388
O delu arhivov in zborovanjih
ARHIVI 31 (2008), št. 2
stavne zloženke. Večina razstav je dosegljiva v digitalni obliki tudi na spletni strani Univerze. V pripravi sta tudi koncept in zbiranje gradiva za stalno arhiv-sko-muzejsko razstavo Univerze z delovnim naslovom Ljubljana — visokošolsko in univerzitetno središče in ureditev spominske sobe Luka Knaflja in štipendistov njegove ustanove v avli Knafljeve ustanove na Dunaju.
Univerzitetni arhiv je v preteklosti sodeloval pri izdaji vseh univerzitetnih zbornikov, ki so izšli ob pomembnejših obletnicah Univerze (1969, 1989, 1994), izšla sta tudi dva univerzitetna fotografska zbornika o študentih ljubljanske univerze v letih 1919—1941 in 1941-1945. V letu 2007 je izšel tretji del fotografskega zbornika z naslovom Univerza v Ljubljani in njeni študenti 1945-1960. Ob 38-letnici ustanovitve je arhivsko-muzejska služba Univerze v Ljubljani v sodelovanju z Arhivom Republike Slovenije organizirala posvet, ki je bil zamišljen kot oblika dopolnilnega strokovnega usposabljanja delavcev, ki na Univerzi delajo oziroma se srečujejo z arhivsko in muzejsko kulturno dediščino, predvsem pa naj bi poudaril skrb-nejše ravnanje z univerzitetno arhivsko in muzejsko dokumentacijo ter pripomogel k utrditvi zavesti, da sta skupni univerzitetni arhiv in muzej nepogrešljiva univerzitetna ustanova. Referati s posvetovanja so zbrani v zborniku Varstvo arhivske in muzejske kulturne dediščine Univerze v Ljubljani, ki je izšel kot I. zvezek v Knjižnici arhiva in muzeja Univerze.
Uteratura
Anžur, Tea: Upravljanje s fotografskim gradivom arhiva in muzeja Univerze v Ljubljani. Varstvo arhivske in muzejske kulturne dediščine Univerze v ljubIjani. Ljubljana: Univerza, 2007, str. 165-173.
Benedette, Ana: Arhivsko-muzejska služba univerze. Zbornik ljubljanske univerze. Ljubljana: Univerza Edvarda Kardelja, 1989, str. 29-30.
Benedette, Ana: Einige spezielle Probleme des Archivgutes der Universität Laibach/Ljubljana. Schriftenreihe des Universitätsarchivs Universität Wien. 6 Bd., Archivpraxis und Historische Forschung, Mitteleuropäische Universitäts- und Hochschularchive: Geschuchte, Bestände, Probleme und Forschungsmöglichkeiten (ur. Kurt Mühlberger). Wien: WUV — Universitätsverlag, 1992, str. 194-199.
Benedette, Ana: Nekateri problemi arhivskega gradiva Univerze v Ljubljani. Arhivi XIV (1991), št. 1-2, str. 31-33.
Ciperle, Jože: Historisches Archiv und Museum der Universität in Ljubljana — Seine gegenwärtige Situation und Vision der künftigen Entwicklung. Beiträge %ur Geschichte und Entwicklung der mitteleuropäischen Universitätsarchive, Internationale Konferenc der mitteleuropäischen  Universitätsarchive (ur.  Lasl Szögi).  Buda-
pest: Universitätsarchiv und Bibliothek der Eötvös Lorand Universität, 2000, str. 181-190.
Ciperle, Jože: Evropski univerzitetni arhivi ter arhiv in muzej Univerze v Ljubljani. Varstvo arhivske in muzejske kulturne dediščine Univerze v Ljubljani. Ljubljana: Univerza, 2007, str. 135-154.
Ciperle, Jože: Nekoliko širše o zgodovinskem arhivu in muzeju. Vestnik Univerze v Ljubljani 29 (1998), št. 11, str. 9-11.
Dekleva, Tatjana: Univerza v Ljubljani in njeno arhivsko gradivo. Kulturne ustanove in arhivsko gradivo/ Arhivi in marketing/Računalniško popisovanje arhivskega gradiva v praksi. Ljubljana: Arhivsko društvo Slovenije, 2000, str. 54-56.
