Živana HEDBELI*
Appraisal in Croatia
* Diplomirala povijest i arheologija na Filozo-fskom fakultetu u Zagrebu, gdje je magistrirala i, kao prva žena iz RH, doktorirala arhivistiku. Ima zvanja znanstvenog suradnika i višeg arhi-viste. Redovita članica International Institute for Archival Science of Trieste and Maribor. Stažirala u Historical Archives of the European Union. Kao voditeljica radne grupe, ili samo-stalno, sredila cca 2,5 dužnih kilometara gradiva raznih fondova i zbirki. Članica više udruga. Sudjelovala na brojnim nacionalnim i medunarodnim skupovima i savjetovanjima. Autorica stotinjak članaka, referata, izvješca, prikaza, recenzija, priloga, osvrta i prijevoda. E-mail: zivana.hedbeli@gmail.com
HEDBELI, Živana, Appraisal in Croatia. Atlanti, Atlanti, Vol. 18, Trieste 2008, pp. 169-179.
Original in Croatian, abstract in English, Italian and Slovenian, summary in English
Key words: appraisal, Croatia, legislation, archival theory
This paper gives definition of appraisal, three modern appraisal theories and the Republic of Croatia legislation in force. Some practical issues are highlighted, as unstudied phenomena of big changes of the 20th century state orders (years 1918, 1941, 1945 and 1990) that have influenced appraisal, and terminological and conceptual mismatch of regulations. Reasons why people do keep or destroy records are given as well. Sudden changes that today's mankind is exposed to causes people to turn towards past as imagined period of stability because of. Records are kept (no mater classic or electronic ones) because of theirs traditional function; although in reality they are anachronism. Theory and practice of the 20th century archives have not proved that they are able to deal economically and efficiently with vast quantity of records produced by the modern world. Content of electronic records is not equal with their media. Today we have to
1.	O vrednovanju su arhivisti napisali mnoga djela i održali brojne skupove. Vjerujem kako u svakoj zemlji postoji dovoljno radova posvečenih ovoj temi. U ovom su radu navedeni pojedini domači i strani radovi, koji ne čine kompletan korpus djela koja se bave tematikom vredno-vanja.
2.	Eastwood, T., Ham, G.F.
3.	Jenkinson, H.
Što je vrednovanje?
Vrednovanje je postupak kojim se procjenjaje vrijednost zapisa i atvrdaje rok do koiega če se čuvati odredena vrsta gradiva ili je-dinice gradiva, te se oaredaje postupak sa svakom vrstom, odnosno jedinicom gradiva po isteku roka čuvanja. Izlučivanje je postupak kojim se iz neke cje ine gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrdeni rok čuvanja istekao. Vrednovanje je odlučivanje o konačnoj sudbini do-kumenata. Odabiranje gradiva za čuvanje je iznimno delikatan zada-tak buduči da se izlučeni dokumenti ne mogu nadoknaditi, oni su trajno uništeni. Vrednovanjem arhivisti postaju "stvaratelji povijesti" odlučujuči hoče li odredeni dokument biti uništen ili sačuvan.
Teorije vrednovanja
U prošlosti, kada se stvaralo malo, a sačuvalo još manje doku-menata, izlučivanje gradiva nije se provodilo. Problem je nastao u 20. stolječu, s pojavom modernih registratura i masovne produkcije spisa, kada je postalo jasno da se ne može čuvati sve, te da je potrebno odabrati što je važno za buduče korisnike, a izlučiti ono što nije.
Praktični problem je doveo do razvoja teorija vrednovanja1. Vrednovanju svjetska arhivska zajednica posvečuje znatnu pažnju od 1970-ih. U modernoj se teoriji vrednovanja susrečemo s tri struje2:
1. arhivisti ne trebaju biti ti koji vrednuju gradivo buduči da bi svojom subjektivnošču mogli utjecati na kvalitetu gradiva odabranog za trajno čuvanje. Rodonačelnik ove teorije je Hilary Jenkinson, a zastupaju je i Luciana Duranti i Angelika Menne-Haritz
Tijekom večeg dijela svoje povijesti, arhivisti su pretežito čuvali, a ne odabirali gradivo. Najrazumnije opravdanje stajališta kako arhivsko umiječe "ne uključuje i evaluaciju povijesnog materijala" dao je 1922. godine engleski arhivist, sir Hilary Jenkinson3. Tražeči objektivne standarde odabiranja, Jenkinson tvrdi da arhivisti, a naročito povjesničari, unose u odabiranje ono što bi se "moralo najgorljivije držati podalje" - osobne sklonosti i predrasude. Pisao je kako je administrativno tijelo koje je stvorilo ili čuva gradivo jedino kompetentno donositi odluke o odabiranju. Odluke o odabiranju treba donositi na
osnovu "praktičnih potreba posla", a ne na namjernom "stvaranju po-vijesnih podataka." Jenkinson je vodio računa o integritetu arhivskog gradiva te vrijednosti koju ono ima kao dokaz. Arhivsko gradivo je gradivo stvoreno, prikupljeno ili primljeno tijekom dnevnih aktivnosti. Ono je nenamjerni nusprodukt djelatnosti institucija, vrijednost mu djelomice proizlazi iz administrativnog karaktera gradiva. Dnevne aktivnosti zahtijevaju točne dokumente. Ako bi se, medutim, dokumenti stvarali uz punu povijesnu svijest, njihova bi dokazna snaga sigurno bila dovedena u pitanje. Jenkinsov je cilj bio stvaranje objektivnog kriterija koji bi sačuvao takvu valjanost i iz odluke o odabiranju uklonio "svaki motiv temeljen na pretpostavljenim potrebama buducnosti", ukratko, "reprezentativno tijelo neosporivog arhivskog gradiva". Istodobno, stvorio je jednostavno rješenje rastuceg problema, mase podataka i gradiva. Odredio je da je administrator "jedini zaduženi za ... destrukciju vlastitog gradiva" prije nego ono dode u arhiv, oslobadajuci na taj način arhiviste od "nemogucih hrpa gradiva".
