Andrej Raspor


Bojan Macuh


Dan je dolg 24 ur


Kako se prebiti skozi vsakodnevno delo in prosti čas





Založba BoMa

Murska Sobota, 2021





»Nobena stvar me ne prevzame tako kot delo: ure in ure lahko opazujem koga, ki dela.«

Jerome Klapka Jerome





UVOD


Obvladovanje časa je bolj aktualno kot kdaj koli prej. Najsi bo kot orodje za izboljšanje dela, ali pa vodnik za organiziranje človekovega življenja in način za zagotavljanje uspeha. Večina seminarjev in knjig je namenjena temu, da slušatelje oz. bralce usmeri od organizacije časa k postavljanju osebnih ciljev, ki izhajajo iz poslanstva posameznika oz. obratno. Kar je seveda pomembno. Mi se bomo bolj osredotočili na elemente obvladovanja časa v poslovnih procesih v povezavi z vsakdanjimi izzivi. Seiwert (1997) pravi, da je čas denar, življenje in kapital. Uvodoma je pomembno poudariti, da ne obvladujemo časa ampak sebe in spremembe. Čas, ki ga merimo z merskim instrumentom, kot je štoparica, namreč nezadržno teče neodvisno od nas. Sami pa lahko vplivamo na spremembe, ki se dogajajo vzporedno s časom.

Za obvladovanje časa v odnosu do delovnega časa pa so zelo pomembne tudi prostočasne dejavnosti. Tudi te vzgajajo človeka, ga v obdobju odraščanja pripravljajo na življenje. Skozi različne dejavnosti, ki jih počnejo v prostem času, študenti raziskujejo sami sebe, oblikujejo osebnost in gradijo lastno identiteto, kar pa pomaga tudi pri usmerjanju v poklicnem smislu. Tudi v odrasli dobi prosti čas omogoča usvajanje določenih spretnosti in veščin, ki so kasneje uporabne na delovnem mestu in v korist tudi pri samem zaposlovanju. Prosti čas torej ima pomembno vlogo tudi pri dodatnem izobraževanju in izpopolnjevanju posameznikov. Kombiniranje raznovrstnih dejavnosti (npr. aktivno sodelovanje v klubih, ukvarjanje s športom, udeležba na delavnicah in hkrati še druženje s prijatelji) prispeva k discipliniranosti osebe. Posameznik se tako lahko nauči dobro organizirati svoj (prosti) čas, organizacijske veščine pa so, sploh v današnjem razgibanem in hitro spreminjajo čem se okolju, zelo cenjene.

V poklicnem življenju je obvladovanje časa eden izmed pokazateljev zrelosti podjetja in posameznikov, ki se kasneje kaže v poslovni uspešnosti. Dejansko se ta proces, kot smo omenili v prejšnjem odstavku, začne v šoli, ko je potrebno čas in aktivnosti razporediti na študijske in obštudijske aktivnosti ter pri tem upoštevati posameznikove zmožnosti. Kasneje se nadaljuje v podjetjih. Na žalost se vzorci iz šole prenašajo v podjetje, ko je delo čas med dvema »pavzama«. V šoli so ti intervali predpisani z učnim načrtom, v podjetjih pa so predvsem odvisni od narave dela in napisanih in nenapisanih pravil (kulture v podjetju). Zato ni nujno, da dejansko delo prinaša tudi dodano vrednost. Vse preveč je namreč nepotrebnega dela, ki dejansko posameznikom omogoča, da so sicer na plačilni listi in delajo, ni pa pogojeno s tem, da pripomorejo k rasti podjetja. Recept za preživetje v ujetništvu, kot ga je opisal češki pisatelj Josef Škvorecký v enem svojih romanov, je morda še preveč zakoreninjen v nekaterih podjetjih. Takole piše: »Vzameš velik rumen sod, prazen, in ga s silnim vzdihovanjem in jamranjem vališ prek tovarne. Na cilju vzameš najbolj kontrasten sod, recimo majhen in črn, ter ga prav tako z igranim trudom vališ nazaj. To ponavljaš celo ujetništvo.« Pravi da se je recepta držal in je živ še danes, med tem ko njegovi kolegi niso imeli te sreče. Dela seveda ne moremo neposredno primerjati z ujetništvom, saj gre pri delu prvenstveno za preživetje. Zatomanj energije, kot se je lahko vloži v delo, večja je možnost prav tega.

Ideja za samo gradivo, ki ga imate pred seboj, je nastala za potrebe izobraževanja vodij v enem izmed slovenskih podjetij, ki se je z leti dopolnjevalo. Dejansko je vsebina nastala iz gradiv navedenih v virih. O tej temi je namreč težko povedati kaj popolnoma novega. Bralcu se želeli olajšati pregled nad izredno bogatim zbirom literature. Obvladovanje časa in iskanje izkoristka le-tega je namreč stalen izziv in se ne bo nikoli zaključil.

Bralcu želiva veliko uspeha pri lastnem obvladovanju časa kot tudi pri obvladovanju sodelavcev in bižnjih im manj bližnih sopotnikov v življenju. Uspela bodo namreč le tista podjetja in posamezniki, ki imajo ustrezno dodano vrednost. Poleg tega organizacija sebe, sodelavcev in dela pripomore tudi k manj stresa. Zelo je pomembno, da se zaposleni zavedajo, kako ga lahko obvladujejo sami in kako lahko obvladujejo druge.

Smisel vsebine je, da se usmerite k opravljanju pomembnih nalog. Skozi posamezna poglavja vam bomo pomagali k temu, da se boste usmerili na te naloge. Lastne izkušnje in izkušnje drugih, ki jih želiva deliti z vami, so te, da z ustrezno organizacijo prioritet, ciljev in časa lahko združite zasebno življenje, študij ob delu in zahtevne naloge v podjetju. Nikakor pa ne pozabite na prosti čas, ki mu v sodobni, tehnološko podprti družbi namenjamo mnogo premalo pozornosti – časa.

Andrej Raspor in Bojan Macuh





NAPOTKI BRALCEM


Skladno z namenom knjige je razporejena tudi snov. Celotna tematika je namreč razdeljena na več vsebinsko zaokroženih poglavij. Pri tem smo sicer zasledovali načela znanstvene metode. Zaradi kompleksnosti nekaterih vsebin, ki jih ni moč obravnavati na enem mestu, in preglednosti ugotovitev, smo ločeno obravnavali obvadovanje časa in stres. Pri obravnavi tematike smo poskušali poiskati primerno ravnovesje med znanstveno preciznostjo in razumljivostjo izražanja. Zavedamo se namreč, da naj bi bilo to delo prevsem uporabno in namenejo laični javnosti. Prevelika formalizacija bi otežila branje in zmanjšala preglednost. Da pa bi kljub vsemu zadostili pravilom in normam znanstvenega aparata, smo e-vire navedli v virih. V kolikor ni drugače navedeno, ugotovitve izhajajo iz lastnih raziskav oz. dolgoletnih izkušenj, ki jih imata avtorja.

Struktura knjige

V naslednjih poglavjih in podpoglavjih si bomo podrobno ogledali posamezne elemente obvladovanja časa in stresa. Avtorja sta si razdelila posamezna poglavja, glede na njihove predhodne izkušnje. Tako Raspor obravnava delovni čas z vidka organizacije in njegovih prihrankov, Macuh pa daje večji poudarek sociološkim obravnavam in vplivu delovnega časa na stres.

Macuh tako v prvem in drugem poglavju obravnava delo in čas (teoretična oblazložitev, upravljanje s časom, načrtovanje itd.) in delo, predvsem pa se loteva problematike prostega časa s poudarkom na mladih.

Raspor v tretjem poglavju prične z analizo izrabe časa, kjer boste najprej opravili samoanalizo. Nihče vas namreč ne pozna bolje, kot se poznate vi sami. V četrtem poglavju nadaljuje z izrabo časa pri delodajalcu, saj z boljšo organizacijo nastane manj stresnih kritičnih situacij (zamud), boljši izkoristek delovnega časa, večja produktivnost, večje zadovoljstvo zaposlenih in manjši stroški. Sledi peto poglavje, kjer boste ponovno opravili samoanalizo. Tokrat z vidika nagnjenosti na nujne oz. pomembne naloge. Šesto poglavje daje konkretne napotke kako zagotoviti celovito obvadovanje časa. V sedmem poglavju sledi samoanaliza kradljivcev časa in njihov vpliv na poslovni proces. V teh poglavjih se prepletajo splošno znana dejstva o izrabi časa na eni strani, kot tudi lastna izkustva z vodenjem na drugi strani.

V osmem poglavju Macuh ob že znanih dejstvih različnih strokovnjakov predstavlja stres. Napori vsakdanjega življenja; stresni dogodki so k sreči precej redki. Mnogo ljudi jih ne doživi po nekaj let ali pa celo desetletij zapored. To pa ne pomeni, da ti ljudje živijo povsem mirno. Vsak človek se dan za dnem srečuje s številnimi manjšimi vznemirjenji. Lahko so sicer majhne intenzivnosti, so pa zato pogosta. Imenujemo jih vsakdanji napori in se pojavljajo na različnih področjih življenja. To so na primer delo v gospodinjstvu (nakupovanje, priprava kosila), časovni pritisk (preveč opravil v kratkem časovnem obdobju), finančne skrbi in starševske dolžnosti (pomoč pri učenju, vzgoja otrok). Vsi napori, značilni za človekovo življenje, so tudi pomemben izvor stresa. Čim več jih je, tem več stresa povzročajo, zato jih ne bi smeli zanemariti.

Avtor zadnjih treh poglavij je ponovno Raspor. V devetem poglavju je opravljen pregled nad sodobnimi pripomočki za obvadovanje časa. Sodobne tehnologije nam namreč prinašajo nove in nove rešitve, vendar istočasno tudi nove izzive in pasti. Sledi deseto poglavje, kjer boste dobili konkretne napotke kako lahko sami izboljšate veščine obvadovanja časa. Tehnik obvadovanja časa, se lahko nauči vsakdo. Le dovolj vztrajen mora biti. V enajstem poglavju pa so navedeni kazalniki, kako lahko te spremembe spremljate in ste zato lahko še bolj učinkoviti.





»Čas je odličen učitelj, toda na žalost ubije vse svoje učence ...«

Louis Hector Berlioz





1 DELO IN ČAS


Vsak posameznik se v življenju nenehno sooča z vsemi tremi navedenimi elementi, tako v zasebnem kot tudi poslovnem okolju. Potrebno jih je obravnavati posamezno in hkrati kot celoto, saj se med seboj dopolnjujejo iz nadgrajujejo. Čeprav o delu, ker delamo vsi, vemo vse, je potrebno razumeti, kaj je delo, zakaj ga izvajamo in predvsem to, kako ga umeščamo v čas, ki nam je na voljo (prosti čas). Poseben poudarek je potrebno dati delovnemu času, ki ga bolj ali manj spremljamo od strani v prepričanju, da ga vsakemu zaposlenemu odrejajo delodajalci. Ob pregledu podatkov boste ugotovili, da je zelo pomembno razumevanje efektivnega delovnega časa v odnosu do celotnega delovnega časa, ki ga preživimo na delovnem mestu. Glede na to, da več kot tretjino časa preživimo na delovnem mestu, je prav, da znamo izkoristiti čas, ko nismo na delovnem mestu. To je t. i. prosti čas, ki ga posameznik namenja prostočasnim dejavnostmi. Ker pa se prosti čas in ostali čas, ki ni neposredno delovni čas na delovnem mestu, v sodobni globalni družbi »zlivata v eno«, je prav, da tudi življenju v prostem času namenjamo to, na kar opozarjajo različni strokovnjaki, pa tudi samo življenje posameznika.





1.1 Delo in čas


Če bi želeli enostavno opredeliti pojem dela, potem bi ga lahko opredelili kot obveznost, za katero opravljeno storitev dobimo plačilo. V nadaljevanju se bomo sprehodili med delom, časom in prostim časom. Grint (v Lawsoon, Jones, Moores, 2004, 96) piše, da trdne in hitre opredelitve tega kaj je delo, ni. Poskus bi bil glede na prostor in čas variabilen. Nekatere vrste dela so povezane s prostim časom, kot v primerih, ko se vključujeta interes in užitek.

Tesno povezan z delom je čas. Vključuje vse aktivnosti, ki jih mora neka oseba opraviti, da bi lahko učinkovito izvršila delovne obveznosti, kot je npr. pot na delo in domov. Meje med delom in časom, ki je povezan z delom, so nejasne in so v času in gled ena kulturno okolje gibljive.

Zunaj delovnega časa vemo, da obstaja mnoštvo aktivnosti, za katere pa nismo plačani. Vseeno čutimo (družbeno) obveznost, da jih postorimo (medsebojna podpora širšemu sorodstvu, religiozna usluge, sodelovanje v družbenih dogodkih idr.) (Grint v Lawsoon, Jones, Moores, 2004, 96).





1.2 Delo


Po Lawsonu (2004, 96)[1] ni trdne in hitre opredelitve tega, kaj je delo in kaj ni. Poskus opredelitve bi bil glede na prostor in čas variabilen. V industrijskih družbah je njegova opredelitev gotovo povezana z nečim, kar je obveznost in za kar se dobiva plačilo. Kljub temu pa so nekatere vrste dela močno povezane s prostim časom, kot v primerih, ko se vključujeta interes in užitek (npr. strast do nogometa).

Če se počasi navežemo na čas, lahko rečemo, da je le-ta povezan z delom. Vključuje vse aktivnosti, ki jih mora oseba opraviti, da bi lahko učinkovito izvršila delovne obveznosti, kot je na primer pot na delo in domov. Lahko pa vključuje tudi nekaj »dela na domu«. Meje med delom in časom, ki je povezan z delom, so nejasne in so v času in glede na kulturno okolje gibljive. Obstaja mnoštvo aktivnosti, za katere nismo plačani, pa vendarle čutimo obveznost, da jih postorimo. Najpomembnejši primer je tu lahko domače delo, vendar pa so še druge družbene obveznosti, kot je medsebojna podpora v širšem sorodstvu, religiozne usluge, če smo verni, in pa različni družbeni dogodki, za katere čutimo, da moramo v njih sodelovati in jih podpreti. To, kar je znano kot »prosti čas«, je področje, kjer obstaja možnost izbire aktivnosti, ki jim bomo sledili. In to ne zaradi tega, ker so plačane, ampak zato, ker v njih uživamo in smo jih sami izbrali. Večina športov je na primer razumljena kot prostočasna aktivnost, kot hobi ali počitnice itd. Prosti čas se od drugih aktivnosti loči zaradi individualne svobode ukvarjanja (prav tam).





1.3 Čas


Čas je velik človekov prijatelj, ko pa ga zmanjkuje, tudi sovražnik. Ali ga znamo pravilno izrabiti, je naš zaveznik, ko se znajdemo v časovni stiski? To so vprašanja, na katere bi želeli vsaj okvirno podati odgovore v tem poglavju.

Čas je edinstven omejen vir, pri katerem ne moremo odločati o tem, ali ga bomo porabili ali ne, ampak odločamo zgolj o tem, kako ga bomo porabili, navaja Šarotar Žižek (2008). Zato je veščina upravljanja časa nujna tako za izboljšanje položaja in kariero posameznika, položaj delovnega tima kakor tudi organizacije kot celote. Ker je upravljanje časa uporabna in koristna veščina, ki pripomore k izboljšanju različnih vidikov življenja, v prispevku predstavljamo splošni koncept upravljanja časa (opredelitev časa in njegovega upravljanja, namen upravljanja časa, zmote o tem ter simptome in razloge za neuspešno upravljanje časa), osvetljujemo časovne ovire in predstavljamo sistemski pristop k načrtovanju ukrepov, ki ob uporabi pripomočkov za upravljanje časa zagotavlja spremembe v organiziranju časa.

Poudarjamo tudi dejstvo, da je upravljanje časa v bistvu upravljanje samega sebe. Zato postane posameznik z učinkovitim upravljanjem časa bolj discipliniran, poveča svojo osebno produktivnost, izogne se časovnim oviram, zmanjša stres in prihrani čas, ki ga nato lahko porabi v skladu z lastnimi preferencami (prav tam).

Čas je simbolika meje v trajanju in najbolj občutena distinkcija od onostranstva, ki je svet večnosti. Človeški čas je po definiciji končen, božji pa neskončen oziroma je zanikanje časa, neomejenost. Eden je stoletje, drugi je večnost, filozofsko razmišljujoče ugotavljata Chevalier in Gheerbrant (1994, 79)[2] in dodajata, da med njima ni mogoča nobena skupna mera. Ta razlika v naravi, ki je človeški um ne more normalno doumeti. Čas je po njunem mnenju neločljivo povezan s prostorom.

Parker (v Haralambos in Holborn, 2001, 260) pozna pet vidikov življenja ljudi glede na čas:

1 Delo je čas, ki ga preživiš na plačanem delovnem mestu.

2 Delovne obveznosti se nanašajo na čas, ki ga porabiš kot posledico zaposlitve, vendar pa ga dejansko ne preživiš delavno. Primer delovne obveznosti sta vožnja na delo in z njega.

3 Nedelovne obveznosti vključujejo dejavnosti, kot je gospodinjsko delo in nega otrok.

4 Čas zavzamejo tudi fiziološke potrebe. Ljudje morajo preživeti čas tudi za opravljanje dejavnosti, kot so prehranjevanje, spanje, umivanje in opravljanje potrebe.

5 Preostali čas pa označimo kot prosti čas.

Ste se zamislili ob teh dejstvih? Vsekakor, saj o tem običajno sploh ne razmišljamo in enostavno odmislimo. Pa poglejmo, kaj so o času izrekle različne osebnosti, saj je zapisanih veliko misli o času. Predstavljamo nekaj teh, druge pa lahko prebirate ob naslovnih poglavjih v celotni vsebini knjige:

»Nič ni pomembnejšega od današnjega dne.« Johann Wolfgang von Goethe

»Vzemi si čas za premislek, ukrepaj pa naglo in odločno.« Isocrates

»Čas je največja razdalja med dvema krajema.« Tennessee Williams

»Če ljubiš življenje, ne zapravljaj časa, kajti čas je snov, iz katere sestoji življenje.« Benjamin Franklin

»Koliko časa pridobi tisti, ki se ne zmeni za to, kaj mislijo, govorijo in delajo drugi, temveč skrbi samo za to, če so njegova lastna dejanja pravična, blaga in dobra.« Mark Avrelij

»Čas: tisto, kar človek vedno poskuša ubiti, na koncu pa njega ubije.« Herbert Spencer

Lakein (1991, 10) navaja, da ne obstaja »pomanjaknje« časa. Vsi imamo zadosti časa za vse, kar želimo narediti. Če ste tudi vi eden tistih ki so vedno »preveč« zaposleni, vedite, da obstaja množica drugih, ki so še bolj zaposleni, pa storijo precej več kot vi. Nimajo več časa od vas. Svoj čas znajo le bolje izkoristiti. Učinkovito izkoriščanje časa je veščina, ki se je naučimo tako kot vožnje avtomobila. Zakaj se torej tudi tega ne naučimo?

Field (2001, 65) dobro nakazuje, kdaj naj se izkoristi čas, da je posameznik lahko hkrati s tem, da dela, tudi zadovoljen in srečen.

Gotovo se vam je ob prebiranju teh misli utrnila še kakšna izvirna vaša ideja, kar samo dokazuje, da je čas del nas in se je potrebno zavedati njegovega pomena. Če želimo umestiti v delo in delovni čas tudi čas, ki si ga vsi zaposlen »odtrgamo« zelo poredko t. j. prosti čas, si moramo pogledati, kaj o tem pomembnem področju človekovega življenja menijo določena znanstvena področja (Field, 2001, 65).





1.4 Čas in upravljanje časa


1.4.1 Opredelitev časa in njegovo upravljanje


Šarotar Žižek (2008) povzema nekaj avtorjev, ki različno opredeljujejo čas in njegovo upravljanje. Tako za Seiwerta (1997, 13) čas predstavlja dragoceni kapital, za katerega je značilno, da je redek, da ga ni mogoče kupiti, prihraniti, uskladiščiti ali pomnožiti, in da teče nenehno in nepovratno. Mackenzie (1998, 27) čas opredeljuje kot nevidni vir, ki je edinstven, ker je njegova količina končna. Zeichen (1994, 7) trdi, da je čas najdragocenejši kapital človeka, Atkinson (1990, 4) pa ga opredeljuje na naslednji način: »Čas je najdragocenejši vir, ki ga imamo na razpolago. Časa ne moremo shraniti v banki, niti ga ne moremo kupiti. Vse, kar lahko storimo, je, da ga konstruktivno uporabimo ali ga tratimo. Čas je materialna naložba, ki se ne da zamenjati z ničemer drugim in ga je treba tudi tako jemati. Čas je skopo omejen vir in odločilen pogoj upravljanja.« Ker je čas edinstven omejen vir, je pomembno upravljanje časa, za katerega Zeichen (1994, 8) trdi, da je zavestno odrejanje poteka dneva in je kot takšno del osebnega menedžmenta. Whetten in Cameron (2005, 111) učinkovito upravljanje časa opredeljujeta takole: (i) posameznik svoj čas porabi za pomembne stvari; (ii) ljudje so sposobni jasno razlikovati med tem, kar je pomembno in kar je nujno; (ii)strategije pri upravljanju časa se osredotočajo na rezultate bolj kot na metode; (iv) ljudje nimajo nobenega razloga, da bi se počutili krive, če morajo reči »ne«.

Harvard Business Essentials (2005, 14) opredeljuje upravljanje časa kot zavestno prizadevanje za nadzor nad časovnimi viri in za določanje končnih časovnih virov. Učinkovito upravljanje časa ima veliko koristi: od zmanjšanja tratenja časa in preobremenitve z delom do višje stopnje osebne produktivnosti. Morda še pomembneje pa je, da ta način zagotavlja izvedbo najpomembnejših nalog. Manktelow (1995) pravi, da je upravljanje časa niz medsebojno smiselno povezanih veščin, ki pomagajo uporabiti čas na najučinkovitejši in najbolj produktiven način, medtem ko Forsyth (2003) pravi, da se upravljanje časa nanaša na aktivnosti, ki omogočajo uresničevanje želenih ciljev na učinkovit in uspešen način. Razlikujemo lahko med mikro in makronivojem upravljanja časa. Upravljanje časa na makroravni se osredotoča na porabo časa kot celote z namenom doseči življenjske cilje, medtem ko upravljanje časa na mikroravni obravnava izboljševanje načinov izvajanja specifičnih nalog in aktivnosti. Osredotoča se na opravljanje več stvari v manj časa, ne osredotoča pa se na spremembo že ustaljenega načina dela. Upravljanje časa na makroravni se usmerja na delo v času, ki je na voljo. Predvideva, da pomanjkanje časa ne obstaja, obstaja samo slaba izbira porabe časa. Makro raven upravljanja časa zaobsega razvoj življenjskih ciljev in dolgoročnih načrtov, medtem ko je zmanjšanje motenj, povečanje učinkovitosti elektronske pošte, organiziranje pisarne, sistem shranjevanja, načrtovanje individualnih aktivnosti ipd. predmet upravljanja časa na mikroravni (Taylor, 2003; Forsyth, 2003).





