Miroslav NOVAK* * Dr. Miroslav Novak je arhivski svetnik v Pokrajinskem arhivu Maribor, Slovenija Problemi vrednotenja podatkov v okviru postopkov njihovih preslikav NOVAK, Miroslav, Problems of Data Evaluation in the Frame of Processes of their Data Mapping. Atlanti , Vol. 18, Trieste 2008, pp. 149-156. Original in Slovenian, abstract in English, Italian and Slovenian, summary in English Author in the article discusses about theoretical model of data evaluation with special emphasis on the processes of their data mapping. Results of data evaluation can be defined also as triggers in the frame of multitude known (sub)processes. For evaluation needs different computer supported solutions can be implemented. Regardless of used mathematical or other models of evaluation, direct human intervention must be possible all the time at different points of the process. In prosecution he presents reflection related to the lack of evaluation for the archival needs and problems of evaluation of fictive entities in digital environments. Discussion is concluded with problems of evaluation of data structures, which are the result of archival professional work connected with the standardized data structures of archival professional standards. He points out the importance of shaping and evaluation of data for the need of establishing the complex computer supported archival information system. NOVAK, Miroslav, Problematiche di va-lutazione dei dati nel quadro del proces-so di mappatura dei dati. Atlanti , Vol. 18, Trieste 2008, pp. 149-156. Nell'articolo l'autore discute dei modelli teo-rici di valutazione dei dati con particolare riguardo ai processi di mappatura dei dati stessi. I risultati della valutazione dei dati possono anche venir definiti come cause della moltitudine dei (sotto) processi. Per le esigenze della valutazione, si possono mettere in atto svariate soluzioni informatiche. A parte le procedure di tipo matematico, l'intervento umano diretto e possibile sempre a differenti livelli delprocesso. In seguito, si presentano i riflessi relativi alla mancanza di valutazione UVOD Odgovori na vprašanja, ki so v povezavi z vrednotenjem podatkov in z določanjem njihove pomembnosti oz. vrednosti, so s subjektivnega stališča dokaj nezahtevni. Posamezniki so tisti, ki določajo kriterije in izvajajo postopke vrednotenja ter sprejemajo odločitve na podlagi analize in rezultatov izvedenega vrednotenja. Pri tem se sklicujejo sami na sebe ali na neke splošne sprejete norme, ki jim služijo kot kriteriji, same postopke pa običajno izvajajo intuitivno. Rezultati tovrstnih vrednotenj in aktivnosti, ki jim sledijo, oblikujejo barvitost v vsakdanjem življenju in zagotavljajo individualno noto, in s tem vrednost posameznikov v njihovih okoljih. V kompleksno organiziranih družbah pa zgolj subjektivna vrednotenja ne zadostujejo za obstanek in razvoj medčloveških odnosov. V tem kontekstu se izvajajo procesi dinamičnega oblikovanja in prilagajanja, tako vrednostnih lestvic kot tudi kriterijev vrednotenja. Temu posledično se v času in prostoru razvijajo različni, relativno zapleteni postopki vrednotenja. Njihov cilj predstavlja vzpostavljanje sistemov bolj ali manj objektivnega vrednotenja entitet. Temu botrujejo mnogi dejavniki. Omenimo naj samo kognitivnega, vrednostnega in nenazadnje tudi terminološkega s posebnim poudarkom na razumevanju pojmov, kot so »vrednotenje«, »primerjanje«, »ocenjevanje«, »določanje« itd. Ne glede na to, kaj in kako