347 Letnik 46 (2023), št. 2 O DELU ARHIVSKEGA DRUŠTVA SLOVENIJE ACTIVITIES OF THE ARCHIVAL SOCIETY OF SLOVENIA Poročilo in sklepi 31. zborovanja Arhivskega društva Slovenije Bohinjska Bistrica, 5. in 6. oktober 2023 Tokratno 31. zborovanje Arhivskega društva Slovenije, ki je potekalo v sodelovanju z Zgodovinskim arhivom Ljubljane, je potekalo na začetku ok- tobra na pragu Bohinjskega jezera, natančneje v Bohinjski Bistrici v Bohinj ECO Hotelu. Glede na vrsto sodobnih izzivov v procesih digitalizacije, s kate- rimi se spopadamo tudi arhivisti oziroma arhivska stroka in znanost, je seve- da naslov tokratnega zborovanja popolnoma na mestu, saj se je glasil »Arhivi kot centri informacij: Možnosti in priložnosti uporabe digitalnih tehnologij pri ohranjanju, uporabi in promociji arhivskega gradiva«. V uvodu so nas nagovorili in nam izrekli dobrodošlico Zdenka Semlič Rajh, direktorica Zgodovinskega arhiva Ljubljana, Jože Sodja, župan Bohinja, Boštjan Čokl, direktor Bohinj ECO Hotela, in predsednik Arhivskega društva Slovenije Aleš Jambrek. V prvem prispevku, z naslovom »Digit(al)izacija ar- hivskega gradiva v kontekstu«, je dr. Miroslav Novak iz Pokrajinskega arhi- va Maribor orisal izzive, ki nastajajo ob tem, ter kako digitalizacija delovnih procesov v arhivih spreminja strokovni pogled na digitizacijo in obravnavo digitiziranega arhivskega gradiva in ob tem predlagal holističen pristop k reševanju tovrstnih problematik. Ob tem se je ob koncu panela razvila za- nimiva terminološka debata o rabi pojmov »digitizacija« in »digitalizacija«, ki je pokazala zlasti na nedorečenost in nedoslednost pri uporabi omenje- nih pojmov. Luka Hribar iz Narodne galerije nam je, v prispevku z naslovom »Umetna inteligenca v muzejih in arhivih: priložnosti in pomisleki« orisal po- jem umetne inteligence, njen zgodovinski razvoj, slabosti in morebitne gro- žnje uporabe, a zlasti prednosti in priložnosti njene uporabe, ki utegnejo v prihodnje močno zamajati obstoječe muzejsko-arhivske doktrine in strokov- ne prakse. Mojca Horvat iz Pokrajinskega arhiva Maribor si je v prispevku, z naslovom »Popisovanje in uporaba starejšega arhivskega gradiva s pomočjo digitalnih tehnologij«, zastavila vrsto vprašanj, predvsem glede na to, kakšne možnosti ponujajo digitalne tehnologije arhivistom pri popisovanju in nato uporabnikom pri dostopu do starejšega arhivskega gradiva. Ob tem se je raz- vila živahna razprava, do kakšne mere se lahko, morajo ali navsezadnje tudi želijo arhivske ustanove, v kontekstih uporabe arhivskega gradiva, prilaga- jati potrebam uporabnikov. Dr. Dejan Zadravec iz Zgodovinskega arhiva na Ptuju nam je v prispevku, z naslovom »Digitalna rekonstrukcija izgubljenega gradiva ptujskega fotografa Johanna Winklerja«, predstavil zanimiv ekspe- riment digitalne rekonstrukcije gradiva Winklerjevega opusa. Digitalna re- konstrukcija je bila izvedena z iskanjem, s pridobivanjem, z raziskovanjem in s skeniranjem fotografij, ki se niso ohranile, oziroma se nekatere danes hranijo, raztresene po različnih institucijah ali pri zasebnikih ter jih je treba zbrati na enem mestu v digitalni zbirki reprodukcij. Drugi panel je odprl dr. Aleksander Žižek iz Zgodovinskega arhiva Celje, ki nam je v svojem prispevku, z naslovom »Digitalizacija v Zgodovin- skem arhivu Celje v obdobju 1997–2002 – Dobrodošla praksa za zaposlene in uporabnike«, predstavil prehojeno pot arhiva v kontekstu digitalizacije in digitizacije arhivskega gradiva. V 25 letih so tako vnesli 497.190 zapisov v informacijski sistem scopeArchiv, oblikovali repozitorij s 188.752 datoteka- mi v velikosti 8,47 TB in vzpostavili moderno spletno stran s povezavo do 348 O delu Arhivskega društva Slovenije || Activities of the Archival Society of Slovenia Virtualne arhivske čitalnice. Monika Čuš iz Zgodovinskega arhiva na Ptuju nam je v prispevku, z naslovom »Izdajanje reprodukcij arhivskega gradiva v okviru pravnega namena in raziskovanja v fizični in digitalni obliki v Zgodovinskem ar- hivu na Ptuju«, prikazala praktično uporabo digitaliziranega gradiva pri izdaji dokumentov v okviru pravnega interesa ali za raziskovalne namene. Ob tem je primerjala postopke izdaje gradiva v fizični in digitalni obliki. Predstavila je to- rej, kakšne so prednosti in pomanjkljivosti obeh, kakšna je časovna učinkovitost obeh postopkov, kakšni so načini posredovanja gradiva, varnostna vprašanja in raven zadovoljstva uporabnikov. Igor Filipič iz Nadškofijskega arhiva Maribor nam je v prispevku, z naslovom »Spletna objava: Popularizacija ali razvredno- tenje arhivskega gradiva?