1.4.1.1 Načrtovanje časa


Šarotar Žilk (2008, 129–130) ugotavlja, da je zelo pomembno razporejanja časa, zato je najboljša izbira – urnik in pri tem navaja nekj avtorjev (Harvard Business Essentials 2005, 28), ki dajejo odgovor, koliko časa je namenjeno »elektronski pošti«, »administraciji«, »službenim potem«, »planiranju«, »sestankom« idr. Po opredelitvi nalog in njihovem razvrščanju po prioritetah je naslednji korak njihovo sistematično urejanje. Pri tem je pomembno snovanje urnika, ki je pisna obveznost za opravljanje nalog v določenem času. Urnik omogoča vizualno razporeditev časa po posameznih nalogah, ki jih je treba izvesti. S tem je zagotovljen vpogled v časovno razporejanje obveznosti. Z urnikom je mogoče naloge razporejati po prioritetah A, B in C, pri čemer je A najvišja prioriteta. Pod prioriteto C se razporejajo naloge, ki so nujne, vendar nepomembne in se jim ni moč izogniti ali jih preložiti. Na voljo je več tipov urnikov, vendar je njihova vsebina podobna (Harvard Business Essentials 2005, 29). Veliko organizacij oziroma podjetij uporablja programsko opremo Microsoft Outlook, ki vsebuje elektronsko pošto, koledar, stike in opravila ter omogoča snovanje urnika na osebnem računalniku. Če računalniški sistem dopušča povezavo s sodelavci, je dana možnost medsebojnega vpogleda v urnike sodelavcev. Sestavljanje urnika se začne z aktivnostmi pod prioriteto A, s čimer je zagotovljen čas za opravljanje vseh najpomembnejših nalog. S tem je manj možnosti za udejanjanje časovnih ovir. Potem ko so vse aktivnosti pod prioriteto A razvrščene po dnevnih, tednih ali mesecih, sledi vnašanje nalog pod prioriteto B in šele nato razporejanje aktivnosti, ki imajo prioriteto C. Pri sestavljanju urnika mora ostati del delovnega časa nerazporejen, neizvedene tedenske aktivnosti pa je treba razporediti v nezaseden čas naslednjega delovnega dne. Naloge, kot so npr. branje elektronske pošte, administracija in telefonski pogovori, je treba izvajati takrat, ko je zato opredeljen čas (Harvard Business Essentials, 2005, 31–32).

Oblikovanje urnika mora temeljiti tudi na energijskem ciklu posameznika. Kljub individualnim razlikam, pogojenim z osebnostnimi značilnostmi, je višek delovne storilnosti dopoldne. Takšne ravni čez celotni dan ni moč več doseči. Popoldne se pojavi popoldanska utrujenost, po ponovnem kratkotrajnem dvigu v zgodnjem večeru krivulja neprestano pada, da nekaj ur po polnoči doseže absolutno najnižjo točko. Zato je naloge s prioriteto A primerno izvajati dopoldne, popoldne v padcu storilnosti pa izkoristiti za socialne stike in rutinske naloge. Po vzponu storilnostne krivulje pozno popoldne se lahko spet posvetimo pomembnejšim aktivnostim (Seiwert, 1997, 67–68). Statistično povprečno dnevno pripravljenost za delo posameznika in njegove kritične točke prikazuje slika 1 (prav tam).

Slika 1: Statistično povprečno dnevno pripravljenost za delo posameznika in njegove kritične točke



Vir: Seiwert, 1997, 67





1.4.1.2 Zmote o upravljanju časa


Mackenzie (1990, 4–9) v nadaljevanju predstavlja nekaj konceptov časa in njihove upravljalne implikacije, kar je privedlo do zbirke mitov in zmot v zvezi s časom in učinkovitostjo upravljanja z njim:

1 Mit o aktivnosti: Menedžerji, ki so najbolj aktivni, uspejo narediti največ.

2 Mit o stopnji odločanja: Čim višja je stopnja, na kateri je sprejeta odločitev, tem bolje je.

3 Mit o delegiranju: Delegiranje prihrani čas, skrb in odgovornost.

4 Mit o učinkovitosti: Najučinkovitejši menedžer je najuspešnejši.

5 Mit o trdem delu: Čim bolj trdo kdo dela, tem več naredi.

6 Mit o vsemogočnosti: Če naloge opravljamo sami, so opravljene hitreje in bolje.

7 Mit o preobremenjenosti z delom: Večina izvršilnih direktorjev je preobremenjenih z delom.

8 Mit o »odprtih vratih«: Politika »odprtih vrat« izboljšuje uspešnost menedžerja v odnosu z njegovim timom.

9 Mit o identifikaciji problema: Identificiranje je enostavnejši del reševanja problemov.

10 Mit o prihranku časa: Mnogi hitri upravljavski postopki in bližnjice prihranijo čas.

11 Mit o pomanjkanju časa: Nihče nima dovolj časa.

12 Mit, da se čas evidentira: Pravimo, da čas hiti naprej.

13 Mit, da je čas proti nam: Menedžer, ki ga zmeraj preganja čas in se bori s hektiko ter zamuja roke, bo na čas vedno gledal kot na sovražnika.

Miti, ki se zdijo nerazrešljivi v védenju o upravljanju časa, spodkopavajo resnično zavzetost za organiziran način življenja. Najbolj zahrbtni miti so štirje. Prvi mit je, da je upravljanje časa samo še ena etiketa za prisiljeno obnašanje. Drugi mit se nanaša na to, da upravljanje časa izbriše spontanost in veselje. Tretji mit izpostavlja naslednje: morda se jaz lahko organiziram, toda moje podjetje se nikoli ne more organizirati, medtem ko četrti mit pravi, da je en stil primeren za vse (Mancini, 1994, 13–22).





1.5 Delovni čas v Sloveniji


V nadaljevanju si poglejmo, kako imamo urejen delovni čas v Sloveniji. Polni delovni čas traja 40 ur na teden, ki je praviloma razdeljen na pet dni v tednu, ne sme pa biti na manj kot štiri dni v tednu. Kot polni delovni čas se šteje tudi delo, ki traja vsaj 36 ur na teden. Za delovna mesta, pri katerih obstajajo večje nevarnosti za poškodbe ali zdravstvene okvare, pa lahko polni delovni čas traja celo manj kot 36 ur na teden.

Delodajalec mora delavcu v primeru izjemoma povečanega obsega dela in še v nekaterih drugih primerih praviloma vnaprej pisno odrediti delo nad polnim časom (nadurno delo) in ga tudi ustrezno plačati. Pri tem je omejen na največ 8 ur tedensko, 20 ur mesečno, oziroma 170 ur letno. Izjemoma je s soglasjem delavca dovoljena prekoračitev na 230 ur letno. Delodajalec mora delavcu organizirati izvajanje dela v skladu s tedenskimi in mesečnimi omejitvami ter zagotoviti obvezni počitek med dvema delovnima dnevoma, in sicer 12 ur v obdobju 24 ur, poleg dnevnega pa še obvezni tedenski počitek najmanj 24 ur. Delavcu za nadurno delo in delo v času, ki je za delavca manj ugoden (nočno delo, delo v dela prostih in prazničnih dneh), pripada poseben dodatek. Dodatki se obračunavajo le za čas, ko je delavec delal v pogojih, zaradi katerih mu dodatek pripada, njihovo višino pa določa kolektivna pogodba na ravni dejavnosti.

Nekaterim zaščitenim kategorijam delavcev (nosečnicam, starejšim delavcem, delavcem na posebej nevarnih delovnih mestih, …) delodajalec nadurnega dela ne sme odrediti. Pri neenakomerni razporeditvi in začasni prerazporeditvi polnega delovnega časa, delovni čas ne sme trajati več kot 56 ur na teden in povprečni polni delovni čas delavca se v teh primerih upošteva v referenčnem obdobju, ki ne sme biti daljše od šestih mesecev.[3]

Nočno delo je delo med 23. in 6. uro naslednjega dne. Če je z razporeditvijo delovnega časa določena nočna delovna izmena, zajema nočno delo osem nepretrganih ur med 22. in 7. uro naslednjega dne. Delovni čas nočnega delavca v obdobju štirih mesecev ne sme trajati povprečno več kot osem ur na dan. Prepovedi oziroma omejitve pa veljajo predvsem za nočno delo mladoletnih delavcev ter nosečnic in doječih mater.

Za izvajanje nadzora in ukrepanje v primerih kršitev omejitev delovnega časa in varstva posebnih kategorij delavcev je pristojen inšpektorat za delo (Mancini, 1994).[4]

Menimo, da je delovni čas vedno bolj pristojnosti delodajalcev, ki se samovoljno odločajo, kdaj bo zaposleni začel in kdaj končal delovnik, neozirajoč se na njegovo zasebno življenje (družina, prijatelji). Čeprav so državljani Republike Slovenije na referendumu septembra 2003 s 57,5-odstotno večino podprli zaprtje trgovin, se danes delodajalci ne ozirajo na to. Tako so, predvsem trgovine, odprte bolj ali manj vse dni v letu, kar samo potrjuje naše uvodno razmišljanje v zaključku tega podpoglavja.





1.5.1 Struktura delovnega časa


Za razumevanje delovnega časa so v nadaljevanju predstavljeni rezultati raziskav Statističnega urada RS za leto 2012, ki v uvodu navajajo, da ja v Sloveniji zaposlena oseba porabila v letu 2012 za efektivno delo 76,5 % delovnega časa.[5]

Z vidika delodajalca je delovni čas kategorija, ki pomembno določa stroške in je tesno povezana z izrabo delovnih kapacitet in s tem s produktivnostjo dela. V Sloveniji je delovni čas opredeljen z Zakonom o delovnih razmerjih, in sicer kot efektivni delovni čas, čas odmora in čas opravičenih odsotnosti z dela. Efektivni delovni čas se nanaša na čas, v katerem je delavec na razpolago delodajalcu in izpolnjuje delovne obveznosti iz pogodbe o zaposlitvi; sicer pa je tudi osnova za izračun produktivnosti dela.

Po začasnih podatkih iz Raziskovanja o strukturi delovnega časa za leto 2012 je skupni delovni čas v Sloveniji zaposlenih oseb znašal več kot milijardo in pol ur. Malo več kot tri četrtine teh ur (76,5 %) so zaposlene osebe porabile za efektivno delo, malo manj kot petino (18,6 %) so jih porabile v obliki odsotnosti z dela, preostanek (4,9 %) pa za odmor med delom. Povprečni mesečni fond ur na zaposleno osebo je v letu 2012 znašal 179 ur; z vidika dejavnost je bil najvišji v informacijskih in komunikacijskih dejavnostih (187 ur).

Zaposlena oseba je v letu 2012 za efektivno delo porabila povprečno 137 ur na mesec. Večino (98,6 %) efektivnega dela je dejansko opravila v rednem delovnem času, 1,2 % ga je opravila v obliki nadurnega dela, preostalih 0,2 % pa ga je odpadlo na čakanje na delo ter na zastoje in prekinitve pri delu. Povprečno najmanj efektivnih ur je zaposlena oseba opravila v tretjem četrtletju (131 ur na mesec), največ pa v prvem (142 ur na mesec). Z vidika dejavnosti so bile v povprečju delovno najbolj efektivne osebe, zaposlene v dejavnosti gradbeništvo (146 ur na mesec). V letu 2012 je zaposlena oseba namenila času za malico povprečno 9 ur na mesec. Slovenija sodi med redke države, v katerih se čas glavnega odmora med delom, ki je namenjen prehrani, všteva v delovni čas (prav tam).

Odsotnosti z dela so za delodajalca tako finančni kot tudi organizacijski problem. Po začasnih podatkih je bila zaposlena oseba v letu 2012 odsotna z dela povprečno 33 ur na mesec, to je – povedano z drugimi besedami – 18,6 % delovnega časa. Povprečno največ izostankov z dela je zabeležila v tretjem četrtletju (45 ur na mesec), najmanj pa v prvem (30 ur na mesec). Z vidika dejavnosti so povprečno najmanj izostankov z dela imele osebe, zaposlene v dejavnosti poslovanje z nepremičninami (22 ur na mesec). Sicer je bila večina odsotnosti z dela opravičenih in urejenih z nadomestilom plače, in sicer 99,7 %, od tega štiri petine v breme delodajalcev, petina pa v breme drugih organizacij in organov.

Med odsotnostmi z dela z nadomestilom plače v breme delodajalca je največji del odpadel na redni letni dopust (58,0 %) in praznike (24,5 %), med odsotnostmi z dela z nadomestilom plače v breme drugih organizacij in organov pa na starševski dopust (42,7 %) in bolniško odsotnost nad 30 dni (42,5 %). Zaposlena oseba je v letu 2012 porabila za počitek in regeneracijo povprečno 16 ur na mesec iz letnega dopusta, povprečno 7 ur na mesec pa iz državnih praznikov in drugih dela prostih dni – teh je bilo v letu 2012, upoštevajoč 40-urni delovni teden, 12; skupaj je to pomenilo 12,4 % delovnega časa. Za starševski dopust, ki vključuje porodniški, očetovski, posvojiteljski dopust ter dopust za nego in varstvo otroka, je zaposlena oseba v letu 2012 v povprečju izrabila 3 ure na mesec. Z vidika dejavnosti so povprečno največ ur starševskega dopusta uveljavile osebe, zaposlene v finančnih in zavarovalniških dejavnostih (povprečno 5 ur na mesec) in v dejavnosti zdravstvo in socialno varstvo (prav tako povprečno 5 ur na mesec).[6]

Bolniška odsotnost kot odsotnost z dela zaradi bolezni, poškodb ali drugih zdravstvenih razlogov pomeni pomemben vidik zdravstvenega stanja zaposlenih oseb. V letu 2012 je zaposlena oseba zaradi bolniških odsotnosti izostala z dela povprečno 7 ur na mesec. 55,2 % teh odsotnosti je imelo nadomestilo plače v breme delodajalca; preostalih 44,8 % teh odsotnosti pa je bremenilo Zavod za zdravstveno zavarovanje. Med zadnjimi so največji delež (87,1 %) obsegale daljše bolniške odsotnosti (nad 30 dni), osmino (12,9 %) teh odsotnosti pa so povzročili drugi zdravstveni razlogi. Sicer je zaposlena oseba povprečno največ ur bolniških odsotnosti uveljavljala v prvem četrtletju (povprečno 9 ur na mesec), z vidika dejavnosti pa so jih imele povprečno največ osebe, zaposlene v dejavnosti rudarstvo (prav tako povprečno 9 ur na mesec).

Izobraževanje in usposabljanje na delovnem mestu je pomemben element kakovostnega delovnega okolja in karierne poti zaposlenega. Zaposlena oseba je v letu 2012 za strokovno izobraževanje, izpopolnjevanje in usposabljanje v zvezi z delom ter za študijski dopust v povprečju porabila eno uro na mesec. Več časa od povprečja so za ta namen porabile osebe, zaposlene v finančnih in zavarovalniških dejavnostih, in sicer povprečno dve uri na mesec.

Stavke so pomemben institut zakonitega izražanja nezadovoljstva zaposlenih s posameznimi elementi delovnega razmerja, hkrati pa so za delodajalce precejšnje breme. Z vidika ustavitev in prekinitev dela zaradi sodelovanja v stavki so v letu 2012, ko je Slovenijo zajel stavkovni val, najbolj izstopale osebe, zaposlene v dejavnosti izobraževanje – njihov delovni izpad zaradi prekinitve dela zaradi stavk je v letu 2012 znašal povprečno 4 ure. Sicer so stavke najbolj zaznamovale drugo četrtletje, ko je množično stavkal javni sektor (www.stat.si/StatWeb/glavnanavigacija/podatki/prikazistaronovico?IdNovice=6273).

V spodnjih slikovnih ponazoritvah (gl. slike 2, 3 in 4) imamo predstavljeno strukturo delovnega časa in odsotnost z dela na delovnih mestih v okviru zaposlitev na različnih področjih v Sloveniji.

Slika 2: Struktura delovnega časa, Slovenija, 2012



Vir: SURS

Slika 3: Struktura odsotnosti z dela z nadomestilom plače v breme delodajalca, Slovenija, 2012



Pojasnilo slike: Seštevek se zaradi zaokroževanja ne ujema.

Vir: SURS

Slika 4: Struktura odsotnosti z dela z nadomestilom plače v breme drugih organizacij in organov, Slovenija, 2012



Pojasnilo slike: Seštevek se zaradi zaokroževanja ne ujema.

Vir: SURS

Predstavili smo predvsem strukturo delovnega časa zaposlenih. Mladi, čeprav (še)niso redno zaposleni, se prav tako soočajo s tem dejstvom (veliko njih dela v okviru študentskega dela). Pri njih pa vseeno pride bolj do izraza odnos delo – čas – prosti čas, ki pomembno vpliva na njihovo življenje, študijske rezultate in medosebne odnose. V naslednjem podpoglavju bo predstavljenih nekaj raziskav, ki so bile opravljene na področju izrabe prostega časa mladih.

Gotovo se tudi vam poraja kakšna ideja o mitu o času, delovnem in prostem času. Vsi smo vpeti v čas in vsem nam ga tako ali drugače primanjkuje. Potrebno si ga je samo pravilno porazdeliti in s tem bomo lahko občasno katerega od navednih tudi ovrgli oz. podali svojega, ki bo negiral le-te.



* * *



[1] Lawson, T. (2004). Sociologija: shematski pregledi. Ljubljana: Tehniška založba Slovenije.

[2] Chevalier, J. in Gheerbrant, A. (1994). Slovar simbolov. Ljubljana: Mladinska knjiga.

[3] Delovni čas v Sloveniji. Dostopno na: http://evem.gov.si/info/poslujem/zaposlovanje/delovni-cas/.

[4] Delovni čas v Sloveniji. Dostopno na: http://evem.gov.si/info/poslujem/zaposlovanje/delovni-cas/.

[5] Sever, M. (2014). Dostopno na: http://www.stat.si/StatWeb/glavnanavigacija/podatki/prikazistaronovico?IdNovice=6273.

[6] Sever, M. (2014). Dostopno na: http://www.stat.si/StatWeb/glavnanavigacija/podatki/prikazistaronovico?IdNovice=6273.





»Ne dopustimo, da nas čas ujame, preden se naš čas izteče.«

Rudi Kerševan





2 PROSTI ČAS


Sociologija prostega časa je sorazmerno novo področje sociologije, navajata Haralambos in Holborn (2001, 260). Tako je Parker (prav tam) opredelil prosti čas kot preostanek časa. To je torej čas, ki ostane, ko so izpolnjene druge obveznosti.

Prosti čas je pomemben tudi za mlade, ki še niso tako neposredno umeščeni v okvir redne zaposlitve, čeprav je tudi odhajanje v šolo in posledično temu učenje – delo.

Lawsoon, Jones, Moores (2004, 96) ocenjujejo prosti čas kot področje, kjer obstaja možnost izbire tistih aktivnosti, ki jim bomo sledili. In to ne zaradi tega, ker so plačane, ampak zato, ker v njih uživamo in smo jih sami izbrali. Prosti čas se od drugih aktivnosti (ukvarjanje s športom) loči zaradi individualne svobode ukvajanja.

Derganc (2004) navaja, da je prosti čas tisti čas, ki ni zapolnjen z obveznostmi, je čas za razbremenitev od naporov v šoli, pri delu in drugih vsakodnevnih obveznosti ter čas, ko se svobodno odločamo za različne dejavnosti. Za mladostnike pomeni možnost za sprostitev, ko se lahko prosti zunanjih pritiskov družijo s prijatelji, se zabavajo, izražajo sebe in preizkušajo svoje sposobnosti. Zavedati se moramo, da je kakovostno življenje pravica in priložnost vsakega posameznika in prosti čas je eden izmed načinov za njegovo doseganje in ohranjanje. Smiselno preživljanje prostega časa nas lahko obvaruje marsikatere fizične in psihične bolezni ali vsaj omili njene posledice.

Tako je že v prvi polovici prejšnjega stoletja prosti čas opredeljen kot čas, ko smo prosti od bolj očitnih in formalnih dolžnosti, kot je plačano delo ali druge obveznosti, ki so nam naložene (Lundberget idr., 1934, 2). Parker (1976, 48) je mnenja, da gre za čas, prost od dela in ostalih obveznosti, ki torej obsega dejavnosti, za katere je značilen občutek primerjalne svobode. Lešnik (1982, 115) definira prosti čas kot »čas, s katerim razpolaga človek po svojih hotenjih in nagibih, ko nanj ne deluje nobena sila in obveznost, temveč je njegovo ravnanje podrejeno samo njegovemu prepričanju, volji in interesom v skladu s splošnimi pogoji in razmerami, v katerih živi«.

Derganc (2004, 29) je prosti čas opredelila preprosto kot čas, ko nas ne veže nobena nuja ali obveznost. Kot vidimo, se definicije prostega časa razlikujejo od avtorja do avtorja, vendar pa lahko opazimo, da jih povezuje nekaj skupnega: svobodna izbira posameznika. Ne glede na to, kaj vključujemo v prosti čas oz. katere dejavnosti definicija vsebuje, pomembno je, da ne gre za čas, ko opravljamo nujna opravila in obveznosti, ampak za čas, ki si ga sami organiziramo glede na lastne želje in potrebe.





2.1 Prosti čas in prostočasne dejavnosti


Prosti čas nedvomno vpliva na človekovo življenje. Ker ne gre za obveznosti, ki bi jih iz takšnih ali drugačnih razlogov morali opraviti, ampak za dejavnosti, ki jih svobodno izbiramo, predstavlja prosti čas izražanje samega sebe. Zato lahko trdimo celo, da nas način preživljanja prostega časa v veliki meri definira kot osebo. Na pomen prostega časa nakazujejo tudi rezultati sicer nekoliko starejše, a še vedno aktualne, raziskave, v kateri so Slovenci na lestvici od 1 do 10 pomembnost prostega časa ocenili kar z oceno 8,18 (UMAR, 2006, 51).

Lešnik (1982, 51) pravi, da je pomen prostega časa v omogočanju počitka, sprostitve, doživetja ustvarjalnosti in uresničevanja lastne osebnosti. Prav tako naj bi s pomočjo prostočasnih dejavnosti vzpostavili ravnotežje med napetostmi, ki jih povzročajo dnevne obveznosti in družbene zahteve, ter sprostitvijo, ki jo daje doživetje svobode in miru.

Prostočasne dejavnosti človeku tako omogočajo večstransko sproščen razvoj osebnosti. Če gremo od začetka, prva in glavna naloga prostega časa je počitek. Prosti čas je pomemben, ker omogoča posamezniku, da se spočije in sprosti, da se tako rekoč obnovi. V duševnem smislu omogoča počitek razbremenitev misli od vsakodnevnih skrbi in obveznosti, odpravo stresa in napetosti, v telesnem pa nabiranje izgubljene moči. Naj omenimo, da je pri študentih, glede na to, da je njihovo delo pretežno umsko naravnano, počitek pomemben bolj z duševnega vidika.

Aktivno preživljanje prostega časa, npr. ukvarjanje z neko obliko športa ali rekreacije, lahko pozitivno vpliva na splošno stanje organizma in prispeva k izboljšanju telesne zmogljivosti posameznika. Tukaj se prosti čas pokaže v funkciji izboljšanja telesnega in duševnega zdravja posameznika. K dobrem duševnem delovanju oseb v veliki meri prispevajo tudi zabavne vsebine, po katerih posegamo običajno prav v prostem času.