2. cilj vrednovanja je, na temelju dokazne i obavijesne vrijednosti gradiva, sačuvati izvore važne za povijest. Glavni teoretičari su Adolf Brennecke i T.R. Schellenberg
Teorija dern Public Recor tadašnji direktor u Državnom arhivu SAD-a. Shellenberg4 je razvio su stavni prikaz načela, kriterija i uputa vrednovanja, te je taj prikaz domi nantan u razmišljanju i praksi vrednovanja druge polovice 20. stoljeca
, o vrijednosti gradiva osnova je djela The Appraisal of Moecords, koje je 1956. g. napisao Theodor R. Schellenberg,
lga
ga je u katekizam. iva. Jedna su pri-iva za one koji su
Široka prihvacenost i neprestana uporaba pretvorila Shellenberg definira dvije kategorije vrijednosti grac marne vrijednosti, dakle upotrebljivost i značaj grad ga stvorili. Druge su sekundarne vrijednosti, dakle vrijednosti koje do-aze od uporabe gradiva od strane povjesničara i genealoga. Primarne vrijednosti nisu trajne. Npr. po završetku političke kampanje, provedbi odluke suda ili izradi završnog računa, nestaje i primarna vrijednost dokumenta. Sekundarne vrijednosti su vrijednosti koju odredeno gradivo ima kada ga koristi netko drugi, a ne stvaratelj, a ta se uporaba nije mogla predvidjeti. Npr. primarna vrijednost sudskih dokumenata o ostavinskim raspravama je raspodjela imovine preminule osobe, ali to gradivo ima vrijednost i za povjesničare koji istražuju imovinu obitelji ili genealoška utvrdivanja obiteljskih stabala. Sekundarne vrijednosti gradiva su trajne i glavna su briga arhivskog vrednovanja. Schellenberg je podijelio sekundarne vrijednosti na dokazne i obavijesne vrijednosti. Dokazne vrijednosti karakteriziraju podatke u gradivu u povijesnom, a ne u zakonskom smislu. To je vrijednost podataka kao dokaza o "odlukama, organizaciji, djelatnosti, politici, postupcima, operacijama i drugim aktivnostima" stvaraoca gradiva. Za ilustraciju: arhivisti ce preuzeti gradivo nekog državnog popravnog zavoda zbog podataka coje sadrži o djelovanju državnog kaznenog sustava. Jednostavno rečeno, dokazna vrijednost je važnost dokumentacije za povijest i odgovornost institucije. Obavijesne vrijednosti su šire i odnose se na podatke o subjektima birokratskih aktivnosti: osobama, mjestima i pred-metima kojima se institucija bavila. Npr. arhivi preuzimaju gradivo o malodobnim šticenicima ženskih popravnih ustanova jer ono sadrži detaljne podatke o toj populacijskog grupi, kao što su njihovo socijalno i ekonomsko porijeklo. Obavijesne vrijednosti, ukratko, odnose se na korisnost gradiva za šire dokumentiranje života, što je Schellenberg smatrao najvažnijim.
split protection and preservation of evidence (permanent need of human kind, at least from the time when private property emerged) from archival profession and science that were created in modern time.
HEDBELI, Živana, La selezione in Cfoa-zia. Atlanti, Vol. 18, Trieste 2008, pp. 169-179.
L 'articolo fornisce la definizione di selezione, tre moderne teorie sull'argomento, e la vigente legislazione croata. Vengono evidenziati alcu-ni particolari argomenti, quali l'ancora poco studiato caso di quei grandi cambiamenti av-venuti d^ura^nte ilXXsecol^o (nel 1918, 1941, 1945 e 1990) che hanno influenzato leprati-che di lo scarto, e la conseguente confusione di regole, linguistica e concettuale. Vengono inol-tre fornite le ragioniper le quali vengono con-servati o distrutti gli archivi. I repentini cambiamenti cui e sottoposta l'umanita al giorno doggi causa un considerare il passato come un periodo di stabilita. I documenti (cartacei o elettronici che siano non importa) vengono conservati in ragione della loro funzione tra-dizionale, sebbene in realta siano anacroni-smi. La teoria e la prassi dell'archivistica del ventesimo secolo non e riuscita a provare di essere in grado di gestire in maniera efficiente ed economica il vasto apparto documentale prodotto dal mondo moderno. Bisogna oggi separare la protezione e la conservazione del-l'evidenza (sempiterna necessita del genere umano, almeno dall'apparire della proprieta privata) dalla professione e dalla scienza ar-chivistica create in epoca moderna.
HEDBELI, Živana, Vrednotenje arhivskega gradiva na Hrvaškem. Atlanti, Zv. 18, Trst 2008, str. 169-179.
Pričujoča razprava predstavlja definicijo vrednotenja oz. njene tri teoretične verzije, kijih predvideva zakonodaja v Republiki Hrvaški. Pri tem se osvetljujejo nekateri praktični vzgledi, ki so spontano nastali kot posledica velikih družbenih sprememb v dvajsetem stoletju (v letih 1918, 1941, 1945in 1990). V teh razdobjih je nastajala različna praksa, tako v vrednotenju dokumentarnega in arhivskega
4. Savez društava arhiv g. izdao knjigu "Moder nike rada" T. R. Schelle
sta Jugoslavije je 1968. li arhivi principi i teh-iberga.
gradiva, kot v terminologiji in v različnih konceptih. Obenem so podani razlogi, zakaj ljudje hranijo in uničujejo arhivsko gradivo. Zaradi nenadnih sprememb, kijih je deležno sedanje človeštvo, je vzrok, da se ljudje zatekajo v preteklost. Arhivsko in dokumentarno gradivo se hrani zaradi tradicionalne funkcije, ne glede na to, ali gre za klasične ali elektronske dokumente, čeprav se zdi, da je to anahronizem. Teorija in praksa v dvajsetem stoletju kaže, da arhivi niso zmožni, da bi ekonomsko in učinkovito znali upravljati z veliko količino dokumentacije, ki jo bruha sodobni svet. Moramo reči, da je obseg elektronski dokumentov nesorazmeren glede na medije. Dandanes se srečujemo z razcepom med zaščito in hrambo evidentiranja od arhivskega poklica in arhivske znanosti, ki je bila ustvarjena v modernem času in kije nenehna potreba človeške vrste, verjetno že od takrat, ko se je bila pojavila privatna lastnina.
