ARHIVI XXIV (2001), št. 2 Članki in razprave 11 UDK 930.253(4-014/-015) Dostopnost arhivskega gradiva v državah srednje in vzhodne Evrope* DARIA NALE.CZ** Spremembe, ki so jih države srednje in vzhodne Evrope doživljale po letu 1989, so vplivale tudi na zanimanje za pisno zgodovinsko dediščino in dostop do gradiva, ki dokumentira preteklost naroda, tako na državni kot tudi na meddržavni ravni. Državljani so želeli spoznati gradivo, ki so jim ga prikrivale oblasti, obenem pa tudi dobiti dostop do gradiva, ohranjenega v tujini. To je postalo pomembno zlasti za države, ki so šele začenjale proces razvoja oziroma preoblikovanja svoje neodvisnosti. Ta interes, v povezavi s splošnimi procesi demokratizacije, je pri vedel do arhivske zakonodaje, prilagojene potrebam našega časa. V želji, da bi dobili odgovore na vprašanja o dejanskih pogojih dostopnosti arhivskega gradiva, ki bi ne temeljili zgolj na intuiciji, je Nacionalni arhiv Poljske pripravil vprašalnik in ga naslovil na vse države izbranega območja. Vprašalnik je zajemal triindvajset vprašanj, od tega devet enostavnih in štirinajst kompleksnih, pri katerih so bila potrebna dodatna pojasnila. Odgovore smo prejeli od vseh naslovljenih, kar skupaj obsega dvajset arhivskih služb na izbranem območju: Belorusija, Bosna in Hercegovina, Bolgarija, Hrvaška, Črna gora, Češka, Estonija, Zvezna republika Jugoslavija, Litva, Latvija, Makedonija, Nemčija, Poljska, Rusija, Romunija, Srbija, Slovaška, Slovenija, Ukrajina in Madžarska. Ker imata Srbija in Črna gora vsaka svojo arhivsko službo, sta bili povabljeni k sodelovanju v projektu kljub temu, da je v projektu sodelovala tudi Zvezna republika Jugoslavija. Zvezna republika Nemčija je sodelovala zaradi nasledstva Nemške demokratične republike. Vsem sodelujočim v projektu se želim zahvaliti za izredno hitro poslane odgovore. Rezultate vprašalnika, priloženega v obliki tabele, moramo pospremiti z nekaj splošnimi in podrobnejšimi pojasnili. Na nekatera vprašanja sodelujoči arhivi niso odgovorili bodisi zato, ker so jih preprosto spregledali, bodisi zaradi razlik v pravnih sistemih, ki so večkrat povzročale težave pri odgovarjanju na zastavljena vprašanja, včasih Besedilo je referat, ki je bil predstavljen na VI. Evropski konferenci arhivov v Firencah, 30. 5 - 2. 6. 2001. Povzetek si je mogoče prebrati v zborniku konference II Mondo degli Archivi, VI. Conferenca Europea degli Archivi, Firence 2001, z naslovom: Accessibility of Archive Material in the Countries of Central and Eastern Europe. ** Direktorica Arhivske direkcije državnih arhivov Poljske. pa lahko neodgovorjena vprašanja pripišemo tudi zavestnim odločitvam. Hitrost, s katero novi zakonski predpisi v državah srednje in vzhodne Evrope stopajo v veljavo, ter naglo sprejemanje odločitev, ki je posledica želje opraviti obsežno delo na področju zakonodaje in se priključiti k skupini demokratičnih držav, v državah izbranega območja pogosto privede do tega, da se novi pravni akti ne ujemajo z drugimi predpisi. Včasih se celo zgodi, da praksa prehiti spremembe v zakonodaji, ali pa imamo opraviti z nasprotnim položajem, v katerem praksa zaradi svojega konservativnega odnosa ne more slediti predlaganim zakonskim rešitvam. Na nekatera izmed zastavljenih vprašanj torej ni bilo preprosto jasno odgovoriti. Iz vprašalnika je razvidno, da v vseh državah izbranega območja veljajo arhivski zakoni, ki urejajo dostop do arhivskega gradiva. Izjema je le Srbija, ki v tem pogledu nima svoje lastne arhivske zakonodaje in v kateri arhivska praksa temelji na zakonu, sprejetem v Zvezni skupščini. V veljavi sicer ima Zakon o kulturni dediščini, vendar le-ta ne zadostuje, zato