vrednotimo, lahko ugotovimo, da to ni enkratno »stanje«, ampak je vedno »postopek«, ki ima svoje lastnosti in zakonitosti. Mednje prištevamo predvsem vzpostavljene relacije med metodami in kriteriji vrednotenja, ter eno ai več vrednostnimi lestvicami. S postopkovnega stališča je vrednotenje opredeljeno z naslednjimi koraki: 1. izvajanje dekompozicije izbranih značilnosti entitet do take mere, da lahko elemente značilnosti merimo v skalah, ali kako drugače izrazimo njihove vrednosti (ocenimo), 2. opredeljevanje ciljne vrednosti elementarnih značilnosti, 3. izvajanje merjenja in/ali ocenjevanja, 4. razvrščanje rezultatov merjenja in/ali ocenjevanja, 5. ovrednotenje rezultatov ob upoštevanju okoliščin. Poenostavljeni model odnosov vrednotenja Postopki vrednotenja niso namenjeni sami sebi, ampak se praviloma odvijajo kot (pod)postopki enega ali več drugih samostojnih, največkrat primarnih postopkov. To pomeni, da so ti vedno v kore-laciji z drugimi postopki, cilji, pričakovanji itd. primarnih postopkov. V okviru postopka vrednotenja se ovrednotena entiteta (pogosto tudi sam smoter vrednotenja), obravnava kot »sprožilec« enega ali več drugih primarnih oz. drugih (pod)postopkov. Znano je, da vrednotenje izvajamo povsod tam, kjer izbiramo ali ocenjujemo značilnosti entitet. To izvajamo na podlagi vsebin in/ ali pojavnih oblik podatkovnih struktur, pridobjenih informacij, razumljenih kontekstov ali kombinacij različnih drugih kriterijev. Da se lahko proces vrednotenja vzpostavi, je potrebno razločiti in na podlagi izvedene analize v množici ovrednotiti vsaj dve entiteti istega razreda1, za kateri je potrebno zagotoviti kriterije ter eno ali več vrednostnih lestvic2. Ob tem je potrebno določiti še metode in načine izvajanja vrednotenja. Celote postopkov z uporabljenimi metodami, kriteriji in vrednostnimi lestvicami imenujemo tudi vrednostne sisteme. Formalizacija vrednostnih sistemov prestavlja predpogoj za izvajanje objektivnega vrednotenja. Pri tem velja ugotovitev, da čim manjša je stopnja formalizacije vrednostnega sistema s posebnim poudarkom na značilnostih vrednostnih lestvic in opisnem izražanju značilnosti ciljnih vrednosti, večja je možnost izvajanja subjektivnega vrednotenja in obratno. I Poslcipetil 1 P{Bl(>pe4(2 I Poetopek^ 'PWopcltJ gm^tnj* 1 I i'tt^h^^^h ta i vrpdnjittn)* i J vmftK^ftfljv J J —I:. . :il ifj I T vntln^Mv^i per le necessita archivistiche ed i problemi del-la valutazione in campo digitale. La discussio-ne si conclude con i problemi legati alla valutazione delle strutture di dati, che sono il risultato del lavoro archivistico professionale connesso alle strutture di dati standardizzate. L 'autore sottolinea poi l'importanza della for-mazione e valutazione dei dati per stabilire il complesso sistema archivistico informatico. NOVAK, Miroslav, Problemi vrednotenja podatkov v okviru postopkov njihovih preslikav. Atlanti , Zv. 18, Trst 2008, str. 149-156. Avtor v prispevku obravnava teoretični model vrednotenja podatkov s posebnim poudarkom na postopkih njihovih preslikav. Rezultate njihovega vrednotenja moremo obravnavati tudi kot sprožilce v okviru množice znanih (pod)procesov. Za potrebe vrednotenja lahko uporabimo različne računalniško podprte rešitve. Ne glede na uporabljene matematične ali druge modele vrednotenja, mora biti v sistemu zagotovljena možnost neposredne človeške intervencije vsak čas in to na različnih točkah izvajanja procesa. V nadaljevanju izpostavi premisleke v zvezi s pomanjkanjem vrednotenja za arhivske potrebe in probleme vrednotenja navideznih entitet v digitalnem okolju. Razpravo zaključi s problemi vrednotenja podatkovnih struktur, ki so rezultat arhivskega strokovnega dela v odnosu do njihovih standardiziranih oblik na podlagi standardov. Pri tem opozori na pomembnost Poenostavljeni model odnosov vrednotenja znotraj poljubnega širšega splošnega postopka vrednotenja 1. Pojem »razred« ima navadno s prilastkom v okviru kake razporeditve, razdelitve enake, podobne značilnosti. 