Prostočasne dejavnosti prav tako vzgajajo človeka in ga pripravljajo na življenje. Skozi različne dejavnosti, ki jih počnejo v prostem času, študenti raziskujejo sami sebe, oblikujejo osebnost in gradijo lastno identiteto, kar pa pomaga tudi pri usmerjanju v poklicnem smislu. Prosti čas omogoča usvajanje določenih spretnosti in veščin, ki so v prihodnosti uporabne na delovnem mestu in v korist tudi pri samem zaposlovanju. Prosti čas torej igra pomembno vlogo tudi pri dodatnem izobraževanju in izpopolnjevanju posameznikov. Kombiniranje večjega števila raznovrstnih dejavnosti (npr. aktivno sodelovanje v klubih, ukvarjanje s športom, udeležba na delavnicah in hkrati še druženje s prijatelji) prispeva k discipliniranosti osebe. Študentje se tako lahko naučijo dobro organizirati svoj (prosti) čas, organizacijske veščine pa so, sploh v današnjem razgibanem in hitro spreminjajočem se okolju, zelo cenjene.

Kuharjeva (2007, 457) navaja, da je dosledna prostočasna udeležba tudi preventiva pred kriminalnimi dejanji in depresivnimi razpoloženji. Odvisno od dejavnosti, s katerimi se medtem ukvarjajo, prihajajo študentje v prostem času v stik z drugimi ljudmi. »Medsebojni odnosi, ki jih navezujejo z različnimi ljudmi v skupnosti, postajajo čedalje pogostejši in zanje osebno vse pomembnejši, prav tako pa imajo čedalje večji vpliv na njihov osebnostni in socialni razvoj.« (Gril, 2006, 5–6) Prosti čas tako študentom daje možnost, da razširijo krog poznanstev, izboljšajo svoje komunikacijske veščine ter vzpostavljajo, razvijajo in vzdržujejo odnose z ljudmi iz širšega družbenega okolja. Odnosi z ljudmi, ki jih študenti spoznajo v prostem času, se lahko razvijejo v nova prijateljstva, partnerstva ali celo poslovna partnerstva.

Vloga prostega časa je jasna, prav tako tudi njegov vpliv na življenje ljudi. Pomemben je tako za študente kot tudi za vse ostale ljudi. Katere dejanske koristi bo posameznik imel od prostega časa, bo odvisno predvsem od načina izkoriščanja oz. organiziranje le-tega.





2.2 Delitev prostega časa


Prosti čas bi lahko razdelili na dejavnosti, ki so vezane na aktivno in pasivno preživljanje le-tega. Obstajajo določena razhajanja med razmišljanji posameznih strokovnjakov s tega področja. Zaradi tega ne poznamo enotne razdelitev prostočasnih dejavnosti.

Posamezni avtorji so razdelili prostočasne dejavnosti po sklopih. Hočevar (1981, 10) deli prosti čas na dejavnosti, namenjene počitku, zabavi in razvijanju osebnosti. Pri prvih naj bi šlo predvsem za sprostitev in obnavljanje telesnih moči; sam način počitka pa bi naj bil odvisen od narave dela, ki ga človek opravlja. Če človek opravlja bolj fizična dela, potem se počitek nanaša v glavnem na pasivni odmor npr. mirovanje in spanje, če pa je delo bolj umskega značaja, potem je odmor bolj aktiven (gibanje, sprostitev). Dejavnosti, ki se nanašajo na zabavo, so tiste, ki osvežujejo človeka in ustvarjajo dobro razpoloženje. Lahko gre za ustvarjalno zabavo, kjer človek aktivno sodeluje v procesu oblikovanja vsebine ali pa samo za udeležbo v dejavnostih, ki jih ponuja tržišče. Dejavnosti, ki se nanašajo na razvijanje osebnosti, zajemajo dejavnosti različnih področij (izobraževalnega, zdravstvenega, moralnega, znanstvenega, estetskega, kulturnega ...), človeku pa omogočajo čustveno, umsko, socialno, ekonomsko, spolno in moralno razvijanje osebnosti. Lešnik (1982, 144–145) pa navaja nekaj možnih delitev. Ena izmed njih se nanaša tudi prostočasne dejavnosti mladih, ki vsebuje štiri večje sklope:

1 Informativno oblikovalne dejavnosti, ki omogočajo nabiranje novih izkušenj in doživetij ter obveščanje in izobraževanje, s čemer pa vplivajo na razvoj osebnosti posameznika. Tukaj navaja dejavnosti, kot so branje časopisov, poslušanje radia, gledanje televizije, ukvarjanje s sabo, ogled razstav, obiskovanje kina, gledališča idr.

2 Ustvarjalne dejavnosti – za njih je značilna iznajdljivost, domišljija, potreba po samostojnosti in želja po odkrivanju novega. Med ustvarjalne dejavnosti vključujemo npr. igranje inštrumenta, fotografiranje, slikanje, risanje, pisanje dnevnika, računalništvo, modeliranje in druge hobije.

3 Družbeno potrditvene dejavnosti – dejavnosti, ki zadovoljujejo potrebo po uveljavitvi in priznavanju v okolju ter občutku samozavesti in varnosti. Gre za dejavnosti, za katere je značilen tekmovalni duh in ki omogočajo primerjanje dosežkov, npr. različni športi, druga tekmovanja z vrstniki idr.

4 Sprostitveno družabne dejavnosti – tiste, ki zadovoljujejo predvsem potrebe po sprostitvi, ampak niso tekmovalne ali ustvarjalne narave npr. obisk športnih prireditev, sprehodi, izleti, pogovor, različne igre idr.

Malo bolj enostavno delitev najdemo v Grilovi (2006, 23–26) raziskavi preživljanja prostega časa med mladostniki. Ta namreč razvršča dejavnosti v organizirani oz. neorganizirani prosti čas.

Kot vidimo, lahko najdemo delitve prostega časa, ki se med seboj bolj ali manj razlikujejo in bodo različno smiselne in ustrezne, odvisno od namena, v katerem se bodo v danem trenutku izvajale.





2.3 Dejavniki, ki vplivajo na prosti čas


Veliko dejavnikov vpliva na koriščenja prostega časa. Cooke (1994, 49) navaja, da naj pomembno vpliva količino le-tega. Bolj kot je posameznik obremenjen z delom, manj prostega časa ima na voljo in obratno. In čim več prostega časa imajo posameznik na voljo, tem bolj svoboden je pri izbiri in se lahko ukvarja z več različnimi dejavnostmi. Naslednji pomemben dejavnik, po Cooku (1994, 48) so finančna sredstva oz. prihodki. To je kategorija, ki je tesno povezana z družbenim slojem in kupno močjo posameznika. Višji prihodki pomenijo več možnosti pri izbiri načina preživljanja prostega časa.

Večini predstavlja vir prihodkov njihovo delo oz. zaposlitev ter posledično plačilo za to in na osnovi tega se odločajo, kako in koliko bodo namenili za preživljanje plačljivih prostočasnih dejavnosti.

Vse prostočasne dejavnosti pa niso nujno povezane s finančnimi sredstvi. Za nekatere od njih je potrebna le dobra volja in zanimanje. Le redki so tisti, ki so pri izbiri med številnimi možnimi načini preživljanja prostega časa popolnoma svobodni in se jim ni potrebno ozirati na potrebne finančne vložke. Naslednje, kar pomembno vpliva na način preživljanja prostega časa, je sklop dejavnikov, ki definirajo posameznika kot osebo. Od spola, starosti, poklica oz. študijske usmeritve do njegovih interesov, potreb, motivov itd. Vse to vpliva na izbiro.

Posamezniki imajo različne potrebe, ki jih v prostem času želijo zadovoljiti, zato se bodo tudi motivi za ukvarjanje z določeno dejavnostjo razlikovali od posameznika do posameznika. Tudi druge osebnostne značilnosti posameznika igrajo pomembno vlogo. Pri odprtih osebah je večja verjetnost, da bodo prosti čas preživljale v družbi, bolj zaprte pa bodo prej izbrale npr. branje knjig ali kako drugo podobno dejavnost. Pri pasivnih osebah bo preživljanje prostega časa bolj verjetno usmerjeno na lenarjenje, gledanje televizije ipd., pri aktivnejših pa bo število in raznovrstnost dejavnosti večje, prosti čas pa bolj izkoriščen in zapolnjen. Vrednote prav tako predstavljajo pomemben dejavnik pri odločanju. Značilnosti študentov, ki se nanašajo na vrednote, mogoče najbolj opisujeta naslednja stavka: »Aktivno in običajno hitro se odzivajo na spremembe v širšem družbenem svetu. Nakazujejo spremembe v življenjskih in vrednotnih usmeritvah, ki bodo postale splošno veljavne šele v bodočnosti.« (Ule idr., 1996, 87) Ko govorimo o načinih preživljanja prostega časa, govorimo tudi o vrednotah, ki bistveno vplivajo na izbiro in aktivno preživljanje prostočasnih dejavnosti. Ko govorimo o vrednotah, moramo omeniti individualizacijo le-teh. Značilno je, da ima vsak svoje določene vrednote in poglede na svet. Na podlagi tega se zato posamezniki tudi različno odločajo za aktivno preživljanje prostočasnih dejavnosti.

Ule (2007, 67) hkrati ugotavlja, da so npr. vrednote mladih danes vse manj povezane z materialnimi odnosi, vse večji pomen imajo prijateljstvo, prosti čas (oz. kakovostno preživljanje le-tega), ustvarjalnost, užitek in samorealizacija. Veliko je odvisno tudi od tega, s katerimi ljudmi oz. bolje povedano s kakim profilom oseb se študenti družijo. Tudi Engstrom (1979, 34) govori o tem, da se odnos do prostega časa pravzaprav razvija v interakciji z drugimi ljudmi. To je seveda logično, kajti če študent veliko časa preživi z osebami, ki se npr. ukvarjajo s športom, je bolj verjetno, da se bo tudi sam začel ukvarjati s kakšno podobno dejavnostjo.

Ljudje zelo pogosto posnemajo druge in sprejemajo njihove navade, kar je logično glede na to, da smo vsi socialna bitja. Na posameznika v okviru njegovih odločitev za izbiro prostočasnih dejavnosti in na način preživljanja prostega časa pomembno vplivajo prijatelji, partnerji in člani družine, s katerimi se običajno tudi skupno odločajo o načinu in časovnih okvirih izvajanja le-teh.

Veliko dejavnikov vpliva na prost čas, a najpogosteje si ga sami odmerjamo in živimo z njim. Dovolj ga imamo, »le vzeti si ga moramo«, kot radi rečemo. Dan ima 24 ur. V kolikor bomo v tem okviru izkoristili vse časovne danosti, ki se nam ponujajo, zagotovo ostane tudi čas za prostočasne aktivnosti





2.4 Funkcije prostega časa


Ločimo tri funkcije prostega časa:

počitek (razbremenitev od intelektualnih ali fizičnih naporov),

razvedrilo (prinaša nam ugodje) in

razvoj osebnosti (telesne, intelektualne, čustvene, estetske, delovne, moralne, socialne kvalitete), tesno povezan z neformalnim izobraževanjem in vrstniško socializacijo.



Dolgo je veljalo prepričanje, da naj izobrazba posamezniku omogoči pridobitev znanj in spretnosti, potrebnih za opravljanje dela oz. ustvarjanje profesionalne kariere. Za vzgojo, ki bi vključevala prepoznavanje in vrednotenje rezultatov prostega časa, pa ni bilo veliko posluha. Vprašati bi se morali, zakaj čas, ki si ga vzamemo zase, ni izgubljen, ter kako lahko vpliva na splošno kakovost življenja tako posameznika kot družbe. Otroke in mladostnike moramo spodbuditi, da prepoznajo možnosti, potenciale in izzive prostega časa ter se zavedajo njegovih učinkov na svoje osebno in profesionalno življenje oziroma da spoznajo, zakaj ni vseeno, kaj s svojim prostim časom počnemo.[7]

Še naše razmišljanje. Vzemimo si čas za počitek, saj bomo le tako lahko uspešno opravljali zadane naloge. Ne pozabimo na razvedrilo, saj je eden najpommebnejših dejavnikov življenja vsakega posameznika, hkrati pa skrbimo za zdrav način življenja, ki ob vseh ostalih aktivnostih za razvoj človekove osebnosti pomagajo, da smo sposobni opravljati vsakodnevne službene, partnerske/družinske in družabne aktivnosti.





2.5 Problemi, povezani s prostim časom


Glede na družbeni razred Lawson (2004, 109) meni, da je vrsta prostočasnih aktivnosti delno odvisna od višine prihodkov, s tem da ima srednji razred več razpoložljivih dohodkov.

Kar se tiče spola pa ugotavlja, da ima prosti čas mesto zunaj dela in nedelovnih obveznosti, ki vključujejo tudi domače delo. Ženske tako prevzamejo primarno odgovornost pri vzdrževanju doma, pa naj bodo zaposlene ali ne. Posledično imajo manj »prostega časa«, da bi lahko sledile prostočasnim aktivnostim, kot moški. Res je, da se tudi bolj bojijo same uporabiti javni prostor, zaradi morebitnega napada ali nadlegovanja.

Haralambos in Holborn (2001, 267) pa navajata, da vse feministične avtorice o spolu in prostočasnih dejavnosti (Greenova, Hebronova in Woodwardova) soglašajo, da se prosti čas moških razlikuje od prostega časa žensk. Trdijo ne samo, da ženske in moški stremijo k različnim vrstam prostega časa, ampak tudi, da je ženskam dostopnih manj možnosti za preživljanje prostega časa. Iz ene od raziskav (General Hausebold Surwey, 1990)[8] je namreč razvidno, da je med moškimi in ženskami manj odstopanj glede vzorcev preživljanja prostega časa doma. Oba spola sta namreč veliko časa preživela ob gledanju televizije (99 %), obiskovanju in zabavanju prijateljev in znancev (povprečno 96 %), branju knjig (ženske 68 % in moški 56 %), dejavnosti naredi si sam pa ženske 29 in moški 58 %.

Še nekaj je zelo zanimivih primerjav med koriščenjem prostega časa pri moških in ženskah. Greenova in sodelavke (1990)[9] so tako prišle do naslednjih ugotovitev:

Na splošno imajo moški več časa za prosti čas kot ženske. Ženske so teže načrtovale svoj prosti čas, ker so gospodinjske obveznosti neskončne.

Ženske imajo manj denarja kot moški, mnoge ženske so posledično tako finančno odvisne od moških. To omejuje vrste prostega časa, kjer so se lahko angažirale.

Od ženske se pričakuje, da bodo izbrale dejavnosti svojega prostega časa izmed omejenega obsega dejavnosti, ki so osredotočene na dom in družino, ki so družbeno opredeljene kot sprejemljive za ženski način preživljanja prostega časa.

Če bi za primerjavo pogledali razmišljanje moških avtorjev o koriščenju prostega časa, bi se le-ta gotovo razlikovala od predhodnih, zato vam prepuščamo, (moškim), da sami najdete vzorce preživljanja prostega časa, ki bodo usmerjeni v skupno preživljanje le-tega, tako doma kot v okviru dejavnosti, ki jih načrtujete, organizirate, izvajate oziroma se jih udeležujete.

Kar se tiče etnične pripadnosti, se tam, kjer je prosti čas izraz kulturne identitete, na tem področju poraja segregacija.

Po Lawsonu (2004, 109) prosti čas vse bolj prehaja v ospredje človekovega življenja, tako glede časa, ki ga temu namenja, in kot osrednji življenjski interes. Upad delovnih aktivnosti zaradi uvajanja računalniške in druge tehnologije pomeni izgubljanje identitete, ki je imela izvor v zaposlitvi, in njen premik k prostemu času. Ta postaja vedno bolj privatiziran, s krčenjem javnih prostočasnih dogodkov (priložnosti, kot so sejmi in festivali) in porastom domačih oblik razvedrila (računalniške igre, televizija).

Razmišljanj o prostičasnih aktivnosti glede na spol je veliko. Vse pa bolj ali manj poudarjajo, da si jih razlagamo, tako kot tudi o delovnih aktivnosti, življenju v partnerski/družinski zvezi, v javnem/družabnem življenju tako, kot jih živimo. V kolikor je vse skladno z razumevanjem in medsebojnim dogovarjanjem, potem teh razlik ni. Jih le umetno ustvarjamo, kot izgovore za to, da nekaj ne moremo/zmoremo, čeprav bi prezpogojno lahko. Noben, niti moški niti ženska nimata »nikoli dovolj« ali preveč časa, v kolikor sta polno aktivna na vseh življenjskih področjih. Ob smiselni porazdelitvi vlog in nalog je mogoče uskladiti vse, tudi prostočasne aktivnosti.





2.6 Pasti prostega časa


Način preživljanja prostega časa naj bi bila osebna odločitev vsakega posameznika. Potrošniška družba je v ponudbi možnosti in načinov preživljanja prostega časa našla svojo tržno nišo, a tudi vpliva medijev ne smemo zanemariti, ugotavlja Uletova (2008).

Namesto vprašanj: Kaj je dobro zame?, Kaj potrebuje moj um in Kaj moje telo? si pogosto zastavljamo povsem napačna vprašanja, npr.: Kam naj grem, Kaj naj delam, Kaj je moderno? Pri tem ne smemo zanemariti pomena socialno-ekonomskega statusa posameznika, ki v veliki meri vpliva na možnosti, ki jih ima na voljo. Mladostnike in tudi odrasle lahko na eni strani napačno dojemanje prostega časa zapelje v eksperimentiranje s socialnimi vlogami, z vedenjem in idejami (alkohol, droge, spolnost, odklonsko vedenje), na drugi pa jih vodi v dolgočasje, pasivnost v prostem času ter pomanjkanje samoiniciativnosti. Pogosto mladostniki vse več prostega časa prebijejo v virtualni resničnosti, kar ima tako telesno kot duševno negativne posledice.

Neformalno rekreacijo pojmujemo kot »naravno« aktivnost, zato se njen vpliv na okolje pogosto spregleda. Moderne oblike rekreacije (npr. gorsko kolesarjenje, vožnja z motornimi sanmi, s štirikolesniki, pohodništvo po brezpotjih) lahko povzročajo okoljske probleme (potna erozija, odpadki, odplake) (Ule 2008).

K trajnostnemu preživljanju prostega časa pripomoremo:

z varovanjem okolja – (zmanjšanje hrupa, pretirane razsvetlitve, erozije, degradacije okolja, izgube biodiverzitete, preprečevanje onesnaževanja voda z različnimi odpadki itd.);

z izboljšanjem dostopnosti – možnosti za javni prevoz, dostopi za invalide in starejše itd.;

s spodbujanjem vključevanja lokalnega prebivalstva v proces načrtovanja;

z zaposlovanjem, ki omogoča različne ekonomske možnosti;

z upravljanjem s prostorom – varovanje pokrajine, kmetijskih površin, zgodovinskih, kulturnih in naravnih spomenikov;

z upravljanjem s stavbami – varovanje zgodovinskih in kulturnih stavb, spodbujanje gradnje varčnih hiš in uporaba lokalnih materialov itd. (Ule, 2008)



V kolikor »imamo preveč časa« je lahko za posameznika to tudi »nevarno«. Veliko je razvad, ki so pogojene s tem, da »ne vemo, kaj bi si začeli« (alkoholizem in ostale družbene razvade). Še več težav kot odrasli imajo s pastmi prostega časa otroci in mladostniki, ki pa imajo vsekakor veliko krat zgled pri starejših. Če je ta pozitiven, potem je tudi njihovo življenje zapolnjeno s prostočasnimi aktivnostmi, ki mlade odvračajo od negativnih posledic neustreznega koriščenja prostega časa.





2.7 Delovni čas in prosti čas


Delovni čas in prosti čas sta vzajemno pogojena v več razsežnostih in bistveno vplivata na kakovost življenja posameznika. Danes je prosti čas privilegij načrtovalcev. Na preživljanje prostega časa vplivajo: spol, starost, socialno okolje, osebni dohodek, samostojnost pri delu, stopnja angažiranosti v delo in zadovoljstvo na delovnem mestu. Arnškova (2015)[10] je opredelila družbeno delitev časa na:

delo – prosti čas

eksistenca, socialna vključenost, prosti čas



1 eksistenčne obveznosti

2 delo in delovne obveznosti

3 preostala socialna vključenost

širše in ožje socialne obveznosti (Arnšek, 2015).



4 prosti čas

Delovni čas okvirno ureja Direktiva EU, ki omejuje skupno trajanje delovnega časa na največ 48 ur tedensko (skupaj z nadurami) ter odmor med delom, če traja delovni čas vsaj 6 ur dnevno, piše Potočnik (2000, 25) in navaja trende gibanja delovnega časa v EU med leti 1990 do 2000:

Zadnje desetletje se je povprečno število ur tedensko znižalo na okvirno 35 do 37,5 ur za redno delo.

V letu 1993 je znašal razpon tedenskega delovnika med 32,6 urami v Belgiji do 40,1 ur na Nizozemskem, dejansko pa so največ ur delali skupaj z vsemi urami v Veliki Britaniji, in sicer 43,5 ur.

Režim delovnega časa določa ali država z zakoni ali socialni partnerji.

Glavno vprašanje je, ali imeti krajši delovnik in nižji zaslužek, ali pa daljši delovnik in večji zaslužek. Prava izbira bi bila, da tako delodajalec kot delavec sama lahko izbereta primeren okvir, ki bi ustrezal obema.

V Srednji Evropi je delovni čas daljši, okoli 40 ur na teden, s trendom postopnega skrajševanja.



Svetlik in Verša (2002) pa dodajata, da so delodajalci pod pritiskom delavskih zahtev in političnoekonomskih ocen popuščali v skrajševanju delovnega dne do ravni, ki omogoča optimalno razmerje med proizvodnjo in porabo[11]. Jasno je, da je potrošnja manjša, če ljudje prisluženega denarja niti nimajo časa porabiti, jasno pa je tudi, da brezposelni zaradi dohodkovnih možnosti potrošijo mnogo manj kot redno zaposleni. Celoten sistem kapitalistične produkcije, ohranjanja in nastajanja novih služb je torej odvisen prav od te menjave.

Evropa lahko v prihodnje pričakuje podaljševanje delovnega časa. Potrebno bo spremeniti obstoječi trend skrajševanja delovnega časa, saj na dolgi rok ne bo mogoče konkurirati manj razvitim državam s cenenim delom. To se bo zgodilo zaradi zmanjševanja razlik v delovnem času med razvitimi državami zaradi globalizacije, deloma pa tudi zaradi že velikokrat omenjene neuspele francoske politike, ko so delovni čas skrajšali na 35 ur. Izziv za države v prihodnosti bo predvsem povečevanje sklada dela v družbi, da bi s tem dosegali visoko zaposlenost. Za družbo pa je ključno zagotavljanje prožnega trga dela, saj bodo tako tržne zakonitosti svobodnejše delovale ter najrazličnejših predpisovanj bi bilo manj. Večja prožnost pa bo zagotovo bolj v interesu veliko bolj izobraženih delavcev prihodnosti. Ti bodo sami želeli odločati, kdaj bodo delali večin kdaj manj ter kako bodo obdobjem dela sledila obdobja usposabljanja, izobraževanja in prostega časa (Malačič, 2005a, 8–9).