so pričeli pripravljati ločen arhivski zakon. Kljub temu pa se zdi, da državljanom večine držav obstoječa zakonodaja ne ustreza. Prejeti odgovori namreč kažejo, da se kar v štirinajstih primerih pripravljajo novi predpisi s področja dostopa do gradiva, vključujoč sedem primerov, v katerih se pripravljajo dopolnila arhivskih zakonov. Zakoni, ki razširjajo obseg pravic in svoboščin, so pomemben dodatek arhivskemu zakonu. Tu sta mišljeni predvsem zakonodaja s področja tiska in javnega obveščanja (v petih državah) in zakonodaja s področja dostopa do informacij (v osmih državah). V zvezi z zadnje omenjeno so bili v primerih nekaterih držav že izpolnjeni ustrezni predpogoji, in sicer z vključitvijo zagotavljanja dostopa do informacij v ustavne določbe. Zakonodajo s področja dostopa do informacij dopolnjujejo podrobnejši in ločeni predpisi, sprejeti v nekaterih državah. Tako je na primer v Sloveniji veljaven Zakon o upravi, v Latviji Zakon o državnem informacijskem sistemu, v Estoniji Zakon o bazah podatkov, v Rusiji pa sta v veljavi Zakon o informacijah in informacijskih sistemih ter Zakon o mednarodni izmenjavi informacij. Sprejem zakonov o državni tajnosti (11) in zakonov o varstvu osebnih podatkov (10) je zelo pomemben, saj le-ti urejujejo obseg dostopnosti gradiva in informacij. S tem 10 Članki m razprave ARHIVI XXIV (2001). št. 2\ pa stvar preteklosti postane tudi nekdaj zelo pogosta navada v izbranem geografskem območju ■ način sprejemanja administrativnih odločitev, temelječih zgolj na preudarnosti posameznika. Ti zakoni nastajajo na ruševinah sistema, v katerem je kraljevala cenzura in v katerem državljani niso poznali meja prepovedi in dovoljenih svoboščin. Tudi kadar so bili zakoni in predpisi o cenzuri in državni tajnosti sprejeti, nihče, razen ožjega kroga uradnikov in vladnih predstavnikov, ki jim je bil omogočen dostop do informacij, ni poznal sprejetih rešitev. Izkusili so le posledice. Proces implementacije nove zakonodaje je zaradi potrebe po temeljiti rekonstrukciji pravnih sistemov dolgotrajen oziroma razdeljen v več stopenj. Podatek, da se v štirinajstih državah pripravljajo novi zakoni s področja dostopnosti informacij, dokazuje sistematično naravo procesa posodabljanja zakonodaje v državah srednje in vzhodne Evrope. Upoštevajoč, da so v šestih izmed sodelujočih držav ti zakonodajni postopki že končani, bi lahko trdili, da je celoten proces že na visoki stopnji napredka. Kot ostanek preteklosti pa lahko štejemo dejstvo, da tu obstajajo posebni predpisi o dostopu do gradiva v arhivih Ministrstva za notranje zadeve (13), Ministrstva za zunanje zadeve (11), Ministrstva za obrambo (11), Urada predsednika (9) ter Parlamenta (7), ki se ločijo od predpisov, veljavnih v zgodovinskih arhivih. Čeprav je načelo ločenosti arhivov teh institucij in nacionalnih arhivov v praksi tudi v številnih državah Evropske unije, pa je ta pojav na območju srednje in vzhodne Evrope še bolj razširjen. V dvanajstih državah izbranega območja postane arhivsko gradivo dostopno za uporabo takoj po preteku 20- do 30-letnega roka nedostopnosti. V drugih državah je še vedno določeno prehodno obdobje, v katerem se gradivo pripravi za javno uporabo. V večini primerov se daljši roki nedostopnosti uporabljajo za posebno občutljive osebne zadeve in za dokumente s področja zunanje politike in državne varnosti. Razlike so posledica različnih rešitev, sprejetih v zakonih s področja varstva osebnih podatkov, državne tajnosti, bančne tajnosti itd. Razpon trajanja rokov nedostopnosti je zelo pomemben; sega od 75 do 150 let za osebne podatke in od 50 do 100 let za informacije v zvezi z interesi in varnostjo