2. Vrednostna lestvica opredeljuje sistem znanih podatkovnih struktur, ki so razvrščene na podlagi upoštevanja težišč. Glede na pojavno obliko jih lahko razdelimo na numerične, alfa-numerične, datumske in logične. Po obsegu so te enobitne (da-ne, ustreza-ne ustreza itd.) ali pa so to kompleksni in obsežni sistemi, ki vključujejo različne pojavne oblike vrednostnih lestvic in drugih dejavnikov, kot so znanje, izkušnje, pričakovanja itd. posameznika ali ožjih in širših skupin. CnOD ti 12 TT tn oblikovanja in vrednotenja podatkov za potrebe vzpostavitve kompleksnega računalniško podprtega arhivskega informacijskega siste- SUMMARY In information society thre are several questions and problems on the field of evaluation of different contents. One of the basic is related to the right of the realisation of evaluation on documents regardless of their appearances. In paper based environments evaluations were stimulated especially because of lack of adequate archival repositories and because of problems of access to the archival material. In digital environments there are these elements still present, but they are maybe less important. New perspectives of evaluation of electronic documents become more important. One of them is related to the content of the documents and other is related to the mastering of context of the documents. In this frame special challenges for archivists can be defined. Special attention is dedicated to the methods for keeping of documents related to the different phenomena, which cannot be found in paper based environment or if they exist, they are in a negligible quantity. Some of them are computer supported evaluations on the base of mathematical models, problems of evaluation and relation of the virtual profiles of the entities, shaping of the data structures for the computer supported data mapping of the archival information aids or in other documen- 3. Vprašanja vrednotenja ustvarjalcev arhivskega gradiva so v veliki meri odvisna od poznavanja kontekstov njihovega področja in območja delovanja, njihove strukture, poslanstva itd. V Sloveniji so po zakonu vse javno pravne osebe ovrednotene kot ustvarjalci javnega arhivskega gradiva. Vendar se postavi vprašanje kriterijev, ki bi zadostili opisu oz. določitvi osebe javnega prava. Ti so sicer relativno jasno opredeljeni, a so v praksi dokaj svobodno interpretirani. 4. To je za arhivsko gradivo fizičnih in pravnih oseb zasebnega prava. 5. Na podlagi zakona so kot ustvarjalci arhivskega gradiva ovrednotene vse javnopravne osebe in sicer državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti ter nosilci javnih pooblastil in izvajalci javnih služb. 