«, predstavil pomisleke, dvome in kritike digitalizacije ter objave arhivskega gradiva na spletu na primeru praktičnih izkušenj Nad- škofijskega arhiva Maribor. Omenjeni projekt digitalizacije in objave starejših matičnih knjig na spletu je odprl številna strokovna vprašanja, od arhivskih do upravnih, finančnih, etičnih in drugih. Zlasti zanimivi so bili predstavljeni kon- teksti banalizacije in demokratizacije arhivskega gradiva, internacionalizacije kulturnega bogastva ter seveda ožja arhivska strokovna vprašanja o razumeva- nju virov in interpretaciji, o izgubi sledi glede tektonike gradiva ter o divergenci med digitalizati in originali. Tone Krapmač iz Nadškofijskega arhiva Ljubljana je orisal podoben projekt in predstavil izzive digitalizacije na primeru matič- nih knjig Nadškofijskega arhiva Ljubljana, tako z vidika digitizacije kot z vidika popisovanja in dostopanja do digitiziranega gradiva. Prvi delovni dan je zaklju- čila Hedvika Zdovc iz Zgodovinskega arhiva Celje, ki je v prispevku, z naslovom »Dodatno strokovno-tehnično navodilo (dSTN) za zajem in hrambo digitalnega arhivskega gradiva«, spregovorila o bistvu in ključnih vsebinah dodatnih stro- kovno-tehničnih navodil, ki jih mora pristojni arhiv izdajati za varstvo in pre- vzemanje gradiva v digitalni obliki. Teorijo je v praksi preizkusila na primeru priprave dSTN do izročitve gradiva v digitalni obliki za Upravno enoto Celje. Sledila je razprava o uporabi predlog dodatnih strokovno-tehničnih navodil in o vprašanjih arhiviranja gradiva v digitalni obliki. Popoldne si je del udeležencev Predsednik Arhivskega društva Slovenije Aleš Jambrek v uvodnem nagovoru 31. Zborovanja Arhivskega društva Slovenije (Foto: Dejan Hvala) 349 Letnik 46 (2023), št. 2 zborovanja ogledal Muzej Tomaža Godca v Bohinjski Bistrici, medtem ko se jih je del odpravil na ogled Planšarskega muzeja v Stari Fužini. Dan se je zaklju- čil ob sproščeni družabni večerji v prijetnem ambientu restavracije Bohinj ECO Hotela. Drugi dan zborovanja je odprla dr. Zdenka Semlič Rajh s svojim prispev- kom, z naslovom »Z roko v roki ali gremo mi po svoje?«. Nadaljevali sta Nina Sotelšek iz Mestnega muzeja Krško in Špela Sečnik, ki sta v svojem prispevku, z naslovom »Sodelovanje javnosti pri zbiranju dediščinskega gradiva«, raziskovali, kako poskuša kulturna politika Evropske unije vpeljati koncept participativne kulture v delovanje dediščinskih ustanov. Prikazan je bil primer muzejskega raziskovalno-razstavnega projekta, pri katerem je bilo zainteresirani javnosti omogočeno, da sodeluje pri iskanju virov, zbiranju gradiva in pri interpretaciji novoustanovljene zbirke. Avtorici sta raziskovali ali je takšen način participa- cije možen tudi v arhivih ali je to le utopija. V zadnji predstavitvi zborovanja je nastopil Aleksander Lavrenčič iz Arhiva Televizije Slovenije, ki nam je v pri- spevku, z naslovom »Možnosti in priložnosti uporabe digitalnih tehnologij pri ohranjanju, uporabi in promociji arhivskega gradiva: digitalizacija VHS-kaset«, predstavil napotke za varno hrambo in digitalizacijo vsebin na sodobnejše di- gitalne nosilce ter dostopanje do tega gradiva. Panelu je sledila okrogla miza, z naslovom »Umetna inteligenca in možnosti vpeljave novih digitalnih procesov v arhive, prenos dobrih praks iz sorodnih institucij, strokovna terminologija s po- dročja digitalizacije in druga odprta vprašanja«, na kateri so svoja razmišljanja o aktualnih izzivih umetne inteligence predstavili dr. Marko Grobelnik z Inštituta Jožef Stefan, dr. Tatjana Hajtnik iz Arhiva Republike Slovenije, dr. Miroslav No- vak, dr. Zdenka Semlič Rajh in dr. Marko Robnik Šikonja s Fakultete za računal- ništvo in informatiko. Sklepno