45 ATLANTI • 27 • 2017 • n. 1 Compatibility Between Archival Processing of Born Digital Records and the Training of Archivists in the 21 st Century Peter Pavel KLASINC, Ph.D., Assist. Prof. archival councillor, Director of the International Institute for Archival Science IIAS Trieste/Maribor, Head of the Archives and Records Management Studies Departmentat Alma Mater Europaea - European Centre Maribor e-mail: peter.klasinc@guest.arnes.si Opening thoughts Nowadays, new relationships and needs are arising together with a certain compatibility - related to the latter - between archival processing and born-digital records, on the one hand, and the training of archivists that deal with them or will in the future, on the other. In this paper I will try to analyse the re- sults coming from some comparisons and situations that have occurred and still occur in archival theory and practice. We certainly recall the times when we started to bring computers into the archives. Many years ago, I myself addressed this issue besides some other fellow archivists and shared my point of view in an article entitled “Working with computers in archives and archival services” (1988), where I drew attention to and gave full account of all the possibilities that we had back in the days in relation to the introduction of computers in professional archival work. Ten years later, I prepared another article bea- ring the title “New technologies, new media and archival material usage” (1998). At that time, and later on, many similar scientific papers were published, many conferences were organised and their proceedin- gs were published in Sodobni arhivi, Atlanti, ICA’s publications and in a number of archival journals from America, Canada, Australia and, of course, Europe. Lots of these papers are now ancient history as far as the archival field is concerned. Nevertheless, they represent a specific stage in the evolution of concepts and solutions related to digital archiving, as they introduced new information technologies and the related terminology. At that time, this was mainly explained to us by IT specialists, while we archivists simply kept adding new entries and harmonising them to the existing vocabulary used in archival theory and practice and, more in general, in archival science. We all recall having dealt with issues regarding how to prepare and fill out entry documents, set up a coding system and solve problems deriving from new tasks associated to the introduction of infor- mation systems in archival arrangement. Over time, solutions and problems have been even more at the forefront and we ourselves witnes- sed the fact that archivists, without IT specialists, would not be able to overcome a whole series of diffi- culties associated with born-digital archives. And it took time before IT experts came to a similar conclu- sion. Presenting them the evaluation and selection processes of archival and document resources with the creators, and the development of the so-called digital archives (@a.g.), equals to say that cooperation is possible. Theoretically, this is subject to the pertinent laws as well as to technical and operative solutions, but in reality this is less the case. Nowadays, there is an extremely vast literature on computer science, information technologies and the related archival tasks. I suggest that archivists, especially the younger ones, get acquainted with it! I have to say that contemporary archival theory and practice can only develop by relying on scien- tific research projects and other research work based on compatible exchanges and taking into account archival and computer science knowledge and experience. It has come the time that we rightfully refer to as information age and age of the new media and of diverse forms of communication. The gradual introduction of information technologies and related softwares comes, however, at a cost, which is why some IT specialists suggest to maximise the utilisation of the already existing information technologies. This can happen by replacing data printed on paper with equivalent electronic records, as well as by providing high-quality “online” access to archive information ATLANTI • 27 • 2017 • n. 1 46 Peter Pavel KLASINC: Compatibility Between Archival Processing of Born Digital Records and the Training of Archivists in the 21st Century, 45-49 (fonds, inventories) and to data contained in archival material (full-text view). Any project regarding creators’ electronic/digital filing should be grounded in a well-structured context, including the possibi- lity to transfer such material to professional archives and to enable its professional management and long- term use. It is true, though, that the use of archival records currently performed without particular problems by archives appears to be unproblematic. However, this is mainly due to the fact that most of those re- cords are preserved in traditional formats and accompanied by dedicated informative material. Several archivists acknowledge the changes imposed by both information technology and the deve- lopment and storage of digital archival records in professional archives and, more or less intensely, they bring such changes in archival theory and practice. As many decades ago some of us archivists foresaw the current situation, and even planned the in- troduction of new information technologies and systems in archival theory and practice, we certainly could not have imagined that in such a short period of time it would come to the acknowledgement and, in many archives, even to the implementation of the General International Standard Archival Descrip- tion - ISAD(G) and of the International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families - ISAAR-CPF, as well as of all the standards deriving from the latter, including the OAIS reference model and many others. The vast specialised archival literature, both Slovenian and international, suggests that this issue is nowadays being tackled by ever more archivists who will choose IT specialists as partners for their resear- ch projects. We can generally refer to archival papers as serious scientific research works and studies that, along with some terminology- and translation-related dilemmas, provide us with theoretical experiences and interpretations of the above-mentioned standards for professional archival work. Some of these scientific papers, by the way, already report on archivists’ practical experiences rela- ted to the implementation of the above-mentioned standards in the framework of their archival arrange- ment tasks. Born digital archival records For many years now, the classical, traditional definitions of what constitutes archival material in theory and practice have established that next to the classical, traditional media, as well as to graphic, vi- deo and audio files, some “undefined” archival material is also generated with the creators. In this regard there is no difference whatsoever as to the document format or the medium on which information is re- corded. Thus, born-digital archival records are also the result of an evaluation process of specific catego- ries related to documental material. In the past, we archivists used to establish together with the creators, and by means of special provisions, what constituted archival material, while more recently this is all in principle arranged according to classification plans, content-related instructions and, of course, technical ones. Some differences in archival inventory do clearly exist, but the information systems used to manage this kind of documents must be such to grant the most desirable evaluation, transfer, professional treat- ment and preservation of born-digital archival records, so that they can be used also after having been transferred to professional archives as written cultural heritage, protected by the law and recognised as a cultural asset. Several provisions and specific paragraphs of laws on archives anyhow establish the need for born-digital records to be transferred to professional archives in a standardised format and, in some cases, even equipped with the relevant computer programme. This creates the conditions for the formation of fonds and collections in a single archive, as well as for the development of methods for their professional treatment; it also provides a baseline to understand and use several user interfaces and the prerequisite for the organisation of and unhindered access to information of archival value. Support to such processes is mainly to be found also in archival specialised literature, where there is no difference between the definition of traditional archival material and that of digital archival mate- rial. What is important is that the material is of great relevance to science and culture in light of its con- tent or of the information contained in it, regardless of it being on a classic or digital medium format. 