6. Posebne probleme v Slovenij tisti ustvarjalci, ki so osebe zaseb segment javne sl 7. Arhivsko grad ga na podlagi gradiva. Merila potrebe zgodov kulture; potrebe pomembnost vse godkov specifič pravne mentov prezent določi pristojni arhi oje eja predstavljajo nega prava, in sti le določen vo se odbira iz dokumentarne-vrednotenja dokumentarnega za vrednotenje so naslednja: nopisja, drugih znanosti in oseb za trajno pravno varnost; bine gradiva; specifičnost do- določenem času; čja in pojavov lost kraja ali območ sebe; pomen avtorj izvirnost podatkov tivni izbor; notra sti gradiva in dru pomen javno-zvirnost doku- informacij; re-■ in zunanje merila, ki jih Subjektivni prispevek se v procesih vrednotenja največkrat uresničuje v segmentu oblikovanja vrednostnega sistema, predvsem pa pri določanju težišč posameznih podatkovnih struktur v okviru uporabljenih vrednostnih sistemov in nenazadnje v segmentu izvajanja analiz. K veliki subjektivnosti vrednotenja pripomorejo še mnogi dejavniki, ki bodisi niso merljivi ali jih ne znamo izmeriti. V tem primeru izvajamo postopke ocenjevanja. Pri izvajanju postopkov vrednotenja se zgodi, da osnovni namen vrednotenja ali bistvo postopka vrednotenja v subjektivnih sistemih vrednotenja izgubi svoj osnovni namen in preide v lastno negacijo. V tej zvezi se tako pojavljajo pojmi, kot sta »prevrednotenje« in »razvrednotenje«. Obe skrajnosti predstavljata v procesu vrednotenja specifično anomalijo. To velja še posebej takrat, ko izvajamo vrednotenje z namenom, da bomo pridobljene rezultate uporabili za sprejemanje določenih odločitev. IZBRANI PROBLEMI VREDNOTENJA V ARHIVSKI TEORIJI IN PRAKSI V arhivski teoriji in praksi se s problemi vrednotenja srečujemo vsaj na dveh velikih področjih, ki sta v Sloveniji zakonsko opredeljeni. Prvo skupino predstavljajo problemi ugotavljanja in vrednotenja3 tistih ustvarjalcev dokumentarnega gradiva, ki po veljavni zakonodaji ali po posebnem upravnem postopku4 dobijo status ustvarjalcev arhivskega gradiva5. Te opredeljujemo kot osebe javnega prava6. Od njih javni arhivi že prevzemajo arhivsko gradivo ali bodo to storili v prihodnosti. Zato morajo izpolnjevati tudi z zakonom določene kriterije. Pri vrednotenju pravnih in fizičnih oseb, ki ustvarjajo javno arhivsko gradivo, se takoj na začetku pojavi množica problemov. Ti izhajajo predvsem iz pomanjkanja ustrezne metodologije, predvsem pa iz nedorečenih kriterijev njihovega vrednotenja. Vrednostna lestvica je dvojiška in v tem primeru najmanj problematična, saj obsega le dve vrednosti (ovrednoteno in neovrednoteno). Večji problem v tem kontekstu predstavlja vrednotenje ustvarjalcev potencialnega arhivskega gradiva oseb zasebnega prava. Te je potrebno ustrezno ovrednotiti, in jih nato razglasiti kot ustvarjalce javnega arhivskega gradiva. Drugo veliko področje pa predstavljajo problemi vrednotenja arhivskega gradiva enega ustvarjalca7. Temelji na relativno enostavni metodologiji, formaliziranih osnovnih kriterijih in neproblematični dvojiški vrednostni lestvici. V osnovi ie to teoretično preprosti postopek, ki pa na izvedbenem nivoju lahko predstavlja velik problem, še posebej takrat, ko linearne kriterije vrednotenja zamenjamo z večdimenzionalnimi. Tak primer predstavlja npr. vrednotenje multi-plikatov dokumentov, ki se pojavljajo na različnih upravnih nivojih ali pri različnih ustvarjalcih v različnih kontekstih. Ob teh dveh segmentih pa v arhivski praksi poznamo še druge vrste »vrednotenj«, ki jih obravnavamo teoretično manj intenzivno in jih v praksi izvajamo samodejno, pogosto za doseganje določenega cilja na podlagi lastnih izkušenj, pridobljenega znanja in spoznanj ali na podlagi lastnih sistemov vrednotenja. V vsakdanji arhivski praksi ti obstajajo kot (pod)postopki v mnogih arhivskih strokovnih po- a stopkih. Izpostavimo