Iz prakse za prakso
1.04 Strokovni članek	UDK 930.25:34(497.4)
Prejeto: 22. 4. 2011
Problemi, ki nastajajo pri delu z ustvarjalci na področju pravosodja
METKA BUKOŠEK
mag., arhivska svetovalka Zgodovinski arhiv Celje, Teharska cesta 1, Sl-3000 Celje e-pošta: metka.bukosek@guest.arnes.si
izvleček
Arhivi redno sodelujejo z ustvarjalci j področja pravosodja. Čeprav so v preteklih letih izboljšali odnos z njimi, ostaja Še vrsta problemov, ki kljub nenehnim utgencam arhivske strokovne službe ostajajo nerešeni. Večina sodišč namenja sodnim arhivom neustrezne prostore, saj so bodisi v kleti bodisi na podstrešju. Poleg tega tudi njihovo kadrovanje kaže na pomanjkljivosti, saj imajo zaposleni arhivarji vrsto drugih zadolžitev. Z nekaterimi nepremišljenimi odločitvami v preteklosti pa smo arhivi pridelali velika dodatnega dela ter stroškov.
KLJUCNE BESEDE: arhiv, sodni arhiv, arhivar, fotokopije, roki hrambe, sodno gradivo:
abstract
ISSUES INVOLVED IN WORKING WITH JUDICIAL RECORDS CREATORS Archival institutions remlark work with judicial records creators. Although cooperation between the two has improved
o	-v7	j	o	j	j
over the last couple of years, there are still issues that remain to be solved despite repealed interventions of the professional archival service. Most of the courts resort to storing their archives in rooms that are situated either in the basemen t or the attic and are as such unsuitable for the purpose of archival material storage. Their staffing is at times also an issue as their archivists tend to have a number of other tasks in addition to their primary one. By making so7ne irrational decisions in the past archival institutions brought so7ne extra work and costs on themselves as well.
KEY W^ORDS: archives, court- archives, archivists, photocopies, retention periods, court records
Uvod
Ker se na področju varovanja kulturne dediščine pri javnopravnih osebah pravosodnih organov pojavlja vrsto nepravilnosti, smo se odločili preučiti zaščito in varovanje dokumentarnega gradiva posameznih sodišč. Zgodovinski arhiv v Celju je do leta 2010 poskrbel za prevzem celotnega gradiva posameznih okrajnih sodišč in okrožnega sodišča do leta 1978. Prevzel je še zemljiškoknjižne listine vseh delujočih in ukinjenih okrajnih sodišč iz obdobja do leta 1945, v posameznih primerili tudi iz obdobja do leta 1948, če so bila okrajna sodišča s tem letom ukinjena. Poleg tega mu je uspelo zbrati vse katastrske mape zemljiškoknjižnih sodišč, razen katastrskih map okrajnega sodišča Šmarje pri Jelšah. Katastrske mape tega sodišča si je prisvojila geodetska uprava in jih ne želi predati Zgodovinskemu arhivu v Celju, kljub več predlogom, da bi bilo gradivo predano arhivu. Zaradi ukinitve organa sodnika za prekrške je bilo prevzeto tudi gradivo petnajstih sodnikov za prekrške. Prevzeto je bilo gradivo tožilstev in sicer gradivo državnih tožilstev in izpostav iz obdobja do leta 1999, gradivo višjega tožilstva pa iz obdobja do leta 1988. V stari cinkarniški deponiji smo našli gradivo družbenega pravobranilstva Celja in Žalca. Prevzeli smo tudi gradivo družbenega pravobranilca samoupravljanja v Krškem, Delovnega sodišča v Celju ter Delovnega in socialnega v Ljubljani — izpostav v Brežicah, gradivo Gospodarskega sodišča v Celju in del gradiva Upravnega sodišča Dravske banovine v Celju.
Prevzemi sodnega gradiva
Zgodovinski arhiv v Celju je prevzel gradivo sodišč iz obdobja do leta 1945 v celoti. Urejeno je bilo v skladu s predpisi sodnega reda, a je bilo mnogo odstopanj. Sodišča so pri pripravi gradiva za predajo pristojnemu arhivu malo upoštevala arhivsko zakonodajo ali pa je skoraj niso. Da smo rešili pomembno gradivo pred uničenjem včasih tudi nismo upoštevali predpisanih pravil ter smo prevzeli arhivsko gradivo pri vseh deluj o čili in ukinjenih okrajnih sodiščih neodbrano, tehnično neopremljeno in samo okvirno popisano. Pri prevzemu arhivskega gradiva iz obdobja po letu 1945 smo zahtevali dosledno upoštevanje arhivske zakonodaje. Seveda smo doživeli pri ustvarjalcih nasprotovanje, saj jih pesti pomanjkanje kadra za opravljanje tovrstnih nalog. Okrajna sodišča v Brežicah, Sevnici in Krškem so si pri pripravi sodnega gradiva za predajo Zgodovinskemu arhivu v Celju
poiskala pomoč ter nalogo s pomočjo študentk dobro opravila. Pomanjkljivosti se kažejo še v popisovanju, saj so do zdaj pripravljali le okvirne popise, v prihodnje pa bodo popisali vse zadeve, ki bodo predane zgodovinskemu arhivu.