SUMMARY
In Croatia appraisal of archival records is regulated by the law and rules. Ordinance on the appraisal (and) procedures of selection and disposal of archives determines that appraisal is procedure forjudging records value, defines retention period for each type or each unit of records, and determines way of disposal for each type or each unit of records when retention period expired. Appraisal criteria are the criteria for defining the obligation, needs and interests, and the wide individual or social usefulness for preservation records until the expiration of the retention period. The procedure of selection and disposal in records creators' archives is carried out according to particular record retention schedule adopted by competent archival institution, and with written authorization of the competent archival institution. The procedure of selection and disposal in archives is performed by commission appointed by the archives' director. Orientation list of records with period of retention divide records according to scope of activities: accountancy, employees' evidences, various and according to retention period: 50, 10, 5, 3, 2 and 1 year. Orientation list of archives divide records according to functions:
3. arhivisti trebaju vrednovati gradivo sukladno vrijednostima društva u kojem žive, a vrednovanje ima i političku dimenziju. Postmodernističku teoriju zastupaju Brian Brothman, Verne Harris i Terry Cook
Makro vrednovanje je poteklo iz Kanade5, i ono je formalni model vrednovanja Nacionalnog arhiva Kanade, razvijen tijekom 1980-tih pod utjecajem zakona o slobodi informiranja i zaštite pri-vatnosti, te promjena tehnoloških i administrativnih dimenzija uprave. Makrovrednovanje je temeljeno na odredivanju uloge koju društvo pridaje odredenom gradivu ili funkciji. Arhivisti lociraju koje je gradivo važno društvu, a taj je proces komplementaran ure-dskom poslovanju odredene ustanove. Makrovrednovanje obuhvaca cijelu upravu kako bi se identificiralo najbolje gradivo za čuvanje. Funkcionalnom analizom ispituje se tko je i u koju svrhu stvorio gradivo, a temelji se na pretpostavci da arhivistu, ukoliko želi pravilno shva-titi značaj gradiva, mora biti jasan odnos izmedu gradiva i funkcija institucije. Naglasak na analizi funkcija hijerarhijske strukture može zasjeniti vrijednost nekog gradiva potrebnog za povijest ili odgovornost institucije. Protok dokumenata kroz birokratsku organizaciju ne slijedi uvijek vertikalnu crtu hijerarhijske organizacije. Ono što ana-lizu čini isplativom je ujedno i slabost postupka. Arhivisti se često oslanjaju na funkcionalne karakteristike kako bi odredili vrijednost gradiva, a ne na sadržaj samog gradiva. Analiza funkcija ne može za-mijeniti analizu sadržaja. Da bi funkcionalno vrednovanje uspjelo sustav uredskog poslovanja mora biti temeljen na funkcionalnom modelu. Aplikacija sustava vrednovanja na sustav uredskog poslovanja koji nije temeljen na istoj podlozi može dovesti do diskrepan-cija.
FUNKCIJA
OBRAZOVNA
SERIJA
Aktivnosti
Prikupljanje sredstava
Zapošljavanje učitelja
Izgradnja škole
Predmet
zapisi
-	korespondencija za donatorima
-	korespondencija za fakultetima
-	personalni dosjei
-	nacrti
-	p r i v r e m e n e situacije
-	okončane situacije
dokument
5. Brown, R.
Zaštita elektroničkih zapisa zahtijeva pomak sa zaštite nosača informacija, odnosno medija za fizičku pohranu na zaštitu dostupno-sti informacija koje su zabilježene i pohranjene u elektroničkom obliku. Tehnološko zastarijevanje koje proizlazi iz prirode elektroničkih medija i uredaja koji su potrebni da bi ih se čitalo još više potkopava ideju trajnog čuvanja. Redovito kopiranje elektroničkih zapisa kako bi se osigurala migracija iz starih tehnologija u nove ublažava učinke tehnološkog zastarijevanja. Redovito kopiranje, medutim, podrazumijeva značajne troškove. Visoka cijena smanji-
vanja učinka tehnološkog zastarijevanja u doglednoj buducnosti se vjerojatno nece smanjiti. Kako bi se suočili s tom realnošcu, arhivisti mijenjaju shvacanje «trajnosti» i «trajnog čuvanja» u «kontinuiranu vrijednost» koja podrazumijeva da dokument može izgubiti vrijed-nost, jer je s vremenom opala potreba za njim.
Količina suvremenog gradiva je ogromna, čak i nakon izlučivanja. Nastojati sačuvati trag o svemu ambicija je van domašaja arhiva. IT u arhivistiku nemilosrdno uvodi pitanja vezana uz isplati-vost, tržište, učinkovitost i sredstva. Jedino što opravdava čuvanje gradiva je njegovo korištenje. Arhivi moraju opravdati dobivena sredstva te se nova pozornost poklanja odabiru gradiva za trajno čuvanje. Pri vrednovanju arhivisti moraju obaviti analizu:
-	funkcionalnih karakteristika gradiva, tko je i u koju svrhu stvo-rio gradivo;
-	podataka sadržanih u gradivu kako bi se odredile kvaliteta i značaj gradiva;
-	gradiva u kontekstu paralelnog ili srodnog gradiva;
-	potencijalne uporabljivosti gradiva, te fizičkih, pravnih i intelektualnih ograničenja dostupnosti;
-	troškova pohrane u odnosu na koristi ponovne uporabe gradiva6.