naj le nekatere: - v arhivskih skladiščih se npr. izvaja vrednotenje primernosti prostora v podpostopkih ugotavljanja klimatskih pogojev na podlagi podatkov o temperaturi in vlažnosti v prostoru. - Pri popisovanju arhivskega gradiva se v »ozadju« izvajajo mnoga vrednotenja pridobljenih oz. znanih podatkov o arhivskem gradivu in iz arhivskega gradiva. Entitete vrednotenja predstavljajo npr. podatki glede na pomembnost gradiva, ki sprožijo postopek popisovanja, podatki, s katerimi opredelimo nivo popisovanja, relevantni podatki za oblikovanje povezav med arhivskim gradivom in kontekstom, podatki za ugotavljanje pomembnosti znotraj kontekstnih podatkovnih struktur itd. - Na področju izdelovanja reprodukcij arhivskega gradiva v (pod)postopkih ugotavljanja kvalitete izdelanih kopij v obliki digita nih podob, fotokopij, fotografij itd. tako z vsebinskega kot tudi s pojavnega stališča. - V arhivskih čitalnicah se pri komunikaciji med uporabnikom in skrbnikom arhivskega gradiva izvajajo intenzivni postopki vrednotenja izmenjanih informacij. Enako velja v postopku raziskovalnega dela oz. uporabe arhivskega gradiva, kjer se pra-vtako izvajajo postopki vrednotenja pridobljenih podatkov oz. informacij. Pri tem predstavlja zapleten postopek že določanje statusa podatka oz. informacije kot relevantne oz. nerelevantne za raziskavo. Teoretično se tako postavi vprašanje, kaj in kje je skupna točka različnim pojavnim oblikam vrednotenja z različnimi vrednostnimi sistemi v okviru arhivske teorije in prakse. Odgovore lahko najdemo v smeri obravnavanja podatkov in njihovih struktur. V tem kontekstu moremo vrednotenje umestiti v splošno shemo preslikav podatkov iz izvornega v ponorni sistem8. Postopke vrednotenja najdemo tako v izvornem kot tudi v po-nornem sistemu. Pri slednjem je poudarek predvsem na vrednotenju uspešnosti izvedene preslikave. Ne manjka pa jih tudi v segmentu ugotavljanja šuma in izvajanja povratne zveze ter v tehnološkem, prostorskem ali časovnem kanalu. V osnovnem postopku preslikav entitet izvornega sistema v ponorni sistem najdemo mnoge oblike vrednotenj. Osnovna se izvede v primeru neuspešne preslikave, do katere pride zaradi motenj ali šuma. Takrat postane (pod)postopek vrednotenja »sprožilec« »povratne zveze«, ki vzpodbudi ponovno preslikavo obravnavane entitete. Ta postopek moremo teoretično izvajati tako dolgo, dokler ne pride do uspešne preslikave entitete iz izvornega v ponorni sistem, ali v skrajnosti do prekinitve postopka preslikave. ts. All that phenomena need new reflection not only from historical perspective, but also from sociological, psychological, artistic, technological and other perspectives. 8. Za razumevanje preslikav je izdelan model, ki temelji na prilagojeni splošni komunikacijski shemi (oddajnik, komunikacijski kanal, prejemnik, šum in povratna zveza). V modelu predpostavimo, da je komunikacija enosmerna z znanim vektorjem, v kateri opredelimo arhivsko gradivo kot komunikacijski kanal, ki se uresničuje skozi časovne, krajevne in tehnološke parametre. Če osnovno shemo komunikacije preteklosti s sedanjostjo ali prihodnostjo interpretiramo kot shemo preslikav vsebin, tako da namesto oddajnika postavimo »izvorni sistem« in namesto prejemnika ciljni ali »ponorni sistem«, dobimo potreben teoretični model razumevanja množice preslikav, ki jih opravljamo v arhivskih strokovnih postopkih. Pri tem posebno pozornost posvečamo njihovim pojavnim oblikam vsebin in zapisov iz ene v drugo obliko ali iz