dejanje prijetnega in odlično organiziranega 31. zborovanja Ar- hivskega društva Slovenije sta izvedla Aleš Jambrek, kot predsednik Arhivske- ga društva Slovenije, in dr. Tanja Martelanc, direktorica Pokrajinskega arhiva v Novi Gorici, tokrat tudi v vlogi članice Komisije za pripravo zaključnih sklepov zborovanja, v kateri so sodelovali še dr. Žiga Koncilija iz Arhiva Republike Slo- venije ter mag. Mitja Sadek in Jože Glavič iz Zgodovinskega arhiva Ljubljana. Polna dvorana v ECO Hotelu (Foto: Dejan Hvala) 350 O delu Arhivskega društva Slovenije || Activities of the Archival Society of Slovenia Poročilo zaključujem z besedami dr. Tanje Martelanc in s poročilom Komisije za pripravo zaključnih sklepov zborovanja. Prispevki na 31. zborovanju Arhivskega društva Slovenije so bili izredno kakovostno pripravljeni in vsebinsko zanimivi. Prispevali so več novih spoznanj na področju arhivske stroke in znanosti, a hkrati so nas tudi spodbudili, da smo se začeli spraševati, ali je doslej poznana pot pravilna ali nas bo le uporaba no- vih digitalnih tehnologij privedla do končnega cilja arhivskih ustanov, tj. »ustre- znega ohranjanja, uporabe in promocije arhivskega gradiva«, tako v fizični kot v digitalni obliki. Morda si nekateri arhivisti še vedno želijo, da bi digitalno gra- divo in informacijsko-komunikacijske tehnologije ostale le neka medla senca v prihodnosti, ki se nas ne dotika, a vendar danes vemo, da ni tako. Digitalizacija neizbežno prodira v vse pore našega življenja in arhivske stroke. Arhivisti, ki želimo s pomočjo ohranjanja arhivskega gradiva dokumentirati življenje člove- ka v nekem prostoru in času, smo primorani ta trenutek »ujeti« v takšni obliki, v kakršni gradivo primarno nastaja. Torej sedaj in v prihodnje zlasti v digitalni obliki. Na podlagi referatov in razprave Komisije za pripravo sklepov zborova- nja smo ob koncu zborovanja predlagali naslednje sklepe: 1. sklep: Dilema glede pojma digitalizacija oziroma digitizacija naj se naslovi na Medarhivsko delovno skupino za arhivsko strokovno izrazje. Za mne- nje naj skupina, skupaj s predstavljenimi dilemami in poglobljeno analizo problematike, povpraša tudi pristojne ustanove za jezikovno politiko v Republiki Sloveniji, kot je npr. Terminološka svetovalnica Znanstvenoraz- iskovalnega centra Slovenske akademije znanosti in umetnosti. 2. sklep: Informacijski sistem oziroma aplikacija ScopeArchiv naj bo izključ- no tista, v kateri se, po arhivskih standardih, popisuje arhivsko gradivo, ne glede na to, kje se hrani. Torej tudi arhivsko gradivo, ki ga poleg javnih arhivov hranijo zasebni arhivi, knjižnice, muzeji in sorodne ustanove. 3. sklep: Skladno s širšimi procesi digitalizacije in odpiranja arhivskih po- datkov javnosti predlagamo ponovno preučitev možnosti izboljšanja is- kanja po podatkovni zbirki Slovenske javne arhivske službe s pomočjo uveljavljenih spletnih iskalnikov (npr. Google), kar je trenutno zaradi teh- ničnih in varnostnih razlogov onemogočeno. 4. sklep: Ustvarjalce arhivskega gradiva je treba proaktivno opozarjati, da se pri postopkih digitalizacije upoštevajo standardi in predpisi, ki so skladni z arhivsko zakonodajo. Praksa je namreč pokazala, da digitizirano gradi- vo, ki ga prevzemajo arhivi, pogosto ne dosega zahtevane kakovosti. 5. sklep: Predlagamo širšo praktično uporabo in razpravo glede obstoječih osnutkov dodatnih strokovno-tehničnih navodil v smeri izboljšanja in standardizacije postopkov priprave in prevzemanja ter popisovanja raz- ličnih vrst digitalnega arhivskega gradiva. 6. sklep: Preučiti je treba različne možnosti uporabe umetne inteligence, kot orodja in pomagala pri arhivskem strokovnem delu, vendar se je hkrati treba tudi zavedati njenih prednosti in slabosti. Zapisal: dr. Žiga Koncilija POROČILO O OKROGLI MIZI 31. ZBOROVANJA ARHIVSKEGA DRUŠTVA SLOVENIJE 5. in 6. oktobra 2023 je v Eco Hotelu v Bohinjski Bistrici potekalo 31. zborovanje Arhivskega društva Slovenije. Dvodnevni dogodek se je zaključil z okroglo mizo s tematiko Umetna inteligenca in možnosti vpeljave novih digitalnih procesov v arhive, prenos dobrih praks iz sorodnih institucij,