Dekleva, Tatjana: Upravljanje z arhivskim gradivom Univerze v Ljubljani. Varstvo arhivske in muzejske kulturne dediščine Univerze v LJubljani. Ljubljana: Univerza, 2007, str. 157-162.
Tatjana Dekleva
Kolokvij o arhivskih skladiščih. Berlin, 21. in 22.
1. 2008
Od 21. do 22. januarja 2008 je v Berlinu potekal kolokvij o arhivskih skladiščih. Namenjen je bil vprašanjem, ki nastajajo pri projektiranju in graditvi. Zakaj prav v Berlinu? Zvezni arhiv gradi tam novo skladišče, njihovi arhivisti, projektanti in izvajalci pa so svoje izkušnje želeli posredovati drugim.
Za uvod naj podam le kratek povzetek poročila o predavanjih in omenim nekatere predavatelje kolokvija v Berlinu. Po pozdravnem govoru prof. dr. An-gelike Menne-Haritz so se v dveh dnevih zvrstili referati:
Florian Mausbach in prof. dr. Angelike Menne-Haritz sta spregovorila o arhivih enaindvajsetega stoletja,
Klaus Fudickar o planiranju in gradnji skladišča zveznega arhiva v Berlinu,
dr. Mario Glaubert in dr. Matthias Kloas o klimatskih napravah v arhivih,
dr. Martin Luchterhandt o požarni varnost v arhivskih stavbah, predstavnica državnega arhiva v Dresdnu pa je predstavila požarno varnost v njihovih novih skladiščih.
Popoldanske ure zadnjega dne so bile namenjene tem diskusijam:
kaj je tekoči meter v arhivistiki, o prostorskih potrebah,
o hodnikih v skladiščih in skladiščnih vratih (avtomatika da ali ne),
ARHIVI 31 (2008), št. 2
O delu arhivov in zborovanjih
389
o tleh v skladiščih in delovnih prostorih,
o osvetlitvi in akustiki v skladiščnih in delovnih
prostorih.
Veliko časa je bilo namenjenega diskusijam, zato so bili referati kratki in jedrnati. Navzočih ni bilo treba vzpodbujati k debati, kajti vse je potekalo spontano in sproščeno. Oglašali so se predvsem nemški kolegi, tisti, ki imajo izkušnje z načrtovanjem in graditvijo skladiščnih prostorov. Kljub različnim pristopom pri reševanju določenih problemov je bila izmenjava mnenj zelo konstruktivna in na ustrezni strokovni ravni. Kolokvija se niso udeležili le arhivisti, ampak tudi tehnično osebje, tj. inženirji, arhitekti, strokovnjaki drugih področij, ki so sodelovali in še sodelujejo z arhivisti pri načrtovanju in graditvi skladišč. Med tujci je bil v debatah najdejavnejši inženir, predstavnik projektne skupine iz Luksemburga.
Pozdravnemu govoru je sledil prispevek o nujnosti graditve arhivskih skladišč, ker večina arhivov še vedno hrani bogato arhivsko gradivo v neprimernih skladiščih. Konec 20. in v začetku 21. stoletja se je začela krepiti zavest o pomembnosti tega gradiva, skrb za hrambo in varovanje je postala večja in s tem v zvezi so se začeli pomembni premiki na tem področju — skrb za primerne prostore, tj. projektiranje in zidava novih skladišč.
Referata, ki sta sledila uvodnemu, sta poudarila vlogo arhivov in nujnost, da se le-ti odprejo za javnost in postanejo dostopnejši in prijaznejši do uporabnikov in sicer bolj kot doslej.
Udeleženci kolokvija smo bili seznanjeni tudi z zgodovino stavbe Zveznega arhiva v Berlinu. V devetdesetih letih prejšnjega stoletja se je v izpraznjeno vojašnico preselil arhiv. Stavba je bila zgrajena na začetku 20. stoletja. Sprva je bila kadetnica, med drugo svetovno vojno so bile v njej nastanjene enote SS. Po koncu vojne pa so se vanjo naselili ameriški vojaki.