Legislativa
general, organizational, administrational, judicial. There is still no general classification plan with retention period. Theory and practice of the 20th century archives have not proved that they are able to deal economically and efficiently with vast quantity of records produced by the modern world. Changes of archival science are necessary. Content of electronic records is not equal with theirs media. Today we have to split protection and preservation of evidence (permanent need of human kind, at least from the time when private property emerged) from archival profession and science that were created in modern time.
Ako uzmemo u ruke bilo koji dokument, malo ce tko, uključujuci i stručnjake, biti u stanju na prvi pogled reci: „Ovo je arhivsko gradivo!" Uzmimo svima dostupan primjer: poziv na ovaj skup. Institut je organizator konferencije. Poziv je gradivo Instituta trajne vrijednosti (jer je nastao radom Instituta i dokumentira njegove aktivnost), dakle arhivsko gradivo. Medutim, isti poziv za skup, koji je dobio recimo arhiv Pazina, i na koji nije reagirao (nije se odazvao, poslao svog djelatnika na skup kao predavača ili sudio-nika^), nema za Arh iv trajnu vrijednost (ne dokumentira nikakvu aktivnost Arhiva), te se nakon nekoliko godina može uništiti. Važeci propisi donekle olakšavaju prepoznavanje dokumenata trajne vrijed-nosti.
Vrednovanje arhivskog gradiva u Hrvatskoj regulirano je zakonskim propisima. Na prvom je mjestu Ustav Republike Hrvatske'' koji u čl. 52. odreduje da stvari od osobitog kulturnoga i povijesnoga značenja, a za koje je zakonom odredeno da su od interesa za Repu-bliku Hrvatsku, imaju njezinu osobitu zaštitu. Važnost gradiva posredno je vidljiva i iz drugih članaka, čija je realizacija praktički neza-misliva bez registraturnog i arhivskog gradiva:
-	čl. 3. - poštivanje prava čovjeka8, vladavina prava ^ najviše su vrednote ustavnog poretka Republike,
-	čl.l4. - svatko u Republici Hrvatskoj ima prava i slobode
-	čl. 19. - zajamčuje se sudska kontrola zakonitosti pojedinačnih akata upravnih vlasti i tijela koja imaju javne ovlasti,
-	čl. 38. - jamči se sloboda mišljenja i izražavanja misli,
-	čl. 46. - svatko ima pravo slati predstavke i pritužbe, davati prijedloge državnim i drugim javnim tijelima i dobiti na njih odgovor,
6.	Ham, G.F.
7.	Ustav Republike Hrvatske (pročišceni tekst), Narodne novine br. 41 iz 2001. g. Sve su Narodne novine besplatno dostupne na http://www. nn.hr.
8.	Temeljna ljudska prava odreduju Opca deklaracija o ljudskim pravima (http://www.amne-sty.hr/stranica.php?sifra_str= opca_deklaracija) i Konvencija o zaštiti ljudskih prava i osnovnih sloboda (http://www.budimojprijatelj.com/ ?q=node/57, NN - medunarodni ugovori 18/1997).
9.	Okvirna konvencija Vijeca Europe o vrijedno-sti kulturne baštine za društvo (NN -Medunarodni ugovori, 5/07) odreduje da su prava vezana uz kulturnu baštinu sastavni dio prava na sudjelovanje u kulturnom životu u skladu s definicijom iz čl. 27. Opce deklaracije. Stranke Konvencije se obvezuju na razvijanje digitalne tehnologije u cilju osiguravanja vece dostupnosti kulturnoj baštini i prednostima koje iz toga proistječu, i na poduzimanje koraka na ukidanju prepreka u dostupnosti informacijama o kulturnoj baštini.
10.	NN 105/97, 64/00.
11.	NN 90/02.
-	čl. 68. - jamči se sloboda znanstvenoga, kulturnog i umjetničkog stvaralaštva9.
Zakon o arhivskem gradivu i arhivima^^ odreduje da arhivsko gradivo nastaje odabiranjem iz registraturnoga gradiva. Odabiranje arhivskog gradiva je postupak kojim se iz registraturnog gradiva na temelju utvrdenih propisa odabire arhivsko gradivo. Stvaratelji i ima-telji javnoga registraturnog gradiva redovito, po isteku roka za čuvanje odredene vrste gradiva, odabiru iz njega arhivsko gradivo, prema uputama i uz odobrenje nadležnog arhiva. Odabiranje se obavlja prema popisima što ih utvrduiu nadležni arhiv i imatelj. Stvaratelji i imatelji dužni su, nakon odabiranja, uništiti neodabrano (izlučeno) registraturno gradivo kojemu su protekli rokovi čuvanja. Pri uništavanju moraju se poduzeti mjere zaštite tajnosti podataka koji bi mogli povrijediti javni probitak ili probitak gradana. Javno arhivsko gradivo predaje se nadležnom arhivu u roku koji u pravilu ne može biti dulji od 30 godina od njegova nastanka. Prije predaje nadležnom arhivu, stvaratelji, odnosno imatelji, dužni su obaviti odabiranje i sredivanje gradiva. Državni arhivi obavljaju stručni nadzor nad čuvanjem i odabiranjem arhivskoga gradiva koje se nalazi izvan arhiva i odreduje mjere njegove zaštite.
Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva^^ utvrduje, izmedu ostalog, kriterije vrednovanja arhivskoga gradiva i kategorizaciju stvaratelja. Kriteriji vrednovanja su kriteriji po kojima se odreduje obveza, potreba i interesi te pojedinačna ili šira društvena korist od čuvanja gradiva do isteka ili po isteku odredenoga roka. Kriteriji vrednovanja su:
-	značenje djelatnosti i funkcija nekoga stvaratelja,
-	pravni propisi i standardi koji utvrduju obveze i rokove čuvanja gradiva,
-	potrebe poslovanja i nadzora nad poslovanjem stvaratelja gradiva,
-	zaštita prava i interesa pojedinaca ili skupina na koje se gradivo odnosi,
-	interes javnosti za uvid u činjenice sadržane u gradivu, odno-sno činjenice koje gradivo dokumentira,
-	evidencijska vrijednost gradiva, odnosno mogucnost pouzda-nog, cjelovitog i autentičnog uvida u djelatnosti tijekom kojih je gradivo nastalo, u jasnom i preglednom obliku,
-	informacijska vrijednost gradiva, odnosno postojanje viška po-dataka i obavijesti u jedinici ili cjelini gradiva u odnosu na druge poznate izvore informacija, zajedno s mogucnostima obradbe i korištenja informacija,
-	značenje gradiva za kulturu, povijest i druge znanosti, te
-	vrijednost gradiva kao kulturnoga dobra.
Kategorizacijom se utvrduje značenie cjeline gradiva nastalog djelovanjem pojedinoga stvaratelja za dokumentiranje djelatnosti i funkcija koje stvaratelj obavlja. Stvaratelji gradiva razvrstavaju se u tri kategorije:
-	Prvu kategoriju čine stvaratelji nadležni za utvrdivanje politike, ciljeva i načina obavljanja pojedine djelatnosti te stvaratelji čije gradivo pruža uvid u način, opseg i uvjete obavljanja pojedinih funkcija u okviru iste djelatnosti...
-	Drugu kategorija čine stvaratelji koji su na području odredene djelatnosti nadležni za provodenje utvrdene politike i obavljanje tekucih i operativnih poslova, a čiji način i opseg djelovanja nisu dostatno dokumentirani gradivom stvaratelja prve kategorije...
-	Trecu kategoriju čine stvaratelji čiji su način i opseg djelovanja dokumentirani gradivom stvaratelja prve i druge kategorije^
Postupak odabiranja i izlučivanja u pismohranama provodi se uz pismeno odobrenje nadležnog arhiva, a na temelju posebnog popisa gradiva. Postupak odabiranja i izlučivanja u arhivima provodi povjerenstvo imenovano od ravnatelja arhiva.
Na arhivsko gradivo primjenjuju i propisi o zaštiti kulturnih dobara12. Glavni propis o zaštiti kulturnih dobara je Zakon o zaštiti i očuvanju kulturnih dobara}13. Kulturna dobra od interesa su za RH i uživaju njezinu osobitu zaštitu. Svrha je zaštite kulturnih dobara, prvenstveno, zaštita i očuvanje kulturnih dobara u neokrnjenom i izvornom stanju, te prenošenje kulturnih dobara buducim naraštajima, kao i uspostavljanje uvjeta da kulturna dobra prema svojoj namjeni i značenju služe potrebama pojedinca i opcem interesu. Vlasnik kulturnoga dobra obvezan je omoguciti dostupnost kul-turnoga dobra javnosti. Kulturna dobra su, izmedu ostalog, zgrade, odnosno prostori u kojima se trajno čuvaju ili izlažu kulturna dobra i dokumentacija o njima. Arhivska grada, zapisi, dokumenti, pisma i rukopisi, zbirka predmeta u muzejima, galerijama, knjižnicama i drugim ustanovama, kao i u drugim pravnim osobama te državnim i upravnim tiielima aključujuči i kod fizičkih osoba, filmovi, spadaju u pokretna kulturna dobra.
Pravilnik1^ o mjerilima za utvrdivanje vrijednosti pokretnina koje imaju kulturnu, umjetničku ilipovijesnu vrijednosl}^ daje sljedeča mjerila za utvrdivanje vrijednosti pokretnina:
-	povijesno podrijetlo predmeta,
-	povijesni, umjetnički i kulturni značaj predmeta,
-	tržišna vrijednost predmeta,
-	druge značajke predmeta koje čine sastavnicu njegove umjetničke, kulturne ili povijesne vrijednosti (način izrade, materijal i dr.).
Pravilnik o odredivanju kulturnih predmeta koji se smatraju nacionalnim blagom država članica europske unije^^ odreduje da u nacionalno blago spadaju i arhivsko gradivo i bilo kakvi njegovi dijelovi, bilo koje vrste, u bilo kojem mediju, koji sadrže elemente starije od 50 godina, kao i fotografije, filmovi i njihovi negativi.
Praksa
U Hrvatskoj je Pravilnikom o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog javnog i privatnog gradiva utvrdeno vre-dnovanje temeljeno na vrednovanju gradiva i na kategorizaciji stvaratelja. Kriteriji su mješavina tradicionalnih Schelenbergovih promišljanja o vrijednosti gradiva i modernih teorija. Kako hrvatska arhivistika, kao i uprava, još nije prihvatila načela «novog javnog upravljanja» odnosno nema izraženu svijest o tome da se svaki postupak, rad i djelovanje trebaju opravdati financijski, medu kriterijima
12.	Svi su relevantni propisi besplatno dostupni on-line na web stranici Ministarstvo kulture: http://www.min-kaltare.hr/propisi/.
13.	NN 69/99, 151/03, 157/03.
14.	NN 77/04.
15.	Pravilnik se odnosi na utvrdivanje vrijednosti pokretnina oduzetih za vrijeme jugoslaven-ske komunističke vladavine.
16.	NN 38/04.
17.	U Hrvatskoj je npr. registrirano oko 30.000 udruga. Jasno je kako arhivska služba nema do-voljno ljudskih i materijalnih resursa sačuvati arhivsko gradivo svih udruga, te če obaviti oda-bir po sistemu reprezentativnog uzorka — od svake vrste udruga. Po drugoj strani, uprava, putem provedbe zakona, obuhvača cjelokupan život države i gradana, osim područja sudbene i zakonodavne vlasti. Kako svako tijelo uprave ima točno propisane zadatke koje izvršava na točno propisanom (teritorijalnom) području neophodno je čuvanje gradiva svakog tijela uprave.