države. Uvedba dodatne notranje cezure, določene s splošno sprejetim datumom transformacije, ki se je v izbranem območju zgodila pred približno desetimi leti, postane značilna lastnost pravnih norm, sprejetih v državah srednje in vzhodne Evrope. Zakonodajalci se nagibajo k sorazmerno široki dostopnosti gradiva, ustvarjenega v preteklem obdobju, obenem pa tudi k sprejetju strožjih predpisov v zvezi z gradivom na novo nastale države. Ta neenotni pristop pa se ne nanaša na osebne zadeve. Skladno z zakonodajo je v petnajstih državah (75%) mogoče tudi zaprositi za posebno dovoljenje za uporabo gradiva, za katero velja splošni rok nedostopnosti, ter za gradivo pod posebno zaporo. V šestnajstih državah (80%) so bila navedena pristojna telesa, kamor lahko vložimo pritožbe zoper odločitve o dostopnosti gradiva. V večini primerov gre za dvostopenjski proces. Takšno je na primer stanje na Poljskem, kjer se posameznik lahko pritoži zoper odločitev lokalnega arhiva generalnemu direktorju nacionalnih arhivov, zoper njegovo odločitev pa se lahko vloži pritožba na upravno sodišče kot najvišjo pritožbeno instanco v tem postopku. Pokazatelj dejanskih sprememb na področju dostopa do arhivskega gradiva je tudi dobro razvit sistem preklica določil o nedostopnosti gradiva. Le v dveh primerih ni bilo navedene nobene posebne metode za izvršitev tega postopka. V obeh primerih je to morda (ne pa nujno) odraz težav, s katerimi se sooča uprava arhiva pri vzpostavljanju stikov z drugimi vladajočimi organi države. V enem izmed primerov je celoten postopek preklica končan že pred prevzemom gradiva v nacionalni arhiv. V skoraj polovici sodelujočih držav (9) je sprejemanje odločitev o preklicu nedostopnosti prevzetega gradiva zaupano upravi arhiva, vključno s štirimi primeri, pri katerih je proces opravljen v sodelovanju z ustvarjalci gradiva. V devetih državah se tovrstne odločitve sprejemajo v drugih institucijah, v prvi vrsti pri ustvarjalcu gradiva. Stalne komisije za deklasifikacijo gradiva delujejo v osmih državah, vendar pa je le v eni izmed njih ta komisija edini in izključni organ, pooblaščen za deklasifikacijo gradiva. Na primeru Poljske bi želela natančneje predstaviti enega izmed problemov deklasifikacije. Na Poljskem, podobno kot tudi v drugih državah izbranega območja, so komunistična partija in njeni organi igrali edinstveno vlogo, ne le v primerjavi z vlogo političnih strank v državah drugih sistemov, pač pa tudi vlogo, ki se je navadno precej razlikovala od tiste, uradno določene v dokumentih, kot je Ustava. Partija je bila pomembnejša od vlade ali parlamenta, od tod torej tudi izredna zgodovinska vrednost gradiva, ki so ga ustvarili partijski organi in telesa. Partije so bile v večini primerov razpuščene, kar je imelo za posledico pomanjkanje njihovih pravnih naslednikov. Na Poljskem je vlogo naslednice prevzela Služba državne varnosti. Leto je torej Nacionalni arhiv naslovil s prošnjo za pomoč pri preklicevanju določil o nedostopnosti. V arhivuusistematično deluje posebna delovna skupina, Ce bi raziskovalci potrebovali gradivo, ki ga zaposleni v Službi državne varnosti še niso obravnavali, bi bilo to gradivo prednostno predloženo v njihovo presojo. V kar enajstih državah ni posebnih komisij. Ne glede na to, kakšni so sprejeti postopki, pa je mogoče opaziti veliko zanimanje in dejavnosti na področju omejevanja obsega tajnosti. ARHIVI XXIV (2001), št. 2 Članki in razprave 11 V arhivih šestnajstih držav veljajo podrobnejši predpisi, na podlagi katerih je urejena organizacija dostopnosti arhivskega gradiva. V enajstih državah je treba za uporabo arhivskega gradiva dobiti predhodno dovoljenje, za izdajo