Druga faza prevzemov je zajela sodno gradivo iz obdobja po letu 1945 do vključno leta 1978. Arhivsko gradivo Okrajnega sodišča v Celju in Okrajnega sodišča v Slovenskih Konjicah ter Okrožnega sodišča v Celju je bilo prevzeto v celoti, vključno z zapuščinskimi zadevami. Pri preostalih okrajnih sodiščih je bilo gradivo zapuščinskih zadev prepuščeno v hrambo ustvarjalcu. Prav zaradi prevzema gradiva omenjenih ustvarjalcev lahko opozorimo na probleme, ki jih prinaša prevzem »premladega« sodnega gradiva. Pri prevzemu zapuščinskih zadev smo prišli do ugotovitve, da prevzem tovrstnega gradiva prinaša arhivom obilo dodatnega dela.
Problemi z roki za oddaje sodnega gradiva pristojnim arhivom
Osnovni problem, ki se nam kaže pri prevzemanju pravosodnega gradiva, je problem rokov. Sodni red predvideva kot rok za predajo arhivskega gradiva pristojnim arhivom deset let oziroma dvajset let, arhivska zakonodaja pa je ta pojem raztegnila na trideset let (40. člen »javnopravne osebe morajo i-rrotiti arhivsko gradivo arhivu najkasneje 30 let po nastanku gradiva«). Za večino sodnega gradiva so ti roki sprejemljivi, zatakne pa se pri določenih skupinah sodnih spisov. Predvsem je tu govor o zapuščinskih zadevah, zemljiški knjigi in sodnem registru. Ob prevzemu tovrstnega gradiva smo v Zgodovinskem arhivu spremljali pospešeno dejav nost, ki ga je tovrstno gradivo sprožilo.
Staro arhivsko skladišče Okrajnega sodišča v Trbovljah II.
Staro arhivsko skladišče Okrajnega sodišča v Trbovljah III.
Največji problem predstavljajo zapuščinske zadeve. Tovrstne spise iščemo tudi za sto let nazaj, saj lahko sodišča neomejeno obnavljajo postopke. V preteklosti so arhivi posojali sodiščem originalne dokumente, to pa se ni skladalo z arhivsko zakonodajo. Spisi so prihajali s sodišč nazaj v zgodovinski arhiv v zelo slabem stanju nazaj v zgodovinski arhiv. Zgodilo se je, da je spisu manjkala celo sodba. Zato so arhivi dosegli, da lahko dobijo sodišča nazaj samo fotokopirane spise, pristojni arhiv pa jih overi. Danes mora po zaprosilu sodišča pristojni arhiv, ki hrani njihovo gradivo, poiskati spis, ga fotokopirati in vsako fotokopijo posebej overoviti. Sodišče ob uvedbi postopka nastavi nov spis in ga dopolnjuje do zaključka postopka. Ko ga zaključi, pošlje spis nazaj pristojnemu arhivu. V arhivu spis očistimo fotokopij (preverimo istovetnost z originalom) ter nove dokumente vložimo v že obstoječ spis. Danes izročajo fotokopije arhivi sodiščem zastonj — pri tem prihaja do neracionahiosti
Staro arhivsko skladišča Okrajnega sodišča v Trbovljah
n :
sodišč, saj se nikomur ne zdi več potrebno, da bi prišel pregledat spis in označit, kaj pravzaprav potrebuje, ampak zahtevajo fotokopije spisov v celoti, saj niso več nosilci stroškov in se jim ni treba obnašati varčno. Iz prakse vemo, da je teh fotokopij lahko malo ali pa več deset, odvisno od debeline spisa. Poleg povečanega obsega dela, ki ga imamo posamezni arhivi, prinaša to tudi finančne posledice — več dela posameznikov z določenimi spisi — poleg iskanja je potreben še čas za izdelavo fotokopij in overovitev fotokopij, povečana poraba papirja, tonerjev in poštnine, za konec pa še čas, da se vrnjeni spisi vložijo na svoje mesto. V tabeli je prikazan porast števila vlog s prevzemom sodnih arhivom. Opozoriti moramo na dejstvo, da imamo prevzete zapuščinske zadeve po letu 1945 le treh sodišč - Okrajnega sodišča v Celju, Okrajnega sodišča v Slovenskih Konjicah in Okrajnega sodišča v Trbovljah. Ce bi prevzeli zapuščinske zadeve preostalih sodišč, bi bile številke veliko večje. V tabeli niso všteti spisi, ki so uporabljeni za raziskovalne namene, razstave ali samo na vpogled.
Statistika porasta vlog s področja pravosodja
Leto	Število vlog
2002	53
2003	204
2004	215
2005	209
2006	170
2007	225
2008	235
2009	333
2010	316
Predlagana rešitev so daljši roki za predajo sodnega gradiva, vsaj za določene zvrsti. Ce bi bili ti roki daljši, vsaj petdeset ali še več let, bi bilo delo s sodnim gradivom v arhivu razbremenjeno, postopki na sodišču pa skrajšani. Podaljšano obdobje predaje sodnega gradiva bi pomenilo za sodišča drugačno organiziranost, sprotno odbiranje in tesno sodelovanje s pristojnimi arhivi. Ce bi arhivi prevzeli še navedeno kritično gradivo, bi lahko iskali rešitev le v povečanem številu zaposlenih, to pa je v današnji situaciji lahko le želja brez realne rešitve. S podaljšanjem rokov prevzemov bi preprečili, da postanejo arhivi samo sends državnim organom ter ohranijo svojo prvinsko dejavnost, ki jo predpisuje arhivska zakonodaja.