Verjetno lahko zelo hitro v Evropi pričakujemo resnejšo ustavitev skrajševanja delovnega časa. Sprememba trenda iz skrajševanja v ponovno podaljševanje delovnega časa je deloma posledica zmanjševanja razlik med razvitimi državami zaradi globalizacije, deloma pa tudi zaradi neuspešne francoske politike 35- urnega delovnega tedna. Dolžina evropskega delovnega časa postaja vse bolj vroča in zanimiva tema. Največje evropske multinacionalke, kot sta Siemens in Bosch, se v različnih evropskih državah pogajajo z delavci in sindikati o podaljševanju delovnega časa. To se ne dogaja samo v Franciji, ki je leta 2000 kljub močnim protestom delodajalcev, uzakonila 35-urni delovni teden, temveč tudi v Nemčiji, na Nizozemskem in drugih državah EU. Delodajalci večinoma zahtevajo več dela za bolj ali manj enako plačilo in grozijo delavcem, da bodo v primeru, da ne sprejmejo daljšega delovnika, proizvodnjo preselili v druge dele sveta (Malačič, 2005a, str. 8). Delovna mesta pa se pred našimi očmi že selijo v vzhodno Evropo in Azijo, kjer je delo cenejše in so delavci pripravljeni za majhno plačilo delati dlje časa. To se dogaja predvsem v panogah, ki jih je večja konkurenca prizadela, in sicer predvsem v tekstilni, čevljarski, usnjarski in lesni panogi. Pomembno pri vsem tem pa je, da tako posamezniki kot družba sprejmemo svoj del odgovornosti za svojo usodo in prihodnost (Malačič, 2005).

Morda so takšne »žrtve sistema« potrebne, saj nas vsakodnevno opominjajo na strukturne pomanjkljivosti, a kar nas pogosto omejuje mnogo bolj kot materialni pogoji, znotraj katerih delujemo, so naše predstave o možnem in realnem, naše vrednote, ideje, naša politična kultura, ki se izraža skozi naša dejanja. Ideja polne zaposlenosti skozi skrajšan delovnik lahko predstavlja dober uvod, a hkrati skriva pasti, ki zavirajo zamišljanje alternativ, saj lahko takšna ideja preusmeri pozornost s problematike načina proizvajanja dobrin in vednosti na preskrbljeno in udobno življenje, ki pa ni kvalitetno in osmišljeno. Ljudje so hitro zadovoljni tudi z odtujenim in nesmiselnim delom, in če so ljudje zadovoljni, so pridni, disciplinirani in politično pasivni. Kapitalizem in z njim neenakosti ostajajo, pa če jih proizvajajo izčrpani, nezadovoljni in cinični ali pa spočiti in preskrbljeni. In v drugem primeru ostajajo toliko bolj zanesljivo[12].

Ugotavljamo, da zaradi različnih pogledov na delovni čas, hkrati pa tudi gled ena različne pogoje za izvajanje, le-ta vedno pogosteje posega v nedelovni čas, tj. čas, ko ga posameznik preživi z družino in s prijatelji. Delovnik ni več zgolj 8-urni, temveč je glede na naravo dela vedno bolj fleksibilen. S tem posega v prosti čas, ki ga je zato vedno težje definirati, saj ugotavljamo, da se čas, delovni in prosti čas vse pogosteje »mešajo«. Tako v prostem času zelo pogosto tudi delamo in v aktivnem času izven delovnega pogosto prosti čas izkoriščam v okviru prvega, kar seveda negativno vpliva na posameznikovo preživljanje prostega časa.

Prosti čas je vse manj res prost. Vse bolj ga polnimo z raznimi obveznostmi, organiziranimi aktivnostmi in pripravami na delo. Še posebej to velja za otroke, ki praktično sploh ne poznajo več svobodne igre na dvoriščih ali travnikih. Zaradi sodobnih tehnologij se briše meja med službo in prostim časom, pa tudi po upokojitvi ostane potreba po prostem času velikokrat neuresničena. Za boljše razumevanje t. i. nestrukturiranega prostega časa si poglejte oddajo Polnočni klub (http://4d.rtvslo.si/arhiv/polnocni-klub/174416728). Gotovo boste slišali kaj uporabnega tudi zase in vaše otroke.





2.8 Raziskave prostočasnih dejavnosti mladih


Za primer bo navedli le dve. Najprej si poglejmo ameriško, kjer (Kleiber, Caldwell in Shaw (1993, Mobilly, 1989, v Caldwell in Baldwin, 2003) razkrivajo pomen, ki ga ima prosti čas za mladostnike: razumejo ga kot možnost za sprostitev, čas, v katerem lahko počnejo, kar hočejo, ko so prosti zunanjih pritiskov, so lahko s prijatelji, lahko izražajo sebe in preizkušajo svoje sposobnosti ter se zabavajo. Ključni elementi prostočasnih dejavnosti so samousmerjanje, notranja motivacija, spoznavanje lastnih sposobnosti in izkušnja zadovoljstva (Caldwell in Baldwin, 2003). Vlogo prostočasnih dejavnosti za razvoj mladostnikov opisuje na primer teorija samousmerjanja in notranje motivacije (Ryan in Deci, 1990). Notranja motivacija je pomembna za zadovoljevanje treh človeških potreb, in sicer po kompetentnosti, samostojnosti in povezanosti z drugimi. V mladostnikovem življenju lahko prav pri prostočasni dejavnosti pričakujemo največ verjetnosti notranje motiviranega vedenja. Mladostniki si izbirajo stvari, ki jih počnejo v prostem času zato, ker jim te dejavnosti prinašajo zadovoljstvo, so zanimive in v njih lahko uživajo. Radi se sami odločajo za dejavnosti, zaradi česar jih ne doživljajo kot dolžnost, temveč so za sodelovanje notranje motivirani. Z razvojnega vidika je pomembno, da ima posameznik možnost za notranje motivirano vedenje, saj se samousmerjanje k dejavnostim povezuje z iniciativnostjo (Larson, 2000, v Caldwell in Baldwin, 2003). Iniciativnost mladostnikov pa je ključna za razvoj ustvarjalnosti, spretnosti vodenja, altruizma in javnega delovanja. Te kompetence lahko razvija v strukturiranih dejavnostih, kot so na primer umetnost, šport in hobiji. Notranja motivacija vpliva tudi na vztrajanje pri posameznih dejavnostih: če je neka dejavnost osebno pomembna, se bo mladostnik naučil premagovati ovire in izzive, ki jih prinaša redno sodelovanje, naučil se bo reševati probleme in ob tem razvil življenjsko pomembne spretnosti (Caldwell in Baldwin, 2003).

Pri nas je podobno raziskavo izvedla Grilova (2003) s sodelavkami, ko je raziskovala prosti čas mladih v Ljubljani: psihosocialna analiza potreb in možnosti za njihovo uresničevanje.[13] Predstavljamo le uvodna razmišljanja, več pa si lahko pogledate v celotnem poročilu. Namen raziskave je bil preučiti, kako preživljajo prosti čas mladi v Ljubljani. Zanimalo nas je, v katere krožke in druge organizirane dejavnosti se vključujejo, kaj poleg tega še počnejo v prostem času, zakaj se odločajo za posamezne dejavnosti in kaj jih ovira pri tem, da ne morejo početi, kar bi si želeli. Poleg tega nas je zanimalo, kaj počnejo, ko so skupaj s prijatelji, kje se običajno zadržujejo v prostem času in kaj pogrešajo v mestu. Udeleženci so podali tudi subjektivno oceno časa, ki ga preživljajo v različnih socialnih kontekstih. Ugotavljali smo, ali se različno stari mladostniki medsebojno razlikujejo v načinu preživljanja prostega časa, ali imajo učno neuspešni mladostniki in brezposelni drugačne prostočasne navade in potrebe kot vrstniki in kako običajno preživljajo prosti čas mladostniki na različnih lokacijah v mestu (na ulicah, v lokalih, na športnih terenih, v kulturnih in alternativnih kulturnih prostorih). V raziskavi je sodelovalo približno 2000 mladostnikov v starosti med 12 in 26 let. V novembru 2003 so izpolnjevali anketo, ki je vsebovala večinoma vprašanja odprtega tipa. Analiza odgovorov kaže, da z naraščajočo starostjo upada vključevanje mladostnikov v organizirane prostočasne dejavnosti. Poleg tega z naraščajočo starostjo mladostnikov upada tudi pasivno preživljanje prostega časa, pogostejše pa postajajo aktivne oblike. Mladostniki vseh starosti se v prostem času najpogosteje ukvarjajo s športom, poslušajo glasbo in gledajo TV ter se družijo s prijatelji. Želijo pa si še več športa, umetnosti in zabave. Zbirališča mlajših mladostnikov so v glavnem ulice in dvorišča, medtem ko se starejši mladostniki večinoma zbirajo v lokalih (srednji mladostniki pa se pogosto zbirajo tako na ulicah kot v lokalih). Z naraščajočo starostjo med mladimi narašča nezadovoljstvo s preživljanjem prostega časa. V mestu pa si mladostniki vseh starosti najpogosteje želijo bolj urejenih avtobusnih prevozov, kolesarskih stez in zelenih površin ter strpnejše medčloveške odnose. Srednji in starejši mladostniki si pogosteje želijo več javnega dogajanja kot mlajši ter bolj pogrešajo družabne prostore za mladino. Mlajši in srednji mladostniki bolj pogosto pogrešajo urejena športna igrišča kot starejši. Srednji mladostniki pa si bolj kot drugi dve skupini želijo več lokalov, diskotek ali zabavišč. Pokazale so se tudi razlike v preživljanju prostega časa med neuspešnimi mladostniki in med različnimi fokusnimi skupinami mladostnikov (Gril, 2003).





2.8.1 Raziskave med rednimi študenti zasebne fakultete


V nadaljevanju predstavljamo rezultate raziskave, ki smo jo opravili med študenti rednega in izrednega študija. Pri izpolnjevanju spletnega anketnega vprašalnika (Čas in prosti čas v Prilogi 1) so sodelovali 103 respondetni (32 moških in 71 žensk v povprečni starosti 24,8 let). Anketiranje je potekalo od 23. do 31 maja 2016. Zastavili smo jih sedem vprašanj (Priloga 3, str. 171). Zanimal nas je njihov odnos do prostega časa, kakor tudi koriščenje le-tega. Sledi grafična predstavitev ugotovitev in interpretacija odgovorov.

1 Zanima nas, ali imate dovolj prostega časa!



Iz rezultatov raziskave je razvidno, da imajo študenti enako razporejene odgovore glede tega, ali imajo premalo ali dovolj prostega, le 2,9 % jih meni, da ga je preveč. Ugotavljamo, da je prosti čas tisti čas, ki si ga morajo mladi znati porazdeliti in gotovo ga ostane za vsakega izmed njih dovolj.

2 Prosim, da nam odgovorite, ali delate preko Študentskega servisa ali katere druge oblike dela v prostem času!



Anketirani v času študija tudi delajo (občasno in redno 52,4 %). To dokazuje, da si želijo pridobiti delovne izkušnje, hkrati pa pomagati pokrivati nastale stroške študija. Zanimivo je, da zelo malo anketiranih ne dela (14, 6 %), kar pa je verjetno razlog v tem, da pomagajo v družinskih podjetjih, to pa ne razumejo kot zaposlitev.

3 Ali se izobražujete v kateri izmed navedenih oblik?



Večina anketiranih je izrazila, da se izobražuje v okviru formalnega izobraževanje (83,5 %), dejansko pa ni takšnih, ki se ne izobražujejo (1,9 %), čeprav so to študentje, pri katerih je izobraževanje sestavnih del njihovega vsakdana.

4 Prosim, če obkrožite dejavnosti, s katerimi se ukvarjate v prostem času!

(Rangirajte od 1–9!)

Mesto kaže na pomembnost možnega odgovora. Višje kot je mesto bolj pomemben je odgovor. Točke so seštevek vse odgovorov za ta odgovor. Najbolj pomemben odgovor ima najnižje število točk. Najmanj pomemben odgovor pa ima najvišje število točk.



Zanimivi so odgovori anketiranih na to vprašanja, saj jih je največ izbralo možnost preživljanja prostega časa s tem, da nakupujejo (anketiranke), takoj za tem pa so navedli branje knjig.

5 Ali ste član kakšnega športnega društva ali kluba?



Morda presenečajo odgovori ob tem vprašanju, saj je kar 65 % anketiranih odgovorilo, da niso člani nobenega društva ali kluba glede na to, da so to mladi med 20. in 25. letom starosti.

6 Zanima nas, kako pogosto se ukvarjate s športom! Označite pogostost, ki vam najbolj ustreza!



Sploh se ne ukvarja s športom zelo malo anketiranih (2,9 %), enkrat tedensko (32 %) in vsak dan pa 32 % anketiranih.

7 Kako pogosto se družite s prijatelji in znanci?



Mladi se zelo radi družijo in zato ne presenečajo rezultati, da vsak dan 40,8 % in enkrat tedensko 50,5 %, kar samo dokazuje, da je druženje (tudi vrstniško) pomemben in sestavni del vsakdana mladega človeka.

Rezultati raziskave, ki smo jo opravili, kažejo, da mladi nimajo ravno veliko prostega časa, kar je dokaj presenetljivo. Še bolj je presenetljivo dejstvo, da mladi ob študiju veliko delajo (občasno, tudi redno), saj se tem pokrivajo del finančnih sredstev, da lahko prokrivajo študij. Večiko prostega časa porabijo za druženje s prijatelji, športno pa niso ravno aktivni, saj se s športom ukvarjajo bolj ali manj rekreativno. Če zaključimo, prosti čas ni ravno zaveznik mladih, to pa potrjuje tudi splošne ugotovitve, da je prepletanje prostega časa z delom vse pogostejše in je zelo tanka meja v razumevanju prostega časa. Kadar ima posameznik t. i. prosti čas, ga velikokrat prepleta z delom in kadar dela, velikokrat (pasivno) umešča vanj tudi prosti čas, kot je npr. načrtovanje, dogovarjanje za aktivnosti izven dela (telefonski pogovori in uporaba e-pošte v času dela).

Zaključujem, da je delo pomembna sestavina posameznikovega življenja in srečni smo lahko, da ga opravljamo (zdravje, zmožnost, priložnost, potreba itd.). Kako ga umestiti v čas, ki nam je na voljo in ga vzporedno peljati s prostočasnimi aktivnostmi, katere so zelo pomemben element življenja vsakogar ter ga koristno izrabiti, pa več v nadaljevanju.

Rezultati raziskave med rednimi študenti so pokazali, da vedo, kako je pomemben čas in kako je vredno izrabiti prosti čas. Razmerje med dejstvom, da imajo dovolj oz. premalo prostega časa je skoraj identično, 85,4 % pa jih dela ali občasno dela. Zanimiva je ugotovitev, da se veliko družijo v prostem času, se ukvarjajo s športom, predvsem pa radi nakupujejo, kar je blizu rezultatom raziskave, ki sta jo naredila Ryan in Deci (1990). Tudi njuna raziskava je pokazala, da je pomembna notranja motivacija za zadovoljevanje treh človeških potreb, in sicer po kompetentnosti, samostojnosti in povezanosti z drugimi.

Sklepne ugotovitve uvodnega poglavja je mogoče strniti v nekaj stavkih, ki bodo v nadaljevanju še bolj široko interpretirani. Delo je zelo pomembna sestavina posamenikovega življenja in srečni smo lahko, da ga opravljamo (zdravje, zmožnost, priložnost, potreba idr.). Kako ga umestiti v čas, ki nam je na voljo in ga vzporedno peljati s prostočasnimi aktivnostmi, katere so zelo pomemben element življenja vsakogar ter ga koristno izrabiti, pa več v nadaljevanju.



* * *



[7] Prosti čas. Dostopno na http://www.cpi.si/files/cpi/userfiles/TrajnostniRazvoj/06_Prosti_cas.pdf.

[8] Splošne raziskave gospodinjstev. (1990). London: General Hausebold Surwey. HSMO, 159.

[9] Green, E., Hebron, S. in Woodward, D. (1990). Women's Leisure, What Leisure?.London: Macmillan.

[10] Arnšek, T. Kakovost življenja na delovnem mestu. Dostopno na: http://www.id.gov.si/fileadmin/id.gov.si/pageuploads/Varnost_in_zdravje_pri_delu/KONFERENCE/9_Konferenca/ARNSEKKakovost_zivljenja_na_delovnem_mestu.pdf.

[11] Svetlik, I. in Verša, D. (2002). Skrajševanje delovnega časa. V Politika zaposlovanja, ur. Svetlik, I., Glazer, J. Kajze, A. in Trbanc, M. 118–143. Ljubljana: Fakulteta za družbene vede.

[12] Vsi zaposleni, vsi odtujeni: skrite pasti dobronamernih idej. Dostopno na: http://tribuna.si/vsi-zaposleni-vsi-odtujeni-skrite-pasti-dobronamernih-idej/.

[13]Gril, A. idr. (2003). Prosti čas mladih v Ljubljani: psihosocialna analiza potreb in možnosti za njihovo uresničevanje. http://www.pei.si/UserFilesUpload/file/raziskovalna_dejavnost/NACIONALNI_PROJEKTI/2004/Koncno_porocilo_MOL03%281%29.pdf.





»Običajni ljudje razmišljajo, kako bi potratili čas, pametni, kako bi ga uporabili.«

Arthur Schopenhauer





3 TRENUTNA IZRABA ČASA


V prejšnjem poglavju smo pogledali na obravnavano tematiko skozi delo, čas in prosti čas. V tem poglavju se bomo osredotočili na (samo) analizo trenutne izrabe časa. Po izvedeni samoanalizi bomo vedeli, kako učinkoviti smo in kje imamo še možnosti za izboljšanje.

Človek je najpomembnejši element vsakega delovanja procesa in ima v njem vsaj tri vloge: kot porabnik (delovni proces je v bistvu organiziran zaradi človeka in zanj), organizator (usmerja in vodi delovni proces) in sodelavec (v procesu neposredno dela). Te tri vloge prav kličejo k temu, da je potrebno maksimalno izrabiti delovni čas. Zato je dobro, da vemo, kakšna je izraba le-tega.

Preden začnemo, opravite test 1 (gl. preglednica 1): Kakšna je moja izraba razpoložljivega časa? Pomagal vam bo razumeti, ali ste dovolj učinkoviti pri izrabi svojega časa.

V nadaljevanju so navedene določene trditve, s katerimi želimo preveriti, kako izrabljate razpoložljivi čas. Prosim vas, da s pomočjo navedene lestvice izrazite svoje strinjanje oziroma nestrinjanje s posameznimi trditvami. Pri tem imejte v mislih izključno, kako izkoristite razpoložljiv čas, ki ga imate na voljo v podjetju za izvajanje nalog in kako se to odraža v vašem privatnem življenju.

Preglednica 1: Kakšna je moja izraba razpoložljivega časa?

V vsaki vrstici s pomočjo Liketrove lestvice od 1 (Sploh se ne strinjam) do 5 (Popolnoma se strinjam) označite enega od možnih odgovorov tako, da obkrožite ustrezno številko.



Seštejte skupno število točk: _____________

Rezultate si lahko ogledate v prilogi 2.





3.1 Delovni čas kot element delovanja procesa


V svetu so glede zakonskih pogojev prisotne različne ureditve. Od tega, da je zakonodaja izredno naklonjena zaposlenim, do tega da je zaposlenim nenaklonjena. To se kaže skozi različne vidike – od dnevne, tedenske ali letne obveznosti – do počitka med dvema delovnema dnevoma in pravice do letnega dopusta.

Ker je knjiga namenjana slovenskim bralcem, bomo v nadaljevanju zbrali in predstavili ključne zakonske osnove[14], ki vplivajo na samo razporeditev in izrabo časa. S Slike 5 je razvidna osnovna delitev delovnega časa.

Slika 5: Delitev delovnega časa



Vir: Kaltnekar 1994





3.2 Zakonska podlaga v Republiki Sloveniji


Delovni čas je efektivni delovni čas in čas odmora po 154. členu Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 31/2013), v nadaljevanju: ZDR), prav tako pa tudi čas upravičenih odsotnosti z dela v skladu z zakonom in kolektivno pogodbo oz. splošnim aktom delodajalca. Pri tem je efektivni delovni čas glede na 142. člen ZDR vsak čas, v katerem delavec dela. To pomeni, da je na razpolago delodajalcu in izpolnjuje svoje delovne obveznosti iz pogodbe o zaposlitvi. Ta ureditev je nekoliko posebna, saj v večini držav kot osnovo spremljajo le efektivni delovni čas delavca.

ZDR določa tudi omejitve v zvezi s trajanjem delovnega časa. Polni delovni čas v skladu s 143. členom ZDR ne sme biti daljši od 40 ur na teden (z zakonom oz. kolektivno pogodbo se lahko določi kot polni delovni čas delovni čas, ki je krajši od 40 ur na teden, vendar (praviloma) ne manj kot 36 ur na teden).

Delodajalec lahko delovni čas neenakomerno razporedi ali začasno prerazporedi. Razporeditev delovnega časa je sicer ena ob bistvenih sestavin pogodbe o zaposlitvi, prav tako pa tudi pogoji za začasno prerazporeditev delovnega časa. Če je polni delovni čas pri delodajalcu razporejen neenakomerno, ali pa je začasno prerazporejen, potem tak delovni čas ne sme trajati na teden več kot 56 ur. Pri neenakomerni razporeditvi ter začasni prerazporeditvi delovnega časa pa se upošteva polni delovni čas (torej 40 ur na teden) kot povprečna delovna obveznost v obdobju, ki ne sme biti daljše od šest mesecev (izjemoma se v skladu s 158. členom ZDR lahko s kolektivno pogodbo na ravni dejavnosti določi, da se v primerih, ko to narekujejo objektivni ali tehnični razlogi ali razlogi organizacije dela, upošteva polni delovni čas kot povprečna delovna obveznost v obdobju, ki ne sme biti daljše od 12 mesecev).

Glede urejanja delovnega časa, nočnega dela, odmorov in počitkov, ZDR določa tudi nekatere posebnosti – omogoča drugačno urejanje v zakonu ali s kolektivnimi pogodbami. Tako določa npr. v drugem odstavku 158. člena ZDR, da se z zakonom ali s kolektivnimi pogodbami na ravni dejavnosti lahko določi, da se dnevni in tedenski počitek v povprečnem minimalnem trajanju, kot ga določa zakon, v primerih izmenskega dela zagotavlja v določenem daljšem časovnem obdobju, vendar ne daljšem kot šest mesecev. Nadalje določa ZDR v 3. odstavku istega člena, da se lahko z zakonom ali s kolektivnimi pogodbami na ravni dejavnosti določi, da se dnevni ali tedenski počitek v povprečnem minimalnem trajanju, kot je določen z zakonom, zagotavlja v določenem daljšem časovnem obdobju, ki ne sme biti daljše od šestih mesecev.

Tako se lahko zagotovi pravica do dnevnega ali tedenskega počitka v dejavnostih oz. za delovna mesta ali poklice v primerih:

kjer narava dela zahteva stalno prisotnost ali

kjer narava dejavnosti zahteva kontinuirano zagotavljanje dela ali storitev ali

v primerih predvidenega neenakomernega ali povečanega obsega dela.