47 ATLANTI • 27 • 2017 • n. 1 Peter Pavel KLASINC: Compatibility Between Archival Processing of Born Digital Records and the Training of Archivists in the 21st Century, 45-49 Anyway, I am not totally sure that in contemporary archival theory and practice we are already proficient in every process related to digital records, since we are still dealing with identifying the creators and evaluating the material, as well as with various forms of computer processing, with software usability and the research of the best solutions for long-term storage and utilisation of born-digital records. More- over, many processes concerning the management of archival material in native digital format are diffi- cult to implement due to the archives’ different backgrounds and the worldwide status of archival theory and practice. For this reason we have to take a multifaceted approach when engaging in scientific research and studies on born-digital records. Let us focus exclusively on forms and ways to evaluate information of archival value, on problems relating to the contextualisation of transferred archival material, on ways to ensure the trustworthiness of such records and so on. The fact is that some professional archives are alre- ady receiving digital records in their repositories, where these are already being used, too. In this context, many problems arise. Let us focus exclusively on problems relating to archival terminology, methods and ways to describe archival items and other problems associated with the management of technical proces- ses involved in archival arrangement due to contemporary forms of archival material. Time and again, we archivists draw attention to the fact that information systems and technologies are subject to frequent change. This, of course, does not have to prevent us from using them, since they can provide us with an optimal quantity of information of archival value, as well as with access to the associated contextual data, individual records and their storage location, and also enable us to use specific records’ information for future decision-making and support to wider information systems. With the help of IT specialists, we archivists can set up information systems for managing archives and documents. The current legislation on protection of the latter establishes that the creators of archival records, even of the ones born in digital format, have to follow the technical guidelines laid down by the territorially competent professional archives, mostly with regard to archive protection, maintenance, se- lection, arrangement and preservation or restoration, as well as enable a thorough view of the material itself. Naturally, this poses the question of how many archivists, nowadays, have the skills needed to give answers in this respect. The training of archivists in the 21 th century The tradition of archival education and training in Europe and worldwide has long-standing roots. This is particularly evident in the development and status of available systems to gain knowledge in the field of archival science and records management. The current status of education can be described as fairly good, since on the one hand there are fa- culties of archival science operating autonomously within universities or academies, while on the other hand archival studies are confined to faculty departments or academic programmes with only some hours of archival science included in other subjects, mostly history, computer science, humanities and others alike. Archival studies, as a new scientific discipline, offer new knowledge and new paths to achieve cer- tain objectives. Besides examining single documents, engaging in archival studies means investigating the structures of archival units, as well as their history, creation and manifestation in specific records. We establish the causes according to which some documents become part of archives, and the procedures used in the process. Archival science teaches the principles according to which archival records are arranged in a way that allows single archival units to maintain their original order (principle of provenance). Thus, archival studies are not merely intended to gain knowledge on archival material, but also to address all areas of archival theory and practice, with no compromises whatsoever. By means of a special archival training we have to allow and offer any chance to acquire all possible knowledge, even specific, in this field. This includes: fundamental concepts of archival science; descrip- tion of archives according to their three definitions; archival records; definitions of archival science; ar- chival science and auxiliary sciences of history; fundamental principles of archival work; basic features of archival work, its various types and components; archival science and office management; type and deve- ATLANTI • 27 • 2017 • n. 1 48 Peter Pavel KLASINC: Compatibility Between Archival Processing of Born Digital Records and the Training of Archivists in the 21st Century, 45-49 lopment of systems related to the original order; general concepts on archival records arrangement; con- cepts about archival records, their purpose, structure, development and selection; development and im- plementation of the principles of provenance of the fonds; principle of original order; organisation, arrangement and documentation of the work process while arranging archives; arrangement technique; spaces intended for selection activities and their equipment; special tasks in the arrangement process of physical units; indication of the reference number; selection operations; inventories of fonds and col- lections; guides and briefs; registering activities out of the archive premises; records on work with fonds; historical accounts of fonds; protection of archival records before their transfer to an archive; transfer procedures; implementation of various transfer modes; ways to monitor the protection of archival re- cords before their transfer; private archival material, its use and access; taxes, fees and other charges rela- ting to the use of archival records; records of loans and returns of archival material from and to the repo- sitory; professional archival tasks; microfilms; special types of records; digitised archival material; born-digital archival records; prints, maps, photographies, various copies and other records; biblio- graphies of Slovene and international manuals; Slovene and international journals; international stan- dards; terminology; other. According to a study carried out years ago by prof. Miroslav Novak, such a course would require 55 subjects if carried out at academic level. The first-cycle degree programme derived from the Bologna pro- cess (three years, six semesters) requires 25 subjects in order to hold the title of graduate archivist. Perso- nally, I do not see the need to add anything else to archival training in the 21th century a part from fun- damentals of records management, computer science, IT equipment and electronic filing. Archival studies must be intended for anyone who wants to acquire basic and advanced knowledge on archival and records processing and management. They must offer new and complementary knowled- ge that can be used in the framework of archival professional work in professional archives and in archival services with the creators of archival and documentary material. After completion of their studies, gra- duate archivists have to be capable to operate autonomously and master documents in the most diverse information systems. Such studies must be provided also in light of increasingly required new knowledge on problems that arise in relation to archival and records processing in compliance with archival provisions, regula- tions and ordinances, as well as with domestic and international standards. Contemporary archival studies must encourage a different kind of decision-making, more sustai- nable and responsible, which is essential to mastery in processing archival and documentary material, re- gardless of its format. Archival studies must offer knowledge that is necessary to master the processing of archival and documentary material from its creation to its long-term storage (also electronic) and filing with the crea- tors or professional archival institutions, passing through the phases of usage, evaluation, deposit and protection. Such