Staro arhivsko skladišče Okrajnega sodišča v Trbovljah l Materialno varstvo sodnega arhiva
V naslednjem obdobju se bomo v arhivu posvetih dvema poglavitnima problemoma, ki pestita večino sodišč v Sloveniji — to je problemu prostorov, ki so namenjeni sodnim arhivom ter zaposlenih, ki skrbijo za sodno gradivo in so tudi odgovorni za dokumentarnega.
Materialno varstvo arhivskega gradiva je predpisano v Uredbi o varstvu dokumentarnega gradiva hi arhivskega gradiva1 hi sicer je zajeto v členili 39—54.
Uredba predpisuje, da je treba arhivska skladišča uporabljati samo za hrambo arhivskega gradiva. Ločena morajo biti od drugih prostorov, zaščitena pred vdorom vode, primerno oddaljena od plinskih, vodovodnih, kanalizacijskih napeljav, kurišč, odvodov dimov, glavnih vodov cen trahie kurjave hi podobnih nevarnih napeljav hi sistemov. Zgrajena morajo biti varno pred potresi, iz materialov, ki ne gorijo. Zagotovljene morajo biti za hrambo gradiva ustrezne mikroklimatske razmere. Skladišča morajo biti ustrezno izolirana (pre vlago hi vročino), zavarovana pred požarom, vlomi in strelo. Opremljena morajo biti z ustrezno električno na-
Uredba o varstvu dokumentarnega gradiva in arhivskega gradiva. Ur. L RS\ št. 86/2006 z dne 11.8. 2006.
peljavo z napravami za izklop električnega toka v vseh skladiščih. Arhivska skladišča morajo biti opremljena s kovinsko opremo, imeti ustrezne gasilne aparate in sisteme, nameščene liigrometre in termometre, naprave za javljanje požara, vloma hi izliva vode. Zaščitena morajo biti tudi pred vdorom ultravijoličnih žarkov. Gradivo mora biti ustrezno tehnično opremljeno. Oprema arhivskih skladišč mora omogočati racionalno namestitev gradiva ter lahko dostopnost do njega, ga zavarovati pred poškodbami. Omogočiti mora kroženje zraka hkrati pa mora biti zagotovljeno tudi preprosto čiščenje.
Naloge, ki jih morajo opraviti posamezna sodišča v zvezi s sodnim arhivom
Zagotoviti morajo primerne prostore, namenjene arhivu. Ustrezati morajo vsem normativom, ki jih predpisuje arhivski zakon. Prostore morajo tehnično opremiti, kot predpisuje arhivski zakon. - Določiti morajo odgovorno osebo, ki bo imela nadzor nad arhivom, delavcem v njem hi izvajanjem arhivske dejavnosti.
Zagotoviti morajo delovno mesto arhivarja, ki bo to ne le po imenu, ampak bo opravljal svoje delo v arhivu pohi delovni čas.
Sodni arhiv Okrajnega sodišča v Zalai.
- Na delovno mesto arhivarja morajo namestiti osebo s potrebno izobrazbo in opravljenim strokovnim izpitom.
Omejiti morajo dostop in gibanje zaposlenim osebam, ki niso odgovorne za arhiv. Oddajanje in sprejemanje dokumentacije z obvezno dokumentacijo mora opravljati samo pooblaščena oseba — arhivar. Zagotoviti morajo finančna sredstva za nakup tehnične opreme za odbrano gradivo in poskrbeti za uničenje dokumentarnega gradiva, ki mu je potekel rok hrambe.
Poskrbeti morajo za izobraževanje vseh delavcev, ki delajo z dokumentarnim gradivom, tudi vpisnikarjev in sodnikov.
Problemi arhivskih prostorov na sodiščih
Ker je bil v preteklosti problem sodnih arhivov popolnoma zanemarjen, čaka nekatera sodišča težavna naloga saj morajo vzpostaviti kolikor toliko normalne razmere, ki jih zahteva arhivski zakon. Prvi problem, ki ga bo morala rešiti večina okrajnih sodišč, je problem arhivskih prostorov. Ti so z redkimi izjemami popolnoma neprimerni. Ze sama izbira lokacije je katastrofalna. Sodni arhivi so v kleteh ali na podstrešjih. Kletni prostori zaradi vlage, nevarnosti izlivov vode, fekalij, zaradi napeljave centralne kurjave, ki ni izolirana, nizkih mračnih prostorov, brez možnosti za pravo zračenje, ob večni umetni svetlobi, predstavljajo stalno ogroženost gradiva. Podstrešja so druga skrajnost. Vlažnost (zaradi slabe izolacije in stare strešne kritine) ah prevelika vročina v poletnih mesecih sta najneugodnejša dejavnika, ki negativno vplivata na gradivo. Drugi problem je statika, saj taki prostori pogosto ne prenesejo teže, ki jo predstavlja papir s policami. Hkrati ti prostori tudi niso varni pred ognjem. Največkrat arhive ogrožajo poplave. To se je v preteklosti že večkrat potrdilo. Okrajno sodišče v Trbovljah je imelo na stari lokaciji sodni arhiv v kleti. Ob hudourniški poplavi leta 1994 je klet zalila voda in preplavila arhiv. Mnogo sodne dokumentacije je bilo pri tem uničene, predvsem starejši spisi2. Del arhiva jim je uspelo rešiti in posušiti. Leta 2007 je sodišče spremenilo lokacijo. Preselilo se je v staro Rudisovo zgradbo, vendar v celoti prenovljeno. Arhiv so ponovno namestili v kletne prostore. Ze nekaj mesecev kasneje je arhiv zalila
2 Uničeni so bili kazenski spisi letnikov 1962,1965,1975, 1977, kazenski spisi mladoletnih oseb letnikov 1974, 1975 in 1976, spisi kazenskih poizvedb letnikov 1973 in 1976, izvršilni spisi za leto 1950, spisi Ri in sodna uprava pa v celoti.