le-tega pa je v večini primerov odgovoren direktor arhiva, redkeje generalni direktor celotne arhivske službe ali ustvarjalec gradiva. Glede na vrsto gradiva je v primeru ene države treba izkazati pooblaščenost za dostop do državnih tajnosti. Pri dostopu do gradiva iz zasebnih zbirk oziroma gradiva v depozitu je odločilnega pomena dogovor z donatorjem gradiva. Zaprositi je mogoče tudi za donatorjevo dovoljenje. Podoben postopek velja tudi za osebne zadeve. Treba pa je omeniti, da se obseg državljanskih svoboščin postopno širi. Tako se na primer sistematično opušča obvezno pridobivanje dovoljenj za uporabo gradiva, namesto tega pa se uvaja evidenca uporabnikov. Takšna odločitev je bila sprejeta v devetih državah izbranega območja, med drugim tudi na Poljskem, kjer je razložena v Predpisih o uporabi gradiva, katerih določbe se upoštevajo v vseh arhivskih čitalnicah. Vendar pa se više rangirani normativni akti, kot na primer zakoni, ne morejo spremeniti na temelju zgoraj omenjenih predpisov. Če torej zakon izhaja iz bolj oddaljene preteklosti, kot kaže primer Poljske, se lahko zdijo nekatere posledice njegovega izvajanja komaj sprejemljive. Ena izmed teh je formalno različen pristop do uporabnikov iz tujine, ki morajo še vedno zaprositi za dovoljenje za uporabo gradiva. Seveda bi bilo težko najti primer zavrnitve takšne prošnje, pa vendarle gre tu, vsaj s formalnega stališča, za neenak odnos do domačih in tujih uporabnikov. Položaj je mogoče spremeniti le s popravki arhivskega zakona in delo na tem področju se nadaljuje. Na območju, ki gaje zajemal naš vprašalnik, ni bilo zapaziti drugih primerov diskriminiranja katere koli skupine uporabnikov. Le v dveh državah imajo lahko uporabniki s področja znanosti in znanstvenoraziskovalnih projektov posebne ugodnosti, zlasti kar zadeva dostop do posebno občutljivega gradiva. Ena izmed sodelujočih držav je navedla, da je privilegiran dostop do gradiva omogočen osebam, ki izkažejo svoj pravni interes. Splošno sprejeto in v uporabi je načelo, da imajo zainteresirane osebe neomejen dostop do gradiva, ki se nanaša na njihove osebne zadeve, ne glede na rok nedostopnosti, zavezujoč za druge osebe. V večini držav izbranega območja (19) imajo uporabniki arhivov zagotovljen neomejen dostop do pripomočkov za uporabo. V nekaj primerih je bil naveden omejen dostop do inventarjev in vodnikov po tajnem gradivu, za katero veljajo določila začasne zapore. V sedemnajstih državah je arhivsko gradivo dostopno tudi na podlagi delovnih pripomočkov za uporabo, kot so na primer kartotečna kazala, prevzemni zapisniki in seznami, kar je brez dvoma pomembno, saj je po- manjkanje celovitih pripomočkov za uporabo eden najbolj žgočih problemov na celotnem območju srednje in vzhodne Evrope. Ta problem še najmanj občutijo arhivi v Latviji, Sloveniji1 in Litvi, kjer le še za 5-6 odstotkov gradiva ni izdelanih celovitih pripomočkov za uporabo. Povprečni obseg gradiva brez ustreznih celovitih pripomočkov se giblje od 25 (Romunija) do 75 odstotkov (Nemčija), v preostalih državah znaša okoli 50 odstotkov. Omeniti bi veljalo, da navedene številke najverjetneje ne odražajo resničnega stanja, saj definicija pojma "celovit pripomoček za uporabo" v vprašalniku ni bila podana. Odgovori, ki so jih poslale posamezne države, se torej lahko nanašajo na različne vrste pripomočkov za uporabo. Vzemimo za primer Poljsko. Kar 95 odstotkov našega arhivskega gradiva je statistično opredeljenega kot inventarizirano, kar pomeni, da uporabniku omogoča doseg določene arhivske enote. Vendar pa niti 50 odstotkov gradiva ni zajetega v inventarjih, ki bi bili odobreni s strani metodoloških komisij in uporabniku