knowledge is necessary given the different systems and processes involved in records management as a whole, since it also sets the baseline for the effective processing of records and the im- plementation of all kinds of archival long-term retention. Archival studies must prepare the candidates to the most demanding technical and coordinating tasks with archives and archival services that deal with records retention and archival management, as well as with similar institutions involved in collecting, retaining and forwarding information. Moreover, they must promote interdisciplinary integration of archival issues and flexible use of knowledge in practi- ce, as well as the capability to organise and plan records management processes, be acquainted with and understand the creators’ institutional frameworks and work in an ambitious, creative and independent way with the institutions where they will be dealing with aspects related to archival and records manage- ment. Archival studies must prepare the candidates to: be proficient in oral and written communication with the users of archival and documentary material; be adaptable and capable to both advise the users about advanced research settings and use the information technologies of the most widespread computer programs and communication technologies; successfully manage any kind of problem related to archival theory and practice, as well as to archival and computer science and records management; monitor docu- ment flows; take decisions about the records’ final destination; understand the processes involved in 49 ATLANTI • 27 • 2017 • n. 1 Peter Pavel KLASINC: Compatibility Between Archival Processing of Born Digital Records and the Training of Archivists in the 21st Century, 45-49 long-term retention (also electronic) and those regarding the access to information contained in the re- cords. My remark may be a little too harsh, yet I do not sense any particular enthusiasm on part of archi- vists and IT specialists with regard to vocational training in the field of archival and computer science. Archivists gain at the workplace the general knowledge needed for computer-supported professio- nal archival work or, alternatively, they attend more or less intensive dedicated courses. In general, they are satisfied with the acquired knowledge, but under no circumstances is this sufficient. It is certainly true that problems with computers are constantly solved in archives, and this happens in a number of ways. Cooperation with IT specialists is of course at the first place. Many specialised archivists are good com- puter and archival experts - it is just a pity that their technical skills are frequently directed at solving unnecessary mistakes made by their colleagues, sometimes even at identifying the external causes of some virus attack, which raises numerous concerns. Along with the above mentioned, we have to change over and over again the deeply rooted ideas of what constitutes archival professional work and the strong link between the latter, on the one hand, and history and auxiliary sciences of history, on the other. In the future, such connection will be ever weaker, although it will never break, as proved by everyday practice, since archival professional work more and more resorts to the principles of information sciences. In the future, it will be necessary to integrate the programmes of archival training in light of born-digital records, anyway this will not affect the core of the training itself, which will remain unaltered. Conclusions With reference to the compatibility between archival processing of born-digital records and the training of archivists, I will mention here some issues that will require more attention in the future. 1. How we are supposed to harmonise the knowledge on information systems for records mana- gement with the know-how and experiences gained by archivists who operate in professional archives. 2. How archivists are supposed to view a 30-year old digital record with the creator. Because of being stored on diverse media with diverse computer programs, such material is actually hardly acessible or not accessible at all. 3. How to enable access to archival material, lists, records, guides, summary or analytical invento- ries, protocol registers, indexes and others alike once they are on digital format - if they are not already. 4. How to enable the smooth use of born-digital archival records for scientific, cultural and other purposes with the creators as well as later, after the records are relocated to professional archi- ves, which are indisputably responsible for the transfer of such records, but only in agreement with the creators and on the basis of an ad hoc contract or report on the transfer of the records themselves. 5. How to persuade the interested and specialised public that archival science will develop and establish itself only if we have qualified and well-trained archivists, that is to say, archivists with graduate, post-graduate or doctorate degrees. To conclude my considerations, let me mention two Latin sayings: Theoria sine praxis, sicut rota sine axis. Quidquid agis, prudenter agas et respice finem. ATLANTI • 27 • 2017 • n. 1 50 Compatibilità tra la gestione degli archivi nativi digitali e la formazione degli archivisti nel XXI secolo Peter Pavel KLASINC, Dott. ric. consigliere archivistico, direttore dell’Istituto Internazionale di Scienze Archivistiche - IIAS Trieste/Maribor, capo del Dipartimento di Scienze archivistiche e Gestione documentale presso Alma Mater Europaea - Centro Europeo di Maribor e-mail: peter.klasinc@guest.arnes.si Premessa I tempi odierni vedono l’emergere di nuovi equilibri ed esigenze, nonché di una certa compatibili- tà - legata a questi ultimi - tra la gestione degli archivi nativi digitali e la formazione dei profili archivistici preposti ad occuparsene, oggi come in futuro. Nel presente contributo tenterò di analizzare i risultati derivanti da alcune comparazioni e circostanze verificatesi in passato, e che tuttora si verificano, nella te- oria e prassi archivistica. Tutti noi ricordiamo i tempi in cui iniziammo a introdurre i computer negli archivi. Molti anni fa io stesso, a fianco di altri colleghi archivisti, mi occupai della questione ed esposi le mie considerazioni a riguardo nell’articolo intitolato “Lavorare con il computer in archivi e servizi archi- vistici” (1988), in cui misi in evidenza, facendone un resoconto, tutte le possibilità allora a nostra dispo- sizione con l’introduzione dei computer nel lavoro archivistico svolto a livello professionale. A distanza di dieci anni preparai un altro contributo dal titolo “Nuove tecnologie, nuovi supporti e fruizione degli archivi” (1998). In quel periodo, e anche successivamente, uscirono molti articoli scientifici di argomento analogo e si organizzarono numerosi convegni a tema i cui paper vennero pubblicati su Sodobni arhivi, Atlanti, nelle pubblicazioni dell’ICA, nonché in una serie di riviste specializzate di archivistica edite in America, Canada, Australia e, naturalmente, anche in Europa. Sebbene molti di tali articoli oggi appartengano alla storia dell’archivistica, essi restituiscono co- munque uno specifico stadio dell’evoluzione di concetti e soluzioni in tema di archiviazione digitale, in quanto gradualmente introdussero una nuova tecnologia dell’informazione e l’annessa terminologia - una terminologia che, a quel tempo, ci veniva illustrata principalmente dai tecnici informatici, e che noi archivisti andavamo ad integrare e armonizzare al linguaggio proprio della teoria e prassi archivistica e alle nozioni della stessa scienza archivistica. Tutti noi ricordiamo di esserci occupati di questioni inerenti le modalità di elaborazione e compilazione di un documento in entrata, di come impostare un sistema di cifratura o risolvere i problemi che si presentavano via via in relazione alle nuove mansioni legate all’in- troduzione dei sistemi informativi in sede di sistematizzazione degli archivi. Sempre più in primo piano si presentavano sia soluzioni che alcune criticità, di cui siamo tuttora testimoni, a conferma del fatto che senza l’aiuto degli informatici tutta una serie di problemi legati agli archivi nativi digitali non potrebbero essere risolti da noi soli archivisti. E ci è voluto del tempo affinché anche gli informatici giungessero a conclusioni analoghe. Presentare agli esperti di informatica le attività di valutazione e selezione del materiale archivistico e documentale presso i soggetti produttori, unitamen- te alla nascita del cosiddetto materiale archivistico digitale (@a.g.), equivale ad affermare che sono possi- bili forme di cooperazione. A livello teorico queste ultime sono vincolate a riferimenti normativi e varie soluzioni di carattere tecnico e operativo, ma nella realtà dei fatti il quadro è meno stringente. Allo stato attuale esiste una letteratura specializzata estremamente vasta nel campo dell’informatica, delle tecnolo- gie dell’informazione e degli annessi processi interni agli archivi. Raccomando vivamente ai colleghi ar- chivisti, soprattutto ai più giovani, di aggiornarsi a riguardo. Devo constatare che il progressivo sviluppo di una moderna teoria e prassi archivistica è possibile unicamente in un’ottica di progetti congiunti di ricerca scientifica e di studi che trovino fondamento in scambi compatibili e tengano conto delle conoscenze ed esperienze acquisite nel campo delle scienze ar- chivistiche e informatiche. 