Kot je bilo že omenjeno, v teh starih stavbah danes domuje arhiv. Za vojašnice tistega časa je bilo značilno, da so poleg zgradb imele tudi obsežne površine žemljic za razne namene, predvsem za urjenje vojakov. Berlinska vojašnica ni izjema, zato ima arhiv možnosti za širitev. Del površine, ki je umeščena med obe že obstoječi stavbi, je predviden v projektu za arhivsko skladišče in prostore, namenjene uporabnikom. Če bi se v prihodnje pokazale potrebe po dodatnih poslovnih ali skladiščnih prostorih, je na omenjenem območju prejšnje vojašnice še dovolj prostora za širitev arhiva.
Ob opoldanskem premoru med predavanji smo si ogledali prostor z gradbiščem in stare skladiščne prostore, ki so opremljeni s kovinskim policami. Gradivo je odloženo tako kot smo že videli v drugih nemških arhivih, in sicer odlagajo po tri tehnične enote (škatle, knjige) drugo na drugo. Nad trenutnim
notranjim stanjem skladišč smo bili nekateri presenečeni. Očitno je bilo, da tudi v Berlinu kot pri nas primanjkuje prostora za arhivske škatle in podobno tehnično gradivo, saj so jih bili hodniki polni. Zdaj se jim zdi negospodarno vlagati v staro stavbo, ker so vsa vlaganja namenjena novi.
Projekt za zidavo novega dela zveznega arhiva v Berlinu so začeli leta 2004, stavba pa naj bi bila končana 2009. Selitev je načrtovana za leto 2011. Projekt naj bi stal 28 milijonov evrov, v stavbi pa bo prostora za 110 km gradiva. Zidava se bo kljub natančnim časovnim načrtom zavlekla. Predvidena selitev v nove prostore se bo zamaknila, a ne za dolgo, ker se bo selitev začela pol leta prej, kot je to načrtovano po mednarodnih standardih, ki določajo, da se morajo nova arhivska skladišča sušiti dve leti. Hkrati poteka preverjanje delovanja vseh naprav.
Spodnji prostori v novem objektu bodo v steklu, s stekleno steno bo arhiv simbolično postal "OKNO V SVET", ki naj bi ponazarjal odprtost, dostopnost arhivskega gradiva in vseh pomembnih dokumentov, informacij, ki jih dokumenti vsebujejo. V teh prostorih bodo sprejemnica, čitalnica, soba s katalogi, mikrofilm, soba za kopiranje, digitalizacijo in vse, kar omogoča uporabniku hiter dostop do gradiva in podatkov. Skladiščni prostori pa bodo po projektu v zgornjih nadstropjih. Obe obstoječi hiši bosta na novo povezani s steklenim mostovžem. Sanacije teh dveh se bodo lotili, ko bo nova zgradba končana in bo arhivsko gradivo v novih depojih.
V nadaljevanju prispevka bomo povzeli le posamezne misli predavateljev.
Arhivi niso več le zaprašeni svežnji papirjev, zanimivi le za raziskovalce in ljubitelje zgodovine, ampak so postali aktualni in pomembni tudi pri reševanju upravnih zadev. Arhivi se odpirajo za javnost in postajajo dostopnejši in prijaznejši do uporabnikov kot so bili v preteklosti. K odprtosti, prijaznosti arhivov in dostopnosti gradiva je treba šteti ureditev prostorov in gradiva.
Prostori, ki so namenjeni uporabnikom, morajo biti v pritličju. Tam naj bi bile sprejemnica, informacijska soba, soba s katalogi, čitalnica, čitalnica s priključki za računalnike, sobe za mikrofilmanje, skenira-nje, digitalizacijo itd. Vsi prostori morajo biti veliki, svetli, prijazni do vseh uporabnikov, tako mladih kot starih in predvsem invalidov. Med skladišči in prostori, namenjenimi uporabnikom, morajo biti odlično urejene komunikacije brez ovir, dostop mora biti prilagojen hitri pripravi in dostavi gradiva. Prostora za pripravo in odpravo gradiva naj bi bila ločena zaradi ekonomičnega, preglednejšega, natančnejšega in hitrejšega poslovanja.