voda, ki je zaradi slabe izolacije v prvem večjem nalivu pronicala skozi stene. Gradivo ni bilo ogroženo, vendar pa bi lahko bila vlaga v naslednjih mesecih usodna. V kratkem času je namreč plesen uničila več kot tristo arhivskih škatel, pripravljeno za predajo Zgodovinskemu arhivu v Celju. Na srečo so delavci pravočasno to opažih ter gradivo preložili v nove arhivske škatle ter jih odložili v knjižnico in pisarne. V letu 2010 je voda dvakrat zalila arhivski prostor, vendar je bilo gradivo odloženo na višje police. V sodnem arhivu se širi neznosen smrad po vlagi in plesni. Na opozorilo o nevzdržnem stanju so jim na Ministrstvu za pravosodje svetovali, naj gradiva ne odlagajo na spodnje police. Toliko o podpori Ministrstva za pravosodje.
Podoben primer predstavlja Okrajno sodišče v Krškem. Sodni arhiv je prav tako v kletnih prostorih. Odlično opremljen, s pomičnimi policami, ima okna, ki ležijo z ulične strani vzporedno s pločnikom. Skozi okna je voda že dvakrat vdrla v sodni arhiv. Uslužbencem je uspelo odmakniti pomične police od stene, tako da gradivo ni bilo ogroženo. Odstranjevanje vlage iz prostora pa je dolgoročen postopek, ki lahko traja več let. Sodni arhiv Okrožnega sodišča v Krškem ima prostore v istih kletnih prostorih, vendar mu je bil zaradi drugačne lege vdor vode bil prihranjen.
Sodni arhiv Okrajnega sodimi v Brežicah.
Nevarnost izliva fekalij v sodnem arhivu Okrajnega sodimi v Celju.
Okrajno sodišče v Brežicah hrani dokumentarno gradivo v podstrešnih prostorih sodišča. Stavba je stara že več kot sto let in jo je potrebno sanirati. V podstrešnih prostorih so bila včasih stanovanja uslužbencev. To je še danes vidno iz obstoječega inventarja. Streha je slabem stanju, podstreha pa ogroža varnost tako ljudi kot gradiva. Ponekod je opaziti že pogrezanje tal, to pa lahko privede do katastrofalnih posledic. O sanaciji arhivskih prostorov se dogovarjamo že nekaj let. Za leto 2011 je načrtovana selitev arhiva v na novo pridobljene prostore v pritličju, a jih je potrebno ustrezno opremiti. Postavlja se vprašanje, ali bo JSlinistrstvo za pravosodje imelo posluh pri financiranju opreme, saj bi z ustreznimi pomičnimi regali lahko dolgoročno rešili problem arhiviranja njihove dokumentacije.
Podobno je z arhivom izpostave Delovnega in socialnega sodišča v Ljubljani v Brežicah, ki je
na podstrešju brežiškega sodišča. Delovno in socialno sodišče je tako kot okrajno sodišče dobilo prostore za svoj arhiv v pritličju stavbe, vendar ostaja oprema prostora še vedno nerešen problem.
Okrajno sodišče v Sevnici je imelo še nedavno arhivske prostore v pritličju sodne zgradbe, a so imeli ugodno lego, vendar je bilo staro. Prostor je bil zaščiten pred vdorom vode in je načeloma ustrezal normativom materialnega varstva. Obstajal je edino problem opreme, saj so bili v prostoru stari, še predvojni leseni regali. Vendar arhiva niso posodobili, temveč so ga premestili v zadnji del stavbe. Pred selitvijo so obvestili Zgodovinski arhiv v Celju, ta pa je ob sodelovanju in podpori Inšpektorata RS za kulturo in medije nasprotoval selitvi arhiva. Nova lokacija naj bi bila v zadnjem delu stavbe, na dvoriščni strani. Teren pred vstopom v arhiv je dvignjen, zato obstaja nevarnost vdora me-
teorne vode. Okna niso bila zaščitena pred vlomom, v samem prostoru pa je bila plinska peč za ogrevanje celotnega sodišča ter priključki za vodo. Prostor je bil tudi brez elektrike. Po odpravi najvidnejših pomanjkljivosti so arhiv preselili. Prostor so opremili s kovinskimi omarami, ki niso funkcionalne in zavzemajo preveč prostora. S primerno opremo bi lahko zagotovili več prostora za shranjevanje sodne dokumentacije in tako za več let rešili problem hranjenja svojega gradiva. JShienje arhivske stroke je bilo v tem primeru brezpredmetno.