51 ATLANTI • 27 • 2017 • n. 1 Peter Pavel KLASINC: Compatibilità tra la gestione degli archivi nativi digitali e la formazione degli archivisti nel XXI secolo, 50-55 Siamo di fatto entrati in un periodo storico a buon diritto definito era dell’informazione, dei nuo- vi media e dei molteplici canali di comunicazione. La progressiva introduzione delle tecnologie dell’infor- mazione e degli annessi software non è certo a buon mercato, motivo per cui alcuni esperti di informatica propongono di sfruttare maggiormente le tecnologie dell’informazione attualmente esistenti. Questo può avvenire andando a sostituire le informazioni su supporto cartaceo con altrettante in formato elet- tronico e disponendo di un buon accesso online a informazioni varie sul materiale archivistico (fondi, inventari) oppure contenute nello stesso (visione completa del documento). Un progetto di archiviazio- ne elettronica/digitale del materiale archivistico presso i soggetti produttori si deve basare su un ambien- te complesso, che includa la possibilità di presa in carico da parte di archivi competenti, nonché di tratta- mento professionale e fruizione a lungo termine. È d'altra parte vero che la fruizione del materiale archivistico, così come effettuata al giorno d’oggi in modo piuttosto snello da parte delle istituzioni archivistiche, non risulta problematica, ma questo so- prattutto perché tale materiale è in gran parte conservato nei formati tradizionali e gode di supporti in- formativi ad hoc. Numerosi sono gli archivisti che seguono con particolare zelo i cambiamenti dettati dalle tecnolo- gie dell’informazione, come anche dalla nascita degli archivi digitali e dalla conservazione degli stessi, e con altrettanto zelo - chi più, chi meno - li trasferiscono nella teoria e prassi archivistica. Se ormai decenni fa io e altri archivisti preannunciammo la realtà che sarebbe venuta a delinearsi oggi e, anzi, pianificammo la graduale introduzione delle nuove tecnologie dell’informazione e dei nuovi sistemi informativi nella teoria e prassi archivistica, non potevamo però certo immaginare che in un così breve arco temporale si sarebbe arrivati a riconoscere e, in molti archivi, anche ad introdurre e implemen- tare gli standard ISAD(G) e ISAAR(CPF) - rispettivamente, Standard generale internazionale di descri- zione archivistica e Standard internazionale per i record d’autorità archivistici di enti, persone e famiglie - unitamente a tutti quelli derivanti da questi ultimi, ivi incluso il modello OAIS e altri ancora. La vasta letteratura specializzata, sia slovena che internazionale, evidenzia come di questo tema si occupino al giorno d’oggi sempre più archivisti che scelgono i propri collaboratori per studi e ricerche proprio tra gli esperti di informatica. Gli articoli afferenti al campo dell’archivistica possono essere in sostanza classificati come veri e propri studi di carattere scientifico, che a margine delle criticità di natura terminologico-traduttiva ci restituiscono una serie di esperienze teoretiche e interpretazioni dei succitati standard archivistici. Alcuni di questi paper, peraltro, già riportano resoconti di esperienze concrete di archivisti in rela- zione all’uso dei succitati standard nell’ambito del lavoro archivistico di sistematizzazione. Gli archivi nativi digitali Già da molti anni le classiche, tradizionali definizioni variamente attribuite al materiale archivisti- co nella teoria e nella prassi vogliono che oltre ai classici, tradizionali supporti, nonché ai vari documenti audio, video e grafici, venga a crearsi presso i soggetti produttori anche del materiale d’archivio “non de- finito”, a prescindere dal formato dei documenti così come dal tipo di supporto. Ne deriva che anche gli archivi nativi digitali siano frutto di una valutazione delle singole categorie che denotano il materiale documentale. Tempo fa accadeva che noi archivisti, di concerto con i soggetti produttori, stabilissimo mediante istruzioni ad hoc cosa andasse a costituire un archivio, mentre negli ultimi tempi tutto ciò viene definito sulla scorta dei piani di classificazione e di linee guida specifiche inerenti i contenuti e, natural- mente, anche gli aspetti di natura più tecnica. È chiaro che esistono delle discrepanze nelle modalità di catalogazione del materiale archivistico, tuttavia i sistemi informativi per la gestione di simili documenti devono essere tali da garantire che gli archivi nativi digitali possano essere valutati, trasferiti, elaborati e conservati in modo ottimale, così da risultare fruibili anche una volta versati negli archivi competenti a titolo di patrimonio culturale scritto, tutelato a norma di legge e riconosciuto come bene culturale. Tutta una serie di disposizioni normative, nonché singoli articoli di legge in materia di archivi, stabiliscono la necessità che gli archivi nativi digitali siano trasferiti agli archivi competenti in forma stan- dardizzata e, in casi specifici, anche corredati degli annessi software; da ciò derivano le condizioni per la formazione di fondi e raccolte all’interno di un singolo archivio e per lo sviluppo di metodologie specifi- che volte a un loro trattamento professionale, nonché le premesse per la comprensione e l’utilizzo di ATLANTI • 27 • 2017 • n. 1 52 Peter Pavel KLASINC: Compatibilità tra la gestione degli archivi nativi digitali e la formazione degli archivisti nel XXI secolo, 50-55 svariate interfaccia utente e i presupposti per la sistematizzazione delle informazioni di valore archivistico e il libero accesso alle stesse. Simili processi trovano sostegno anche nella letteratura archivistica, da cui non emergono discre- panze quanto alla definizione di materiale archivistico in formato tradizionale piuttosto che in formato nativo digitale. Ciò che è importante è che si tratti di materiale di grande rilevanza scientifica e culturale in luce del contenuto ovvero delle informazioni contenute, a prescindere dal fatto che sia prodotto in formato tradizionale o digitale. Personalmente, tuttavia, non sono del tutto convinto che nell’odierna teoria e prassi archivistica si abbia già una piena padronanza di tutti i processi legati ai documenti nativi digitali, visto che continuia- mo a occuparci di individuare i soggetti produttori, valutare il materiale, prendere in esame le varie mo- dalità di trattamento informatico e l’usabilità dei software, nonché di cercare le migliori soluzioni di conservazione e fruizione a lungo termine del materiale archivistico in formato nativo digitale. Viste le diverse realtà in cui sono calati gli archivi e lo stato complessivo della teoria e prassi archivistica nel mon- do, numerosi processi connessi alla gestione degli archivi nativi digitali sono di difficile implementazione. Per questo nell’ambito dei vari studi e ricerche di carattere scientifico afferenti gli archivi in forma- to digitale dobbiamo orientarci su più fronti. Innanzitutto, poniamo in rilievo unicamente le forme e modalità di valutazione delle informazioni di valore archivistico, i problemi di contestualizzazione dei contenuti archivistici acquisiti, i modi per garantire l’attendibilità di tale materiale ecc. Il fatto è che alcu- ni tra gli archivi qualificati sono già in fase di acquisizione di materiale archivistico nativo digitale all’in- terno dei propri depositi, e ne stanno anche già fruendo. In un contesto di questo tipo emerge tutta una serie di problemi. Poniamo in rilievo i soli problemi inerenti la terminologia archivistica specifica, le me- todologie e modalità di descrizione delle singole unità archivistiche, nonché le criticità insite nei processi di carattere tecnico-organizzativo delle attività di ordinamento archivistico e che si ricollegano ai moder- ni formati di produzione della documentazione d’archivio. Noi archivisti non facciamo che ribadire, ancora e ancora, il