Ker na upravljanje delovnih procesov z vidika delovnega časa vpliva tudi nadurno delo, si oglejmo še ta del zakonodaje.

V skladu s 144. členom ZDR je delavec dolžan na zahtevo delodajalca opravljati tudi delo preko polnega delovnega časa – nadurno delo: v primerih izjemoma povečanega obsega dela, če je potrebno nadaljevanje delovnega ali proizvodnega procesa, da bi se preprečila materialna škoda ali nevarnost za življenje in zdravje ljudi, če je nujno, da se odvrne okvara na delovnih sredstvih, ki bi povzročila prekinitev dela, ipd.

Delodajalec mora nadurno delo delavcu odrediti v pisni obliki, praviloma pred začetkom dela (izjemoma ustno) – ob tem pa mora upoštevati, da velja za določene kategorije delavcev (npr. starejši delavci, delavci, ki še niso dopolnili 18 let starosti, delavci, ki delajo krajši delovni čas v skladu s predpisi o pokojninskem in invalidskem zavarovanju, predpisi o zdravstvenem zavarovanju ali drugimi predpisi itd.) prepoved opravljanja nadurnega dela.

Nadurno delo lahko traja v skladu z ZDR največ osem ur na teden, največ 20 ur na mesec in največ 180 ur na leto. Delovni dan lahko traja največ 10 ur. Dnevna, tedenska in mesečna časovna omejitev se lahko upošteva kot povprečna omejitev v obdobju, določenem z zakonom ali kolektivno pogodbo, in ne sme biti daljše od šestih mesecev.

Ob tem mora delodajalec upoštevati tudi določbe zakona glede zagotavljanja:

odmorov med dnevnim delom (154. člen ZDR) v trajanju najmanj 30 minut, če dela delavec polni delovni čas;

počitka med zaporednima delovnima dnevoma (155. člen ZDR) v trajanju najmanj nepretrganih 12 ur v obdobju 24 ur, v primeru neenakomerne razporeditve ali začasne prerazporeditve pa v trajanju nepretrganih najmanj 11 ur;

tedenskega počitka (156. člen ZDR), ki pripada delavcu v obdobju sedmih zaporednih dni (poleg pravice do dnevnega počitka) v trajanju najmanj 24 neprekinjenih ur.



Na vidik razporejanja delovnega časa vpliva tudi organizacija dela na domu (68–72. člen ZDR), saj delodajalcem omogoča, da so zaposleni od opravljenega dela in ne od prisotnosti. ZDR določa, pod kakšnimi pogoji je možno skleniti pogodbo o zaposlitvi za tovrstno delo.





3.3 Čas in njegova delitev


Čas je relativen. Zagotovo se vam je že zgodilo, da se vam je čas vlekel v neskončnost (npr. ko ste se morali zagovarjati pri vašem predpostavljenem vodij). Po drugi strani pa čas namenjen odmoru za malico oz. klepet mine, kot bi trenil. Nekateri zato trdijo, da se čas krči.

Ne glede na to kako »hitro« nam mine čas, imamo vsi v enem dnevu 24 ur ali 1.440 minut, v enem tednu pa 7 dni ali 168 ur oz. 10.080 minut. Pošteno – vsaj nihče ni favoriziran. Torej je čas edini vir, ki ga imamo vsi enako.

Delo si lahko razporedimo na dan, uro ali celo minuto natančno. Od nas je odvisno, kako in če vsako minuto izrabimo posebej. Tako je npr. skupna minuta časa relativna. Za tekača na 100 metrov, je to čas, v katerem lahko teoretično 6 x izboljša svetovni rekord (Usain Bolt: 0:00:9,572 sekund[15]). Na drugi strani pa je potrebno za svetovni rekord maratona (Wilson Kipsang: 2:03:23,00[16]) bistveno več časa. Za maraton torej potrebujejo skupaj 776,5136 x več časa, kot za tek na 100 metrov. To pomeni, da si mora vsak tekač razporediti svoje aktivnosti (vire – v tem primeru moč) na teku drugače. Dokazano je, da tisti, ki svoje aktivnosti planirajo bolj natančno, bolje izrabijo svoj razpoložljivi čas. To velja tudi za tekače.

V preteklosti so bile paradigme, da bomo boljše rezultate dosegli z več dela in da nam bo pri tem pomagala boljša opremljenost delovnih procesov. Sledile so paradigme, da je potrebno ne delati več, ampak bolje in da je potrebno vključiti in izkoriščati visoko tehniko. Sedaj pa za obvladovanje delovnega časa, predvsem režijskih delavcev velja, da bomo boljše rezultate dosegli z usmerjenostjo v prave (pomembne) naloge in da nam bo pri tem najbolj pomagala maksimalna vključena in izkoriščena tehnika za obvladovanje časa in poslovnih procesov. Za to pa je potrebna ustrezna organizacija dela.

Celostno obvladovanje časa in življenja ni namenjeno samo pridobivanju časa na vseh odločilnih področjih življenja – delo, družina, zdravje in namen – ampak tudi vzpostavljanju in ohranjanju ravnotežja med temi štirimi področji, torej ustvarjanju ravnotežja pri delu in življenju (Seiwert in McGee-Cooper, 2009, 76). Mi smo se prvenstveno osredotočili na področje dela (gl. slika 6). Bralcem priporočamo, da se sami seznanijo s preostalimi področji. V pomoč pri tem jim je lahko tudi literatura, ki je navedena v prilogi.

Slika 6: Uravnoteženje časa



Vir: Seiwert in McGee-Cooper, 2009, 79

Če prosto razpolagamo s prostim časom in časom za spanje, nam čas za delo ureja delodajalec. Izjema so lahko le tisti, ki so samozaposleni in zato s svojim prostim in časom za delo v celoti razpolagajo sami. Ključ do uspeha se skriva v zdravem ravnotežju med štirimi področji življenja – znano kot ravnotežje pri delu in življenju.





3.4 Delovni čas je eden od najpomembnejših elementov delovnega procesa


Delovni čas je v osnovi čas prisotnosti delavca na delovnem mestu oziroma v podjetju. Le v idealnem primeru je to v celoti tudi čas, ko delavec dejansko dela. Ugotovljeno je bilo, da se s skrajševanjem delovnega čas do neke mere učinek ne zmanjšuje, ampak se ob dobri organizaciji celo poveča.

Čeprav je plačano delo traja npr. 8 ur dnevno, smo povprečno le 6,5 ur v službi (gledano na 365 dni, upoštevajoč redne odsotnosti: letni dopust, bolezni, odmori).

Resnično delamo celo manj, saj je potrebno upoštevati še čas za druge motnje.

V povprečju naj bi tako delali celo manj kot 5 ur. To je tudi osnova za izračun produktivnosti. Izkoristek je odvisen od mnogo dejavnikov (dejavnosti, vrste in organizacije dela, kulture podjetja, ipd.). Razmerja prikazuje slika 7, iz katere je razvidno, da predstavlja polni dnevni izkoristek le 63 % razpoložljivega dnevnega časa. Vsakodnevno ureditev delovnega časa ureja:

Tehnični pogoji dela (za kakšno vrsto dela gre). Ne moremo namreč enačiti dela v proizvodnji, za tekočim trakom in dela režijskih delavcev.

Zmogljivost (kompetentnost) delavca. Vsak posameznik ni enako zmogljiv na vseh področjih. Če nekdo naloge opravi dejansko z »levo« roko, se drugi lahko zelo trudi, pa mu to ne uspe.

Zahteve (npr. zahteve sindikatov, vplivnih posameznikov, lastnikov).

Splošni družbeni pogoji (splošni dogovori in norme v družbi). Ti se z leti lahko zelo spreminjajo. Če je bila pred letom 2005 lahko še tendenca k zmanjševanju obremenitev delavca (iz 40 na 36 ali celo 32 urni delovni tednik), je danes zaradi globalne konkurenčnosti to neizvedljivo.

Osnovni cilj urejanja delovnega časa naj bi bil čim večji delovni učinek na eni strani in čim večja humanizacija dela in boljše počutje delavcev na drugi strani. Tako naj bi se omilili vplivi krize in globalnih sprememb. S tem, ko bomo bolje organizirali delo in delovni čas, ne bo potrebno tega podaljševati.

Slika 7: Izkoristki delovnega časa



Vir: Lasten





3.5 Delitev delovnega časa


Skozi zgodovino se je uveljavljala trojna delitev delovnega čas: za delo (8 ur) - nekako se je uveljavil 8 urni delovni dan ali 40 urni delovni tednik; za prostočasne dejavnost (8 ur); za spanje (vsaj 8 ur). Prav tako se je izoblikovala delitev delovnega časa na togi in spremenljivi.

Togi ali fiksni delovni čas je razporeditev delovnega časa, kjer je delovni čas za vsakega delavca točno določen po dolžini trajanja, kot tudi po začetku in zaključku delovnega dneva ter razporeditvi delovnih dni v daljšem časovnem obdobju. Pri tem je pomembno poudariti, da vsako odstopanje predstavlja izjemo, ki jo je potrebno odpraviti. Lahko pa je tudi prekršek, za katerega je potrebno delavca celo kaznovati.

Spremenljivi ali variabilni delovni čas zajema vse oblike delovnega časa, pri katerih delavec v večjem ali manjšem obsegu lahko svobodno izbira začetek in konec delovnega dneva in največkrat tudi njegovo dolžino tajanja. V daljšem časovnem obdobju mora opraviti predpisano število ur oziroma izvršiti postavljene delovne naloge. Zato je različen začetek in zaključek delovnega dneva za različne delavce in za istega delavca v različnih dnevih praktično pravilo in ne izjema.

Iz teh dveh oblik delovnega časa lahko izluščimo nekatere posebnosti, ki so prikazane v preglednici 2.

Preglednica 2: Značilnosti togega in spremenljivega delovnega časa



Vir: Kaltnekar, 1994





3.6 Vrste togega ali fiksnega delovnega časa


Vrste togega ali fiksnega delovnega časa lahko delimo na: istočasno delo, ko vsi delavci iz vseh služb istočasno prihajajo na delo in istočasno tudi odhajajo, ali pa na zaporeden začetek, ko posamezne službe ali oddelki ali posamezne po različnih kriterijih izbrane kategorije delavcev prihajajo zaporedno. Odhod se izvaja v istem vrstnem redu. Istočasno delo je smiselno tam, kjer se delo navezuje in bi v primeru, da bi bil nekdo odsoten, trpel delovni proces. Na drugi strani zaporeden začetek razrešuje to, da lahko delavci vstopajo glede na aktivnosti v delovnem procesu.

Seveda niso togi samo urniki od – do, ampak tudi razporeditev na delovne in proste dni. Iz tega lahko izpeljemo intervale prihodov in dolžino posameznega delovnega dne, kot je prikazano v preglednici 3.



Preglednica 3: Intervali prihodov in dolžina delovne obveznosti



Vir: Lasten

Poznane so tudi druge (posebne) oblike dela: delo v izmenah (zjutraj, popoldan, ponoči), delo ob vikendih in praznikih, deljen delavnik (npr. del delovne obveznosti zjutraj in drugi del popoldan), delo na domu (delavec opravlja delo na svojem domu in se zglasi pri delodajalcu le občasno).





3.7 Spremenljive oblike delovnega časa


Gre za najbolj naravno obliko, saj je nastal skozi dolga obdobja zgodovine, ko si je človek načrtoval delo glede na možnosti, zmožnosti in zahteve. Časa svojega dela sploh ni meril, ampak je bilo ključno opravljeno delo. V spremenljivem delovnem času so seveda možne številne različne oblike z več ali manj svobode izbire delovnega časa. Pri najnižjih oblikah gre za zelo majhne tolerance izbire začetka dela, drugače pa delovni čas ohranja številne togosti. Pri najvišji obliki pa sploh ne postavlja omejitev. Pomembno je, da je delo opravljeno. Poznamo več oblik sprejemljivega delovnega časa (gl. slika 8).

Premični delavnikso tiste oblike, kjer se ohrani dnevna časovna obveznost in ga delimo na: premični delavnik z omejeno izbiro (začetek in s tem tudi konec določa delavec sam za daljše časovno obdobje v naprej) in premični delavnik s svobodno izbiro (delavec vsak dan sproti določi čas svojega prihoda; delovna obveznost ostaja predpisana, delavec pa mora opraviti določeno število ur).

Slika 8: Oblike delovnega časa



Vir: Kaltnekar, 1994, 142

Premakljivi delovni časne zahteva več enakega obsega dela vsak dan in ga delimo na: premakljivi delovni čas z izravnavo v obračunskem obdobju (delavec mora vsak mesec izenačiti dejansko opravljeno število delovnih ur s časovno obveznostjo za to obdobje) in premakljivi delovni čas z možnostjo prenosa časovnega salda (izravnalno obdobje ni več v obračunskem obdobju ampak daljše). Ta oblika že dopušča, da delavec lahko koristi ure (tudi celodnevna odsotnost) za privatne namene.

Dinamična oblika delovnega časa ne zahteva obveznega delovnega časa, ko morajo biti prisotni vsi delavci. Pri tem poznamo dinamični delovni čas z izravnavo in s prenosom.

Svobodni delovni časpomeni, da delavec dela kadar želi, pomembno je da zadovoljivo in (največkrat tudi) do roka opravi svojo delovno nalogo. Poznamo svobodni delovni čas z merjenjem delovnega časa in brez.

Še nekateri pojmi povezani s delovnim časom:

Dopustni čas je čas razpona, ko delavec lahko izbira svoj delovni čas.

Premični čas je spremenljivi del dopustnega časa. Sestavljen je iz časa za prihod in časa za odhod.

Obvezni delovni čas je čas, ko morajo biti prisotni vsi delavci.

Dnevna časovna obveznost ostaja kot obračunska kategorija.

Dovoljeni delovni čas je največji obseg dela, ki ga podjetje oz. zakonodajalec dovoli v enem dnevu.

Nadurno delo je čas, ko delavec opravlja delo izven časa delovne obveze in je zato posebej nagrajen.

Odmori so plačana odsotnost. Lahko so za malico ali drugi dogovorjeni odmori, ki jih zahteva narava dela.

Priprava oz. zaključek na delo je plačan del delovnega časa, ki je namenjen pripravi oz. zaključevanju dela povezanega z delom.



Skozi zgodovino se je, kot smo že navedli, uveljavila trojna delitev delovnega časa (8 + 8 + 8). Tendence v razvoju oblik delovnega časa pred letom 2005 so bile v skrajševanju tedenske delovne obveznosti z 42 na 36 in celo 32 ur tedenske delovne obveznosti. Zaradi vedno manjše konkurenčnosti in ugotovitve, da niso prinesle želenih učinkov, saj nastaja problem, kam s prostim časom delavca[17], se postopoma ukinjajo. Sindikati temu nasprotujejo.

Še vedno ostajajo naslednje tendence pri urejanju delovnega časa:

1 Možnosti izbire delavca (delavec lahko izbira, kako in kdaj bo izvajal določene naloge).

2 Uvajanja svobodnejših oblik dela (delo na domu, svoboda določanja kdaj boš delal).

3 Spremenljivem delovnem tednu (zmanjševanje oz. dvig tedenske obveznosti in skrajševanje tedenske obveznosti iz npr. 5 : 2 na 4 : 3).

4 Spremenljivi delovni dobi (čeprav je upokojitvena starost določena, se lahko upokojiš prej).

5 Vedno manjši potrebni obseg dela zaradi uvajanja sodobnih tehnologij dela (tehnologija omogoča manjšo obremenjenost, razporeditev študija in dela skozi vsa obdobja življenja).





3.8 Izkoriščenost delovnega časa


Izkoriščenost delovnega časa bi lahko delili na čas delavčeve prisotnosti na delu in vseh različnih vrst njegovih izostankov ter razmerja med časom delavčeve prisotnosti in dejanskim izkoriščanjem tega časa za efektivno in koristno delo.

Izgube delavnega časa, ki so na strani delavca, so ko delavec ni navzoč na delu, torej izostaja z dela (absentizem) in njegova navzočnost še ne zagotavlja, da delavec tudi dejansko ves čas koristno dela.

Tako absentizem zajema resnične bolezenske izostanke, občasne izostanke zaradi osebnih razlogov in neupravičene izostanke brez utemeljenih razlogov. Vzroki pizhajajo iz situacije na delovnem mestu, socio-ekonomskih razmer družbe in okolja ter osebnih problemov posameznega delavca. Na vzroke, ki povzročajo bolezni, lahko vplivamo z izboljšanjem delovno življenjskih razmer delavcev, z organizacijo higiensko-tehnične varnosti pri delu in z mehanizacijo napornih del v proizvodnem procesu.

Čas, ko delavec dela, delimo na potrebni čas (minimalno potrebni čas za neko delo, ki izhaja iz tehnologije in organizacije dela) in nepotrebni čas (ko delavec dela zaradi pomanjkljivosti delovnega procesa - veliko različnih izdelkov, negospodarni delovni postopki).

Čas, ko delavec ne dela, delimo na potrebni čas (odvisen od dela samega – čakanje, tehnološki proces, počitek, osebne potrebe) in nepotrebni čas (ko delavec ne dela po svoji krivdi – nedisciplina, okvare, slabe delovne razmere).

Vzroke za izgube delimo na:

slabe organizacije tehnološkega procesa (za proizvoden proces je odvisna predvsemod: slabe konstrukcije izdelka, majhnih serij, slabega operativnega načrtovanja, nepravilne izbire strojev in delovnih metod, sprememb v konstrukciji, slabih strojev itd.; v režijskih službah pa predvsem od: premalo tehnične podprtosti s sodobnimi orodji in informacijskimi sistemi ipd.);

nepravočasne preskrbe delovnega mesta (če gre za proizvoden proces, je odvisna predvsem od pravilnega operativnega načrtovanja, pravočasnega načrtovanja, notranjega transporta ipd.; v režijskih službah pa predvsem od slabe organizacije dela);

nezadostne strokovnosti delavca – pomanjkanja kompetenc (npr. neprava smer ali stopnja izobrazbe, nezadostna strokovna kvalifikacija za delo na določenem delovnem mestu, nepravi človeka na nepravem mestu, pomanjkanje navodil) in

pomanjkljive delovne discipline (npr. zamujanje oz. predčasen odhod z dela, zapuščanje delovnega mesta med delovnim časom, podaljševanje odmorov, lenarjenje, slaba kakovost dela).



Zaradi vsega zapisanega je pomembno, da imajo delodajalci ustrezne mehanizme za spremljanje izkoriščenosti, izgub, absentizma ipd. in sproti uvajajo ukrepe za izboljšanje.



* * *



[14] Nekatere ste spoznali že v prejšnjem poglavju, a je prav da jih zaradi pomembnosti ponovimo.

[15] Moški svetovni rekord v teku na 100 m. Dostopno na https://sl.wikipedia.org/wiki/Mo%C5%A1ki_svetovni_rekord_v_teku_na_100_m.

[16] Moški svetovni rekord v maratonu. Dostopno na https://sl.wikipedia.org/wiki/Mo%C5%A1ki_svetovni_re

kord_v_maratonu.

[17] Prav preveč prostega časa oz. brezposelnost lahko prinaša nezaželjene družbene pojave.





»Človekov najboljši svetovalec je čas.«

Latinski pregovor





4 ORGANIZACIJA DELA PRI DELODAJALCU


Kot smo videli, lahko z ustrezno organizacijo dela vplivamo na produktivnost. Le-ta je odvisna od vrste organizacije in potreb. Zato se postavlja vprašanje, zakaj se je smiselno organizirati.

Z vidika delodajalca nastane manj stresnih kritičnih situacij (zamud), boljši izkoristek delovnega časa, večja produktivnost, večje zadovoljstvo zaposlenih in manjši stroški.

Seveda pa ni mogoče gledati na pridobitve zgolj samo z vidika delodajalca, ampak tudi z vidika delavca. Tracy pravi, da na ta način pridobimo dodatni prosti čas (najmanj 2 produktivni uri na dan). To tudi daje osnovo, da lahko počnemo nove stvari (to nam lahko poveča zaslužek tudi za 25 % in več). Doživljamo manj stresa in imamo več energije ter večji občutek nadzora nad situacijo. Poleg tega imamo več časa za družino, prijatelje, sprostitev, osebni in poklicni razvoj ter vse, kar si vsak želi početi …

Vse to je mogoče urediti tudi s tem, da spremenimo proces dela. Dlje časa so že prisotne drugačne metode za širjenje in bogatitev dela: menjava dela (delavec v določenem ritmu ciklično menjuje svoje delo), širjenje delovne naloge (združevanje več delovnih taktov), bogatitev dela (delavcu dodamo nove naloge z različno zahtevnostjo) in skupinska avtonomija (skupina prevzame širšo nalogo za določeno obdobje). S temi načini lahko prenovimo delovno področje kot tudi delovne naloge. Obseg gradiva ne omogoča, da bi jih podrobneje predstavili, so pa prednosti in slabosti posamezne metode predstavljene v preglednici 4.



Preglednica 4: Prednosti in slabosti metod za oblikovanje (strukturiranje) dela



Vir: Kaltnekar, 1994

Vidne prednosti so večje zadovoljstvo delavcev, večja produktivnost, manj absentizma in fluktuacije ter boljša kvaliteta proizvodov.

Psihološke prednosti se vežejo na:

zmanjševanje monotonije pri delu, zaradi enostranskih obremenitev tudi manjše utrujanje;

večji interes za delo in večje delovno zadovoljstvo;

več možnosti za izkoriščanje posameznikovih telesnih in umskih zmogljivosti;

večjo poklicno kvaliteto, možnost za osebni razvoj in samouresničevanja pri delu;

večjo fleksibilnost organizacije in zato manjši pritisk formalne organizacijske strukture na posameznega delavca;

zmanjševanje vloge hierarhičnih pozicij, več sodelovanja v skupini enakopravnih sodelavcev in zato večja pozornost skupine ter večja socializacija delavcev.



Kot posledica teh in še drugih prednosti prihaja do zmanjševanja odtujevanja dela.

Razporejanje zaposlenih vedno predstavlja problem, saj mora razporeditev zagotavljati potrebe zaposlenih na eni strani, čim bolj tekoče delo in manjše stroške podjetju. Vsekakor je cilj razporejanja zagotoviti dovolj primerno usposobljenih delavcev s kar najnižjimi stroški dela. To je bolj možno tam, kjer je stabilen proces proizvodnje, težavno papri storitvah zaradi nihanj povpraševanja. Tam je možno proces urediti bodisi na škodo stranke ali podjetja. Čakalne vrste in naročanje strank so ugodne za organizacijo, ne pa za uporabnika. Na drugi strani prestavlja večji strošek za delodajalca prilagajanje kapacitet skozi povečanje števila zaposlenih ali storitve v sili, ko mora biti stalna pripravljenost izvajalca. Pomoč pri postavitvi modela zagotovo izhaja iz izkušenj. Za izračun optimalne razporeditve pa obstajajo računalniški programi (več o tem v poglavju 8).





4.1 Načela dobro organiziranega časa


Ni več potrebno posebej poudariti, da boste uspešni toliko, kolikor se boste znali organizirati. Kvaliteta življenja je v veliki meri določena s kvaliteto organiziranja svojega časa. Obvladovanje časa pomeni, da vi obvladujete svoj čas in delo in ne dopuščate, da bi le-ta obvladoval vas.