enega v drugi sistem oz. na drugi medij. K temu prištevam tudi oblikovanje informacijskih celot, ki jih izdelajo ustvarjalci arhivskega gradiva, njegovi skrbniki z različnimi informativnimi pomagali in uporabniki z množico lastnih izpiskov, zapisov, kopij itd. Primer preslikave podatkovnih struktur iz izvornega v ponorni sistem z elementi vrednotenja uspešnosti izvedbe postopka Teoretično osnovo izvajanja postopkov vrednotenja podatkov arhivske vrednosti moremo prenesti na znane oblike preslikav v arhivski teoriji in praksi9. Ta predpriprava je potrebna zaradi razumevanja procesov vrednotenja v klasičnem okolju in za njene poznejše implementacije v digitalnem okolje s posebnim poudarkom na vzpostavljanju elektronskih arhivov. Kot alternativa vzpostavljanju in ohranjanju »ovrednotenih podatkovnih struktur arhivske vrednosti« se pojavlja njihova negacija, oziroma opuščanje procesov vrednotenja v arhivski teoriji in praksi. Ideje hrambe celot nastale dokumentacije niso niti nove, niti teoretično neutemeljene. Največkrat se pojavljajo pri manjših ustvarjalcih oz. imetnikih dokumentarnega gradiva v klasičnem okolju, in so dobile v elektronskem okolju ponovno določen razcvet z relativno cenovno ugodnimi kapacitetami za dolgoročno hrambo podatkov. Tovrstne ideje so utemeljene na podlagi preprostega spoznanja, da je vse, kar je nastalo v procesu primarnih preslikav realnega sveta v dokumente, nastalo z določenim namenom in je zato pomembno za razumevanje preteklosti. Tako stališče je z načelnega arhivskega vidika sicer sprejemljivo, a le pod pogojem, da za vsak tako ohranjeni dokument zagotovimo potrebne kontekste za ohranjanje njegove javne vere. Slednje je z organizacijsko-izvedbene- itupanh ^skšilkav^ ymmaklh^p z^ankanole pe- ga, pa tudi finančnega stališča največkrat neizvedljivo, zato se vred-slikav realnega sveta v dokumente, sekundar- notenje arhivskega gradiva pojavlja tudi kot regulator med resničnimi ni;ka^rds0ikuamena0n;gvainvf01atipvnam;0mhagpar:^ potrebami po dolgoročni hrambi_ arhivskega gradiva in željami po preslikav kontekstnih vsebin v informativna dolgoročni hrambi celote nastale dokumentacije enega ustvarjalca. pomagala, preslikav dokumentov iz ene v dru- gz0eaelVkd0rUag0P0eiSi^0V iaf0^mativaih Pomagai Drugo anomalijo, ki jo ponekod opazimo na področju upra- vljanja z dokumenti, lahko poimenujemo kot prepuščanje vrednotenja zbrane in ohranjene dokumentacije postopkom njenega »naravnega izbora«. V tem primeru zagovorniki ne odrekajo potrebe po vrednotenju arhivskega gradiva, vendar zaradi pasivnega odnosa do problema varovanja in ohranjanja dokumentacije omogočajo celoti dokumentacije, ki se slučajno nahaja na ugodnejši lokaciji, da ostane ohranjena skozi obdobje, ne glede na to ali je pomembna ali pa ne. Drugi del dokumentacije, ki se slučajno nahaja na neugodni lokaciji, pa bo npr. zaradi slabega materialnega varovanja v celoti uničen. Tako izhodišče pa s stališča sodobne arhivske teorije in prakse nikakor ni sprejemljivo in ga je potrebno sproti z vsemi sredstvi korigirati. Naslednjo veliko past na področju vrednotenja lahko predstavlja računalniško podrto vrednotenje arhivskega gradiva na podlagi matematičnih, predvsem statističnih modelov, ki so izvedeni s pomočjo različnih računalniških programov. Izvajanje tovrstnega vrednotenja je v slovenski praksi sicer omejeno na množico istovrstnih dokumentov enega ustvarjalca. Kljub temu moramo biti na tem področju zelo previdni in dosledno izvajati dodatna preverjanja