fatto che i sistemi informativi e le annesse tecnologie sono soggetti a frequenti cambia- menti. Questo non deve certo dissuaderci dal farne uso, dal momento che sono in grado di inoltrarci un’ideale quantità di informazioni in merito ai documenti di valore archivistico, così come di fornirci l’accesso a informazioni contestuali, a specifici documenti e relativa collocazione, nonché la fruibilità delle informazioni contenute nei singoli documenti - il tutto in luce delle decisioni future e a sostegno di più ampi sistemi informativi. Coadiuvati da esperti di informatica, gli archivisti possono impostare sistemi informativi specifici per il lavoro con materiale archivistico e documentale. La legislazione attualmente in vigore in materia di tutela di quest’ultimo stabilisce, tuttavia, che i soggetti produttori di materiale d’archivio - anche in for- mato nativo digitale - debbano attenersi alle indicazioni tecniche degli archivi competenti per territorio, soprattutto con riferimento alle operazioni di tutela, manutenzione, selezione, sistematizzazione e con- servazione ovvero restauro del materiale archivistico, nonché consentire che lo stesso possa essere visiona- to in forma integrale. Ciò solleva naturalmente degli interrogativi sul grado di preparazione degli archivi- sti a fornire risposte in merito. La formazione degli archivisti nel XXI secolo La tradizione formativa degli archivisti, in Europa come nel mondo, ha radici molto lontane. Ciò è evidente soprattutto in relazione allo sviluppo e status dei vari sistemi per l’acquisizione di competenze nel campo dell’archivistica e della gestione documentale. Lo stato attuale della formazione archivistica può essere definito mediamente buono: se da un lato, infatti, esistono istituzioni universitarie e accademiche con facoltà di archivistica a sé stanti, è pur vero che in altri casi la materia archivistica è circoscritta ai dipartimenti di specifiche facoltà, se non addirittu- ra prevista come modulo di alcune ore nell’ambito di insegnamenti principali che nella maggior parte dei casi sono storia, informatica, discipline umanistiche e sim. Lo studio dell’archivistica, intesa quale scienza nuova, offre un know-how inedito e altrettanto inediti percorsi per giungere a determinati obiettivi. A margine delle semplici ricerche condotte su un determinato documento, nell’ambito di un corso di studio in archivistica andiamo ad indagare le unità organiche del materiale archivistico, nonché la loro storia, la loro produzione e il loro manifestarsi nei 53 ATLANTI • 27 • 2017 • n. 1 Peter Pavel KLASINC: Compatibilità tra la gestione degli archivi nativi digitali e la formazione degli archivisti nel XXI secolo, 50-55 singoli documenti. Stabiliamo le cause che hanno portato specifici documenti a divenire parte di un ar- chivio e le procedure adottate in itinere. La disciplina archivistica insegna i principi in base a cui un certo archivio è stato sistematizzato in modo tale che le singole unità possano mantenere l’ordine originario (provenienza). Lo studio dell’archivistica non è pertanto unicamente volto all’acquisizione di competenze sul materiale archivistico, bensì ha il dovere di prendere in esame, senza compromessi, ogni ambito della teo- ria e prassi archivistica. Grazie a uno speciale percorso di formazione degli archivisti dobbiamo rendere possibile, nonché mettere a disposizione, ogni possibile nozione - anche di carattere specifico. Fra queste ricadono: i concet- ti fondanti dell’archivistica; la descrizione degli archivi secondo le tre definizioni; il materiale archivisti- co; la definizione del concetto di archivistica secondo le varie accezioni; archivistica e discipline ausiliarie della storia; principi fondanti del lavoro archivistico; caratteristiche essenziali del lavoro archivistico, con relative tipologie e parti integranti; archivistica e lavoro d’ufficio; tipologia e sviluppo dei sistemi di ordi- namento originario; concetti generali in materia di ordinamento; concetti e finalità del materiale archivi- stico, unitamente a struttura, produzione e selezione dello stesso; sviluppo e utilizzo del principio di provenienza dei fondi; principio dell’ordine originario; organizzazione, sistematizzazione e documenta- zione del lavoro in sede di ordinamento; tecniche di ordinamento; spazi preposti alle operazioni di cerni- ta e relativa strumentazione; operazioni speciali in sede di ordinamento delle unità fisiche; operazioni di apposizione della segnatura, selezione e controllo del materiale; inventario di fondi e raccolte; guide; re- gesti; inventariazione fuori archivio; documentazione relativa al lavoro con i fondi; storia del fondo; tu- tela della documentazione archivistica nella fase antecedente alla presa in carico da parte di un archivio; iter e modalità di presa in carico; monitoraggio della tutela nella fase antecedente alla presa in carico; documentazione archivistica di proprietà privata; fruizione e accessibilità; tasse, canoni d’uso e altri tri- buti connessi alla fruizione di archivi; registrazione del materiale archivistico prelevato e restituito al de- posito; mansioni tecniche connesse all’attività archivistica; microfilmatura; tipologie documentali parti- colari; materiale archivistico digitalizzato; materiale archivistico prodotto in formato digitale; stampe, carte geografiche, fotografie, film, copie di vario tipo e qualsivoglia altro documento; bibliografie dei ma- nuali sloveni e stranieri; stampa specializzata nazionale e straniera; standard internazionali; terminologia; altro. Secondo una ricerca condotta anni fa dal prof. Miroslav Novak, un simile percorso di studio acca- demico richiederebbe ben 55 insegnamenti. Il corso universitario di primo livello, così come inteso secon- do il Processo di Bologna (tre anni, sei semestri), ne prevede 25 per ottenere il titolo di dottore in archi- vistica. Personalmente, a parte alcune nozioni generali di gestione documentale, informatica, strumenti informatici e archiviazione elettronica, non vedo la necessità di aggiungere altro al percorso di formazione degli archivisti del XXI secolo. Un corso di scienze archivistiche deve rivolgersi a tutti coloro che desiderino acquisire competenze di base e avanzate inerenti la gestione di materiale archivistico e documentale. Deve offrire competenze nuove e complementari ai fini del lavoro qualificato interno agli archivi competenti, così come ai servizi archivistici che operano presso i soggetti produttori di materiale archivistico e documentale. Una volta terminato il percorso di studi, i dottori in scienze archivistiche devono poter lavorare in modo autonomo e saper gestire con piena padronanza documenti nei più svariati sistemi informativi. Disporre di un simile percorso di studi è d’obbligo anche alla luce della sempre maggiore necessità di nuove competenze riguardo ai problemi che si presentano dovendo gestire il materiale archivistico e documentale in ottemperanza alle norme di legge in materia di archivi, ai vari regolamenti e provvedi- menti, nonché agli standard nazionali e internazionali. Un moderno corso di studi in scienze archivistiche deve incoraggiare nuovi processi decisionali, più sostenibili e responsabili - un aspetto, questo, essenziale ai fini della piena padronanza nella gestione del materiale archivistico e documentale, a prescindere dal formato e dalle modalità di produzione dello stesso. Un corso di studi in scienze archivistiche deve offrire competenze necessarie per il conseguimento di una piena padronanza nella gestione del materiale archivistico e documentale, dal momento di produ- zione a quello di conservazione a lungo termine (anche elettronica) e archiviazione presso i soggetti pro- duttori o le istituzioni archivistiche competenti, passando per le fasi di fruizione, valutazione, immagaz- ATLANTI • 27 • 2017 • n. 1 54 Peter Pavel KLASINC: Compatibilità tra la gestione degli archivi nativi digitali e la formazione degli archivisti nel XXI secolo, 50-55 zinamento e tutela. Si tratta di conoscenze necessarie visti i diversi sistemi e processi adottati complessivamente in sede di gestione documentale, poiché rappresentano anche il punto di partenza per il normale lavoro con materiale documentale e l’implementazione di ogni forma di conservazione a lungo termine del materiale archivistico. Un corso di studi in scienze archivistiche deve formare i candidati ai più impegnativi compiti di natura tecnico-professionale e coordinativa in archivi e servizi archivistici che si occupano di conservazio- ne documentale e gestione di archivi, come di raccolta, conservazione e trasmissione di informazioni; deve inoltre favorire le capacità di integrazione