dostopni v obliki tipkopisov ali publikacij. Kaže, da je ta tradicionalna šola izdelovanja inventarjev zdaj stvar preteklosti. Hitro naraščanje pridobivanja arhivskega gradiva in omejitve na področju zaposlovanja novih arhivskih delavcev zahtevajo nujne spremembe v načinu izdelovanja pripomočkov za uporabo. Tako je zdaj mogoče opaziti težnjo, da se sprejema poenostavljene oblike popisa ter upošteva prevzemne zapisnike in sezname kot zadostne pripomočke za uporabo. Če bi skušali oceniti ta pojav za območje vseh sodelujočih držav, bi lahko trdili, da imajo vse države arhivsko gradivo popisano na ravni fondov in da je le 5^ odstotkov celotnega gradiva neregistriranega. Število vodnikov po gradivu v precejšnji meri presega število ustreznih podrobnejših inventarjev, ki se, glede na povprečne statistične podatke, nanašajo na 50 odstotkov arhivskega gradiva. Trenutno v enajstih državah izbranega območja poteka pomemben proces vključevanja podatkov o arhivskem gradivu v velike informacijske mreže, med njimi tudi na internet. Vse to seveda omogoča širitev dostopa do informacij ter olajša in pospeši uporabo podatkov v sistemu. Informacijske vsebine posameznih spletnih strani se sicer precej razlikujejo, očitno pa je njihov namen posredovati čimbolj izčrpne informacije o gradivu na ravni fondov. Obstaja nekaj primerov oziroma najav razširitve internetskih ponudb, ki naj bi omogočile tudi pregledovanje inventarjev in vodnikov. V primeru Makedonije je posebna informacija o modernem in zanimivem arhiv- Podatki posredovani za Slovenijo pomenijo: 5 odstotkov je neregistriranega gradiva, 95 odstotkov vsega gradiva pa ima izdelane pripomočke na prvi stopnji - to je na stopnji vodnika po fondih in zbirkah. Pripomočki na drugi stopnji (inventarji) pa so narejeni na različne načine in v različnih stopnjah, (opomba N. Glažar) 10 Članki m razprave ARHIVI XXIV (2001). št. 2\ skem informacijskem sistemu že predstavljena na spletnih straneh, sam sistem pa je še v fazi razvoja. To nalogo morajo naši kolegi iz Skopja še opraviti. V vseh sodelujočih državah lahko uporabniki naročijo reprodukcije arhivskega gradiva, V desetih državah ni posebnih omejitev pri kopiranju, v preostalih desetih državah pa obstajajo količinske omejitve, ki temeljijo predvsem na podlagi tehničnih razlogov in materialnega stanja gradiva. Med drugimi omejitvami sta našteta še nestrinjanje s kopiranjem celotnih arhivskih enot in količinska omejitev kopiranja na sto strani na mesec, oziroma 150 strani za posamezno raziskovalno temo. V primeru ene države je bila poudarjena nujna usklajenost med raziskovalno temo in postopkom reprodukcije. Prav tako samo v enem primeru pa pretek roka nedostopnosti uporabljenega gradiva ne pomeni vedno tudi dovoljenja za njegovo reproduciranje. V osmih državah se zaračunava plačilo za dostop do arhivskega gradiva za poslovne in komercialne namene. Le arhivisti treh držav (Poljska, Srbija, Slovenija) so v vprašalnik vključili informacijo o javnem arhivskem gradivu, ki ga upravljajo nepooblaščene osebe. Ti primeri so nastajali zlasti v obdobju temeljitih in predvsem hitrih sprememb ter v okoliščinah, ko so osebe, ki so takrat upravljale z dokumenti, minimalno poznavale zakonske določbe. Včasih se je za takšnimi praksami skrival strah pred posledicami preteklih dejanj. Urejevanje pravnih sistemov v državah izbranega območja bo brez dvoma pripomoglo k temu, da se bo v ustrezne nacionalne arhive vrnil vsaj del tega gradiva. Upamo, da bosta politična in ekonomska stabilizacija ustavili trgovanje z originalnim arhivskim gradivom in da ne bomo več soočeni z okoliščinami, v katerih se gradivo najvišjih organov neke