pravilnosti izvedenih postopkov. Način vrednotenja s pomočjo različnih matematičnih modelov je dopusten samo v primeru, ko so ohranjeni agregirani podatki na višjem nivoju, rezultat vrednotenja pa predstavlja samo pojavno obliko dokumentov, nikakor pa ne dejstev, ki bi bili povezani s preslikavo realnega sveta v tako ovrednotene dokumente. Na področju vrednotenja v elektronskem okolju pa nam kompleksnost postopkov razkrije upravljanje s t.i. »vsiljeno« elektronsko pošto. To posamezniki dobivajo, ne da bi se nanjo odzivali in prav je tako. Znani so rezultati računalniškega vrednotenja in označevanja »vsiljene pošte« oz. »nezaželene pošte«, ki so v veliki meri ustrezni vsebinam. Kljub temu pa se zgodi, da med to pošto zaide tudi sporočilo, ki ne bi smelo imeti take oznake. Z arhivskega strokovnega stališča gre za problem vrednotenja, ki ga je mogoče primerjati z zgoraj predstavljenim vrednotenjem na podlagi matematičnih modelov, zato so morebitni arhivski strokovni postopki v obeh primerih identični. V sodobnem elektronskem okolju smo na področju obravnavanja elektronske pošte priča še enemu pojavu, ki ga ni bilo mogoče zaznati pri klasičnih oblikah korespondence. Groba analiza vsebin vsiljene pošte kaže na dve pomembni točki. Prvo predstavlja sama pojavnost in količina vsiljene pošte kot način enosmernega komuniciranja po spletu ter prodajanja različnih produktov in uslug oziroma načrtnega (kriminalnega) zavajanja uporabnikov na spletu, povzročanja njihove jeze, opravljanja dodatnih del, njihove dejanske nemoči ter s tem povezanih stroškov za minimalno izvajanje vrednotenja nezaželene pošte itd. S tega stališča je za arhivske strokovne delavce pojav lahko zanimiv in bi ga bilo potrebno obravnavati s stališča vrednotenja vsebin v elektronski obliki. Drugo točko fenomena vsiljene pošte predstavlja dejstvo, da tovrstna sporočila lahko ustvarjajo o naslovniku »nerealno« predstavo o namenu, potrebah, vsebinah itd. uporabe elektronske pošte. Tovrstna prejeta in skozi daljše obdobje ohranjena elektronska pošta dejansko oblikuje navidezni profil naslovnika, ki nima nobene zveze z njegovim realnim profilom. Ohranjanje podatkov, ki bi oblikovali navidezne in neresnične profile entitet lahko sproži procese ustvarjanja navideznosti, na katere naslovniki praviloma ne morejo reagirati drugače, ko da jih izbrišejo iz svojih diskovnih kapacitet ali pa jih ohranijo in pri tem tvegajo izgubo lastnega profila. Podobno velja tudi za običajno elektronsko pošto, kjer je znan samo pošiljateljev psevdonim, za osebne spletne strani navideznih oseb, pa naj si bodo to kot nepovezane spletne strani ali pa spletne strani različnih socialnih mrež. Vsem zgoraj naštetim fenomenom je skupna navideznost profila, ki je kot način predstavitve posameznih entitet popolno nasprotje obravnavanju entitet v kontekstu »javne vere« arhivskega gradiva. V sistemu vrednotenja arhivskega gradiva je zato potrebno »fikcijo« kot model obravnavanja podatkov načelno odkloniti razen v izjemnih primerih, ko je rezultat umetniškega ustvarjanja, ta pa je npr. sestavni del zapuščine umetnika, ali ko je »navideznost« entiteta in s tem predmet upravnega ali sodnega postopka. Na področju preslikav dokumentov v informativna pomagala najdemo mnoga vrednotenja, tako v segmentu ustvarjanja podatkovnih struktur, ki so rezultat postopkov preslikav, kot tudi v segmentu ugotavljanja odnosa do zahtev podatkovnih struktur, ki so opredeljene v arhivskih strokovnih standardih. Posebej