multidisciplinare dei contenuti in campo archivistico e di utilizzo versatile del know-how nella prassi, di organizzazione e programmazione delle procedure di ge- stione documentale, di conoscenza e comprensione dei contesti istituzionali in cui operano i soggetti produttori e, non da ultimo, di lavorare con ambizione, creatività e autonomia nelle realtà in cui andran- no a occuparsi dei vari aspetti legati alla gestione di materiale documentale e archivistico. Gli studi di scienze archivistiche devono preparare i candidati a: padroneggiare la comunicazione scritta e orale con gli utenti del materiale archivistico e dei documenti ivi compresi; essere flessibili e saper consigliare gli utenti in merito alle impostazioni avanzate di ricerca dei documenti; utilizzare le tecnolo- gie dell’informazione dei più diffusi software, così come le varie tecnologie della comunicazione; essere capaci di gestire ogni tipo di problematica legata alla teoria e prassi archivistica, nonché alle scienze archi- vistiche in generale, all’informatica e alla gestione documentale; monitorare i documenti e prendere de- cisioni riguardo alla destinazione degli stessi; avere piena comprensione dei processi di conservazione a lungo termine (anche elettronica), nonché dei processi di valutazione e di quelli diretti a garantire l’acces- so a dati e documenti. La mia è forse una constatazione un filo troppo tagliente, ma negli archivi non vi è traccia di un vero entusiasmo per i percorsi di aggiornamento in ambito archivistico e informatico. Le conoscenze di carattere generale necessarie ai fini di operazioni archivistiche specifiche da svolgere con i computer ven- gono acquisite dagli archivisti direttamente sul posto di lavoro o nell’ambito di corsi di formazione ad hoc più o meno intensivi. Il personale archivistico si dice in genere soddisfatto delle conoscenze così ac- quisite, ma è naturale che esse non siano in alcun modo sufficienti. Negli archivi si risolvono costante- mente problemi che ricadono nel campo dell’informatica, e questo in molti modi diversi. La collabora- zione con gli informatici è, dunque, chiaramente al primo posto. Molti archivisti in possesso di una specializzazione sono dei buoni esperti in ambito informatico-archivistico, peccato solo che le loro man- sioni tecniche siano spesso orientate alla risoluzione di errori di colleghi del tutto evitabili, talvolta anche alla ricerca delle cause esterne che hanno portato all’attacco di virus, questi ultimi fonte di non poche preoccupazioni. A margine di tutto ciò dobbiamo però modificare ancora e ancora le rappresentazioni mentali così profondamente radicate del lavoro archivistico, che lo vogliono intimamente connesso alla storia e alle sue scienze ausiliarie. Per quanto non sarà mai spezzato del tutto, tale legame diverrà in futuro sempre più esile. Che ciò corrisponda allo stato dei fatti lo dimostra la prassi quotidiana, in quanto nell’ambito del lavoro archivistico svolto a livello professionale ci capita sempre più spesso di ricorrere ai principi delle scienze dell’informazione. In futuro i programmi di formazione degli archivisti potranno essere integrati in luce del materiale archivistico prodotto in formato digitale, anche se questo non inciderà sui pilastri formativi, che rimar- ranno invariati. Conclusioni Con riferimento alla compatibilità tra la gestione degli archivi nativi digitali e i percorsi di forma- zione degli archivisti, indico qui di seguito alcuni punti cui in futuro sarà necessario rivolgere una maggio- re attenzione. 1. Come armonizzare le nozioni sui sistemi informativi per la gestione documentale con le cono- scenze e prassi adottate dagli archivisti nei vari archivi qualificati? 2. In che modo gli archivisti dovrebbero procedere a visionare, presso i soggetti produttori, mate- riale archivistico digitale prodotto 30 anni prima? In quanto conservato su supporti tra loro diversi, e anche a causa delle molte differenze a livello di software, si tratta infatti di materiale difficilmente accessibile, se non del tutto inaccessibile. 55 ATLANTI • 27 • 2017 • n. 1 3. Come consentire l’accesso ad archivi ovvero a elenchi, documenti, guide, inventari sommari o analitici, registri di protocollo, indici e sim. che saranno o che già sono in formato digitale? 4. Come consentire la normale fruizione del materiale archivistico prodotto in formato digitale a scopo scientifico, culturale e di altra natura sia presso i soggetti produttori sia successivamente alla ricollocazione dello stesso negli archivi qualificati (indiscussi responsabili della presa in carico del materiale archivistico, ma unicamente previo accordo con il soggetto produttore e sulla scorta di un contratto redatto ad hoc o di un verbale di cessione del materiale)? 5. Come persuadere il pubblico interessato, specializzato e non, del fatto che la scienza archivisti- ca conoscerà un graduale sviluppo, per poi affermarsi pienamente, solo se avremo a disposizio- ne figure professionali formate e adeguatamente preparate come laureati di primo e secondo livello e dottori di ricerca in archivistica? Che il lettore mi conceda, in chiusura della presente riflessione, di citare due massime latine: Theoria sine praxis, sicut rota sine axis. Quidquid agis, prudenter agas et respice finem. Kompatibilnost med poslovanjem z arhivskim gradivom, nastalim v izvirni elektronski obliki, in šolanjem arhivistov v 21. stoletju Peter Pavel KLASINC, Doc. Dr. arhivski svetnik, direktor MIAZ T/M, dekan študijskega programa Arhivistika in dokumentologija na AMEU ECM e-mail: peter.klasinc@guest.arnes.si Uvodne misli V današnjem času se vzpostavljajo nova razmerja in zahteve ter s tem povezana določena kompati- bilnost med poslovanjem z arhivskim gradivom, nastalim v digitalni obliki, in izobraževanjem arhivistov, ki skrbijo ali bodo skrbeli za njega. V tem prispevku poskušam analizirati rezultate nekaterih komparacij in situacij, ki so se in se še danes pojavljajo v arhivski teoriji in praksi. Spomnimo se tistih časov, ko smo v arhive pričeli uvajati računalnike. S tem sem se pred mnogimi leti ob nekaterih arhivskih kolegih ukvarjal tudi sam, ter svoje poglede objavil v prispevku »Delo z računalnikom v arhivih in arhivskih službah« (1988), kjer sem opozoril in opisal vse takratne možnosti, ki smo jih imeli pri uvajanju računalnikov v arhivsko strokovno delo. Deset let pozneje sem pripravil članek z naslovom »Nove tehnologije in novi nosilci informacij ter uporaba arhivskega gradiva« (1998). V tistem času in kasneje je bilo objavljenih mnogo podobnih strokovnih prispevkov, organiziranih je bilo več konferenc z objavljenimi prispevki v Sodobnih arhivih, Atlantih, publikacijah MAS-a, v mnogih nacionalnih arhivskih revijah v Ameriki, Ka- nadi, Avstraliji in seveda tudi v Evropi. Mnogi izmed teh člankov danes sodijo v zgodovino arhivske dejavnosti, a vendar predstavljajo do- ločeno stopnjo v razvoju konceptov in rešitev digitalnega arhiviranja, saj so uvajali novo informacijsko tehnologijo in z njo povezano terminologijo, ki so jo takrat v glavnem razlagali informatiki, arhivisti pa smo dodajali in usklajevali s terminologijo s področja arhivske teorije in prakse in z arhivsko znanostjo. Spomnimo se, da smo se ukvarjali z vprašanji, kako pripraviti in izpolniti vhodni dokument, izdelati ši- frirni sistem in kako rešiti probleme, ki so se pojavljali ob spremljajočih delih pri vpeljevanju zakonitosti informacijskih sistemov pri arhivskem urejevalnem delu. ATLANTI • 27 • 2017 • n. 1 56 Peter Pavel KLASINC: Kompatibilnost med poslovanjem z arhivskim gradivom, nastalim v izvirni elektronski obliki, in šolanjem arhivistov v 21. stoletju, 55-59 Vedno bolj so se v ospredju pojavljale rešitve in nekateri problemi, katerih priče smo tudi danes, da arhivisti brez pomoči informatikov mnogih problemov v zvezi z arhivskim gradivom, nastalim v digitalni obliki, ne bomo mogli rešiti. Nekaj časa je moralo preteči, da so podobno ugotovili tudi informatiki. Pred- stavitev vrednotenja in odbiranja arhivskega in dokumentarnega gradiva pri ustvarjalcih ter nastanek tako imenovanega digitalnega arhivskega gradiva (@a.g.) informatikom pomeni, da je možna kooperativ- nost. Ta je odvisna od zakonodaje ter strokovno tehničnih in operativnih rešitev v teoriji, vendar manj v praksi. Danes obstaja zelo obširna strokovna literatura s področja informatike, informacijske tehnologije in z njo povezanih procesov v arhivih. Priporočam predvsem mlajšim arhivistom, da se z njo seznanijo! Ugotoviti moram, da lahko moderno arhivsko teorijo in prakso razvijamo le z izvajanjem skupnih znanstveno raziskovalnih projektov in z raziskavami, ki morajo sloneti na kompatibilnih