Poleg dostopnih čitalnic in primernih skladiščnih prostorov, je za uporabnika pomembna tudi dostopnost gradiva. Prvi pogoj za dostopnost je urejeno in
390
O delu arhivov in zborovanjih
ARHIVI 31 (2008), št. 2
popisano arhivsko gradivo. Sodobna tehnika omogoča hitrejše, natančnejše in preglednejše izdelave popisov. Hkrati pa nam sodobne tehnične naprave omogočajo skeniranje in digitalizacijo arhivskega gradiva — to tako postaja uporabnikom veliko lažje dostopno. Digitalizacija prinaša ne samo večjo dostopnost arhivskega gradiva (možnost dostopa tudi na internetu), ampak tudi omogoča varovanje pred poškodbami (materialno varstvo). V čitalnicah naj ne bi več uporabljali izvirnikov ali vsaj ne pogosto — taka je želja, ki pa je povezana tudi s finančnimi sredstvi in pravilnim načrtovanjem.
Med zanimivostmi berlinskega kolokvija naj omenim, da je bilo poudarjeno, da je treba pri ustvarjalcih gradivo, ki ima trajno vrednost, hraniti tudi na papirju, kajti izkušnje so pokazale, da se zapisi na sodobnih medijih pogosto izbrišejo ali kako drugače izgubijo (e-arhiviranje je primerno le za dokumentarno gradivo).
Projektanti novih arhivskih stavb ali adaptacij starih so se zgledovali in se še zgledujejo pri projektih, ki so bili izdelani za knjižnice. Izkušnje teh so se mnogokrat izkazale kot dobro izhodišče za projektiranje in graditev arhivskih skladišč. Del izkušenj pa načrtovalci novih skladišč povzemajo tudi po arhivih, ki so že načrtovali in gradili arhivske stavbe. Projekte kljub predlogam ali predlogom projektanti v sodelovanju z arhivskimi strokovnjaki prilagajajo potrebam, tj. stavbnemu zemljišču, podnebnim razmeram določenega območja in načinu dela v arhivih. Pri večini projektov sodelujejo večje skupine strokovnjakov za različna področja tako družboslovnih kot tehničnih usmeritev. V diskusijah se je izkazalo, da se v Nemčiji, Luksemburgu in drugod lotevajo načrtovanja sistematično in domiselno in pri tem upoštevajo specifične krajevne in podnebne razmere.
Pomembna dejavnika, ki ju je nujno treba upoštevati pri načrtovanju arhivskih skladiščih, sta vlaga in temperatura in njuna konstanta. Predavatelji in udeleženci diskusij so poudarili, da je najslabše, če se vlaga in temperatura spreminjata z letnimi časi — klima (temperatura, vlaga) v skladišču mora biti vse leto stalna. Na podlagi računov je bilo dokazano, da je bolje, če sta temperatura in vlaga tudi višji od predpisanih, le da sta vse leto enaki, ne glede na notranje in zunanje (vremenske) razmere. Kroženje zraka, tj. delovanje prezračevanja, je nujno nadzorovati, kajti dovod in odvod zraka morata biti ustrezna in segati v vsak kotiček skladišča. V nasprotnem primeru se lahko zgodi, da se v kotih skladišč čez čas začne nabirati kondenz — vlaga. Prezračevalne naprave morajo biti zaradi omenjenih dejstev natančno načrtovanje. Za kontrolo in popravila prezračevalnih naprav je po mnenju nemških strokovnjakov nujno najeti zunanjega izvajalca. Ta mora preverjati sistem vsak dan, ne glede na praznike, sobote in nedelje, in biti hkrati
usposobljen napake v sistemu takoj odpraviti. Ni zanemarljivo tudi omeniti, da smo bili poslušalci opozorjeni, da večina teh naprav po tridesetih letih ni več primernih.
Pri računanju zmogljivosti prezračevalnih naprav so nemški arhivisti in njihovi sodelavci upoštevali izkušnje in račune, ki so jih opravili tudi drugi strokovnjaki (kemiki, fiziki, gradbeniki). Pri računih in načrtovanju prezračevalnih (klimatskih) naprav, ki naj bi vse leto omogočale primerno vlago in temperaturo, so upoštevali pline, ki nastajajo v skladiščih in vplivajo na nihanje klime. Ugotovili so, da na notranje razmere poleg delavcev (izračunali so izdih enega delavca v sekundi na m3) vplivajo tudi prižgane električne luči, različni zunanji in notranji vplivi — CO2, smrad in drugi primerni ter neprimerni plini — vonji, ki so v skladiščih.
