Duša KRNEL-UMEK*
* Doktorica etnoloških znanosti, arhivska svetovalka, Pokrajinski arhiv Koper
Vloga arhivov pri varstvu elektronskih dokumentov v Sloveniji
KRNEL-UMEK, Duša, The Importance of the Archive in Preservation of Electronic Records in Slovenia. Atlanti, Vol. 17, N. 1-2, Trieste 2007, pp. 93-96.
Original in Slovenian, abstract in English, Italian and Slovenian, summary in English
The inspection on electronic records archives in Slovenia is established in three new rules in force from 2006: the new law, the regulation, the standard. The rules prescribe the mutual duties between the public institutions, the State Archives, the Regional Archives. A new institution is in charge of the management of electronic records. The rules also deal with the training of the personnel, but still is pending the identification of the responsible of the inspection on electronic records archives.
KRNEL-UMEK, Duša, Il ruolo degli archivi nella vigilanza dei codumenti elettronici in Slovenia. Atlanti, Vol. 17, N. 1-2, Trieste 2007, pp. 93-96.
La vigilanza sugli archivi di soli documenti elettronici in Slovenia e definita da tre nuove norme entrate in vigore nel 2006, ovvero la nuova legge, l'ordinanza, e l'omogeneizzazione tecnologica. Le regoleprescrivono i reciproci doveri fra gli enti pub-blici, gli Archivi di Stato e gli archivi Regionali. Un nuovo ente ha la concessione per il trattamento
1.	Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA). Uradni list RS št. 30/2006.
2.	Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva. Uradni list RS št. 86/2006.
3.	Enotne tehnološke zahteve. Arhiv Republike Slovenije, 382-17/2006/1.
Vlogo arhivov pri varstvu elektronskih dokumentov urejajo v Sloveniji trije novi predpisi, ki so izšli leta 2006. To so arhivski zakon1 (ZVDAGA), uredba2 in enotne tehnološke zahteve3 (ETZ). Zakon že v prvem členu govori o »dokumentarnem gr^adivu v fizični in el^ektr^onski obliki« in tako loči klasične nosilce od novodobnih. Glede na pomen dokumentarnega gradiva v digitalni obliki zakon določa, da mora biti zajem gradiva »učink^ovil^« (8. člen) in »pr^etvor^ba zanesljiva« (9. člen). Za dokumentarno gradivo, ki se hrani več kot pet let pa mora biti zagotovljena tudi »digitalna oblik^a za ^olgor^očno hr^ambo« (10. člen).
Varstvo arhivskega gradiva je v pristojnosti arhivov ne glede na nosilec zapisa s tem, da mora biti digitalno gradivo pretvorjeno v obliko za dolgoročno hrambo (36. člen ZVDAGA). Tu pa se pojavi nova oseba, ki je ponudnik storitev:
»Hr^ambo arhivskega gradiva in spr^emljevalnih storitev v digitalni obliki zajavnopr^avne osebe in arhive l^ahko opr^avlja ponudnik, kije akr^editir^an pri državnem arhivu^« (72. člen).
V zakonu ni dorečeno, kdo za javnopravno osebo to določi: pristojni pokrajinski arhiv (36. člen) ali državni arhiv - ARS (72. člen). Če je v 36. členu arhiv še imel vse pristojnosti za gradivo javnopravne osebe:
»Javno arhivsko gr^adivo ne glede na obliko ali nosil^ec zapisa prevzemajo v hr^ambo izključno pristojni arhivi«, jih v 72. členu nima več.
Za gradivo, ki je arhivsko, lahko določene storitve opravi tretja
oseba:
»Hr^ambo arhivskegagr^adiva in spr^emljevalnih storitev v digitalni obliki zajavnopr^avne osebe in arhive ^ahko opr^avlja samoponudnik^, kije akr^editir^an pri državnem arhivu v sk^l^c^d^u s 85. čl^enom tega zakona in za javne nar^očnike tudi izbr^an v postopkujavnega nar^očil^a iz tr^etjega odstavka 57. čl^ena tega zakona.«
Uredba podrobneje določa pogoje varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva, delovanje in notranja pravila oseb, ki to gradivo hranijo. Postopke in pogoje, ki jih morajo osebe izpolnjevati ter zahteve za ponudnike, ki to lahko izvajajo, urejajo poleg uredbe še enotne tehnološke zahteve, za vse pa je pristojen ARS, ki določi »obliko in način izr^očitve arhivskegagr^adiva v digitalni obliki« To pa pomeni, da nima več pristojnosti pokrajinski arhiv, čeprav je za navodila in prevzem pristojen po zakonu (36. člen).