države znajde v tujih arhivih. Razvoj standardne pravne kulture in izboljšani sistemi varstva gradiva pred krajo bi dolgoročno gledano morali prinesti pozitivne rezultate. Samo dejstvo o dostopnosti gradiva je izjemno pomembno, prav tako pomembna pa je tudi skrb za ustrezno distribucijo gradiva skladno s splošno sprejetimi pravili. Če bi rezultate tega vprašalnika primerjali s "Priporočilom Sveta Evrope o dostopu do arhivskega gradiva", sprejetim lani, bi lahko trdili, da formalno velika večina arhivov srednje in vzhodne Evrope ustreza zahtevam, navedenim v temu priporočilu. V splošno oceno dostopnosti gradiva bi moralo biti vključeno tudi dobro sodelovanje med državami izbranega območja, zlasti ko gre za skupne pobude glede skupne arhivske dediščine. DOSTOPNOST ARHIVSKEGA GRADIVA V DRŽAVAH SREDNJE IN VZHODNE EVROPE 1. VPRAŠANJE DA NE BREZ ODGOVORA Kateri pravni akti omogočajo dostopnost informacij / arhivskega gradiva? Arhivski zakon 19 (95%) 1 (5%) 0 (0%) Zakonodaja o tisku in javnem obveščanju 5 (25%) 9 (45%) 6 (30%) Zakon o dostopu do javnih informacij 9 (45%) 6 (30%) 5 (25%) Drugi: Predpisi o uporabi arhivskega gradiva (Hrvaška); Zakon o varstvu podatkov (Madžarska); Ustava (Belorusija, Poljska); Dodatek k Zakonu o mednarodni izmenjavi informacij (Rusija); Zakon o kulturni dediščini (Srbija). 7 (35%) 3 (15%) 10 (50%) ARHIVI XXIV (2001), št. 2 Članki in razprave 11 2. VPRAŠANJE DA NE BREZ ODGOVORA Kateri pravni akti omejujejo dostopnost informacij / arhivskega gradiva? Zakon o varstvu tajnih informacij (državne in uradne tajnosti) 12 (60%) 4(20%) 4(20%) Zakon o varstvu osebnih podatkov 10 (50%) 6 (30%) 4 (20%) Drugi: Estonija - Zakon o zbiranju, evidentiranju, hranjenju in uporabi gradiva organov državne varnosti ali obveščevalnih služb v Estoniji; Estonija, Ukrajina - Zakon o bazah podatkov; Madžarska - Arhivski zakon; Makedonija - Uredba o določanju kriterijev za podaljšane roke uporabe arhivskega gradiva; Črna gora - Dostopnost določa posebna zbirka predpisov kot oblika podzakonskih aktov; Latvija - Zakon o hrambi in uporabi gradiva KGB; Poljska - Civilno pravo; Rusija - Zvezni zakon o informacijah in varstvu informacij; Srbija - Zakon o kulturni dediščini; Slovenija - Zakon o arhivskem gradivu in arhivih, Zakon o upravi; Jugoslavija - Zakon o arhivskem gradivu Zvezne republike Jugoslavije. 12 (60%) 1(5%) 7(35%) 3. VPRAŠANJE DA NE Ali so v pripravi kakšni novi predpisi, ki bi utegnili vplivati na dostopnost arhivskega gradiva? Navedite jih: 14 (70%) 6 (30%) 4. VPRAŠANJE DA NE BREZ ODGOVORA Ali je arhivsko gradivo dostopno takoj po prevzemu v arhiv? Takoj po procesu valorizacije in strokovne obdelave (Črna gora); 30 let po njegovem nastanku (Romunija). 12 (60%) 7 (35%) 1(5%) 5. VPRAŠANJE DA NE BREZ ODGOVORA Kakšni so razlogi za začasno nedostopnost arhivskega gradiva? Makedonija - V primeru, ko ni dovoljenja s strani lastnika gradiva, oz. če še ni preteklo 20 let od nastanka gradiva Jugoslavija - Zakon o arhivskem gradivu Splošno določilo nedostopnosti rok: 20 let (Bosna in Hercegovina, Makedonija) 30 let (Češka, Litva, Romunija, Slovaška, Slovenija) 14 (70%) 6 (30%) 0 (0%) Podrobnejša določila o nedostopnosti so prilagojena posameznim vrstam arhivskega gradiva gradivo s področja zdravstva 50 let (Srbija) 75 let po svojem nastanku oz. 10 let po smrti osebe, na katero se gradivo nanaša (Slovenija) 100 let (Romunija) 150 let po rojstvu osebe, na katero se gradivo nanaša (Makedonija) 13 (65%) 3 (15%) 4 (20%) 10 Članki m razprave ARHIVI XXIV (2001). št. 2\ 20-150 let 20-80 let (Bosna in Hercegovina) gradivo s področja sodne uprave 40 let z možnostjo podaljšanja za 10 let (Slovenija) 