Vsako delo zahteva načrtovanje časa. Iz tega sledi: boljši pregled nad aktivnostmi, prioritetami, več prostora za kreativnost, zavestno izogibanje stresu in njegovim posledicam, pridobitev več prostega časa, doslednejše doseganje svojih ciljev itd.

V nadaljevanju prikazujemo 12 načel za dobro organiziranja časa, ki jih je oblikoval Tracy[18], sami pa smo jih le dopolnili in prilagodili na naše kulturno in gospodarsko okolje.

1 Organiziranje časa omogoča, da povečamo vrednost svojega prispevka. Dobro mnenje o sebi prihaja iz spoznanja, da dajete več kot prejemate. Večji, ko je vaš občutek koristnega prispevka v svojem življenju in podjetju, večje je vaše dobro mnenje o sebi.

2Moje nagrade bodo vedno enake vrednosti mojih uslug drugim ljudem. Več, kot bomo vložili, več bomo dobili. Če nič ne vložimo, ne moremo pričakovati, da bi kaj dobili.

3 Vidite se kot podjetje. Podjetje ima tri področja. Najprej je tu vložek (čas, delo, denar, viri). V samem podjetju potekajo procesi (aktivnosti) – stvari, ki morajo biti narejene, da lahko proizvajamo. Iz podjetja prihajajo proizvodi – rezultati. Cilj dela je, da povečamo kvaliteto in kvantiteto proizvodov – spoznati moramo, da nas ne plačujejo zato, da se osredotočite na vložke ali aktivnosti, ampak zato, da se osredotočili na rezultate. Za dobro organizacijo časa se moramo vedno vprašati: »Kakšne rezultate se pričakuje od mene?« Namen organiziranja časa je, da povečamo kvaliteto in kvantiteto rezultatov, za kar smo tudi plačani. To pa lahko postorimo le z ustrezno organiziranimi procesi.

4 Raven dosežkov in dela sta odvisni od naše sposobnosti, da svoje delo dobro opravimo. Kvalitete in kvantitete svojega dela ne moremo povečati za več, kot povečamo svojo sposobnost organiziranja časa. Zato organizacija časa daje najhitrejše in največje učinke.

5 Čas je najredkejši vir za uspeh. Ljudem primanjkuje časa na skoraj vseh področjih življenja. Čas je neraztegljiv, je neprilagodljiv. Brez njega ni uspeha. Je nenadomestljiv. Ne moramo ga shraniti. Ko smo ga zapravili, smo ga zapravili za vedno.

6 Organizacija časa razvija sodbo, zanašanje nase in povečuje samodisciplino. Če smo organizirani in vemo, kje smo, se bomo lahko zanesli nase in na svoje delo. Če smo dovolj disciplinirani, se bomo lahko tudi organizirali in naloge izvedli v dogovorjenih rokih.

7 Organizacija časa nam pomaga, da se osredotočimo na rezultate. S tem ko razdrobimo nalogo na posamezne aktivnosti, jo časovno opredelimo, točno vemo ali smo pred ali zamujate za planom. To pa pomeni, da se lahko osredotočimo na končni rezultat.

8 Organizacija časa nam omogoča, da delamo pametneje, ne samo trše. Mnogo neuspešnih ljudi dela trše od uspešnih, vendar zaradi slabe organizacije časa naredijo manj.

9 Dobro upravljanje s časom je vir energije, entuziazma in pozitivne naravnanosti. S tem, ko ponotranjimo organizacijo časa, bomo lahko obvladovali tudi druga področja.

10Organizacija časa nam omogoča osebno rast. Kot osebnost rastemo glede na zahteve, ki jih imamo do sebe – samodisciplina pri organiziranju časa gradi naš značaj, zaupanje in vero vase in v svoje sposobnosti.

11 Usmerjeni moramo biti v dosežke. Motivacija prihaja le iz dosežkov – več kot naredimo, bolje se počutimo in več smo pripravljeni narediti.

12 Izhajati moramo iz organizacije časa na najmanjši časovni enoti, ki je za določeno nalogo smiselna. Če organiziramo vsako minuto, bodo ure in dnevi poskrbeli sami zase.

V tem poglavju smo si ogledali kakšna je groba razmejitev organizacije dela pri delodajalcu, ki lahko pomaga, da bomo bolj usmerjeni v cilje in se bomo manj ukvarjali s tem kako rešujemo časovne zagate. Posledično pa bo manj stresa in večje zadovoljstvo zaposlenih.



* * *



[18] V gradivu se večkrat sklicujemo na Tracya, saj skupaj s Coveyem in Seiwertom spada med največje svetovne avtoritete tega področja, zato se mu ni moč izogniti v kolikor se dosledno povzema gradivo. V spisku literature so vsa gradiva, ki so bila uporabljena oz. jih lahko bralci uporabijo ko bodo iskali še dodatne informacije.





»Obvladovanje trenutka je obvladovanje življenja.«

Marie von Ebner Eschenbach





5 NAGNJENOSTI K OPRAVLJANJU NUJNIH NALOG


Najprej je potrebno osvežiti nekatera znanja o tem, kako upravljati s časom. Nekateri se tako navadimo adrenalinskega sunka ob reševanju kriz, da nas zasvoji in potegne občutek navdušenja in energije.

Vprašajte se, kako občutite nujnost? Stresno? Kot napetost? Pritisk? Izčrpavajoče? Seveda. Če smo pošteni, nas tudi poživlja, saj se počutimo koristne, uspešne in nekaj vredne. In obvladamo jo. Kadarkoli se pojavi težava, »odjahamo v mesto«, izvlečemo pištolo, jo nabijemo, sprožimo in junaško odpeketamo v sončni zahod. Takojšnji rezultati in takojšnji učinek. Čeprav bi morala biti naša skrb usmerjena v pomembne naloge, je vsakdo občasno nagnjen k opravljanju nujnih nalog. Pri tem zanemarja resnično pomembne naloge, za katere je dejansko plačan in prinašajo napredek podjetju, kot tudi v osebni rasti.

V nadaljevanju je test 2 (gl. preglednica 5): Nagnjenost k opravljanju nujnih nalog, s katerim si boste izmerili, kakšna je vaša nagnjenost na to vrsto nalog.

Navedene so določene trditve, s katerimi bi želeli preveriti, kako ste nagnjeni k opravljanju nujnih nalog. Prosimo Vas, da s pomočjo navedene lestvice izrazite svoje strinjanje oziroma nestrinjanje s posameznimi trditvami. Pri tem imejte v mislih izključno, kaj po vašem mnenju vpliva na Vašo nagnjenost k opravljanju nujnih nalog.

V vsaki vrstici s pomočjo Liketrove lestvice od 1 (Sploh se ne strinjam) do 5 (Popolnoma se strinjam) označite enega od možnih odgovorov tako, da obkrožite ustrezno številko.



Preglednica 5: Nagnjenost k opravljanju nujnih nalog



Seštejte skupno število točk: _____________

Rezultate si lahko ogledate v prilogi 2.

Iz Slike 9 izhajajo prednostne naloge glede na pomembnost in nujnost.

Slika 9: Nujno in pomembno



Vir: Covey in drugi, 1997, 36





5.1 Nujne in pomembne aktivnosti


V prvem kvadrantu (I.) so aktivnosti, ki so nujne in pomembne ter hkrati zahtevajo takojšnjo pozornost: krize, neodložljivi problemi, načrti, ki imajo rok, sestanki, priprave ipd. Tem aktivnostim običajno s skupnim imenom pravimo »krize« ali »problemi«.

V življenju imamo vsi opraviti z njimi, saj zajemajo področja vodenja, upravljanja in proizvodnje. Osredotočenje nanje pomeni, da bomo kmalu reševali samo še »krize« ali »probleme«. Kljub temu se moramo zavedati, da pomembne stvari, ki trenutno še niso nujne, kaj kmalu postanejo, če odlašamo z njimi in jih ne načrtujemo v naprej. Ljudje, ki večino svojega časa delajo stvari, ki so pomembne in nujne, kmalu začnejo iskati uteho v nepomembnih aktivnostih, ki niso nujne. To pripelje do tega, da 90 % svojega časa preživijo v opravljanju nujnih in pomembnih nalog, večino preostalih 10 % pa v opravljanju nalog, ki niso niti pomembne niti nujne.





5.2 Nepomembne naloge


Drugi ljudje preživijo večino svojega časa v opravljanju nujnih, vendar nepomembnih aktivnosti (npr. prekinitve, telefonski klici, pošta, poročila, sestanki, takojšnje neodložljive zadeva, priljubljene dejavnosti itd.), pri čemer so prepričani, da opravljajo nujne in pomembne. Te se nahajajo v tretjem in četrtem kvadrantu – III. in IV.

Odzivajo se na stvari, ki so nujne, misleč da so to pomembne. Večino teh nalog je nujnih le za druge ljudi – nujnost je pogosto utemeljena na prednostih in pričakovanjih drugih. Ljudje, ki preživljajo svoj prosti čas skoraj samo ob opravljanju nepomembnih dejavnostih (prekinitve, telefonski klici, pošta, poročila, sestanki, takojšnje in neodložljive zadeve, priljubljene in prijetne dejavnosti, malenkosti, zaposlenost, zapravljanje časa idr.), ne glede na to, ali so nujne ali ne, živijo precej neodgovorna življenja.





5.3 Pomembne naloge, ki niso nujne


Učinkoviti ljudje se izogibajo opravljanju nepomembnih dejavnosti, pa naj bodo nujne ali ne. Izogibajo se tudi nujnim in pomembnim nalogam. Drugi kvadrant ni orodje, ampak način razmišljanja. Svoj čas raje preživijo v opravljanju pomembnih nalog, ki sicer niso nujne, vendar pa predstavljajo jedro uspešnega upravljanja s podjetjem in s samim seboj – npr. dolgoročno načrtovanje, prepoznavanje novih priložnosti, izvajanje, preventivno vzdrževanje, pridobivanje novih znanj in veščin, oblikovanje odnosov, pisanje izjav o osebnem poslanstvu, rekreacija, priprava, osebna rast, posvečanje družini itd. To so stvari, o katerih vemo, da jih potrebno storiti, a se jih zelo redko lotimo, ker niso nujne. Če večino časa posvečate tem dejavnostim, boste povečali svojo sposobnost, da delate učinkovito. Zanemarjanje teh dejavnosti vodi vedno bolj v opravljanje nujnih in pomembnih nalog, ustvarja stres, pregorevanje (»burnout«) in globoke osebne krize. Medtem pa vlaganje v pomembne dejavnosti, ki niso nujne, zmanjšuje možnost, da boste začeli delati nujne in pomembne stvari. Skratka, najpomembnejše je, da najpomembnejše ostaja najpomembnejše. Zato je pomembno, da te naloge ustrezno razporedite in jim vsak dan posvetite vsaj nekaj časa, ki ga postopoma podaljšujete.

Vsa razmerja niso značilna za vsa delovna področja enako. Če pa gledamo na visoko strokoven in vodstven kader, bi bilo razmerje lahko naslednje. Slika 10 prikazuje povečanje posameznih parametrov.

Slika 10: Idealna razmerja med nujnimi in pomembnimi nalogami



Vir: Covey idr., 1997

Številke kažejo veliko nasprotje – ni nevtralnega stališča – in veliko nasprotje med II. in III. kvadrantom. Visoko produktivna podjetja povečajo veliko časa pomembnim, čeprav ne nujnim stvarem in precej manj časa, stvarem, ki so nujne, a manj pomembne. V večini primerov je glavni razlog, ki tiči za temi razlikami, jasno razumevanje pomembnosti. Dostikrat se nam zgodi da smo vse lepo in prav načrtovali, potem pa nas presenetijo krize. Zato je pomembno, da znamo naloge takoj razporediti tako, da bodo pomembne naloge še vedno pravočasno postorjene.

Kakorkoli bi si želeli da bi opravljali zgolj naloge iz II. kvadranta pa to ne bo vedno mogoče. Dejstvo je namreč, da je življenje eno samo prilagajanje, in če nas nekaj zmoti se bomo odzvali. Ljudje smo namreč socialna bitja, ki imajo svoje potrebe na eni strani in senzorje na drugi. Ti pa imajo velik vpliv na naše obnašanje. Kako krmariti med temi zahtevami, bomo videli v naslednjem poglavju.





»Ni skrivnosti, ki jo čas ne bi odkril!«

Jean Racin





6 KAKO ZAGOTOVITI OBVLADOVANJE ČASA


V nadaljevanju smo razdelali, kako zagotoviti obvalovanje časa. Predlogi izhajao iz osnovne organizacije dela, postavljanja ciljev in/ali planov, ter prepoznavanju in obvladovanju tatov časa.





6.1 Organizacija dela


Dobra organiziranost dela je predpogoj za uspeh. Še posebej je pomembna dobra organiziranost dela za vodjo katerekoli skupine, tima ali organizacije. Pri tem mora vodja upoštevati dve pomembni organizacijski zahtevi dela:

organizacijo svojega dela in

organizacijo dela svojih sodelavcev.



Vodja torej ne more organizirati drugih, dokler ne zna organizirati sebe!

Vsak zaposleni, še posebej vodja, lahko pri sebi upošteva nekatere bistvene zahteve: skuša obvladovati oziroma načrtovati čas, načrtovati delovne naloge, razvrščati delo glede na razpoložljivi čas, upoštevati svoje zmogljivosti in uporabiti različne pripomočke za načrtovanje dela in časa.

Znotraj razpoložljivega časa smiselno razvrstimo naloge, glede na to, koliko časa želimo porabiti za določeno nalogo. To je odvisno od tega, kako pomembna je in do kdaj moramo določeno nalogo opraviti, kar je zopet odvisno od tega, kako nujna je.

Kreativne naloge so skoraj vedno tudi pomembne, zato jim je potrebno odmeriti dovolj časa. Nujnost in pomembnost nista isto. Nujne naloge je treba opraviti takoj, da nam ostane dovolj časa za pomembne naloge. Rutinske naloge pogosto niso pomembne, lahko pa so nekatere izmed njih nujne. Pogosto zapravimo preveč časa za mnoge postranske probleme, več življenjsko pomembnih nalog pa ostaja praviloma neizpolnjenih. Zato je treba naloge smotrno načrtovati in jih razvrstiti po prednostih. Pri uspešni uporabi časa in delovnih metod lahko prihranimo med 10 do 20 % časa vsak dan (8 ur = 480 min, 10 % = 48 min, 20 % = 96 min = 1 ura in 36 minut)!





6.1.1 Nasveti za boljšo organizacijo dela


Obstajajo nekateri standardni pristopi (Tracy jih navaja pet, mi pa smo jih še dopolnili) kako pristopiti za pomoč pri boljši organizaciji. Tako ima učinkovita organizacija dela in izvajanje nalog naslednje zakonitosti:

1 Pospravite in organizirajte svoj delovni prostor. Če boste pospravili svojo mizo, torbo, avto, stanovanje, omaro itd., boste imeli občutek, da ste veliko bolj učinkoviti. Z očmi nevtralne osebe si oglejte svojo mizo, torbo, avto, stanovanje, omaro idr. in se vprašajte: »Kakšna oseba dela pri tej mizi?«, »Kakšna oseba bi imela takšno torbico?«, »Kakšna oseba bi živela tako?« »Ali bi tej osebi zaupali pomembno nalogo? Zakaj ali zakaj ne?« Raziskava, ki jo navaja Tracy je pokazala, da 50 vodij od anketiranih 52-ih ne bi omogočilo napredovanja osebi, ki nima urejenega delovnega okolja in se ne zna organizirati ne glede na to, da sicer dobro dela. Oseba, ki nima urejenega delovnega mesta, običajno porabi preveč miselnega napora za to, da se spomni, kje ima določeno stvar, namesto, da bi opravljala svoje delo. Če imate neurejeno delovno okolje, si zadajte izziv, da boste cel dan delali za urejeno pisalno mizo. Z mize odstranite vse, razen tistega, kar trenutno delate in je trenutno vaša najpomembnejša naloga.

2 Preden začnete z delom, si pripravite vse, kar potrebujete pri delu (prenosni računalnik, svinčnike, ravnila, računalnik, radirko, diktafon, datoteke, knjige, priročnike, kontaktne podatke itd.).

3 Najprej se lotite zahtevnih nalog. S tem, ko boste začeli dan z najbolj zahtevno nalogo, bo vsaka kasnejša naloga lažja.

4 Končajte eno nalogo, nato se lotite druge. Skakanje z ene naloge na drugo je velik porabnik časa, saj se morate vsakokrat ponovno spomniti, za kaj sploh gre pri kakšni nalogi. S tem, ko nalogo zaključite do konca, teh težav ni več. Ko jo končate, jo lahko odmislite.

5 Vsak dokument (list papirja[19]) obravnavajte samo enkrat. Ko dokument enkrat vzamete v roko, z njim naredite nekaj. Ne vzemite ga v roko, če niste pripravljeni z njim nekaj storiti. Največja potrata časa je, da kar naprej jemljete v roke isti dokument oz. papir, ga preberete, odložite in se kasneje ponovno vračate k njemu.

Sistem, ki vam bo pomagal kaj narediti z dokumentom oz. papirjem, ki ga prejmete vroke, je predstavljen v preglednici 6.

Preglednica 6: Sistem obvadovanja prejete dokumentacije



6 Ko ste opravili delo v zvezi z nekim dokumentom ali papirjem, ga odložite. Začnite s pospravljeno mizo in s pospravljeno mizo končajte ter se disciplinirajte in naredite nalogo, ki ste jo začeli, do konca.

7 Osredotočite se na omejeno število nalog. Velika napaka je, da si zastavimo preveliko število nalog misleč, da jih bomo lahko opravili. Bolje je načrtovati manj in se manj posvečati podrobnostim.

8 Pri načrtovanju upoštevajte čas za premislek. Vedno se je med opravljanjem dela dobro vrniti k načrtu in ugotoviti, če smo si resnično ustvarili pravo mnenje o nalogi in ali so nam cilji ponovno jasni. S tem, ko se večkrat vrnemo k načrtovanju, bomo te dileme razrešili in hitreje prišli do cilja.

9 Zavedajte se časa. Tega se lahko zavedamo le tako, da stalno merimo svoje aktivnosti.

10 Uporabljate »sodobne« pripomočke za obvladovanje časa. Na tržišču je nešteto pripomočkov za obvladovanje časa, ki nam lahko olajšajo delo le, če jih redno rabimo in ne če jih kupimo zaradi slabe vesti.





6.2 Postavljanje ciljev in planov


Ključno je, da si, preden se lotimo kakršne koli specifične naloge postavimo cilje, ki bi jih radi realizirali. Vsakdo mora upoštevati svoje zmogljivosti, ki se lahko tekom dneva tudi spreminjajo in so pod vplivom naravnega ritma posameznika. Zato jih je mogoče vnaprej predvidevati.





6.2.1 Zakaj si postaviti cilje?


Namen postavljanja ciljev je, da se poglobimo v svoje sanje in želje ter naredimo načrt, kako tako stanje določen dan v prihodnosti tudi doseči. Končni rezultat postavljanja ciljev je, da dosežemo več v krajšem času, smo bolj motivirani pri doseganju ciljev, izboljšamo učinkovitost, se lažje osredotočimo na prioritete ter postanemo vsesplošno bolj organizirani.

Postavljanje ciljev je določanje smeri, v katero želimo iti v svojem življenju. S cilji si izostrimo dolgoročno vizijo našega življenja in pridobimo potrebno kratkoročno motivacijo ter fokus, da te cilje realiziramo. Na tem področju je narejenih mnogo raziskav. Večina raziskav je pokazala, da imajo posamezniki, ki si postavljajo cilje ter uporabljajo določene tehnike postavljanja ciljev boljšo raven učinkovitosti, so bolj samozavestni, lažje upravljajo s stresom in nejevoljo, so bolj srečni in zadovoljni, se pravi imajo svoje življenje veliko bolj pod nadzorom in živijo polnejše življenje.

Smiselnost postavljanja ciljev za vsakega posameznika je dodobra dokazana s teoretičnega kot tudi praktičnega vidika. Seveda je pomembno, da so ti cilji postavljeni pravilno.





6.2.2 Temelji postavljanja ciljev


Kaj so temelji učinkovitega postavljanja ciljev?

1 Kaj želimo doseči? – To je osnovno in izhodiščno vprašanje. Pri tem je pomembno poznavanje samega sebe, lastnih vrednot, načel, prednosti in slabosti ter stvari, ki nas resnično osrečujejo.

2 Kako bomo to dosegli? – Ko si izberemo, kaj želimo doseči, je treba sestaviti plan, kako določen cilj doseči. Za doseganje cilja potrebujemo določena sredstva (energija, kapital, poznanstva itn.), ki pripomorejo, da se doseže cilj. Osnovno, s čemer je treba začeti, so naše kompetence, znanja, veščine, vrednote in stališča. Smiselno je razmisliti tudi o ovirah, ki se lahko pojavijo na poti za dosego cilja (work smart, not hard). Dobro je upoštevati Paretovo načelo 80/20, kar pomeni, da pri ciljih običajno velja, da 20 %, ki sestavljajo določen cilj pripelje ponavadi k 80 % rezultatu. Vsled tega je dobro, da prepoznamo, kaj je prvi korak (ali dva) k realizaciji cilja. Če se držimo tega, je naš cilj lahko dosežen veliko hitreje, kot če ne bi prepoznali korakov za dosego cilja in se jih lotili najprej.

3 Zakaj želimo to doseči? – Veliko ljudi se ne spomni na to vprašanje pri postavljanju ciljev, je pa izjemno pomemben del. Veliko ciljev ima neki posreden podzavestni motiv, kot je na primer pridobitev spoštovanja, ljubezni, večanje občutka vrednosti, varnosti itd.

4 Kdo je vse vpleten? – Večino ciljev, ki si jih postavimo, vključuje tudi druge ljudi, kar ima svoje prednosti in slabosti.

Pri tem se je dobro zavedati, da obstajajo območja, kjer imamo celoten vpliv, prav tako pa obstajajo območja, kjer ne moremo vplivati s svoji dejanji.





6.2.3 Prvi koraki k postavljanju ciljev


Pri postavljanju ciljev so običajno najtežji prvi koraki. Takoj na začetku moramo imeti pravi pristop do postavljanja ciljev – pozitiven, konstruktiven pristop, ki ga spremlja navdušenje, ne pa dvom v smiselnost metode in pa druga prepričanja, kot so, da za to enostavno ni časa in da to počno zgolj motivacijski trenerji itn.

Metoda, ki je smiselna, je enostavna – »brainstorming«. Enostavno napišeš vse, kar ti pade na pamet, od najbolj absurdnih ciljev do tistih, ki prihajajo iz najbolj intimne notranjosti.

Ko listamo vse potencialne cilje, je pomembno, da smo dovolj pogumni, da si sploh upamo zapisati tiste (naj)bolj globoke cilje, ki so še tako bolj pomembni, ter da smo iskreni do sebe, kaj resnično želimo in kaj ne. Ko imamo vse cilje napisane, dobro je, če jih je več kot 100, jih sistematično uredimo, združimo, rangiramo in preoblikujemo v skladu z metodami učinkovitega postavljanja ciljev. Dobra metoda, da gremo preko tega je, da napišemo na ločen list še stvari, za katere smo hvaležni v življenju in stvari, ki smo jih do sedaj že dosegli. Hkrati se ozavestimo, da je moč zgolj v sedanjem trenutku.