Zakon je nejasen v določilu o pripravi in organizaciji zajema in hrambe gradiva v digitalni obliki (17. člen). Najprej določi:
»Vsaka oseba, ki bo zajemala ali hranila gradiva v digitalni obliki, mora sl^editi nasl^ednjim fazam pripr^ave oziroma organizacije zajema in hr^am-be^«,
v zaključku pa to zanika:
»Pr^edpisi, ki ur^ejajo upr^avno posl^ovanje, l^ahko ne glede na določbe tega poglavja drugače ur^edijo način zajema in hrambe d^okumentarnega gr^adiva v digitalni obliki^« Čemu so potem namenjeni vsi členi od 8. do 33. v zakonu, če je vse to lahko urejeno drugače, kot predpisuje zakon, zakonodajalec ne odgovori.
Zakon daje pristojnim arhivom nadzor nad uničenjem arhivskega gradiva (15. člen): »Uničenje izvirnega d^okumenl^arnega gr^adiva v fizični obliki, ki ima l^astnost arhivskega gr^adiva, po pretvorbi v digitalno obliko ali zapisu ni d^ovoljeno, razen če pristojni arhiv izrecno ne določi drugače.«
Izvedbo tega pa poveri komisiji (16. člen):
»Uničenje gr^adiva iz prvega stavka prejšnjega čl^ena opr^avi najmanj tričl^ansk^a k^omisija, ki jo imenuje pr^e^sl^ojnik javnopr^avne osebe. V komisiji sodeluje tudi predstavnik pristojnega arhiva. komisija sestavi zapisnik in popis gr^adiva.«
Navedeni členi zakona kažejo, da kljub določilom o hrambi dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki, zakonodajalec ni poskrbel za kriterije, po katerih bi se izvirno dokumentarno gradivo v fizični obliki, ki ima lastnosti arhivskega gradiva izjemoma lahko uničilo in kdo nadzorujejo delo takih komisij.
V uredbi je zakonodajalec dodatno opredelil vlogo državnega arhiva pri varstvu elektronskih dokumentov (3.-38. člen). Odbiranje arhivskega gradiva, tudi v digitalni obliki, je ostalo v pristojnosti arhivov na:
»podlagi pisnih strokovnih navodila« in »v skl^adu z enotnimi l^ehnol^oškimi zahtevami« (55. člen).
Niso pa določeni postopki, kako usklajevati delo državnega arhiva, pokrajinskih arhivov in drugih izvajalcev storitev tudi glede
na »Seznam dokumentarnega gr^adiva iz 55. čl^ena l^e uredbe, za k^al^er^o se šteje, dajepr^avil^oma vedno ar^hivskogradivo«, ki je naveden v prilogi.
Predpis ETZ podrobneje ureja notranjo organizacijo in notranja pravila: » Zajem in hr^amba gr^adiv v digitalni obliki se prične z ustrezno organizacijo del^a, podrto z notr^anjimipr^avili. E^ektr^onska oblik^a ima drugačne značilnosti od fizične, drugačne r^anljivosti in zahteva bolj sisl^ematičen pristop k organizaciji ^el^a« (2, str. 22). Avtorji pravil so mnenja, da je pisarniško poslovanje z dokumenti v elektronski obliki drugačno od tistega z dokumenti v fizični obliki, kar drži. Ne drži pa drugi del trditve, da samo elektronsko poslovanje zahteva sistematičen pristop. Za uspešno delo, je ta potreben povsod.
Z ETZ posega državni arhiv na široko področje organizacije dela, kar pa ni naloga arhivskih delavcev, ker je to naloga tistih, ki posamezne družbene sisteme vodijo. Javna uprava je eden od sistemov, potem so to pravosodje, šolstvo, zdravstvo, gospodarstvo. Vse odvisno od urejenosti vsake posamezne države. Pri tem je potrebno ločiti ravni tega vodenja. Vlada, in ministrstva so prva raven, po-
dei documenti elettronici. Le norme trattano pure della formazione del personale, ma rimane in sospeso l'identificazione del soggetto responsabile della vigilanza sugli archivi composti di soli documenti elettronici.