75 let (Makedonija) 90 let (Romunija) 10 (50 %) 5 (25 %) 5 (25%) gradivo s področja zunanje politike 12 (60%) 4 (20%) 4 (20%) 40 let z možnostjo podaljšanja za 10 let (Slovenija) 50 let (Romunija) 75 let (Makedonija) aradivo s področja javne varnosti 40 let z možnostjo podaljšanja za 10 let (Slovenija) 75 let (Makedonija) 100 let (Romunija) 14 (70%) 3 (15%) 3 (15%) gradivo s področja obrambe 40 let z možnostjo podaljšanja za 10 let (Slovenija) 75 let (Makedonija) 100 let (Romunija) 11 (55%) 5 (25%) 4 (20%) drugi kriteriji: Arhivsko gradivo, ki ni urejeno in popisano oz. je v slabem materialnem stanju (Hrvaška); Dokumenti o geoloških in geodetskih raziskavah naravnih bogastev - 100 let (Makedonija); Dokumenti o zadevah strateškega pomena - 100 let (Makedonija); Dokumenti o državni suverenosti - 75 let po ustanovitvi (Makedonija); Dokumenti o tehnološkem usposabljanju in poslovni tajnosti - 50 let (Makedonija); Ekonomski interesi, podatki o obveščevalnih službah, proti vohunstvu, operativnih in preiskovalnih dejavnostih (Rusija); Gradivo s področja financ - 50 let (Romunija); Osebne zadeve - 75 let (Belorusija, Romunija), 100 let od rojstva osebe, na katero se gradivo nanaša (Makedonija); Registri (Poljska); Občutljivi osebni podatki (Latvija); Ob izročitvi arhivskega gradiva ustvarjalec določi pogoje njegove uporabe. Sicer ni nedostopnosti ali omejitev (Bosna in Hercegovina, Črna gora) 11 (55%) 1 (5%) 8 (40%) 6. VPRAŠANJE DA | BREZ ODGOVORA Ali imajo uporabniki dostop do pripomočkov za uporabo neomejen dostop 19 (95%) 1 (5%) omejen dostop (navedite obseg) do pripomočkov za uporabo gradiva s področja državne in poslovne tajnosti ter zasebnosti 5 (25%) 1 (5%) 7. VPRAŠANJE DA NE Ali je dovoljen dostop do arhivskega gradiva na osnovi delovnih pripomočkov za uporabo (npr, kartotečna kazala, prevzemni zapisniki in seznami)? 17 (85%) 3 (15%) 8. VPRAŠANJE DA BREZ ODGOVORA Za kolikšen delež celotnega arhivskega gradiva ni izdelanih celovitih pripomočkov za uporabo: okoli 50% pod 50%: Slovenija (5%),2 Latvija (6%), Črna gora (20%), Romunija (25-30%), Makedonija, Slovaška (40%) 14 (70%) 6 (30%) Glej opombo 1. ARHIVI XXIV (2001), št. 2 Članki in razprave 11 9. VPRAŠANJE DA Ali obstaja pregled nad celotnim arhivskim gradivom - v nasprotnem primeru, kolikšen delež gradiva ostaja neregistriran? (kot minimalna oblika pregleda nad gradivom je mišljen seznam arhivskih enot po zadevah, ki opredeljujejo vsebino ali opredelitev skupin arhivskih enot z isto zadevo) ne več kot 5% 20 (100%) 10. VPRAŠANJE DA NE BREZ ODGOVORA Ali so informacije o arhivskem gradivu vključene v velike informacijske mreže - če je temu tako, navedite delež3 Informacijski sistem je v fazi razvoja (Črna gora); 5-6% (Belorusija, Madžarska); 16% (Latvija); na internetu - (Poljska, Ukrajina), 70% (Hrvaška); 100% (Češka) 11 (55%) 7 (35%) 2 (10%) 11. VPRAŠANJE DA NE BREZ ODGOVORA Ali se v naslednjih institucijah in njim podrejenih enotah uporabljajo pogoji dostopa do gradiva, ki se ločijo od tistih, ki so v veljavi v zgodovinskih arhivih? Ministrstvo za notranje zadeve 13 (65%) 5 (25%) 2 (10%) Ministrstvo za zunanje zadeve 11 (55%) 8 (40%) 1 (5%) Ministrstvo za obrambo 11 (55%) 7 (35%) 2 (10%) Parlament 7 (35%) 11 (55%) 2 (10%) Urad predsednika 9 (45%) 10 (50%) 1 (5%) 12. VPRAŠANJE DA Ali je arhivsko gradivo, označeno z obvezujočimi in veljavnimi določili o nedostopnosti, lahko deklasificirano s strani: v dveh primerih ne opravljajo postopka deklasifikacije, v enem primeru pa je v arhive prevzeto le deklasificirano gradivo uprave arhiva? v štirih primerih si to odgovornost delijo arhivi in ustvarjalci gradiva 9 (50%) institucij, ki jih uprava arhiva ne nadzoruje? 