445 Letnik 40 (2017), št. 2 O DELU ARHIVSKEGA DRUŠTVA SLOVENIJE ON THE ACTIVITIES OF THE ARCHIVAL ASSOCIATION OF SLOVENIA 28. zborovanje Arhivskega društva Slovenije, 5. in 6. 10. 2017, Portorož V Portorožu, v hotelu Histrion, je 5. in 6. 10. 2017 potekalo zborovanje Ar- hivskega društva Slovenije, ki ga je društvo pripravilo v sodelovanju s Pokrajin- skim arhivom Koper. Naslov zborovanja je bil Človeški viri v arhivih in novi izzivi v zvezi z e-gradivom. Na izbor teme je vplivalo dejstvo, da zaradi tehnološkega razvoja nastaja vse več dokumentarnega in arhivskega gradiva v elektronski obliki, ki zahteva poseben pristop tako glede hrambe kot uporabe. Omenjene razmere porajajo vprašanje, kateri poklicni profili bodo v prihodnje, ko bo ele- ktronsko gradivo prevladovalo, najprimernejši za delo v arhivih. Cilji posveta so bili temeljit razmislek o tem vprašanju, izmenjava izkušenj in primerjava s stanjem v drugih državah, kar naj bi pripeljalo do čim boljših rešitev za priho- dnost. Tema je bila razdeljena na dva dela. V prvem delu so referenti predstavili današnje stanje človeških virov v arhivih doma in v tujini ter podali predvide- vanja za prihodnost. V drugem delu pa so z vidika človeških virov spregovorili o dosedanjih izkušnjah z digitalizacijo gradiva ter prevzemanjem elektronskega arhivskega gradiva. Drugi dan je potekala tudi okrogla miza, na kateri je tekla razprava o aktualnih vprašanjih arhivske stroke, zlasti v povezavi z zakonodajo, sprejeto v zadnjem obdobju. Po pozdravnih nagovorih predsednice društva Aleksandre Pavšič Milost, državne sekretarke na ministrstvu za kulturo Damjane Pečnik, podžupanje ob- čine Piran Meire Hot in direktorice Pokrajinskega arhiva Koper Nade Čibej smo si prvi dan v uvodnem delu zborovanja premierno ogledali kratek film o razvoju avtomobilizma na Slovenskem, ki so ga pripravili v Zgodovinskem arhivu Lju- bljana. Film skuša skozi oči uporabnika pokazati pomen arhivskega gradiva pri raziskovanju preteklosti. Uvodni referat z naslovom Arhivist v slovenskih arhivih – stanje in perspek- tive so pripravili Bojan Cvelfar, Ivan Fras in Nina Gostenčnik. Iz njihove analize današnje zasedenosti delovnih mest v arhivih, narejene v veliki meri na osno- vi odgovorov vodstev slovenskih javnih arhivov na anketo, pričakovano izhaja, da dela in naloge arhivistov v veliki večini opravljajo zaposleni, ki so končali VII. stopnjo izobrazbe študijske smeri zgodovina oziroma druge humanistične vede in da je glede na naraščajoči trend dela z e-arhivskim gradivom absolutno premalo sistemiziranih delovnih mest informatikov. Glede prihodnjega zaposlo- vanja vodstva arhivov nimajo enotnega mnenja. Če bi lahko uvedli novo delov- no mesto, bi nekateri še vedno zaposlili zgodovinarja, nekateri informatika, po mnenju neprepričljive večine pa bi to moralo biti kombinirano delovno mesto arhivist-informatik. Vsi pa se strinjajo, da je glede na trenutno stanje treba po- skrbeti za dodatno izobraževanje že obstoječih kadrov, ki morajo prevzemati nove naloge, za katere pa v osnovi še niso usposobljeni. Največ arhivov pre- dlaga, naj arhivisti pridobivajo dodatna izobraževanja s področja informatike z neformalnim izobraževanjem v okviru slovenske javne arhivske mreže. De- borah Rogoznica je predstavila stanje na obravnavanem področju v Italiji. V svojem prispevku Arhivi in arhivisti v Italiji v digitalnem obdobju je pojasnila, da se italijanska država v zadnjem desetletju trudi na področju digitalizacije slediti evropskim direktivam. Pristopila je k pripravi ustrezne zakonodaje ter regulaciji in standardizaciji poklicev, ki so vključeni v proces nastajanja, upra- vljanja in hrambe elektronskih dokumentov. Poudarek dajejo pravilnemu rav- nanju z elektronskimi dokumenti že od njihovega