izmenjavah in upoštevanju znanj in izkušenj s področja arhivistike in informatike. Dejansko je nastopil čas, ki ga z upravičenostjo imenujemo informacijska doba in doba novih me- dijev ter mnogovrstnih komunikacij. Uvajanje informacijskih tehnologij ter z njimi povezanih računaln- iških programov ni poceni, zato nekateri strokovnjaki s področja informatike predlagajo večjo izko- riščenost obstoječih informacijskih tehnologij. To lahko poteka tako, da se na papir natisnjene informacije zamenjajo z elektronskimi zapisi in s kvalitetnimi „on line“ dostopi do informacij o arhi- vskem gradivu (fondih, popisih), kakor tudi o informacijah, ki se nahajajo v arhivskem gradivu (pregled gradiva po polnem tekstu). Projekt elektronskega - digitalnega arhiviranja arhivskega gradiva ustvarjalcev mora sloneti na kompleksnem okolju, ki vključuje možnost prevzemanja takega gradiva v profesionalne arhive ter omogoči, da se bo to gradivo lahko strokovno obdelovalo in dolgoročno uporabljalo. Res pa je, da je uporaba arhivskega gradiva, ki jo arhivi danes načeloma brez večjih problemov iz- vajajo, neproblematična predvsem zaradi tega, ker je večina tega gradiva ohranjena v klasičnih oblikah in so o njem ustvarjena določena informativna pomagala. Spremembe, ki jih narekuje informacijska tehnologija ter nastanek in hramba digitalnega arhivske- ga gradiva v profesionalnih arhivih, mnogi arhivisti intenzivno spremljajo ter te spremembe bolj ali manj intenzivno vnašajo v arhivsko teorijo in prakso. Kot smo že pred desetletji nekateri arhivisti napovedovali današnjo situacijo in planirali uvajanje novih informacijskih tehnologij in sistemov v arhivsko teorijo in prakso, si nismo mogli predstavljati, da bo tako kmalu prišlo do sprejetja in v mnogih arhivih tudi že uveljavljenja ter uporabe splošnih mednaro- dnih standardov za arhivsko popisovanje ISAD(G) in standardov za arhivske zapise o ustvarjalcih arhi- vskega gradiva ISAAR(CPF) ter vseh iz teh izhajajočih standardov vse do modela OAIS in mnogih dru- gih. Bogata mednarodna pa tudi slovenska strokovna literatura s tega področja kaže na to, da se danes s to problematiko ukvarja vedno več arhivistov, ki so si za sodelavce pri svojih raziskavah izbrali informa- tike. Strokovne prispevke s tega področja lahko v glavnem označimo za resna znanstveno raziskovalna in študijska dela, ki nas ob terminoloških in prevajalskih težavah seznanjajo s teoretičnimi izkušnjami in z interpretacijami omenjenih standardov za arhivsko strokovno delo. Nekateri strokovni prispevki pa že prinašajo poročila o praktičnih izkušnjah, ki jih dosegajo arhivi- sti pri arhivskem urejevalnem delu ob uporabi omenjenih standardov. Arhivsko gradivo, nastalo v izvirni elektronski obliki Klasične, tradicionalne definicije o arhivskem gradivu v teoriji in praksi že vrsto let določajo, da zraven klasičnih, tradicionalnih nosilcev informacij, slikovnih, filmskih in zvočnih zapisov, pri ustvarjal- cih nastaja tudi „nedefinirano“ arhivsko gradivo. Pri tem ni razlik glede na to, v kakšnih oblikah zapisov ali na kakšnih nosilcih informacij se gradivo nahaja. Arhivsko gradivo, nastalo v digitalni obliki, je prav tako rezultat vrednotenja posameznih kategorij dokumentarnega gradiva. Včasih smo arhivsko gradivo arhivisti skupaj z ustvarjalci določali s posebnim navodilom, v zadnjem času je načeloma opredeljeno v klasifikacijskih načrtih, strokovno vsebinskih navodilih in seveda tudi strokovno tehničnih navodilih. Obstajajo seveda razlike pri evidentiranju arhivskega gradiva, a vendar morajo biti informacijski sistemi za upravljanje z dokumenti takšni, da bo upravljanje z arhivskim gradivom, nastalim v digitalni obliki, pravilno ovrednoteno, preneseno, strokovno obdelano in ohranjeno tako, da bo uporabno tudi potem, 57 ATLANTI • 27 • 2017 • n. 1 Peter Pavel KLASINC: Kompatibilnost med poslovanjem z arhivskim gradivom, nastalim v izvirni elektronski obliki, in šolanjem arhivistov v 21. stoletju, 55-59 ko bo predano v profesionalne arhive kot pisna kulturna dediščina, ki je zavarovana z zakonom in pred- stavlja kulturni spomenik. Razni predpisi in posamezni členi zakonov o arhivih sicer določajo, da je potrebno arhivsko gradi- vo, ki je nastalo v digitalni obliki, predati v profesionalne arhive v standardizirani obliki, v določenih primerih tudi skupaj s pripadajočo programsko opremo. S tem so omogočeni pogoji za formiranje fondov in zbirk v posameznem arhivu, razvoj metodologij njihove strokovne obdelave, izhodišča razumevanja in uporabe različnih uporabniških vmesnikov, ter predpogoji za organizacijo in neoviran dostop do infor- macij arhivske vrednosti. Podporo takim postopkom večinoma najdemo tudi v arhivski strokovni literaturi, ki ne predvideva razlik pri definiciji o klasičnem ali digitalnem arhivskem gradivu. Pomembno je, da gre za gradivo, ki je po vsebini oz. po vsebovanih informacijah velikega pomena za znanost in kulturo, ne oziraje se na to, ali je v klasični ali digitalni obliki. Nisem sicer povsem prepričan, da v aktualni arhivski teoriji in praksi že obvladamo vse postopke v zvezi z digitalno zapisanimi dokumenti, saj se še vedno ukvarjamo z določanjem ustvarjalcev, vredno- tenjem gradiva, oblikami računalniških obdelav, uporabnostjo računalniških programov, iskanjem naj- boljših rešitev za dolgoročno hrambo in uporabo arhivskega gradiva, nastalega v digitalni obliki. Mnoge postopke v zvezi s poslovanjem z arhivskim gradivom, nastalim v digitalni obliki, je glede na različne si- tuacije arhivov in stanje arhivske teorije in prakse po svetu težko implementirati. Zato moramo pri študijskih in znanstvenih raziskavah v zvezi z arhivskim gradivom, nastalim v digitalni obliki, našo pozornost usmeriti v več smeri. Izpostavimo naj le oblike in načine vrednotenja in- formacij arhivske vrednosti, probleme kontekstualizacije prevzetih arhivskih vsebin, načine zagotavljanja javne vere tovrstnega arhivskega gradiva itd. Dejstvo je, da nekateri profesionalni arhivi že prevzemajo arhivsko gradivo v digitalni obliki v svoja arhivska skladišča, kjer prihaja tudi že do njihove uporabe. V tem kontekstu se pojavljajo mnogi problemi. Izpostavimo naj le probleme v zvezi z arhivsko strokovno terminologijo, metodami in načini opisovanja posameznih arhivskih enot ter probleme pri organizacijsko tehničnih postopkih arhivskega urejevalnega dela s sodobnimi pojavnimi oblikami arhivskega gradiva. Arhivisti vedno znova in znova opozarjamo na dejstvo, da se informacijski sistemi in tehnologije pogosto spreminjajo. To nas ne sme odvrniti od njihove uporabe, ker nam lahko posredujejo optimalno količino informacij o dokumentih arhivske vrednosti, dostop do zajetih kontekstnih informacij, dostop do posa- meznih dokumentov, dostop do lokacij njihove hrambe, uporabnost zapisanih informacij na posameznih dokumentih za nove odločitve in podporo širšim informacijskim sistemom. Arhivisti lahko s pomočjo informatikov organizirajo informacijske sisteme za poslovanje z arhi- vskim in dokumentarnim gradivom. Sodobna zakonodaja s področja njihovega varovanja pa ustvarjalcem arhivskega gradiva - tudi tistega, ki je nastalo v digitalni obliki - predpisuje, da morajo upoštevati stroko- vne nasvete krajevno pristojnih - profesionalnih arhivov predvsem glede varovanja, vzdrževanja, odbi- ranja in urejanja ter konzerviranja oziroma restavriranja arhivskega gradiva, ter omogočiti vpogled v ce- lotno arhivsko gradivo. Pri tem se mi seveda postavlja vprašanje, koliko so arhivisti danes usposobljeni dajati odgovore v zvezi s tem. Šolanje arhivistov za 21. stoletje Tradicija šolanja in izobraževanja arhivistov je v Evropi in po svetu zelo dolga. Kaže se predvsem v razvoju in statusu sistemov za pridobivanje znanj s področja arhivistike in upravljanja z dokumenti. Današnje stanje izobraževanja lahko opredelimo za srednje dobro, saj imamo na eni strani Fakulte- te za arhivistiko kot samostojne entitete znotraj različnih Univerz ali Akademij, na drugi strani pa je študij arhivistike omejen le na oddelke posameznih fakultet oziroma na študij z nekaj urami predavanj iz arhivistike znotraj nekaterih drugih predmetov, največkrat zgodovine, informatike, humanistike in po- dobnega. Študij arhivistike kot nove znanosti ponuja nova znanja in nove poti do določenih ciljev. Zraven preiskovanja zgolj posameznega dokumenta, pri študiju arhivistike raziskujemo strukture celot arhivske- ga gradiva, njihovo zgodovino, nastanek in pojavnost posameznih dokumentov. Določamo vzroke, zakaj so posamezni dokumenti postali del arhivskega gradiva, ter postopke, ki so bili pri tem uporabljeni. ATLANTI • 27 • 2017 • n. 1 58 Peter Pavel KLASINC: Kompatibilnost med poslovanjem z arhivskim gradivom, nastalim v