18.	U smislu odredivanja prioriteta sredivanja, restauracija, zaštitnog snimanja, pohrane u ratu i sl., jer ni u arhivu se ne smije npr. ostaviti gradivo samo 50 od 500 postoječih opčina u da-nom povijesnom razdoblju. Svaka je opčina, kao tijelo, bila nadležna za odredeno teritorijal-no područje i gradivo je opčine važno za očuvanje prava njenih prošlih, sadašnjih i budučih stanovnika.
19.	U recentnoj arhivskoj literaturi nema rado-va koji se bave ovom problematikom.
20.	Kasabašič, Š.
21.	Pravilnik je lakše shvatiti ukoliko se pročita Nacrt Uredbe o spisovodstvu u javnim službama Hrv. državnog arhiva, koji je očito poslužio za izradu pravilnika. URL: http://www.arhiv.hr/ hr/pdf/uredba.pdf. (04.05.2003.).
vrednovanja nema kriterija troškova, onih vezanih uz sam postupak vrednovanja i troškova vezanih uz pohranu gradiva. Arhivi za sada ne razmišljaju o troškovima sredivanja i čuvanja gradiva, a posebice ne povezuje troškove s time koliko če i kojih, budučih korisnika, gradivo koristiti.
Kategorizacija stvaratelja se može primijeniti samo na privatne stvaratelje17' odnosno na javno gradivo koje je pohranjeno u arhivu18, ali ne i na aktivne stvaratelje javnog gradiva. Aktivni stvaratelji jav-nog gradiva, bez obzira radi li se o Vladi RH ili ispostavi nekog državnog ureda u mjestu Donji XY su dužni, po odredbama važeče uredbe o uredskom poslovanju, svoje dokumente čuvati do uništenja ili predaje nadležnom državnom arhivu, a nadležni državni arhiv ih je dužan, sukladno važečem arhivskom zakonu, preuzeti.
Na vrednovanje utječe i, barem u Hrvatskoj, neproučeni fenomen19 velikih promjena državnog uredenja u 20. stolječu. 1918., 1941., 1945. i 1990. godine nastajale su nove države koje su se na-stojale ograditi od prethodnih i krenuti ab ovo. Promjene državnog uredenja rezultiraju time da večina gradiva gubi svoju praktičnu vrijednost za upravu, te mu uprava ne posvečuje pažnju i doživljava ga kao balast. Za svaku ie novu vlast karakteristično početno lutanje i nesnalaženje u uredskom poslovanju. Tako je položaj Banskog viječa (1848-50) bio u početku neodreden i nestalan, točan datum početka njegova rada nije poznat, a početno uredsko poslovanje nema stalan oblik. SFRJ je uredbu o uredskom poslovanju donijela tek 1957. g. Novonastalim sustavima treba duže ili krače vrijeme za usvajanje i primjenu načela urednosti, odgovornosti, stručnosti i profesionalnosti. Sustavi moraju raditi dulje vrijeme kako bi novoupo-sleni ljudi u upravi shvatili prednosti urednog uredskog poslovanja i arhiviranja spisa. Uredsko poslovanje CK SKH odvijalo se sukladno Uredbi o kancelarijskom poslovanju iz 1957. g., koju se uredno i dosljedno počelo primjenjivati tek 1980-ih godina. U prvim poslije-ratnim godinama večina gradiva nije urudžbirana, ili je urudžbiranje djelomično, što ostaje karakteristika gradiva kabineta predsjednika CK i u 1970-im. Na sadašnje stanje utjecalo je uvodenje nove uredbe o uredskom poslovanju 1987. g. Uredba se primjenjuje od 1. siječnja 1988. g. Uredski djelatnici su se tek počeli privikavati na rad sukladno novoj uredbi kada je 1990. g. dio kadrova zamijenjen novim. Utjecaj ovih promjena vidljiv je na stanju suvremenog gradiva koje se često ne registrira, ili zaduženi djelatnik samovoljno uvodi "vlastite" sustave klasifikacije predmeta i spisa: po sadržaju, dužnosniku koji spis potpisuje, ili ih vodi po internim evidencijama koje ne odgova-raju evidencijama propisanim Uredbom o uredskom poslovanju i sl.
20
Propisi koji se odnose na rad pismohrana su terminološki konceptualno neuskladeni, što je vidljivo usporedbom Uredbe o ure-dskom poslovanju s Pravilnikom o vrednovanju te postupku odabi-ranja i izlučivanja arhivskoga gradiva. Pravilnik21 daje orijentacijski popis gradiva ograničenih rokova čuvanja i orijentacijski popis gradiva trajne vrijednosti. Orijentacijski popis gradiva ograničenih rokova čuvanja dijeli gradivo prema područjima: računovodstvo, evidencije o zaposlenicima, ostalo, te godinama čuvanja: 50, 10, 5, 3, 2 i 1 go-dina. Orijentacijski popis gradiva trajne vrijednosti dijeli gradivo prema funkcijama: opča i organizacijska; upravna, pravosudna, poslovna i samoupravna; kadrovska; financijska i komercijalna; statistika, planiranje i analiza svih područja djelatnosti; investicija, gra-
dnja i razvoj; informacijsko-dokumentacijska funkcija. Važeci propisi o uredskom poslovanju (klasifikacijske oznake) temelje se na sadržaju predmeta: rad i radni odnosi, privreda, prosvjeta, kultura, znanost i informatika, pravosude... Neuskladenost propisa dovodi do različitih tumačenja što blokira i usporava rad pismohrana i arhiva. Pravilnik o vrednovanju ne odgovara stvarnoj i zakonskoj praksi22, i pokušaj je nekritičke primjene stranih iskustava na rad u Hrvatskoj. Prema relevantnim arhivskim teorijama funkcionalno vrednovanje je uspješno samo ukoliko je sustav uredskog poslovanja temeljen na funkcionalnom modelu, što u Hrvatskoj nije slučaj. Funkcionalna analiza ce se moci primjenjivati jedino u slučaju donošenja nove uredbe o uredskom poslovanju temeljene na funkcionalnom modelu, a i tada na gradivo koje ce biti evidentirano sukladno novoj uredbi.