nastanka dalje, medtem ko je 446 O delu Arhivskega društva Slovenije || On the Activities of the Archival Association of Slovenia prenos v zgodovinske arhive sicer načrtovan, a zakonsko le grobo opredeljen. Tako država kot arhivska stroka se zavedata, da tehnološke spremembe in novi nosilci zapisov zahtevajo poleg tradicionalnih tudi drugačna znanja. Rešitev vi- dijo v specializaciji stroke, ki bo za ravnanje z elektronskim gradivom razvila nove profile arhivskih strokovnjakov. Slednje naj bi v sodelovanju z IKT-stro- kovnjaki zagotovili predvsem prenovljeni izobraževalni programi. Dunja Mušič je primerjala stanje človeških virov v arhivih nemške zvezne dežele Hessen s stanjem v slovenskih arhivih. Ugotovila je, da se slovenski javni arhivi prilaga- jajo novim zahtevam dolgoročne hrambe elektronskega gradiva, medtem ko arhivi v nemški zvezni deželi Hessen že uspešno rešujejo tovrstne izzive, pri čemer ima ključno vlogo dobro sodelovanje med arhivisti in informatiki. Glede poklicne strukture arhivistov pa pravi, da na delovna mesta »arhivist« v Nemčiji običajno zaposlujejo ljudi z zaključenim študijem zgodovine, prava ali primer- ljivih humanističnih smeri, z znanjem latinščine in še enega tujega jezika ter da se bodoči arhivisti pred opravljanjem strokovnega izpita kot pripravniki dve leti izobražujejo v pristojnem arhivu in na arhivski šoli v Marburgu. Branka Molnar in Hana Habjan sta s pomočjo vprašalnikov opravili spletno raziskavo o člove- ških virih v povezavi z e-gradivom v arhivskih ustanovah v Evropi in po svetu. Iz izsledkov raziskave, v kateri je sodelovalo več kot 100 vprašanih, izhaja, da je sistematizirano upravljanje e-gradiva še vedno v začetni fazi, vsaj kar se tiče arhivov v Evropi, ki so bili zajeti v raziskavo. Komaj dobra tretjina arhivov ima specializirane organizacijske enote za upravljanje e-gradiva, od katerih slaba tretjina obstaja manj kot 10 let. V popoldanskem delu programa so bili na vrsti trije referati. Jože Ško- fljanec je predstavil delo in potenciale projektnih delovnih skupin, oblikovanih v okviru izvajanja strategije razvoja slovenskega javnega digitalnega arhiva e- -ARH.si (2016–2020). Omenjene delovne skupine, poimenovane »kompetenčni centri«, so po njegovem mnenju primer vzajemnega usposabljanja in iskanja rešitev za izzive digitalizacije, zato predlaga, naj se po zaključku projekta obli- kuje delovna skupina (kompetenčni center) za e-arhiviranje po vzoru podobnih delovnih skupin, ki jih poznamo v Sloveniji in tujini. Veliko zanimanje in buren ter kritičen odziv je sprožil prispevek Tatjane Šenk, ki je orisala postopek pre- vzema elektronskega arhivskega gradiva na primeru prevzema digitalnega gra- diva Mestne občine Ljubljana. Opisala je naloge arhivistov in informatikov pri prevzemu ter razložila težave, ki so se ob tem pojavljale in ki jih ob začetku pre- vzema ni predvidela. Izkazalo se je, da je strategija razvoja e-arhiva, sprejeta že leta 2010, sicer dobro zastavljena, da jo pa je težko izvesti. Za uspešen prevzem e-gradiva bi namreč potrebovali delujoči SIP-kreator, nadalje prostor, kamor bi e-podatke lahko shranili, in informatike, ki bi nudili tehnično podporo in pomoč arhivistom. Arhivist je namreč tisti, ki ve, kaj prevzeti, informatik pa ve, kako to tehnično narediti. Vsega omenjenega v času od 2012 do 2016, ko so tekli po- stopki za prevzem e-gradiva Mestne občine Ljubljana, še ni bilo ali vsaj ni bilo v zadostni meri. Rešitev vidi avtorica v vzpostavitvi elektronskega arhiva v okviru državnega organa, ni važno katerega, lahko v okviru ministrstva ali arhiva, po- membno je le, da bi imel več profesionalnih informatikov kot podporni kader, preizkušena in certificirana programska orodja ter seveda primerno zmogljivo strežniško infrastrukturo, ki