Beseda je tekla tudi o kletnih prostorih in primernosti teh za hrambo arhivskega gradiva. Večletne izkušnje arhivov, ki so imeli gradivo v kletnih skladiščih, so večinoma pokazale, da niso primerni za hrambo arhivskega gradiva. Mnenje navzočih na kolokviju je bilo, da kletni prostori kljub natančnim projektom, posebni zidavi (dvojne stene, odvajanje vode) in natančnim računom niso pokazali zadovoljivih rezultatov, saj se je po določeni dobi delovanja dragih klimatskih naprav pokazalo, da se ne obrestujejo predvsem zaradi previsokih stroškov.
Naslednji sklop predavanj in diskusij je bil namenjen požarni varnosti v arhivskih skladiščih. Predstavnica Dresdenskega arhiva je zelo podrobno predstavila možnosti za zaščito arhivskega gradiva pred požarom. Pristopi pri gašenju so lahko zelo različni, pomembno je, da so učinkoviti. Pri požaru ni idealnih rešitev. O pristopih pri gašenju v posameznih arhivih se morajo odločiti arhivisti sami in v določeni okoliščini najti najprimernejšo rešitev. Naprave za gašenje je treba prirediti glede na skladišča, na velikost le-teh in konstrukcijo stavbe. Predavateljica je opozorila, da strokovnjaki ne smejo pozabiti na dostop do poličnic, razdaljo med regali, širino koridorjev, skladiščna vrata, ki so med posameznimi deli skladišč in se v kritičnih razmerah odpirajo in zapirajo na različne načine. Arhivi in laboratoriji, ki se ukvarjajo z restavriranjem arhivskega gradiva, so prišli na podlagi dolgoletnih izkušenj do ugotovitev, da je od vseh sredstev za gašenje arhivskega materiala še najprimernejša voda.
V dresdenskem arhivu so naredili tudi poskus s podtaknjenim požarom. Ob opazovanju dveh primerov so ugotovili, da se požar v arhivskih depojih širi počasi, tudi če gradivo ni v škatlah. Mnenja so tudi, da je nesmiselno, da se lotevajo gašenja arhivisti. Z alarmom naj bi bili o požaru neposredno obveščeni gasilci; ti pridejo na določeno mesto (po njihovih izkušnjah) v desetih minutah. Svoje delo opravijo strokovno, saj požar gasijo pri viru.
ARHIVI 31 (2008), št. 2
O delu arhivov in zborovanjih
391
V novih skladiščnih prostorih dresdenskega arhiva bodo montirali posebne hidrante, ki imajo na koncu cevi posebne šobe, ki vodo razpršijo, tako da gradiva ne zmočijo preveč. Možnost, da bi uporabili sistem, ki bi se ob požaru sprožil sam, so zavrnili, in sicer zaradi preprostega razloga — sistem "prhe" namreč zmoči vse gradivo, ne glede na to, kje je vir požara.
V  zadnjih letih so na podlagi izkušenj prišli do sklepa, da so skladišča brez oken ali vsaj z maloštevilnimi in ozkimi, prijaznejša do gradiva. Razloga sta dva — dnevna svetloba ne prodira v sam prostor in ob požaru v skladišču ni dovolj zraka, da bi se požar hitro razširil.
Pri načrtovanju skladišč in mer, ki naj bi veljale za najprimernejše, so načrtovalci arhivskih depojev, kot smo že omenili, upoštevali izkušnje strokovnjakov s knjižničnimi skladišči. Skladišča so primerljiva, a marsikatero malenkost je treba prilagoditi potrebam arhivske stroke. V svetu že obstajajo norme in standardi, na podlagi katerih so nastale razpredelnice, ki naj bi veljale tako za poslovne prostore kot za skladišča. Kakšne naj bodo mere posameznih prostorov, kako široki naj bodo prehodi med regali, kako širok naj bo glavni prehod? Za dobro komunikacijo in hitro intervencijo bi moral glavni prehod meriti 2 m. Govor je bil tudi o tem, koliko prostora potrebujemo za določeno količino gradiva, kakšni naj bodo materiali in oprema, njena vzdržljivost, koliko polic je potrebnih za določene oblike gradiva, predvsem za gradivo posebnih oblik in dimenzij (zemljevidi, miljrofilmi). Pogovor je prešel tudi na druge standarde, in sicer standarde, ki naj bi veljali za skladiščna vrata, avtomatizaciji in smiselnosti le-te. Mnenja diskutantov so bila različna. Nekateri so bili za popolno avtomatiko, nekateri pa za avtomatiko, povezano s ključi (tako nekako imamo zadevo rešeno tudi v Arhivu Republike Slovenije). V skladiščih pa je po mnenju vseh primarna varnost arhivskega gradiva — materialno varovanje gradiva. K temu sodi tudi razsvetljava skladišč. Na podlagi dolgoletnih izkušenj in merjenja svetlobe ter njenega škodljivega vpliva na gradivo, bi bilo primerno v skladiščih omejiti osvetlitev. Ob določenih obsežnejših delih, ki se jim v arhivih ne moremo izogniti, pa je treba priskrbeti dodatno razsvetljavo.