KRNEL-UMEK, Duša, Vloga arhivov pri varstvu elektronskih dokumentov v Sloveniji. Atlanti, Zv. 17, Št. 1-2, Trst 2007, str. 93-96.
Vlogo arhivov pri varstvu elektronskih dokumentov urejajo v Sloveniji trije novi predpisi, ki so i^šli leta 2006. To so arhivski zakon, uredba in enotne tehnološke zahteve. Predpisi urejajo na eni strani razmerje med ustvarjalci dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivi, na drugi strani pa razmerje med državnim in pokrajinskimi arhivi. Na novo se pojavi še tretji partner, ki ima koncesijo za upravljanje z elektronskimi dokumenti. Ceprav so v predpisih tudi določbe o kadrih in njihovi izobrazbi, pa vseeno puščajo odprto vprašanje, v kolikšni meri je rešeno vprašanje varovanja dokumentarnega in arhivskega gradiva v elektronski
SUMMARY
The role of archives in the inspection on the electronic documents is established in three new rules in force from 2006: the new law, the regulation, the standards. The rules prescribe the mutual duties between the public institutions, the State Archives, the Regional Archives. A new institution is in charge of the management of electronic records. The
rules also deal with the training of the personnel, but still is pending the identification of the responsible of the inspection on electronic records archives.
Legislators do not always know about practice, and this is way they hardly improve a legislation. Moreover, MoRek and ETZ standards are quite complicated and not so clear, and they can not be used easily. Legislators should also think about the fact that qualified employees are very important. It should be better waiting a bit longer, in order to have a wider database, and to be able to make deep remarks about the intention, the purpose, the profit, and the price.
Accession to the documents is very important for the legal value, which is the most important to all users. Its importance for science and culture is minor, since it deals with a little group of users. At first glance, the legislation sets a more democratic procedurefor the commissions made up of archivists and representatives from the institutions and with a coordination between the archives. But it removed the important role of the archives by introducing a third institution in the inspection on the electronic documents, ever more widespread. Another important issue is still pending, about which are the electronic documents to be printed out in paperfor a long term inspection. In our regional archive we decided to print all the documents having an archivistic nature, even if deriving from electronic records.
Since documents are so important under the respect of their legal value and the correct functioning of databases, we need rules to prescribe an implementation of the archival institutions. A good chance could be building up a National Archival Council.
4.	Model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov. Specifikacija MoReq. Arhiv Republike Slovenije: Ljubljana, 2005.
5.	Elektronski dokumenti: Priročnik za arhivi-ste. Mednarodni arhivski svet: Ljubljana 2006.
krajinska uprava drugi, občine tretji itd. Razvejanost in načini poslovanja so seveda različni in so odvisni od urejenosti posameznih področij, kar urejajo področni predpisi.
Pri pisanju takih predpisov kot so ETZ se zato dogaja, da pisci pogosto ne poznajo prakse in ne zmorejo zato nadgraditi realnega stanja z boljšo ureditvijo. Razen tega so predpisi, kot so MoRek4 in ETZ napisani preveč zapleteno, zato so nepregledni in težko uporabni neposredno. Iz nejasnosti pa nastajajo zapleti, dodatno nepotrebno delo in nepreglednost delovanja. V ETZ so navedeni še dodatni predpisi in standardi, ki urejajo posamezne vrste dokumentov.
Pisci ETZ so lahko dobro mislili, ko so napisali: »Ustrezno rav-el^ektr^onski obliki l^emelji na odgovornih, zavednih in ' zaposlenih» (2.2.4, str. 26), saj v nadaljevanju navajajo tudi stopnje izobrazbe, ki so potrebne. Vendar je tudi tu praksa v razkoraku s teorijo. Potrebna pa je prej dobra praksa kot slaba teorija, zato bi tako obsežno delo, kot je kopičenje številnih baz podatkov s še številčnejšimi podatki moralo skozi dober premislek o smotru, namenu, koristnosti in ceni.
Praksa je šla medtem svojo pot, kar se pisci ETZ zavedajo in vsaj na deklarativni ravni sporočajo, da pričakujejo poenotenje postopkov in sodelovanje najprej arhivistične stroke, potem pa tudi drugih, ki uporabljajo elektronske dokumente. Arhivskih strokovnjakov za posamezna področja že do sedaj niso enakopravno vključili v pripravo predpisov. Kako in kje si tako sodelovanje predstavljajo, pa v nadaljevanju tudi ni napisno. Ena od oblik za izražanje strokovnih ugotovitev so referati na posvetovanjih, vendar ti ostanejo mrtva črka na papirju, če ni ustreznih postopkov in pripravljenosti za njihovo uvajanje v prakso.