Okrajno sodišče v Šentjurju ima arhiv na podstrešju sodnega poslopja. Prostor ne ustreza osnovnim načelom materialnega varstva. Oprema je lesena, sestavljena iz omar in lesenih polic. Zaradi slabe statike je uporaba kovinskih polic neustrezna. Pod vprašaj se postavlja, kdaj in kako bodo rešili problem neustreznosti arhivskega prostora.
Okrajno sodišče v Slovenskih Konjicah ima svoj arhiv v pritličju sodne stavbe. Prostor je zelo primeren za funkcijo, ki jo opravlja. Starejši del arhiva je opremljen z lesenimi policami, to pa je v nasprotju z določili materialnega varstva. Problem predstavlja predvsem višina polic, saj brez pomoči lestve gradivo na zgornjih policah ni dosegljivo. Drugi del arhiva so pridobili pozneje in ga opremili s kovinsko opremo. Sodišče ima možnost razširitve, vendar dodatne prostore zaseda Geodetska uprava, ta pa še ni pripravljena preseliti svojega gradiva. Ob pridobim tega prostora in z ustrezno opremo bi sodišča v Slovenskih Konjicah lahko rešil svojo prostorsko stisko.
Okrajno sodišče v Žalcu je eno izmed sodišč, ki imajo trenutno največ problemov z arhivskimi prostori. Njihov arhiv je v kletnih prostorih sodne stavbe. Največji problem predstavlja glavna peč, ki ogreva sodišče, saj je v predprostoru arhiva. Po stropu so napeljani glavni vodi kanalizacije, elektrike in vodovoda. Arhivski prostori so opremljeni z doma narejeno opremo, ki ne ustreza niti minimalnim standardom materialnega varstva. Poleg tega so bih do obiska inšpektorja tudi zanemarjeni in slabo vzdrževani. Zgodovinski arhiv v Celju je prevzel del njihovega gradiva in jih delno razbremenil, po navodilih inšpektorja pa so prostor počistili in uredili. Sodišče v Žalcu namerava zgraditi prizidek k obstoječi stavbi. Zgodovinski arhiv v Celju je ob podpori inšpektorja zahteval, da so arhivski prostori v prizidku. Strokovna služba celjskega arhiva je izrazila željo po sodelovanju pri izdelavi načrtov, da bo na osnovi standardov izdelan načrt sodnega arhiva, ki naj bi predstavljal vzorčni primer sodobnega sodnega arhiva. Projekt ta hip stoji zaradi znanih dejavnikov — pomanjkanja sredstev.
Sodni arhiv oddelka Delovnega in socialnega sodišča v Ljubljani v Brežicah.
Okrajno sodišče v Velenju lirani svojo dokumentacijo v kletnih prostorih. Prostor je primeren, dostop pa je otežen zaradi nizkih vrat. Ob morebitni evakuaciji ne bi bilo mogoče na hitro prenesti gradiva na varno. Oprema je zastarela, saj nekatere lesene police izvirajo še iz predvojnega časa. Prostor je primerno velik, vendar je zaradi neprimerne opreme nefunkcionalen. Vsa oprema je lesena in ne ustreza modernim standardom.
Okrajno sodišče v Šmarju pri Jelšah ima arhiv v kletnih prostorih sodišča. Pred leti ga je premestilo, vendar še vedno v kletne prostore. Arhiv je opremljen s kovinskimi policami, je ustrezno varovan in dosega minimalne standarde. Predvsem je čist in zračen.
Okrajno in Okrožno sodišče v Celju imata svoj arliiv v kletnih prostorih sodišča. Prostor je primeren in ustreza minimalnim standardom materialnega varstva. Problem predstavljajo glavni vodi kanalizacije, vode in elektrike, ki so speljani po stropu arhiva. Okrožno sodišče ima v dveh prostorih nameščene premične police, to pa omogoča dober izkoristek prostora. Lahko bi izkoristili še predprostor, v katerem imajo nameščene še lesene police: to ne omogoča optimalnega izkoristka prostora. Okrajno sodišče ima prav tako prostore v kleti, vendar so slabo opremljeni. Police so lesene, še nedavno pa so imeli probleme z izlivom fekalij. Zaradi poroznih kanalizacijskih cevi so odstranili gradivo z dela polic, tako da so ostale neizkoriščene. V glavnem hodniku so postavili kovinske omare, a je to slaba rešitev prostorske stiske, saj nimajo dovolj prostora za sodno gradivo. Okrajno sodišče ima del arhiva hranjenega na različnih lokacijah, to pa otežuje delo z gradivom. V kletnih prostorih gostuje interna kavarnica; namenjena ji je velika soba. Z ukinitvijo bi sodišče pridobilo pro-
store, prepotrebne za arhiviranje dokumentacije. Pomični regali, kar statika omogoča, bi rešili del problemov sodnega arhiviranja. Vendar tudi to ne predstavlja dolgoročne rešitve.
Sodišča se do danes niso soočila s problemom svojih arhivov. Povsod gre za kronično pomanjkanje arhivskega prostora, neustreznost depojev in slabo in nekvalitetno opremo, ki ne omogoča dobrega izkoristka arhivskega prostora. Oprema je zastarela ter popolnoma neprimerna za hrambo gradiva in je v popolnem razkoraku z določili materialnega varstva arhivskega gradiva. Kot alternativo arhiviranja vidijo sodišča v predaji svojega gradiva pristojnim arhivom.