Opci popis gradiva s rokovima čuvanja nije donesen, iako je to trebalo biti učinjeno do 3. kolovoza 2003. g. Opci popis treba izra-diti za gradivo nastalo do 1990. g. i za gradivo nastalo od 1990. g. s obzirom da su se, zbog osamostaljenja zemlje i prelaska sa socijalizma na tržišnu privredu, promijenile vrste spisa i dokumenata koje na-staju. Na primjer, u doba socijalizma postojalo je stanarsko pravo, zaposlenici su dobivali stanove i stambene kredite, što je rezultiralo nizom ugovora, zapisnika o radu stambenih komisija, bodovanji-ma..., gradivom koje iznimno ilustrativno pokazuje socijalni karakter tadašnje države. Danas stanarskog prava u nekadašnjem smislu nema.
Uputno bi bilo opce popise izraditi i sukladno sustavima koji su se koristili za evidentiranje spisa, od 1957. do 1987. arhivski znakovi, od 1988. klasifikacijske oznake. Gradivo nastalo izmedu 1957. i 1987. se djelomično može vrednovati prema organizacijskoj jedinici tijela. Ipak, pri tome treba biti izuzetno oprezan i obvezatno se upoznati sa sadržajem spisa23. Gradivo nastalo od 1988. g. klasifi-cirano je prema sadržaju, te sukladno tomu treba izraditi i opci popis. Kako ce arhivsko gradivo evidentirano prema postojecoj uredbi o uredskom poslovanju biti preuzeto u arhive tek 2018. g. sadašnja arhivska služba nema dostatnog iskustva u radu s klasifikacijskim oznakama.
Pravilnik o zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva svojim čl. 3. odreduje.: «Dokumentacijska zbirka ili cjelina u pravilu se oblikuje sukladno izvornoj organizaciji, odnosno klasifikaciji dokumentacije koju sadrži. Ako izvorna organizacija, odnosno klasifikacija dokumentacije nije dosljedna ili ako znatnije otežava pronalaženje, korištenje ili rukovanje (zaštitu, vrednovanje, izlučivanje i dr.) dokumentacijom, dokumentacijska se zbirka ili cjelina oblikuje i organizira na način koji uklanja nedostatke i pogreške u izvornoj organizaciji.» Nije dano objašnjenje pojma «znatnije». Nadležni arhivi nemaju ingerencije nad uredskim poslovanjem, a pismohrane su dužne gradivo sredivati prema klasifikacijskim oznakama. Djelatnici pismohrana ne mogu i nemaju pravo ispravljati pogrešnu klasifika-ciju predmeta. Pravilnik ne odreduje tko, i kada, odreduje kako izvorna organizacija, odnosno klasififikacija dokumentacije nije dosljedna ili znatnije otežava pronalaženje dokumenata. Ova nejasnoca može utjecati na nerazumijevanje izmedu pismohrana i arhiva.
22.	Rubčic, D.
23.	Na primjer, gradivo kabineta Izvršnog vijeca Sabora iz tog razdoblja, mada se radi o hije-rarhijski najvišoj organizacijskoj jedinici, sadrži uglavnom predstavke i molbe koje su pojedinci upucivali tadašnjim čelnicima.
Zašto čuvamo / zašto izlučujemo gradivo?
24.	Ugrešič, D.
25.	Sloterdijk, P.
Gradivo se vrednuje, odabire i izlučuje iz čisto praktičnih potreba, jer niti jedna zemlja nema dovoljno sredstva za čuvanje svih svojih „papira".
Vrlo eksplicitan odgovor na pitanje „Zašto čuvamo gradivo?" daje priča: „^ na Cicerona koji u svojoj knjizi De oratore priča o pjesniku Simonidu, „izumitelju" memorije. Priča govori da je tesa-ijski plemič Skopas pozvao na svečani banket u svoju palaču i pje-snika Simonida da napiše pjesmu u čast domačina. Dobivši poruku da ga netko traži, Simonid je usred banketa ustao, napustio palaču i izašao napolje. U vrijeme njegova izbivanja iznenada se urušio strop palače i ubio domačina i goste. Tijela su bila tako zgnječena da rodaci nastradalih, koji su došli da ih sahrane, nisu mogli identificirati leševe. Preživjeli Simonid je, medutim, zapamtio gdje je tko sjedio za stolom. Priča kazuje da su zahvaljujuči Simonidu rodaci ipak mogli sahraniti žrtve24".
Očito je da ljudska vrsta od svog postanka nastoji zapamtiti odredene dogadaje i pojave koje drži značajnim. Arhivi su nastali iz praktičnih potreba da se sačuvaju zapisi o javnopravnim, privatno-pravnim, sudbenim, upravnim, političkim i ostalim pravnim poslo-vima i dogadanjima, dokažu ili ilustriraju činjenice. Arhivsko gradivo tako čini osnovni temelj memorije odredenog društva, države, naroda, organizacije i pojedinca. No, pamčenje je i teret. „Pa zar nisu sve kulture, otvoreno ili prikriveno, uvijek i arhivi kolektivnih traumi? Iz takvih razmišljanja smije se izvesti zaključak kako bi mjere za gašenje ili suzbijanje tinjajučih sječanja na patnje morale biti dio mudrih pravila svake civilizacije25". Isti nas autor upozorava: „Stoga valja biti nepovjerljiv spram svih kultova sječanja, bez obzira jesu li odjenuti u religiozno, civilizacijsko ili političko ruho, i to bez iznimki: pod izlikom pročiščavanja, oslobadanja ili identifikacijskog promišljanja neumitno pogoduju nekoj prešučenoj tendenciji ponavljanja i pono-vnog insceniranja."