7 (45%) 13. VPRAŠANJE DA Ali obstajajo stalne, ločene komisije za odločanje o omejitvah in dovoljenjih za dostop do gradiva pod zaporo? v enem primeru je posebna komisija edini način deklasifikacije 8 (40%) 14. VPRAŠANJE DA NE BREZ ODGOVORA Ali je mogoče dobiti posebno dovoljenje za uporabo: arhivskega gradiva v času trajanja roka nedostopnosti 15 (75%) 2 (10%) 3 (15%) zadržanega/tajnega arhivskega gradiva 12 (60%) 2 (10%) 6 (30%) 15. VPRAŠANJE DA NE BREZ ODGOVORA Odločitev, da se zavrne prošnja za dostop do arhivskega gradiva je predmet: upravnega nadzora 16 (80%) 1 (5%) 3 (15%) sodnega nadzora 15 (75%) 1 (5%) 4 (20%) Za Slovenijo je bila posredovana ta informacija: Predstavitev podatkov o arhivskem gradivu na spletnih straneh je 100-odstotna vendar le s pregledom gradiva ni. prvi stopnji (na stopnji vodnika po fondih in zbirkah). Na nižjih nivojih predstavitve gradiva je na spletnih straneh le 1 odstotek (inventar fonda, kije testna različica), (opomba N. Glažar) 10 Članki m razprave ARHIVI XXIV (2001). št. 2\ 16. VPRAŠANJE DA NE Ali v arhivu obstajajo podrobnejši predpisi, ki urejajo organizacijo dostopnosti arhivskega gradiva? 16 (80%) 4 (20%) 17. VPRAŠANJE DA NE Ali so za uporabo arhivskega gradiva potrebna kakšna dovoljenja? 11(55%) 9 (45%) 18. VPRAŠANJE BREZ ODGOVORA V primeru, daje za uporabo arhivskega gradiva treba pridobiti posebno dovoljenje - kateri organ izda odločitev v zvezi s tem? Uprava arhiva Direktor arhiva Ustvarjalec gradiva 4 (20%) 19. VPRAŠANJE DA NE Ali se pogoji dostopa razlikujejo za različne skupine uporabnikov (npr. domači uporabniki /uporabniki iz tujine, raziskovalci / amaterji)? Če je temu tako -kakšni so kriteriji? Estonija - Akademski raziskovalci - na osnovi Zakona o zbiranju, evidentiranju, hranjenju in uporabi gradiva organov državne varnosti ali obveščevalnih služb v Estoniji Nemčija - Raziskovalci, tako nemški državljani kot tudi uporabniki iz tujine, ter uporabniki zaradi zasebnega interesa imajo skladno z arhivskim zakonom privilegiran dostop Poljska - za uporabnike iz tujine 3 (15%) 17(85%) 20. VPRAŠANJE DA Ali lahko uporabniki naročijo reprodukcije arhivskega gradiva? 20£100%]_ 21. VPRAŠANJE DA NE Ali obstajajo kakšne omejitve pri reproduciranju arhivskega gradiva (npr. količinske)? Navedite jih: Količina je omejena na 100 strani na mesec za posameznega uporabnika; 150 strani za vsako raziskovalno temo; Glede na tehnične možnosti arhiva; Glede na materialno stanje gradiva; Dovoljeno je le reproduciranje gradiva, kije predmet raziskovanja; Pretek roka nedostopnosti arhivskega gradiva ne vključuje samodejne pravice za njegovo reproduciranje 11 (55%) 9 (45%) 22. VPRAŠANJE DA NE Ali se zaračunava plačilo za dostop do arhivskega gradiva za poslovne/komercialne namene? 8 (40%) 12(60%) 23. VPRAŠANJE DA NE BREZ ODGOVORA Ali obstajajo primeri, da je javno arhivsko gradivo v lasti oseb, ki niso pooblaščene za to, da z njim upravljajo oz. omogočajo njegovo uporabo? Navedite jih: Jugoslavija - Nimamo informacij o obstoju takšnih primerov 3 (15%) 15(75%) 2 (10%) Prevod: Alenka Hren Strokovna pomoč: Natalija Glažar SUMMARY ACCESS ABILITY OF ARCHIVAL RECORDS IN THE COUNTRIES OF CENTRAL AND EASTERN EUROPE Based on the questionnaire on regulations, the author analyses the accèssability of archival records in the countries of Central and Eastern Europe. When comparing the results of the questionnaire with "A recommendation of the Council of Europe for the access to archival records", passed last year, it could be concluded that formally the majority of archives of Central and Eastern Europe comply with the demands of the recommendation.