Zavedamo se, da bo za rešitev teli problemov potrebno zagotoviti dodatna finančna sredstva, ker bomo v naslednjih letih poskrbeli za podrobno izvajanje arhivske zakonodaje. Cas je, da tudi na v pravosodju uredimo problematiko arhivov, delavcev zaposlenih v njih ter dokumentacijo, ki je v njih, podobno kot to že nekaj let izvaja uprava.
Problemi uslužbencev
Večina okrajnih sodišč ima sistemizirano delovno mesto arhivarja. Sodišča imajo v svoji sistemizaciji delovnih mest navedene delovne naloge, ki jih mora opravljati arhivar. Vsa sodišča zahtevajo za to delovno mesto srednjo izobrazbo, to pa je usklajeno tudi z arhivsko zakonodajo. Nekatera sodišča tudi predpisujejo zahtevano izobrazbo - torej ekonomsko ali administrativno. Arhivarji morajo organizirati in voditi dela v arhivu ter opravljati dela v zvezi z arhiviranjem spisov, pa tudi skrbeti za izdajanje spisov iz sodnega arhiva ter voditi evidence o tem. Organizirati morajo uničenje starejših letnikov arhiva. 1'izično morajo »sortirati« spise za tekočo in trajno zbirko. Vlagati morajo vse potrebne listine v spise. Nalagajo jim tudi dvigovanje spisov za potrebe organa in strank. Sodelovati morajo pri uničenju ustreznega letnega arhiva. Izdajati in hraniti morajo uradne liste ter voditi evidence o izdaji in voditi knjižnice. V zadnji alineji imajo zapisano, da morajo opravljati druge naloge po odredbi predsednika sodišča, vodje oddelka ali sekretarja sodišča. Nikjer ni zabeleženo, da morajo opraviti odbiranje po navodilih, ki jih mora po predhodnem obvestilu o odbiranju izdati pristojni arhiv. V sistemizaciji neimenovanega sodišča je tudi alineja, ki zahteva sodelovanje arhivarja z Arhivom Republike Slovenije pri odbiranju in izročanju arhivskega gradiva. V vseh letih sodelovanja s pristojnim arhivom jim ob pisanju sistemizacije za delovno mesto arhivarja ni uspelo uskladiti pravil z ustrezno zakonodajo.
Glodam v arhivu Okrajnega sodišča v Žalcu.
Sporen je tudi zadnji stavek, ker daje proste roke arhivarjem nadrejenim, da jim nalagajo dodatna dela, ki pa predstavljajo včasih več kot 90% obseg njihovega dela. Posledice so porazne. Neurejeni in neodbrani arhivi, umazani spisi brez evidence gradiva, to je namreč mogoče prosto prinašati v arhiv in odnašati iz njega. Dostop do arhiva je omogočen vsaki osebi, ki je zaposlena na sodišču. O sistematičnem odbiranju ne moremo govoriti. Kjer so »odbiranje« opravili, so to naredili nestrokovno. Sodno osebje je upoštevalo samo sodni red, poznavanje arhivske zakonodaje pa jim je bilo povsem tuje. Posledice takega »škartiranja« so pri nekaterih sodiščih katastrofalne. Ponekod so
ohranili samo sodbe, sklepe in odločbe, celotni spisi pa so zaradi nestrokovnosti pri odbiranju romali v industrijsko predelavo. Poznamo tudi primere, ko ni bilo poskrbljeno za varstvo osebnih podatkov in so spise odvrgli v prej naročen kontejner in jih je potem veter raznašal po dvoriščih sodišč. Na sodiščih, ki so se izognila takim »sodnopočitniškim škartiranjem« (to so bile tako imenovane »udarniške« akcije, saj je sodno osebje pod nadzorom določenega sodnika odbiralo sodno gradivo med šolskimi počitnicami), je gradivo ostalo nedotaknjeno vse do danes.
Problem izobraževanja sodnih uslužbencev, ki delajo v arhivih sodišč, je pristojni arhiv rešil v preteklih letih. Seminarji, namenjenimi prav njim, so jih seznanili z arhivsko zakonodajo, ki jo kot sodni arhivarji morajo upoštevati na tem delovnem mestu. Izvedba seminarjev je bila uspešna, saj so vsi udeleženci opravili tudi strokovni izpit.
Pojavila pa se je pomanjkljivost, a jo bomo poskušali rešiti v naslednjih letih. Arhivar ne more brez podpore svojih nadrejenih uspešno opravljati svojega dela. Zgodovinski arhiv Celje si bo v naslednjih letih prizadeval, da se bodo izobraževanja udeležili tudi vsi odgovorni na posameznih sodiščih, katerih naloga je skrbeti za arhive, dokumentarno gradivo in ljudi, zaposlene v njih. Med tožilci in sodniki za prekrške (nekdanjimi) so tudi osebe, ki so prav tako uspešno zaključile izobraževanje in se lahko pohvalijo z odlično opravljenim strokovnim izpitom.