slednje vrednotenje je s stališča vzpostavljanja arhivskih informacijskih sistemov zelo pomembno, saj vsi mednarodni standardi ISAD(g), ISAAR(CPF), ISDF in ISDIAH predvidevajo standardizirane podatkovne strukture kot izhodiščne točke informacijskega sistema. Problem, ki ga je mogoče v praksi zaznati na tem področju, izhaja iz dejstva, da lahko le določene podatkovne strukture, ki se nanašajo npr. na čas ali na količino in obseg, ki jih lahko objektivno izrazimo. Ostale strukture izražamo praviloma opisno, zato je njihovo vrednotenje oz. ocenjevanje nujno subjektivno. Tega dejstva se je v postopkih popisovanja potrebno zavedati in si prizadevati za objektivno oblikovanje vsebin podatkovnih struktur. V nasprotnem arhivski informacijski sistem ne bo funkcionalen in opravljeno delo ne bo imelo želenega cilja. ZAKLJUČEK V t. i. informacijski dobi se na področju vrednotenja vsebin, ki jih je potrebno ohranjati (arhivirati), postavlja kar nekaj vprašanj in problemov. Prvo je gotovo v zvezi z upravičenostjo izvajanja samega vrednotenja. Če je bilo izvajanje vrednotenja v klasičnem papirnem okolju izvedeno zaradi omejenih prostorskih kapacitet hrambe dokumentarnega gradiva ter logičnega obvladovanja celotne podatkovne strukture, so v elektronskem okolju vsaj s teoretičnega stališča taka izhodišča manj pomembna. Pri slednjem se vedno bolj postavlja v ospredje vrednotenje vsebin in iskanje metod in načinov ohranjanja različnih pojavov, ki jih v klasičnem okolju ni bilo, ali pa so se pojavljali v zanemarljivih količinah. Pri tem gre za računalniško vrednotenje na podlagi matematičnih modelov, za probleme vrednotenja in odnosa do navideznih profilov entitet, ter za oblikovanje podatkovnih struktur preslikav dokumentov v različna arhivska informativna pomagala, pa tudi za kompleksne arhivske informacijske sisteme. Vse te pojavne oblike zahtevajo vedno nove premisleke, ne samo z neke historične, ampak tudi psihološke, sociološke,tehnološke in še kakšne perspektive. VIRI IN LITERATURA Elektronski dokumenti : priročnik za arhiviste. (2006). Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije. NOVAK, M. (2003). Tehnološko-tehnična podpora arhivskemu strokovnemu delu v Pokrajinskem arhivu Maribor. V: M. Novak _ [et al.] (ur.), Hraniti in ohraniti; jubilejni zbornik (str. 375-427). Maribor: Pokrajinski arhiv. NOVAK, M. (2007). Preslikave vsebin v arhivskih strokovnih postopkih. Maribor: Pokrajinski arhiv. PIVKA, M. (1996). K^akovost v programskem inženirstvu. Izola: Desk. Uredba o varovanju dokumentarnega in arhivskega gradiva. «Uradni list RS», št. 86/2006. Zakon o varovanju dokumentarnega in arhivskega gradiva. «Uradni list RS», št. 30/2006. MOREQ : model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov : specifikacija MoR^eq. (2005). Ljubljana: Arhiv Republike Slovenije. ISAAR^(CPF): International Standard Archival Authority R^ecord for Corporate Bodies, Persons, and Families, Second edition. Pridobljeno 15. 9. 2008 s spletne strani: http://www.ica.org/en/node/30230. ICA^-ISDF, International Standard for Describing Functions. Pridobljeno 15. 9. 2008 s spletne strani: http://www.ica.org/en/ node/38665. ICA^-ISDIAH, International Standardfor Describing Institutions with Archival Holdings, First edition. Pridobljeno 15. 9. 2008 s spletne strani: http://www.ica.org/en/node/38884. ISAD(G): General International Standard Archival Description, Second edition. Pridobljeno 15. 9. 2008 s spletne strani: http://www. ica.org/en/node/30000.