bi prevzemanje e-gradiva sploh omogočala. Aleksander Lavrenčič je govoril o prevzemanju e-gradiva v televizijskem arhivu in poklicni strukturi zaposlenih v Arhivu Televizije Slovenija. Predstavil je življenjski cikel videodokumentov od sprejema na strežnik medarhiva do po- šiljanja datotek v trajni arhiv. Pozno popoldne oziroma zvečer je bil organiziran vodeni sprehod do Pi- rana. Tam smo si podrobneje ogledali Pomorski muzej Piran, ki nam ga je prija- zno predstavil njegov dober poznavalec kustos Flavij Bonin, in prostore enota Pokrajinskega arhiva Koper v Piranu, kjer nam je nekaj arhivskih dragocenosti pokazal mladi arhivist Matej Muženič. 447 Letnik 40 (2017), št. 2 Drugi delovni dan je začel Tone Krampač z referatom, ki sta ga pripra- vila s sodelavko Julijano Visočnik. Gre za predstavitev projekta digitalizacije matičnih knjig v Nadškofijskem arhivu Ljubljana, h kateremu so pristopili za- radi izredno slabega stanja velikega števila matičnih knjig, po katerih je sicer zelo veliko povpraševanje. Projekt je še v teku, odločilno vlogo pri izvajanju pa ima tehnološko napreden skener. Digitalizacija ne poteka po abecednem redu, temveč predvsem po povpraševanju oziroma interesu strank. Prednost imajo poškodovane knjige, ki so vzete iz uporabe in v fizični obliki niso več dosegljive. Glede kadrovske zasedbe velja tudi v omenjenem arhivu, da so arhivisti dobro podkovani v humanističnih študijah, prav pa bi jim prišlo tudi več znanja s po- dročja informacijske tehnologije, čeprav cerkveni arhivi trenutno še ne poznajo elektronskega arhiviranja. V nadaljevanju je Natalija Glažar predstavila posamezna določila Zakona o dostopu do informacij javnega značaja, ki so od leta 2016 obvezujoča tudi za arhivske ustanove. Gre za zakon, ki pomeni izvajanje evropske direktive o po- novni uporabi informacij javnega značaja. Dala je tudi nekatere napotke, kako naj arhivi rešujejo zahtevke oziroma vloge strank in opisala omogočanje ponov- ne uporabe in dostopa do podatkov prek spletnih portalov ter sodelovanje arhi- vskih ustanov v Nacionalnem portalu odprtih podatkov (OPSI). Omenjeni por- tal, ki deluje na odprtokodnih rešitvah, je v nadaljevanju podrobneje predstavil Aleš Veršič. Vzpostavilo ga je ministrstvo za javno upravo, da bi izboljšalo dosto- pnost do odprtih podatkov javnega sektorja. Poleg tehnološke prenove portala predstavlja poseben izziv tudi vzpostavitev omrežja objaviteljev podatkov. Po kratkem odmoru je bila na vrsti okrogla miza o aktualnih vprašanjih arhivske stroke, namenjena zlasti vprašanjem, povezanim z zakonodajo, spre- jeto v zadnjem obdobju: o ponovni uporabi informacij javnega značaja, varstvu osebnih podatkov pri dajanju arhivskega gradiva v uporabo, Pravilniku o stro- kovni usposobljenosti za delo z dokumentarnim gradivom in Zakonu o arhivskem gradivu, ki vsebuje osebne podatke o zdravljenju pacienta. Razvila se je zares živahna razprava. Na vprašanja udeležencev so odgovarjali direktor Arhiva RS Bojan Cvelfar, pravnik Arhiva RS Luka Zupanc in arhivista Gregor Jenuš in Tadej Cankar, ki imata veliko izkušenj z varstvom osebnih podatkov pri dajanju arhi- vskega gradiva v uporabo. Odločitev izvršnega odbora društva, da na letošnjem zborovanju v primerjavi s prejšnjimi leti nameni nekaj manj časa za predavanja in nekaj več za razpravo, se je pokazala kot pravilna. Kot dobra se je pokazala tudi odločitev, da se program ne deli na več sekcij. Na koncu se je predsednica vsem prisotnim zahvalila za udeležbo, pohva- lila njihovo aktivnost in vztrajnost oba dneva strokovnega druženja ter podala zaključke zborovanja, ki jih je pripravila komisija v sestavi: Nada Čibej, Aleksan- dra Pavšič Milost in Zdenka Semlič Rajh. Objavljeni so na spletni strani društva. Aleksandra Pavšič Milost