izvirni elektronski obliki, in šolanjem arhivistov v 21. stoletju, 55-59 Arhivistika uči principe, po katerih je bilo arhivsko gradivo urejeno tako, da lahko posameznim celotam ostane njegova lastna - prvotna ureditev (provenienca). Študij arhivistike torej ni samo namenjen znanju o arhivskem gradivu, ampak mora brez kompro- misov obravnavati vsa področja arhivske teorije in prakse. S posebnim izobraževanjem arhivistov moramo omogočiti in ponuditi možnosti pridobivanja vseh, tudi specifičnih, znanj. Med ta sodijo: temeljni pojmi arhivistike, opis arhivov v vseh treh definici- jah, arhivsko gradivo, opredeljevanje definicij arhivistike, arhivistika in zgodovinske pomožne vede, te- meljna načela arhivskega dela, osnovne lastnosti arhivskega dela, zvrsti in sestava, arhivistika in pisarniško poslovanje, tipologija, razvoj sistemov prvotne ureditve, splošno o urejanju, pojmi in nameni, struktura, nastanek in izbor arhivskega gradiva, razvoj in uporaba načel provenience fondov, načelo prvotne ure- ditve, organizacija, urejenost, dokumentiranje dela pri urejanju, tehnika urejanja, prostori za sortiranje in njihova oprema, posebna dela pri urejanju fizičnih enot, označevanje pripisov, izločanje, razvidi nad gra- divom, popisi fondov in zbirk, vodniki, regesti, evidentiranje na terenu, dokumentacija o delu s fondi, historiat fonda, varstvo arhivskega gradiva pred prevzemom v arhiv, postopki predaje, izvajanje načinov predaje, nadzor varstva pred prevzemom, arhivsko gradivo v zasebni lasti, uporaba in dostopnost, takse, uporabnine, druge tarife glede uporabe, evidence o dvigovanju in vračanju arhivskega gradiva v skladišča, arhivski strokovni opravki, mikrofilmanje, posebne vrste zapisov, digitalizirano arhivsko gradivo, gradivo, nastalo v digitalni obliki, tiski, zemljevidi, fotografije, filmi, razne kopije ter vse druge zapise, bibliografije naših in tujih priročnikov, naši in tuji strokovni časopisi, mednarodni standardi, terminologija, itd. Tak študij po raziskavi, ki jo je naredil pred leti doc. dr. Miroslav Novak, zahteva pri fakultetnem študiju 55 predmetov. V triletnem študiju prve stopnje po Bologni (tri leta, šest semestrov) za pridobitev naziva diplomirani arhivist je izbranih 25 predmetov. Ne vidim potrebe, da bi morali za šolanje arhivistov v 21. stoletju, razen elementov dokumentologije, informatike, informacijske opreme in elementov elektron- skega arhiviranja, posebej še kaj dodati. Študij arhivistike mora biti namenjen vsem tistim, ki si želijo pridobiti začetna in dodatna znanja s področja poslovanja in upravljanja z arhivskim in dokumentarnim gradivom. Ponuditi mora nova in do- polnilna znanja za arhivsko strokovno delo v profesionalnih arhivih in arhivskih službah pri ustvarjalcih arhivskega in dokumentarnega gradiva. Po končanem študiju morajo diplomirani arhivisti samostojno delovati in celovito obvladovati dokumente v najrazličnejših informacijskih sistemih. Tak študij moramo imeti tudi zaradi vedno bolj potrebnih novih znanj v zvezi s problemi poslo- vanja z arhivskim in dokumentarnim gradivom po arhivskih zakonih, pravilnikih in odredbah, nacional- nih in mednarodnih standardih. Moderen študij arhivistike mora podpirati drugačno, bolj trajnostno in odgovorno odločanje, kar je ključnega pomena za odnos do obvladanja poslovanja z arhivskim in dokumentarnim gradivom, ne oziraje se na to, v kakšnih oblikah in načinih je dokument zapisan. Študij arhivistike mora ponujati znanja, ki so potrebna za obvladovanje poslovanja z arhivskim in dokumentarnim gradivom od njenega nastanka preko uporabnosti, vrednotenja, hrambe, varovanja do dolgodobne (tudi elektronske) hrambe ter arhiviranja pri ustvarjalcih ali pri profesionalnih arhivskih ustanovah. Ta znanja so potrebna zaradi obstoja različnih sistemov in procesov pri poslovanju z doku- mentacijo v celoti, ker pomenijo tudi osnovo za nemoteno poslovanje z dokumentarnim gradivom ter izvajanje vseh oblik daljne trajne hrambe arhivskega gradiva. Študij arhivistike mora usposobiti kandidate za najzahtevnejša strokovna in vodstvena dela v arhivih in arhivskih službah, ki se ukvarjajo s hrambo dokumentacije, z vodenjem arhivov in podobnih ustanov, ki se ukvarjajo z zbiranjem, s shranjevanjem in s posredovanjem informacij. Mora zagotoviti sposobnost interdisciplinarnega povezovanja vsebin s področja arhivistike ter sposobnost fleksibilne upo- rabe znanja v praksi, organiziranje in načrtovanje postopkov poslovanja z dokumenti, poznavanje in ra- zumevanje institucionalnih okvirov ustvarjalcev, ambiciozno, kreativno in avtonomno delovanje v sredi- nah, v katerih se bodo ukvarjali z vprašanji poslovanja z dokumentarnim in arhivskim gradivom. Študij arhivistike mora usposobiti kandidate na obvladovanje ustnega in pisnega komuniciranja z uporabniki arhivskega gradiva in dokumentov, sposobnost prilagajanja ter svetovanja uporabnikom glede nadaljnjih smernic iskanja dokumentov, uporabo informacijskih tehnologij najbolj razširjenih računal- 59 ATLANTI • 27 • 2017 • n. 1 Peter Pavel KLASINC: Kompatibilnost med poslovanjem z arhivskim gradivom, nastalim v izvirni elektronski obliki, in šolanjem arhivistov v 21. stoletju, 55-59 niških programov ter oblik komunikacijskih tehnologij, celovito obvladovanje problemov v zvezi z arhi- vsko teorijo in prakso, arhivistiko in informatiko ter dokumentologijo, spremljanje dokumentov, odlo- čanje o usodi dokumentov ter razumevanje procesov dolgodobne (tudi elektronske) hrambe, procesov vrednotenja in procesov zagotavljanja dostopov do informacij na dokumentih. Moja ugotovitev je morda malo preostra, vendar nekega pravega navdušenja za dopolnilno izobra- ževanje na področju arhivistike in informatike v arhivih ni zaslediti. Splošna znanja, ki so potrebna za arhivsko strokovno delo z računalnikom si arhivisti pridobivajo na delovnem mestu ali pa na organizira- nih daljših ali krajših posebnih tečajih. S pridobljenimi spoznanji so navadno zadovoljni. Ta pa seveda v nobenem primeru niso zadostna. V arhivih se sicer tekoče rešujejo problemi na področju informatike in to na različne načine. Sodelovanje z informatiki je seveda na prvem mestu. Mnogi arhivisti, ki so opravili specializacijo so dobri informacijsko - arhivski strokovnjaki. Škoda je le, da so njihova strokovna opravila pogosto usmerjena na reševanje nepotrebnih napak sodelavcev, včasih pa tudi k reševanju zunanjih vzro- kov ob sprejetju kakšnih računalniških virusov, ki povzročajo ne malo skrbi in podobnega. Ob vsem tem pa moramo mnogokrat spreminjati zakoreninjene predstave o arhivskem strokov- nem delu ter njegovi tesni povezanosti z zgodovino in zgodovinskimi pomožnimi vedami. V bodoče bo ta navezanost vedno bolj trhla, nikoli pa ne bo popolnoma prekinjena. Da je temu tako dokazuje vsakdanja praksa in to zaradi tega, ker se pri arhivskem strokovnem delu vedno bolj poslužujemo principov infor- macijskih znanosti. Programe šolanja arhivistov bo v bodoče možno dopolnjevati zaradi arhivskega gradiva, nastalega v digitalni obliki, vendar bodo temelji izobraževanja ostali nespremenjeni. Sklep V zvezi s kompatibilnostjo med poslovanjem z arhivskim gradivom, nastalim v digitalni obliki, in izobraževanjem arhivistov, navajam nekaj vprašanj, ki jim bomo morali v bodoče posvetiti več pozornos- ti. 1. Kako naj se uskladijo znanja o informacijskih sistemih za upravljanje z dokumenti z znanji in s prakso, ki jo imajo arhivisti v pristojnih - profesionalnih arhivih. 2. Kako naj arhivisti opravijo vpogled v 30 let staro digitalno arhivsko gradivo pri ustvarjalcih. To gradivo je zaradi tega, ker se hrani na različnih medijih in zaradi različnih računalniških progra- mov, težko dostopno ali celo nedostopno. 3. Kako omogočiti dostop do arhivskega gradiva, do seznamov, zapisov, vodnikov, sumarnih ali analitičnih inventarjev, delovodnikov, indeksov ipd., ko bodo ali so že v digitalni obliki. 4. Kako omogočiti nemoteno uporabo arhivskega gradiva, nastalega v digitalni obliki, za znanst- vene, kulturne in druge namene tako pri ustvarjalcih kakor tudi potem, ko bo to gradivo pre- seljeno v pristojne - profesionalne arhive, ki so nesporno zadolženi za prevzemanje arhivskega gradiva, vendar le v dogovoru z ustvarjalcem gradiva in na osnovi posebej pripravljene pogodbe ali zapisnika o predaji gradiva. 5. Kako zainteresirano in strokovno javnost prepričati v to, da se bo arhivska znanost razvijala in uveljavila le, če bomo imeli usposobljene in pravilno izobražene arhiviste tako diplomirane arhiviste, magistre arhivistike in doktorje arhivske znanosti. Naj za zaključek tega mojega razmišljanja navedem dva latinska pregovora. Theoria sine praxis, sicut rota sine axis. Quidquid agis, prudenter agas et respice finem.