6.2.4 Ročnost in število ciljev


Ko zapišemo prve cilje, se seveda pojavi vprašanje, v kakšnem časovnem roku naj sploh razmišljamo. Pri metodi listanja vseh potencialnih ciljev to sploh ni pomembno. Ko urejamo te cilje, je seveda smiselno, da razmišljamo tudi o tem.

Nekaj avtorjev priporoča, da najprej razmišljamo, kaj bi radi še slišali na našem pogrebu, nato postavimo dolgoročne cilje za 25 let, 15 let, 10 let, 5 let in nato kratkoročne cilje za eno leto in naslednji mesec.

Nekateri poudarjajo, da si je potrebno zastaviti večje število ciljev, drugi da samo enega in se na tega fokusiramo. Večina mnenj strokovnjakov pa je nekje vmes, in sicer da si je za eno leto smiselno postaviti od 10 do 25 ciljev. Veliko ljudem se po določenem obdobju povsem spremenijo vrednote, sanje, želje in stvari, ki jih želijo dosegati.





6.2.5 Pametno postavljanje ciljev


Ko si postavljamo ali preoblikujemo svoje cilje, je smiselno, da se držimo določene formule, katero priporoča večino strokovnjakov za postavljanje ciljev. Osnova formule je angleška beseda za »biti pameten« – S.M.A.R.T.S. Posamezna črka besede predstavlja enega izmed pomembnih elementov, ki ga mora vsebovati vsak cilj. Dobro postavljen cilj naj bi bil:

Specifičnost cilja (Specific – specifičen) – Pri ciljih je zelo pomembno, da smo čim bolj specifični. Npr. »Želim 3.000 evrov plače« je veliko bolj specifično, kot le »želim višjo plačo.«

Dosegljivost cilja ne našega napredka. Vsak cilj mora biti merljiv in na zgornjem primeru lahko dobro vidimo, zakaj je to pomembno (uporaba tehtnice).

Dosegljivost cilja(Attainable/ Agreed-to – dosegljiv) – Zastavljeni cilji morajo biti dosegljivi, hkrati pa nas mora spremljati občutek, da lahko to dejansko naredimo, ter da smo se zmožni dejansko zavezati k realizaciji zastavljenega. Pri tem se dosegljivost navezuje predvsem na kratkoročne ovire, ki jih moramo upoštevati pri postavljanju ciljev (predvsem materialnih).

Prav tako se morajo z našim zastavljenim ciljem strinjati tudi drugi, če so tesno vpleteni v dosego tega cilja, ali kako drugače direktno cilj vpliva na njih.

Realnost ciljev (Realistic/Relevant/Rewarding-realističen, pomemben, nagrajujoč) – Povezana z dosegljivostjo je tudi realističnost postavljenega cilja, pri čemer se to navezuje predvsem na časovni okvir cilja. Vsak cilj mora biti dosegljiv, prav tako pa zastavljen v realističnih rokih. Vsak cilj mora biti resnično pomemben za nas in mora posledično tudi prinašati ustrezno zadovoljstvo.

Časovna opredeljenost cilja (Time-related-časovno definiran) – Zadnji nasvet v sklopu te formule za postavljanja ciljev pa je, da moramo za vsak cilj določiti tudi časovno omejitev oziroma rok, do kdaj bomo izpolnili ta cilj.

Oprijemljivost cilja (Spikes) – Cilj, ki si ga zastavimo, mora biti konkreten, tako da vemo, kaj je tisto, kar nam bo dalo jasen znak, da smo cilj dosegli.

Akcijski načrt prihrani čas, preprečuje kaos in vam pomaga, da bi se izognili izvajanju planiranih nalog (Rothschild).





6.2.6 Dodatni napotki za postavljanje ciljev


Lahko najdemo tudi nekaj dodatnih napotkov za postavljanje ciljev. Prvi tak napotek je, da mora biti vsak cilj zapisan! Kar ni zapisano z določenim datumskim rokom, ni cilj, ampak še vedno naša želja.

Drugi tak napotek je, da naj bi bil vsak cilj postavljen v prvi osebi ednine, kot da je že dosežen (npr. Postal sem vodja oddelka.), stavek pa naj bi bil pozitivno formiran(npr. Želim napredovati.).

Ozadje teh nasvetov izhaja predvsem iz tega, kako delujejo naši možgani in naša podzavest, ki ima izjemno moč. Naši možgani naj namreč ne bi ločevali med realnostjo in tem, kar si zamišljamo. Postavljanje ciljev toliko naj bi bilo bolj učinkovito, če so postavljeni tako, kot da se v želenem stanju nahajamo že v danem trenutku. Tako naj bi bili veliko bolj motivirani za dosego teh ciljev, saj naj bi v tej smeri delovala tudi naša podzavest.

Drugo pomembno izhodišče pa je, da naši možgani razmišljajo v slikah. Tako npr. vsakič, ko izrečemo »nisem več administrator«, dobimo v možganih sliko sebe, kako administriramo delo. Naši možgani dejansko ta stavek razumejo kot »še več administriram«. To prej prispeva k večji frustraciji, kot pa motivaciji za delo.

Če je cilj formiran kot »jaz sem vodja oddelka«, dobimo v možganih sliko na primer sebe v fotelju na sestanku, ko vodimo oddelek. To pa verjetno prispeva veliko bolj pozitivnega k realizaciji našega cilja.





6.2.7 Določanje prioritet


Ko enkrat organizirate svoj delovni prostor in imate postavljene cilje, je veliko lažje postaviti prioritete. V nadaljevanju je predstavljenih nekaj nasvetov za lažje postavljanje prioritet, kot jih navaja Tracy.

1 Paretovo načelo - pravilo 80/20. Pravilo pravi, da 20 % aktivnosti daje 80 % vrednosti. Ostalih 80 % aktivnosti daje samo 20 % vrednosti. Lahko rečemo, da 20 % tega, kar delate, prinaša 80 % vrednosti tega, kar delate. V nekaterih primerih je to celo 90/10. Zato je pomembno, da se vedno, preden začnete z nekim delom, ali ko razporejate svoje aktivnosti, vprašate: »Ali to, kar delam, spada med 20 % tistega, kar daje 80 % vrednosti?« Razmislite preden začnete z delom in se vedno osredotočite na 20 % aktivnosti, ki dajejo večino vrednosti.

2 Ločite nujne od pomembnih nalog. Veliko stvari je nujnih, niso pa pomembne (Poglavje 4). Pomembne stvari, ki imajo dolgoročne posledice, so redko nujne. Naloge, na katerih bi večino dneva morali delati, so tako nujne kot pomembne. To so naloge, ki morajo biti narejene in imajo dolgoročne pozitivne ali negativne posledice, če jih naredimo oz. ne naredimo.

3 Upoštevajte načelo omejujočega dejavnika. Med vami in vašim ciljem je skoraj vedno nek omejujoči dejavnik, ki določa hitrost, s katero boste dosegli ta cilj. Zato je pomembno, da vsakodnevno ugotavljate, »kateri je omejujoč dejavnik, ki vas ovira oz. ki določa vašo hitrost na poti do vašega cilja«.

4 Vprašajtese, kakšne so prihodnje posledice sedanjih odločitev. Aktivnosti z visoko prioriteto imajo lahko velike pozitivne ali pa negativne posledice v prihodnosti, če jih naredimo oz. ne naredimo. Aktivnosti z nizko prioriteto nimajo posledic, če jih naredimo oz. ne naredimo.

5 Kreativno odlašanje. Naučiti se morate »kreativno odlašati« v 80 % tistih aktivnostih, ki prinašajo samo 20 % vrednosti. Odlašanje ni slabo vse dotlej, dokler gre za odlašanje z nalogami nizke prioritete.

6 Naredite rajši pravo stvar kot pa stvar prav. Vzemite si čas za razmislek, katere so tiste prave stvari za vas in druge, na katere morate osredotočiti svoj čas in pozornost. Če stvari ni vredno narediti, je ni vredno narediti prav.

7 Preden se lotite nove naloge, določite aktivnosti oz. naloge, ki jih boste nehali delati. Ne glede na vašo nadarjenost in energijo, lahko naredite samo določeno količino dela. Največja napaka ljudi, ko postavljajo prioritete svojim aktivnostim je, da se zavestno ne odločijo, česa ne bodo več počeli.





6.2.8 Metoda postavljanja prioritet


Začnite uporabljati metodo postavljanje prioritet, s katero boste naloge razdelili na nujne in pomembne. Vse nepomembne naloge, ki jih lahko opravijo drugi delegirajte.

Pri razvrščanju in delegiranju in postavljanju prioritet, si lahko pomagate z naslednjim sistemom:

aktivnosti, ki jih moramo narediti, ki so pomembne in nujne;

aktivnosti, ki bi jih morali narediti, niso pa nujne;

aktivnosti, ki bi jih bilo prijetno narediti, vendar ne bo nobenih negativnih posledic, če jih sploh ne naredimo;

aktivnosti, ki jih moramo delegirati drugim;

aktivnosti, ki jih moramo odstraniti – v kolikor ni nobenih negativnih posledic, če nalogo popolnoma odstranimo, potem to tudi naredimo.



V pomoč vam je lahko preglednica 7.

Preglednica 7: Matrika za postavljanje prioritet



Vir: Lasten

Ko imate enkrat jasen pregled nad nalogami, začnite kratkoročno in dolgoročno planirati svoje aktivnosti in aktivnosti vaših sodelavcev.

Dobro si je tudi postaviti vprašanje ZAKAJ in nanj odgovoriti (gl. slika 11). Tako zagotovo prideš do dovolj povratnih informacij za odločanje. Tehnika 5 x zakaj: Sprašujemo se zakaj, dokler ne pridemo do vzroka, zaradi katerega je nastal problem.

Slika 11: Grafična predstavitev tehnike 5x zakaj



Vir: Serrat, 2009





6.2.9 Načrtovanje delovnih nalog


Dnevni načrtovalec je eno od najboljših orodij za sledenje dnevnim planiranim aktivnostim (Rothschild).

Vsako delo zahteva načrtovanje časa, iz tega sledi:

boljši pregled nad aktivnostmi, prioritetami;

več prostora za kreativnost;

zavestno izogibanje stresu in njegovim posledicam;

pridobitev več prostega časa in

doslednejše doseganje svojih ciljev.



Napravimo seznam vseh nalog, posebej pa preglejmo, če seznam vsebuje tiste zadolžitve, ki bodo pomagale uresničiti poglavitni namen našega dela – razvoj in uresničevanje ciljev. Ko imamo ta seznam, lahko nadaljujemo tako, da zadolžitve razdelimo v dve skupini:

kreativne – pomagajo uresničevati resnični namen našega delovnega mesta in

rutinske – pomagajo, da delo tekoče poteka.



Kreativne (pozitivne) naloge so tiste, ki jih moramo opravljati, da bi zadostili resničnim namenom našega delovnega mesta, rutinske pa tiste, s katerimi se moramo dnevno ubadati, da delo poteka tekoče. Neorganizirani ljudje so v nevarnosti, da porabijo ves razpoložljivi čas za uresničevanje rutinskih nalog.

Vedno načrtujte pisno!

neopravljene naloge iz prejšnjega dne;

nova dodatna dela;

roke, ki se jih morete držati;

telefonske pogovore in korespondenco;

redne naloge;



Pomembno je, da naloge načrtujemo/planiramo tako, da se lahko hitro znajdemo. Zato je poleg delitve iz Tabele 7, zaželeno, če uporabljamo čim več različnih barv:

Rdeča – tiste obveznosti, ki zahtevajo veliko priprav in so nujne (iz kvadranta I.).

Zelena – dejavnosti za načrtovanje (iz kvadranta II.) in ohranjanje življenja.

Viola – razgovori s sodelavci s katerimi iščete nove rešitve (iz kvadranta II.), ne spadajo pa v okvir nalog za delegiranje ali časa za razmislek - tiha ura.

Oranžna – sestanki v podjetju, ki se jih morate udeležiti vendar nimate pomembnih zadolžitev (iz kvadranta III.).

Rumena – npr. sestanki, ki so v drugih mestih in zahtevajo predčasno pripravo in pravočasen odhod (kvadrant I.).

Modra – druge obveznosti, za katere pa ni nujno, da so opravljene (iz kvadranta IV.).





6.3 Dnevno planiranje


Čeprav bi morali izhajati iz življenjskih ciljev, bomo za potrebe podjetja vse skupaj obrnili na glavo. Naši življenjski cilji v podjetju namreč izhajajo iz vizije in strategije podjetja, ki je v naprej predpisana s strani lastnikov. V kolikor pri njenem nastajanju nismo sodelovali, se ji moramo podrediti. Pomembno je, da ne planiramo zgolj časa, ki ga bomo preživeli v prostorih delodajalca, ampak da začnemo upravljati celoten čas, ki nam je na razpolago. Dnevno planiranje je pomembno, da imamo jasen pregled nad nalogami za posamezen dan. Zahtevajo podrobno planiranje (gl. preglednica 8); vsaj na 30 minut natančno. Praviloma naj bi za naslednji dan planirali ob zaključku dela oz. zvečer. Zjutraj naj bi naloge samo še preleteli in jih dopolnili, v kolikor je prišlo do kakšnih sprememb. Pomembno je tudi, da si pustimo dovolj časa in prostora za nepredvidene zadeve in tiho uro.

Vsak človek je po svoji zmogljivosti v različnih obdobjih dneva izpostavljen določenim nihanjem, ki potekajo v nekem naravnem ritmu in se jih da že v naprej napovedati (gl. slika 12). Pomembno je, da jih prej indetificiramo. Praviloma imamo višek zmogljivosti pred kosilom[20]. Zato je ta čas pametno izkoristiti za zahtevne velike naloge. Po kosilu sledi popoldanska utrujenost. V tem obdobju lahko delamo rutinske naloge. Ko se nam ponovno vrne zmogljivost za zahtevne naloge.

Slika 12: Cirkadiani ritmi



Vir: Seiwert, 1997

Nerealno je pričakovati, da bodo zaposleni imeli enako energije in bodo zato tudi enako produktivni skozi celoten delovnik. To je namreč v nasprotju naravo in cirkadianimi ritmi. Praviloma zaposleni dosežejo svojo najvišjo raven budnosti in energije nekaj ur po tem, ko pričnejo z delom. Po kosilu začne energija upadati. Najnižjo točko doseže okoli 15. ure. Ta proces velikokrat povezujemo s kosilom, ampak gre v resnici zgolj za naravni del cirkadianega procesa. Po 15. uri začne budnost zopet naraščati in doseže drugi vrh okrog 18. ure. Nato zopet začne upadati in upada skozi večer ter zgodnje jutranje ure in doseže najnižjo točko ob približno 3.30 zjutraj. Potem začne zopet naraščati tekom jutra, ko doseže prvi vzpon po 12. uri (Barnes, 2015). Da bi ugotovili kakšen je vaš ritem, si lahko pomagate tudi s preglednico 8. Vsekakor je dobro, da ugotovite, ali ste jutrajnji ali nočni tip človeka in da svoje aktivnosti prilagodite temu.

Ko planirate, si zastavljate naslednja vprašanja:

Kdaj zapravljam svoj čas?

Kdaj drugi zapravljajo moj čas?

Česa mi ni potrebno opraviti, da bi pridobil čas?

V katerem obdobju dneva sem najbolj produktiven?

Koliko ur na dan sem produktiven?

V katerem delu dneva sem sposoben delati in mi je omogočen mir za daljše naloge?

V katerem delu lahko opravljam izključno krajše naloge?



Preglednica 8: Kontrolna lista dnevnega plana aktivnosti





6.4 Mesečno/letno planiranje


Mesečno/letno planiranje je pomembno za jasen pregled na nalogami, ki naj bi jih opravili v daljšem časovnem obdobju, saj se ne pojavljajo vsakodnevno. Zahtevajo le identifikacijo nalog in njihovo opredelitev na prioriteto in nosilca, zato ni potrebno podrobno planiranje (gl. preglednica 9).

Preglednica 9: Kontrolna lista mesečnega/letnega plana



Zelo pomembno je, da vse obsežne naloge razčlenimo do najmanjše, še smiselne aktivnosti in si tako izboljšamo pregled nad tem, kaj in kako bomo opravili sami, kaj in kako bomo delegirali ter koliko časa bomo porabili za te aktivnosti. Prav tako nam omogoča pregled nad tem, katere aktivnosti lahko potekajo vzporedno in katere se vežejo ena na drugo, zato jih bomo morali izvajati zaporedno.

V tem poglavju smo si ogledali nekaj primerov z konkretnimi nasveti kako lahko zagotovimo celovito obvadovanje časa. Seveda lahko le-to zagotovimo če res dobro paznamo kakšne so lahko izgube in kako jih lahko obvadujemo. Prav temu je namenjeno naslednje poglavje.



* * *



[19] To enako velja tudi za e-dokumente.

[20] Kako različni smo si pokaže že primerjava med avtorji, saj imata različen najbolj kreativen čas. Raspor med 22. 00 in 02. 00 uro (nočni tip), Macuh pa med 06.00 in 10.00 (jutranji tip).





»Čas se ne ukvarja s tem, da bi izpolnil naša upanja; svoje delo opravi in zbeži.«

Euripides





7 IZGUBE V DELOVNEM PROCESU Z VIDIKA DELOVNEGA ČASA


Da lahko obvadujemo izgube v delovnem procesu z vidika delovnega časa jih moramo najprej dobro spoznati. Tako z naslednjim testom 3 (gl. preglednica 10): Tatovi časa ugotavljamo, kaj vam krade čas pri vsakodnevnem delu in vam onemogoča, da bi delali učinkovito.

V nadaljevanju so navedene določene trditve, s katerimi bi želeli preveriti, kaj vam krade čas pri vašem delu. Prosimo Vas, da s pomočjo navedene lestvice izrazite svoje strinjanje oziroma nestrinjanje s posameznimi trditvami. Pri tem imejte v mislih izključno, kaj vam po vašem mnenju najbolj krade čas oz. vpliva na vaše delo da vam onemogoča izvajanje nalog.

V vsaki vrstici s pomočjo Liketrove lestvice od 1 (Sploh se ne strinjam) do 5 (Popolnoma se strinjam) označite enega od možnih odgovorov tako, da obkrožite ustrezno številko.



Preglednica 10: Tatovi časa



Seštejte skupno število točk: _____________

Rezultate si lahko ogledate v prilogi 2.





7.1 Tatovi časa


Aktivnosti, s katerimi izgubimo največ časa, kot jih ugotavljajo številni avtorji (npr. Tracy, Covey):

1 telefonski razgovori oz. vse kar je povezano s aparatom, ki mu pravimo »pametni telefon«, tablica, stacionarni ali prenossni računalnik in ki omogočajo klice;

2 nepričakovani obiskovalci;

3 sestanki;

4 krizni menedžment;

5 odlašanje;

6 socializacija;

7 neodločnost;

8 pošta;

9 arhivi;

10 drugo.

Glede na ugotovitve strokovnjaka organiziranja časa Michaela Fortina (2005) v življenju porabimo 7 let v kopalnici, 6 let pri raznih obrokih, 5 let za čakanje v vrstah, 4 leta pri čiščenju hiše, 3 leta na sestankih, 1 leto pri iskanju stvari, 9 mesecev za odpiranja nepomembne pošte, 6 mesecev pred rdečo lučjo na semaforju, 120 ur za umivanje zob in 4 minute na dan za pogovor z zakoncem in 30 sekund na dan za pogovor z otroci. Da bi spremenili ta povprečja, se moramo naučiti obvladovati tatove časa in si postaviti jasne cilje kaj bi želeli postati v življenju.

Na delovnem mestu se morate nenehno spraševati:

»Zakaj sem na plačilni listi?«

»Za dosego česa so me zaposlili?«

»Kaj je moj cilj?«

»Kaj naj bi delal?«

»Katere rezultate naj bi dosegel?«

»Ali je to, kar delam sedaj, pomembno za dosego mojega najpomembnejšega cilja?"

Največji prihranek časa je beseda »NE« stvarem, ki vas ne vodijo k vašim ciljem.





7.1.1 Telefoni


Telefonija je v zadnjih 20 letih doživela velike spremembe. Če je bilo še za devedesesta leta značilno, da smo klicali na stacionarno številko, je danes mobilni aparat z nami povsod. Skype in druga tehnika nam omogoča brezplačne pogovore. To pa je izjemno podaljšalo dolžino telefonskih klicev. Posledično je povečalo tudi naše izgube časa.

V nadaljevanju je nekaj nasvetov, kako se upreti telefonskim motnjam in ne motiti drugih:

1 Telefon uporabljajte kot poslovno orodje. Pogovor končajte hitro, ne klepetajte po telefonu.

2 Telefonske klice preverite, preden sami dvignete slušalko. Ugotovite, kdo vas kliče in zakaj. Uprite se skušnjavi, da bi govorili z ljudmi, za katere še nikoli niste slišali, preden ugotovite, zakaj vas kličejo. Še posebej, če ste prezaposleni.

3 Telefonske klice »zadržite«. Določite ure, ko ne boste sprejemali telefonskih klicev. Ne postanite suženj zvonečega telefona. Kadar delate kaj pomembnega, izključite telefon – če je pomembno, vas bodo poklicali tudi kasneje.

4 Povejte, kdaj boste odgovarjali na klice in preverite, kdaj lahko vi pokličete drugo osebo. Kadar kličete neko osebo in je ni, pustite sporočilo in povejte, kdaj vas lahko pokliče. Če kdo kliče vas in ne morete sprejeti klica, naročite telefonistu ali tajnici, naj povpraša, kdaj ga lahko ponovno pokličete.

5 Vse telefonske klice opravite naenkrat. To pripomore k temu, da lahko telefonske klice združite v skupine in tako podvojite učinek.

6 Telefonske razgovore načrtujte vnaprej in se nanje pripravite kot na sestanek. Napišite si »dnevni red« pogovora, da ne boste pozabili, zakaj kličete.

7 Telefonirajte, ko ste v avtomobilu. A le, če je to zakonsko dovoljeno in imate napravo za prostoročno telefoniranje. Posebno tisti, ki so precej časa na poti, lahko ta čas kreativno izrabijo. Vendar pazite na svojo varnost in uporabljate napravo premišljeno! Izogibajte se, da bi se preveč vživeli v pogovor in bi pozabili, da ste na cesti.

8 Ko koga kličite ga vprašate ali ste ga zmotili sredi sestanka. Tako kot nam tudi drugim ni všeč, če jih zmotimo.

9 Preverite, ali je klic še aktualen. Če ni, odložite slušalko. Ko vračate klic, se največkrat zgodi, da se s kreativnim odlašanjem določene naloge rešijo same in zato niso več aktualne.

10 Natančno zapisujte stvari, ki ste se jih dogovorili. Številke, datume, ure itd., o katerih ste se dogovarjali, saj vam bo olajšalo delo, ko boste iskali, kaj ste se dogovorili.

11 Poskrbite, da vas na sestanku ne bodo motili. Če imate pomemben sestanek, prevežite klice (na centralo ali k sodelavcem) oz. se umaknite v sejno sobo, kjer ni telefona.

12 Ne nosite prenosnih telefonov na sestanek, saj ne boste učinkoviti. Če že pričakujete pomemben klic, ga imejte utišanega.

