. tla sc z razvojem uprave pojavljajo spicmembe, ki ustvarjajo ne samo novo javnost, s katero uprava sodeluje pač pa tudi 'nov upravni svet". Gre za uvajanje upravljanja z znanjem (knowledge management), ki govori o tem, kaj bi lahko ugotovili ■/. anali/o obstoječih podatkov Govoril jt o možnosti neposrednega stika uprave z državljani in ali današnja informacijska tehnologija to omogoča oz ali bo to omogočala v prihodnosti.