Preostali problemi
Pri rednih obiskih na sodiščih lahko opazimo problem, ki ga je prinesla sodobna tehnologija. Pred več kot dvajsetimi leti se je razširila uporaba tiskalnikov. Sodišča so uporabljala iglične tiskalnike, ki so črke na papir vtisnili. Z leti črke postopoma odpadajo, tako najdemo namesto na zapis le še na prazen list papirja. Tako se bo v naslednjih letih izgubilo mnogo pomembnih dokumentov. Problem predstavljajo tudi dokumenti starejšega datuma, poslani preko faksov, saj tudi ti zapisi izginjajo. Ze vrsto let opozarjamo na uporabo neprimerne strojne opreme in neprimernega papirja, vsaj za pomembnejše zapise. Uredba3 predpisuje za hrambo dokumentarnega gradiva arhivske vrednosti uporabo papirja trajnejših vrst, tako tudi sredstev za zapisovanje vsebine (črnila, tiskarske barve, naprave za tiskanje in kopiranje) in zaščitne emba-
3 Uredba o varstvu dokumentarnega gradiva in arhivskega gradiva. Ur. i. RV, št. 86/2006 z dne 11.8. 2006.
laže. Strokovna služba našega arhiva že dolgo opozarja na ta problem, vendar sodišča opozoril še ne upoštevajo.
Poziv odgovornim — naj obiščejo seminarje brez odziva
Zgodovinski arhiv Celje že dolgo poskuša pritegniti vodilne osebe posameznih sodišč, da bi prišli na kratko izobraževanje. Seminar bi temeljil na predstavitvi problemov, ki nastajajo pri hrambi njihovega dokumentarnega gradiva. Čeprav skrbimo za redno izobraževanje njihovih arhivarjev in oseb, ki delajo z dokumentarnim gradivom, lahko te osebe v svoji hiši le opozarjajo na probleme, večjega vpliva na reševanje teh pa nimajo. To lahko storijo le vodilne osebe, katerih dolžnost je poskrbeti za sodni arhiv, skrbeti za dosledno upoštevanje zakonodaje in vseh predpisov, povezanih s hrambo arhivskega gradiva. Razumljivo je, da bi bil velik zalogaj za Ministrstvo za pravosodje v kratkem času zagotovi razmere, primerne za hrambo na vseh sodiščih, vendar bi moralo razmišljati, kako postopoma odpraviti pomanjkljivosti, ki ovirajo normalno delo. Žal strokovna služba Zgodovinskega arhiva Celje ugotavlja, da se zadeve kljub opozorilom ne premaknejo z mrtve točke, čeprav se vmes najdejo nekatere neposrečene rešitve. Urejanje sodnih arhivov bi se bilo treba lotiti sistematično ter poskrbeti za dolgoročnejše rešitve. Rešitve vidimo v povečanju arhivskih prostorov, ustreznejši in bolj ekonomični tehnični opremljenosti skladišč, predvsem pa v arhivarjih, ki bi opravljali svoje delo v celoti. Zavedamo se, da tako radikalen poseg, kakršnega smo zasnovali delavci Zgodovinskega arhiva v Celju, pomeni veliko potrebnih sredstev, vendar je po tridesetih letih od sprejetja prve podrobnejše arhivske zakonodaje že čas, da skušamo rešiti arhive sodišč. Menimo, da je že skrajni čas, da sodišča začnejo urejanje tega žgočega problema.
Za konec
Naj opozorim še na nekaj. Če nekateri pravosodni organi ne začnejo reševati prostorskih in kadrovskih problemov v svoji hiši, je treba o tem obvestiti Inšpektorat za kulturo in medije. Zgodovinski arhiv v Celju je podal tri prijave in sicer zoper Okrajno sodišče v Brežicah, Okrajno sodišče v Sevnici in Okrajno sodišče v Žalcu. Inšpektorat je v vseh treh primerih izdal odločbo, v kateri je opozoril na pomanjkljivosti, na katere je že vrsto let opozarjala strokovna služba celjskega arhiva ter določil roke za odpravo le-teh. Žal omenjena so-
dišča niso upoštevala njihovih navodil. Vsa tri sodišča so izpolnila le eno zahtevo, in sicer so predala arhivsko gradivo. V Sevnici so kljub opozorilom o neprimernosti novih arhivskih prostorov preselili vanj celoten arhiv. Čeprav so nekatere navedene pomanjkljivosti odpravili, arhiv še vedno ni opremljen tako, da bi zagotavljal dovolj prostora za dolgoročnejšo hrambo arhivskega gradiva. Okrajno sodišče v Brežicah je sicer pridobilo nove prostore v pritličju stavbe, a jih morajo še opremiti. Upajmo, da bodo upoštevali kriterije materialnega varstva in z ustrezno opremo zagotovili dovolj shranjevalnega prostora. V Žalcu je položaj še vedno nespremenjen. Sodišče pripravlja dokumentacijo za dograditev prizidka, kjer naj bi bil tudi prostor namenjen arhivu. Strokovna služba našega arhiva je predlagala sodelovanje pri izdelavi projekta, saj bi tako sodelovanje lahko postalo vzorčni primer za projektiranje sodnih arhivov drugod po Sloveniji. Zaradi pomanjkanja sredstev projekti stojijo, sodno gradivo pa je še vedno shranjeno v popolnoma neprimernih prostorih. Želeh bi, da bi Inšpektorat pogosteje kontroliral izvedbo svojih odločb. V primeru neupoštevanja njegovih navodil bi moral stopnjevati pritiske, v primeru ignoriranja pa tudi zaostriti kriterije.
Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega ter arhivih (ZVDAGA)4 predvideva kazenske določbe v členih od 92—97.
»Z denarno kaznijo najmanj 500.000—2.000.000 tolarjev se lahko kaznuje za prekršek pravna oseba:
-	če ne skrbi za dokumentarno gradivo na predpisan način, če ne dokumentira uničenja in pristojnemu arhivu ne zagotovi pogojev za delo
\> o	j o j	\>
-	če ne izpolni predpisanih dolžnosti v %ve%i j prehodom javnem arhivskem gradiva v arhiv ter j tem povedanih
j	o	o o	j	\>
materialnih, kadrovskih in finančnih pogojev za delo
-	če ne izroči vsem javnem arhivskem gradiva pristojnemu
\>	o j	o	o o	j	j
arhivu v zakonsko določenem roku
-	če izročeno javno arhivsko ni urejeno na predpisan način
-	če kadarkoli pred izročitvijo javnem arhivskega gradiva
j	\>	j j	o	o o
pristojnemu arhivu i\ tega gradiva v nasprotju z veljavnimi predpisi in strokovnimi navodili pristojnega arhiva izloči posamezne dokumente, ki imajo lastnost arhivskega gradiva
-	če ne označi javnega arhivskega gradiva na predpisan
\>	j	o	o o	j	j
način in v izročitvenem zapisniku ne navede rokov nedostopnosti
4 Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega ter arhivih (ZVDAGA). Ur. I RS, št. 30/2006 z dne 23. 3. 2006.
-	ç globo od 100.000 do 500.000 tolarjev se kaznuje tudi odgovorna oseba pravne osebe, k,i stori prekršek prejšnjega odstavka
-	iglobo od 100.000 do 300.000 tolarjev se kaznuje prekršek posameznik ali posameznica, ki stori prekršek iz prvega odstavka tega člena,«
\>j o	o
V prvi alineji 95. člena je zagrožena denarna kazen 500.000—2.000.000 tolarjev za pravne osebe, ki ne opravijo določenih varstvenih ukrepov. Čeprav je naše stališče, da je kaznovalna politika tisti skrajni ukrep, ko so izkoriščena vsa druga pravna sredstva, je mogoče čas za sankcije, ker naši strokovnih argumenti niso upoštevani.
Viri
Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega ter arhivih (ZVDAGA), Ur. 1. RS, št. 30/2006 Uredba o varstvu dokumentarnega gradiva in arhivskega gradiva, Ur.l. RS, št. 86/2006.
Zusammenfassung
PROBLEME, DIE BEI DER ARBEIT MIT ÖFFENTLICHEN KÖRPERSCHAFTEN AUF DEM GEBIET DER RECHTSPRECHUNG
\ ^ -1 • | R1 - 'I I • \
Das Archiv arbeitet mit einer Reihe von öffentlichen Körperschaften auf dem Gebiet der Rechtsprechung zusammen, was ja seine gesetzliche Verpflichtung ist. In den vergangenen Jahren hat sich die Zusammenarbeit intensiviert. Es wurde viel Archivgut gerettet, dem die Vernichtung drohte, teils wegen Unwissenheit und Unkenntnis der Archivgesetze, teils wegen Raumnot oder Desinteresse. Bei
den Gerichten wurde viel bezüglich der Fachkräfte getan, da alle Gerichte über eigene Archivare mit entsprechender Ausbildung verfügen, die auf Anregung der Archive zu Seminaren und regelmäßigen Fortbildungen geschickt werden. Es ist unser erklärtes Ziel, dass die Archivare ihre professionelle Arbeit erledigen, deretwegen sie angestellt sind, und dass sie von anderen Verpflichtungen befreit werden, die die Arbeit im Archiv in den Hintergrund drängen. Leider ist es nicht gelungen, außer wenigen Ausnahmen (einige Staatsanwaltschaften, Richter für Verwaltungsübertretungen und Notare), noch andere Justizangestellte anzusprechen, an den von den einzelnen Archiven organisierten Fortbildungen teilzunehmen. Lösungen werden in einer Zusammenarbeit mit dem Justizministerium gesehen, das über die Probleme, die in seinen Einrichtungen auftreten, besser unterrichtet sein müsste. Das Ministerium müsste sich bewusst sein, dass die von ihm kontrollierten Einrichtungen eine sehr schlechte Einstellung zu den Gerichtsarchiven und zum Archivgut haben. Das Archiv der meisten Gerichte befindet sich im Keller oder im Dachgeschoss, somit an Orten, die im Grunde genommen nicht entsprechend sind. Es ist keine Lösung, dass das Schriftgut von den Gerichten in die zuständigen Archive gebracht wird. Es ist an der Zeit, zu erkennen, dass schon lange ein Archivgesetz existiert, das die Verfahren und Bedingungen, in denen die zuständigen Archive das bei den öffentlichen Körperschaften erwachsende Archivgut übernehmen, genau vorschreibt. Die Respektierung dieser Umstände muss von den Angestellten verlangt werden — dafür müssen aber die Arbeitsbedingungen gewährleistet sein. Die Organe zur Wahrung der Legalität müssten diese Funktion zuerst in ihrem eigenen Haus wahrnehmen.