Pomemben dejavnik v skladiščih je tudi zaščita sten in tal. Sten novejših skladišč, ki so večinoma betonske, v Nemčiji praviloma ne barvajo. Tla v skladiščih pa je najprimerneje, po mnenju nemških kolegov, premazati z magnezitnim estrihom, ki je odporen in enostaven za čiščenje. V hamburškem arhivu ga čistijo s posebnimi krpami za vzdrževanje estriha.
Diskusija se ni ustavila samo pri skladiščnih prostorih, arhiviste so zanimali tudi standardi, ki veljajo za delovne prostore in opremo v njih. Ti naj bi veljali
tudi za pisarne uslužbencev in seveda tudi za opremo restavratorske delavnice. V novih projektih, ki na prvo mesto postavljajo uporabnika arhivskega gradiva, je nujno poskrbeti za svetlo, prijazno, dostopno čitalnico, ob njej pa za sobe, namenjene katalogom ali inventarjem, popisom, pomagalom, kopiranim in drugim strojem za reprodukcijo — vse naj bi bilo primerno za uporabnika in njegovo udobje.
Kolokvij v Berlinu je bil zelo zanimiv in poučen, še veliko pa bi napisali tudi o diskusijah in dilemah, ki se pojavljajo na arhivskem strokovno-tehničnem področju, a naša naloga je bila predvsem seznaniti se z novimi arhivskimi skladišči in izkušnjami nemških arhivistov in drugih strokovnjakov za projektiranje novih arhivskih stavb z opremo, h kateri sodijo police, prezračevalne naprave, naprave za preverjanje vdora vode, javljanje požara, merjenje vlage, temperature ...
Aleksandra Serše
68. jugozahodno-nemško arhivsko zborovanje v Ulmu
Kot predstavnica Zgodovinskega arhiva Ljubljana sem se 21. in 22. junija 2008 udeležila 68. jugoza-hodnonemškega arhivskega zborovanja v prostorih mestne hiše v Ulmu. Glavna tema zborovanja je bila: "Arhivi v (prostorskem) kontekstu — arhivske zgradbe in njihovo okolje". Sprejem in pozdrav udeležencev sta bila v osrednji mestni stavbi, imenovani Hiši priseg (Schwörhaus), ki je bila pred nekaj leti temeljito obnovljena in lani julija na novo odprta. V njej ima prostore mestni arhiv. Stavba se imenuje Hiša mestne zgodovine ("Haus der Stadtgeschichte").
Prvi dan je imela po sprejemu in pozdravu udeležencev dr. Gudrun Litz (Mestni arhiv Ulm) v mestni hiši zanimivo predavanje z naslovom Ulm kot veliko mesto ob koncu srednjega veka.
Drugi dan zborovanja je bila na vrsti najprej otvoritev zborovanja — vodil jo je dr. Beat Gnädinger, arhivar državnega arhiva kantona Zürich — potem smo slišali pozdravne besede predstavnikov mestnih oblasti in mestnega arhiva, sledila so predavanja.
V dopoldanskem delu je Michael Wettengel, direktor mestnega arhiva Ulm, začel predavanja s predstavitvijo prenove stavbe, v kateri domuje mestni arhiv, hiši priseg. V njej sta bila mestni arhiv in knjižnica že od leta 1908, leta 1964 so poleg nje uredili tudi skladišče in ga povezali s stavbo. Z zgraditvijo nove biblioteke v letu 2004 se je pokazala priložnost za temeljito prenovo arhiva. Cilji prenove za arhiv so bili: temeljita modernizacija stavbe (preno-