Računalniki, ki naj bi olajšali in poenostavili delo, ga mnogokrat bolj zapletejo, predvsem pa ga stalno množijo. Dela je tako čedalje več in je vedno bolj zahtevno. Navodila, za katera bi pričakovali, da bodo enostavna, kratka in jasna, pa postajajo cele študije s 100 in več stranmi, ki naštevajo povrh vsega še dodatne predpise in standarde. Tako se mnogokrat uresničuje opozorilo, ki je že v začetni stopnji računalnikov krožilo: »Ce ^aš v r^ačunalnik^e smeti, boš smeti ^obil tudi iz njih«.
Arhivisti so postavljeni pred zahtevno nalogo, kako razvrstiti čedalje več dokumentarnega gradiva, ki je v fizični in elektronski obliki po stopnji pomembnosti, ki ga vsebuje in ga ohraniti v arhivih. Nekatere odgovore dajejo sodobni priročniki o elektronskih dokumentih5, njihovi prevodi, gradivo in podatki o mednarodnih dokumentih, a to ni dovolj.
Kriteriji, ki so navedeni v dodatku k Uredbi, tudi ne olajšajo dela, ker je raznovrstnost gradiva prevelika glede na dejavnosti, ki jih posamezniki pokrivajo. Po novem zakonu je prva raven valorizacije znotraj arhivskih ustanov, kjer je delo razporejeno v komisijah, ki pripravljajo navodila za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega. Druga raven je delitev dela znotraj arhivov po področjih - uprava, pravosodje, šolstvo itd. Tretja raven je usklajevanje v medarhi-vskih skupinah, kar določa uredba. Skupine so zadolžene za posamezna področja, pripravo navodil za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega in preučevanje posameznih področij. Usk-
lajevanje med pokrajinskimi in državnim arhivom že teče na področju pravosodja, kar omogočajo tudi sodobne tehnike dopisovanja po e-pošti. Za druga področja skupine začenjajo svoje delo.
Dokumenti, ki so v rabi in tisti, ki imajo arhivski značaj in se trajno hranijo, imajo seveda večji pomen, kot zgleda na prvi pogled. Dostopnost do dokumentov je pomembna predvsem za pravno varnost oseb, ki je na prvem mestu, saj se tako ali drugače nanaša na vse prebivalstvo. Pomen za znanost in kulturo je drugoten, saj je vezan na ozek krog uporabnikov. Zato se pri novih predpisih, ki urejajo varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva v Sloveniji, postavlja vprašanje, v kolikšni meri je zakon uredil področje na bolj demokratičnih temeljih, kot so ti bili v preteklosti.
Na prvi pogled je res postavil komisije za navodila iz arhivi-stov in javnopravnih oseb ter uvedel medarhivsko usklajevanje. Vendar pa je z uvajanjem tretjega ponudnika storitev za varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva v elektronski obliki, ki ga je zdaj največ, strokovnim arhivskim institucijam odvzel del njihove pomembne vloge.
Ostalo je še eno pomembno vprašanje, ki ga predpisi tudi ne urejajo v celoti. Katero gradivo, ki je nastalo in nastaja v elektronski obliki, je potrebno za dolgoročno hrambo ohraniti na papirju, ki je najbolj obstojen material. In določiti tudi vrsto papirja. Za področje pravosodja smo v navodilih, ki jih je pripravil pokrajinski arhiv določili, da se dokumentarno gradivo, ki že nastaja v elektronski obliki (vpisniki, imeniki in spisi) in je določeno, da je arhivsko gradivo, na koncu leta natisnejo in hranijo na papirju.
Zaradi pomena, ki ga ima dokumentarno in arhivsko gradivo za pravno varnost oseb in za delovanje celotnih sistemov vodenja, bi bili potrebni tudi predpisi, ki bi urejali spremljanje delovanja arhivskih institucij in arhivske stroke, oziroma tistih, ki so ponudniki storitev zunaj arhivov. To bi bil v slovenskem okviru arhivski svet, po vzoru mednarodnega arhivskega sveta, za kar je bil predlog že pri nastajanju novega zakona leta 1992, pa žal tudi v novem zakonu leta 2006 še ni bil predviden.