Svijet kakav poznajemo suočava s globalizacijom (smanjuje se važnost nacionalnih država i političara, vrača se život u lokalnu zaje-dnicu, decentralizacija), znanstvenim i tehnološkim promjenama, napuštanjem tradicije. Duboka kriza tradicionalnih institucija (država, brak, kazalište^) pokazuje kako one ne mogu pratiti suvre-meni život. Klasični arhivi, kakve poznajemo i u kojima radimo, temelje se na spisu kao sredstvu poslovne transakcije. No, u suvreme-nom su svijetu spisi samo krajnji dokaz transakcije, a ne pružaju, kao nekada, uvid u njen tijek, oni su posljedica prethodnog dogovora (telefonskog, verbalnog, e-mailom...). Upravo zbog naglih promjena kojima je današnje čovječanstvo izloženo ono se osvrče prošlosti kao zamišljenom dobu stabilnosti i zadržava spise (bilo klasične bilo elektronične) zbog njihove tradicionalne uloge, mada su uistinu anakronizam.
U arhivistici se u zadnje vrijeme mnogo govori o krizi, promje-ni paradigme, iznalaženju novih koncepata, načina rada^ Tu spada i želja arhiva da budu memorija svijeta, koju držim preambicioznom i djetinje romantičnom, i svakako je neutemeljeno pridavanje važnosti arhiva samima sebi. Arhivi 20. st. nisu svojim teorijama i praksom
pokazali da su u stanju efikasno i ekonomično izaci na kraj s ogrom-nom količinom dokumenata koje svijet proizvodi, a kako tek misle dokumentirati Internet, Big brothera, trgovinu ljudima i ljudskim organima, vjerski fanatizam, ilegalne terorističke organizacije^? Promjena u arhivistici je nužna, ali je prvi korak, po meni, zaista priznati i ustanoviti problem, vidjeti jesmo li u stanju riješiti ga sami ili nam je potrebna pomoc izvana. Kao što se kod elektroničkih zapisa sadržaj dokumenta odvaja od nosača (medija) tako i mi danas moramo razdvojiti čuvanje i zaštitu dokaza (trajnu potrebu čovječanstva, barem od kada postoji privatno vlasništvo) od arhivistike kao struke i znanosti nastale u modernom dobu. Jesmo li to u stanju izvesti, pokazat ce vrijeme. Klasični ce arhivi, jednako kao i klasične institucije, najvjerojatnije nestati, a možda cemo svi mi, još za našeg radnog vijeka, mijenjati zvanje i zanimanje.
Literatura
Babic, S. MAKROVREDNOVANJE: KANADSKA METODA FUNKCIONALNOGA VREDNOVANJA. hrcak.srce.hr/ file/10889.
Babic, S. Svrha i ciljevi kategorizacije stvaratelja. http://www.had-info.hr/savjetovanje2003_babic.htm.
Bežovan, Gojko. Civilno društvo. 2. izd., Zagreb: Nakladni zavod Globus, 2005.
Brown, R. Funkcionalno vrednovanje u Državnom arhivu Kanade: Sedam godina stvarne prakse. «Arhivski vjesnik» 41 (1998). str. 5165.
COOK, T. Are the Administrative and Cultural Values of Archives Compatible?. http://www.recordkeeping.com.au/march99/terrycoo-kadmincultural.html.
COOK, T. What is Past is Prologue: A History of Archival Ideas Since 1898, and the Future Paradigm Shift. http://www.mybestdocs. com/cookt-pastprologue-ar43fnl.htm.
Eastwood, T. Reflections on the Goal of Archival Appraisal in Democratic Societies. «Archivaria» 54 (2002). str. 59-71.
Grigg Committee Report 1954, http://www.ucl.ac.uk/~uczcw09/ appraisl/grigg.htm
Ham, F.G. Selecting and appraising archives and manuscripts. Chicago: Society of American Archivists, 1993.
Hedbeli, Ž. Položaj, uloga i promjene pismohrana i arhiva kao po-sljedica širenja elektroničke uprave. magistarski rad, Zagreb: Filozofski fakultet, 21. 05. 2005., 212 str., mentor Boras, Damir. Hedbeli, Ž. Archival Records as Cultural Goods. The Future of Information Sciences, INFuture2007: Digital Information and Heritage. Zagreb: Odsjek za informacijske znanosti Filozofskog fakulteta u Zagrebu, 2007. str. 73-81.
Jenkinson, H. A Manual of Archives Administration, drugo revid. izdanje. London: Percy, Lund, Humphreis & Co., 1965. Kasabašic, Š. Uredsko poslovanje u primjeni i postupanje s podnesci-ma stranaka u upravnom postupku. 2. dopun. izd. Zagreb: Novi informator, 2006.
Kolanovic, J. Vrednovanje arhivskog gradiva u teoriji i praksi. «Arhi-
vski vjesnik» 38 (1995), str. 7-22.
Priručnik iz arhivistike. Savez društava arhivskih radnika Jugoslavije, Zagreb, 1977.
Rubčic, D. Stanje i prioriteti rada arhivske vanjske službe u Hrva-tskoj. «Arhivski vjesnik» 45 (2002). str. 11-17. Sloterdijk, P. Srdžba i vrijeme : Političko psihološki ogled. Zagreb: Antibarbarus, 2007.
Thomassen, T. The development of archival science and its European
dimension. http://daz.hr/arhol/thomassen.htm.
Ugrešic. D. Kultura laži. Zagreb: Konzor ; Beograd: Samizdat B92,
2002.