13 Uporabljajte e pošto namesto telefona. Omogoča vam sledenje dogovorom in lahko odgovorite, ko imate čas.

Največje izgube so zaradi privatnih telefonskih klicev, e-pošte (klepet z ženo/možem, otroki, straši, širšim sorodstvom, prijatelji in drugimi kot so obrtniki, klici v trgovine, v šol, vrtec idr.) in seveda s brskanjem po spletnih straneh socialnih omrežjih[21] ipd.

Za ostale naprave, ki omogočaje klice (stacionarni, prenosni računalnik, tablice, pametni telefoni) priporočamo, da jih uporabljamo zgolj, kot poslovno orodje. Če je le mogoče, jih uporabljate zgolj takrat, ko vam ne kradejo časa in ne motite drugih.





7.1.2 Nepričakovani obiskovalci


Pogosto se dogaja, da nas kdo zmoti sredi pomembnega dela, zato je dobro, da poznamo načine, kako se upreti nepričakovanim obiskovalcem. Ti nepričakovani obiskovalci so tako lahko fizični kot virtualni. Tracy za fizične obiskovalce svetuje:

1 Določite čas, ko ne želite biti moteni. Kupite si znak »NE MOTI« in ga v času, ko ne želite biti moteni, obesite na kljuko vaših vrat ter vsem povejte, da takrat resnično ne želite, da vas kdo moti. Izklopite, telefon, e pošto, na skype vključite funkcijo nedosegljiv.

2 Pospremite »prihajočega« v pisarno iz pisarne. Ko nekdo nepričakovano pride v pisarno, vstanite, kot da se odpravljate iz pisarne in stojte, dokler ga ne pospremite do vrat in greste tudi sami iz pisarne. Takoj, ko se ga znebite, se lahko vrnete v pisarno.

3 Ko se pogovor zavleče, recite: »Preden greš ...«, vstanite in obiskovalca pospremite do vrat - ali pa recite: »Preden greš, bi ti rad še nekaj pokazal ...« in skupaj z njim pojdite iz pisarne ter mu nekaj pokažite.

4 Določite čas za obiske. Organizirajte sestanke s svojimi sodelavci in jim povejte, da so v točno določenem času vaša vrata odprta za njih in da ste jim na voljo. Prav tako seznanite poslovne partnerje, kdaj ste jim na voljo.

5 Ne bodite nepričakovani obiskovalci drugim. Na ta način ustvarjate kulturo nepričakovanih obiskovalcev. Če že pridete nepričakovano, vedno vprašajte, ali je pravi trenutek za obisk, če bi bilo bolje, da se oglasite kdaj drugič. Tudi druge spodbujajte, da bodo isto vprašali vas.

Za virtualne obiskovalce uporabite možnost, da ste nedosegljivi in jim vi določate, kdaj boste lahko stopili z njimi v stik.





7.1.3 Sestanki


Vprašanje je, kako se upreti izgubljanju časa na sestankih. Po definiciji so namreč sestanki čas, kjer se izgubljajo ure, da bi se privarčevalo minute. Tracy (2005) navaja, da se skoraj 50 % delovnega časa porabi na sestankih - bodisi na skupinskih, bodisi z enim človekom. Skoraj 50 % tega časa je »zapravljanje« časa. To pomeni, da je skoraj 25 % delovnega časa zapravljenih za sestankovanje, čeprav sestanki sami po sebi niso zlo, pač pa nujno poslovno sredstvo za izmenjavo informacij, reševanje problemov in pregled napredka. Ker je strošek vsakega sestanka urna postavka vseh ljudi, ki so na njem, pomnožen s številom ur, ki jih prebijejo na sestanku, je sestanke potrebno gledati kot investicijo in učinke primerjati s tem, kaj bomo s sestankom dosegli. Sestanki so pravzaprav zapravljanje denarja podjetja, zato jih skrbno načrtujte. V preglednici 11 so predstavljene izgube v času. Tako je npr. pri 15 minutnem sestanku, kjer je prisotnih 6 udeležencev, poraba časa 90 minut. V kolikor je sestanek neproduktiven in je bruto strošek dela posameznega prisotnega 20 evrov, znaša izguba 1.800 evrov. Seznanite sodelavce s temi ugotovitvami in se bodo zagotovo obnašali bolj racionalno.

Preglednica 11: Časovne izgube na sestankih



Vir: Lasten

Tukaj je nekaj nasvetov v zvezi s sestanki:

1 Vprašajte se, ali je ta sestanek nujen. Veliko sestankov je nepotrebnih, saj isti cilj lahko dosežete tudi drugače (pisno obvestilo, individualni pogovor itd.). Če sestanek ni nujen, se mu izognite. Vprašajte se tudi, ali je za vas pomembno, da se udeležite sestanka. Če vaša prisotnost na sestanku ni nujna, potem se ga ne udeležite. Prav tako obvestite druge sodelavce, kadar zanje ni potrebno, da so prisotni na sestanku.

2 Jasno določite namen sestanka in napišite dnevni red. V enem stavku zapišite razlog za sestanek: »Sestali se bomo, da bomo dosegli ta in ta cilj ...« V dnevni red zapišite vse teme, ki jih boste obravnavali in kdo naj bi o tem poročal. Dnevni red razdelite vsaj 24 ur pred sestankom, da vsaka povabljena oseba ve, kaj naj bi na sestanku prispevala, o čem bodo govorili na sestanku in kaj je namen sestanka. Enako velja za sestanke z eno osebo – s podrejenim, nadrejenim, stranko, dobavitelji itd.

3 Določite uro začetka in konca sestanka in nato sestanek začnite in končajte točno. Ne čakajte zamudnikov. Predpostavljajte, da jih ne bo in začnite točno. V nekaterih podjetjih se ob uri, ko naj bi se sestanek začel, zaklenejo vrata.

4 Najprej obravnavajte najpomembnejšetočke. Če vam zmanjka časa, imate od sestanka vsaj 80 % vrednosti, ki jih vključuje teh 20 % najpomembnejših stvari.

5 Po obravnavi posamezne točke dnevnega reda naredite povzetek in zaključek. Preden preidete na naslednjo točko, zapišite, kaj ste se dogovorili in odločili v zvezi s to točko. Zato je nujno določiti, kdo bo zapisnikar.

6 Ko ste se dogovorili za neko nalogo, takoj določite odgovorno osebo, ki bo nalogo naredila in določite časovni rok, v katerem mora biti narejena. Večina sestankov se zaključi brez jasnih nalog in ciljev. To pomeni, da ste čas na sestanku neproduktivno porabili. Takim sestankom pravimo debatni krožki.

7 Vse dogovore na sestanku si zapisujte – zapisnik v 24 urah izročite vsem prisotnim. Tako bodo vsi prisotni in vabljeni, ki se sestanka niso mogli udeležiti dobili jasno sliko, kaj je bilo na sestanku dogovorjeno.

8 Vzpostavite sistem spremljanja sklepov in stopnje realizacije le-teh. Pomemben faktor pri izgubi časa je tudi ugotavljanje, ali je sklep že realiziran. Skrb za spremljanje prepustite osebi, ki je dobila zadolžitev.





7.1.3.1 Organizacija in vodenje sestanka


Načrtovanje je prva izmed faz. Pri tem morate imeti pred seboj jasne cilje. Dobro razmislite, koga boste povabili na sestanek (kdo lahko pripomore k razrešitvi problema). Natančno je potrebno definirati izziv/problem.

V sklop načrtovanja sodi tudi informiranje. Vsakdo mora vedeti, zakaj je vabljen, kakšen je problem in kakšni bodo cilji razprave. Na sestanek je potrebno povabiti prave ljudi, ki bodo lahko razrešili problem, o katerem se bo razpravljalo. Poleg tega je potrebno pripraviti podatke, ki bodo na sestanku predstavljeni. Le-te lahko naroči in/ali predstavi sklicatelj sestanka ali pa to poveri nekomu izmed vabljenih. V tem primeru mu mora jasno delegirati, kakšne podatke hoče in namen teh predstavitev. Ko imamo razdeljene naloge, ki jih morajo posamezniki realizirati pred sestankom, se posvetimo pripravi sestanka. Dinamiko sestanka organiziramo tako, da si točke sledijo v logičnem zaporedju. Vsekakor se čas za razpravo odmeri po pomembnih in ne po nujnosti nalog.

Druga faza je sam sestanek – zgradba in nadzor. Tu poskrbite, da bodo vsi vabljeni za obravnavano točko dnevnega reda najprej predstavili najprej dokaze, potem sledi interpretacija. Šele nato pride na vrsto odločitev (sklep). Pomembno je, da se ne dovoli prisotnim »skakati« naprej in nazaj. Čeprav se morda zaradi tega izgubi kakšna podrobnost, je potrebno skrbeti za optimalno izrabo časa (80/20) za posamezno točko.

Zadnja faza je povzetek vsega in zapis. Pomembno je narediti povzetek vseh odločitev, jih zapisati v vsem prisotnim razumljiv jezik, določiti imena in naloge, roke za izvedbo ter kako se bo spremljalo sklepe.





7.1.3.2 Obvladovanje udeležencev


Posebna »motnja« so tudi udeleženci na sestankih. Seveda gre za podobne motnje tudi pri drugih razgovorih. V nadaljevanju bomo temu dali večji poudarek, saj se prav na sestankih srečujemo z največ sodelavci naenkrat.

Pomembno je, da zna vodja sestanka združiti skupino. Pri tem lahko uporablja naslednje tehnike za nadzor »napadalnosti«. Dovoliti mora, da se prisotni »izkašljajo«. Včasih je že dovolj, če lahko izrazijo svoje mnenje. Paziti mora le, da se držijo teme, ki se jo obravnava. Do »kašlanja« mora ostati nevtralen in poskrbeti, da se v pogovor vključi vse. Le tako bo prišlo da prave izmenjave mnenj. Kljub vsemu ne sme dovoliti, da bi postali »kritizerski« kar povprek, zato jih mora usmerjati, da se držijo dejstev.

Naslednje, kar je pomembno, je, da se vsi osredotočijo na delo. Vodja mora biti pozoren na vsako malenkost na sestanku. Zato je dobro, če se bodisi sestanek snema, ali pa prepusti pisanje zapisnika nekomu drugemu. Ker smo danes vsi dovolj računalniško opismenjeni, v kolikor ne gre za »reprezentančne« sestanke, naj bi si prisotni sami pisali zapisnik. Sicer pa je lahko zapisnikar tudi tajnica. Tako bo zabeležena vsaka podrobnost, ki bi lahko kasneje koristila razjasnitvi. Posebno bodite pozorni na neumestne pripombe in jih pravočasno eliminirajte. Čeprav je v razpravah dovoljena določena svoboda, držite krmilo trdno v rokah in poskrbite, da se vsi držijo teme. Razumevanje preverjajte tako, da zastavljate vprašanja. Šele ko je vsem vse jasno, naredite povzetek in povzetke drugih.

Vsakdo v skupino prinaša svojo osebnost in vlogo, zato je potrebno aktivirati vse prisotne. Prisotni, ki se ne vključujejo v delo na sestanku, tam nimajo kaj iskati. Skupino aktivirajte tako, da zavarujte molčeče in jih izzovete, da se vključujejo v razpravo. Ker so v skupini tudi verbalni »nasilneži«, jih držite pod nadzorom. Preveriti je potrebno misli vseh. Več kot bo zamisli o problemu, bolje bo in lažje se boste prikopali do rešitve. Zberite čim več zamisli in jih zapisujte. Shranite dobre ideje, tudi tiste, ki se ne nanašajo na konkreten problem. Nikakor jih ne zadušite, saj vam drugič sodelavci novih idej ne bodo »prinesli« na sestanek.





7.1.3.3 Delegiranje


Drucker pravi, da se menedžerji navadno osredotočajo na vodenje drugih ljudi. Drugih ne morete voditi, če ne znate najprej voditi samega sebe. Najbolj bistven vitalni vir, ki ga imate kot vodilni in kot menedžer, ste vi sami.

Delegiranje pomeni prenos naloge v samostojno izvajanje. Poleg naloge, ki jo delegiramo, moramo zagotoviti tudi pristojnosti za izvajanje le-teh. Nadalje navaja, da razlika med uspešnimi in povprečnimi organizacijami v tem, da znajo ljudje, ki vodijo uspešne organizacije, voditi predvsem sebe. Za spodbudo zaposlenih k najboljši storilnosti, moramo najprej odkriti področja, na katerih se organizacijske potrebe in cilji prekrivajo s posameznikovimi potrebami, cilji in sposobnostmi. Nato lahko oblikujemo dogovore »zmagam-zmagaš«. V njihovem okviru bodo zaposleni lažje delovali in nadzirali.

Delegiranje je potrebno zaradi: razbremenitve vodje tima in razdelitev nalog, povečanja učinkovitosti in delitve dela, povečane samostojnosti sodelavcev ter večje motivacije sodelavcev. Delegiranje je zato eden od najbolj učinkovitih načinov, kako privarčevati čas.

Pravila delegiranja:

→ Kaj je potrebno narediti (vsebina)?

→ Kdo naj to naredi (osebno)?

→ Zakaj naj to naredi (motivacija, cilj)?

→ Kako naj to naredi (obseg, podrobnosti)?

→ Kdaj naj to naredi (roki)?

Poverjanje nalog sodelavcem terja načrtno in premišljeno delovanje. Za preproste naloge je potrebno načrtovati le nekaj minut, bolj zapletene pa terjajo več časa.

Pri poverjanju nalog mora vodja najprej obvladati nekatera čustva, kot na primer: strah pred izgubo nadzora nad nalogami; obžalovanje, ker bo moral opustiti tiste naloge, ki jih je zelo rad opravljal; strah pred tem, da ga sodelavci ne bodo več marali oz. ga bodo začeli celo sovražiti, če jih bo obremenil z novimi delovnimi nalogami. Poleg čustev je prisotna še t. i. zmota o vsemogočnosti – prepričanje, da bi vse to lahko bolje opravil sam. S poverjanjem nalog sodelavcem lahko vodja med drugim tudi pridobi čas za pozitivna kreativna dela.

Pri poverjanju nalog sodelavcem mora vodja upoštevati več stvari, in sicer:

katere delovne naloge bo poveril drugim izvajalcem – (rutinska opravila; tista opravila, ki jih sam ne mara; tista, za katera je sam najmanj usposobljen; naloge, ki bodo sodelavce obogatile z izkušnjami; take naloge, ki bodo popestrile njihovo rutinsko delo ipd.);

kdo bo opravil posamezne naloge – potrebno je določiti konkretne izvajalce posameznih nalog;

informirati in izuriti sodelavce, ki bodo prevzeli naloge – osebe je treba naučiti opravljati posamezne naloge in jih uvesti v delo (nujen je osebni pogovor z vsakim sodelavcem, ki bo prevzel določeno nalogo);

določiti je treba pristojnosti, ki se prenesejo na posameznega izvajalca (povezano z zaupanjem izvajalcu in zapletenostjo naloge);

obvestiti je treba ostale sodelavce o spremembi;

spremljati je treba napredovanje sodelavcev pri novih delovnih zadolžitvah (sklicevati sestanke, izdelati sistem meril delovne uspešnosti, ipd.);

vodja mora biti na voljo z nasveti;

preverjati je potrebno ključne točke – tisti, ki je naloge poveril, mora aktivno preverjati poglavitne točke uspešnosti opravljanja poverjene naloge.



Postavlja se vprašanje, kako priti do učinkovitega delegiranja. Tracy (2005) predlaga naslednjih sedem ključev učinkovitega delegiranja:

1 Uskladite zahteve naloge s sposobnostmi posameznika. To ne pomeni, da zaposlenim ne smete dati nalog, ki so večji izziv, ampak jim ne smete delegirati nalog, ki so zanje tako težke, da jih ne morejo narediti, ali tako lahke, da nimajo motivacije. Če jim delegirate preveč zahtevno nalogo, jih lahko »ubijete« in jih ne boste mogli kasneje razviti, da bi sprejemali zahtevne naloge.

2 Delegirajte postopoma, da tako zgradite sposobnosti posameznikov. Šele ko ugotovite, da je posameznik sposoben rešiti nalogo določene zahtevnosti mu delegirajte novo – bolj zahtevno. Velja pa pravilo, da delegirate vedno bolj zahtevno nalogo.

3 Dodelite celotno nalogo. Oseba je najbolj motivirana, če ima od začetka do konca popoln nadzor nad nalogo. Dodajanje naloge vzbudi pri zaposlenemu sum, da mu v celoti ne zaupate.

4 Delegirajte z namenom doseganja vnaprej opredeljenih določenih rezultatov. Tistemu, ki mu nalogo delegirate, jasno sporočite, kaj se od njega pričakuje.

5 Delegirajte s sodelovanjem in s pogovorom z drugimi. Obstaja neposredna povezava med količino časa, ki ga oseba porabi za razpravljanje in razčiščevanje naloge neposrednim vodjem ter zavezanostjo, da nalogo pravilno izvede. Tu ne varčujte s časom, saj je vložen čas dejansko investicija, ki se vam bo hitro povrnila.

6 Delegirajte pristojnosti sorazmerno z nalogo. V naprej opredelite, katera sredstva bodo na voljo za opravljanje naloge, da pozneje ne bo nesporazumov. Poleg tega morate povedati, kakšne pristojnosti ima za odločanje. Le tako se bodo sodelavci jasno zavedali svoje odgovornosti.

7 Ko delegirate nalogo, osebo pustite pri miru. Nenehno zahtevanje povratnih informacij, komentarji in predlogi vplivajo na nižjo motivacijo.

K temu pripomorejo, da je naloga delegirana nazaj šefu in jo ta bodisi v celoti ali po delih prevzame v izvedbo.





7.1.3.4 Poslušanje


Najmočnejši člen v verigi, ki povezuje ljudi med seboj, je veščina poslušanja. Ker se včasih ne poslušamo, to pripelje do izgube časa, saj se bodisi nismo slišali, ali pa smo se slabo razumeli. V sliki 13 je prikazan večstopenski model poslušanja, ki vključuje elemente pozornosti v primeru jasnosti potrditve, v primeru nejasnosti pa sledi razjasnitev. Zato je zelo pomemben odziv sogovornika, da se vse nejasnosti razčistijo.

Slika 13: Večstopenjski model poslušanja



Vir: Shapiro, S. (2002). Uspeti s poslušanjem: Kako obvladati najpomembnejšo veščino mrežnega trženja.

Pomembno je vedeti, kaj NI poslušanje. Poslušanje sogovornika zagotovo ni polovično poslušanje, ko to počnemo zaradi vljudnosti in ker to delajo »dobri, prijazni in prijetni ljudje«. Prav tako ni poslušanje polovično poslušanje, ker ne vemo, kako bi se uspešno izvlekli, ne da bi sogovornika prizadeli, ali užalili. Sledi pretvarjanje, kot da nas nekaj zanima, pa nas v resnici ne in komaj čakamo, da se bo pogovor zaključil. Spet drugi poslušalci iščejo šibke točke v pogovoru z namenom, da bi na vsak način imeli vedno prav. To imenujemo poslušanje zaradi priprave streliva za napad. Velika napaka je tudi poslušanje z namenom iskanja ene same informacije na račun vsega drugega. Skratka, iščemo potrditev o nečem, kar smo »vedeli« že v naprej. Dostikrat se v mislih pripravljamo z naslednjo pripombo medtem, ko druga oseba govori. Od sogovornika se tudi pričakuje, da je aktiven poslušalec in sogovornik, zato tudi nepremično sedenje z zaprtimi usti (to lahko uspe celo truplu) ni to, kar bi si od sogovornika želeli.





7.1.4 Krizni menedžment


V vsakem podjetju se zgodi, da prihaja do občasnih kriz. Če je kriza 2 krat do 5 krat na leto, je obvladljiva. Ponavljanje iste krizne situacije je znak slabega menedžmenta in neučinkovite organizacije. Če ugotovite, da se določena krizna situacija ponavlja, je pomembno, da razmislite o sistemu in se vprašate,zakaj se to dogaja in nato določite potrebne korake za to, da se situacija ne bo več ponovila. V primeru da podjetje in posamezniki »plujejo« iz krize do krize, je to kriza vodenja. V tem primeru podjetje potrebuje bolj celovito »zdravljenje«.

Vendar se postavlja vprašanje, kako se ravnati v primeru nepričakovanih kriz.

Dejstvo je, da so nepričakovane krize velik tat časa - tako v poslovnem kot zasebnem življenju. Najlažje se jim izognete tako, da se že vnaprej vprašate: »Kaj gre lahko narobe in kaj storiti, če bo narobe tudi šlo?« ali »Kaj je najslabša stvar, ki se lahko zgodi čez tri, šest, devet ... mesecev? Katere možne krize se lahko pojavijo?«

Ena od značilnosti dobrih vodij je, da pogledajo vnaprej in ocenijo, kaj vse gre lahko narobe ter vnaprej načrtujejo, kaj storiti v tem primeru. V kolikor delujemo permanentno na vsebinah iz kvadranta II., je manjša možnost, da bomo zašli v krizo. Še vedno se nam lahko zgodi, da pride npr. do potresa, na katerega res nimamo vpliva. A to so že elementarne nesreče, na katere je vpliv zanemarljiv le v preventivi.

Če pride do nepričakovane krize, se ravnajte po naslednjih korakih:

1 Preden kaj naredite, se ustavite in premislite. Umirite se in ostanite objektivni. Rek »ko je največja sila, se je potrebno za trenutek obsedeti«, največkrat drži. Šele ko boste dobro razdelali problem, boste lahko objektivno pristopili k njegovi rešitvi.

2 Kadarkoli je mogoče, nalogo oz. odgovornost delegirajte. Vaša naloga je, da se ukvarjate z nalogami iz kvadratna II. Krize pa spadajo v kvadrant I. Več kot se boste ukvarjali s krizami, manj se boste ukvarjali s preprečevanjem le-teh.

3 Preden kaj naredite, zapišite, kaj je bistvo krize. Tako boste ostali mirni in objektivni, vedeli boste točno, kje ste in kaj vam je za narediti.

4 Zberite dejstva. Kaj se je zgodilo, kdaj, kje, kako, zakaj, kdo je bil udeležen itd.

5 Razvijte takšen sistem reševanja kriz, da jih lahko reši vsaka oseba tudi, kadar vas ni. To je še posebej pomembno, kadar imajo krizne situacije tendenco ponavljanja.





7.1.5 Odlašanje


Če je odlašanje zagotovo ena od prirojenih človeških slabosti, je na drugi strani tudi ustrezno orodje za to, da prepustimo, da se naloge rešijo same – po naravni poti. Potrebno je le ugotoviti, kdaj si to lahko privoščimo. Če imamo kakšno nevarno bolezen, zagotovo ni primerno, da odlašamo z odhodom do zdravnika. Prav tako bo požar ali poplava v podjetju zahtevala takojšnjo reakcijo. Zato je dobro, da znamo razrešiti med nujnim in pomembnim.

Tracy navaja naslednjih 16 najpomembnejših tehnik premagovanja odlašanja:

1 Mislite na papirju. Vnaprej naredite seznam vseh nalog. Razdelite naloge na manjše dele V kolikor vam to odgovarja, lahko proces tudi narišete v diagramu poteka procesa.

2 Pripravite sivse potrebne stvari in orodja, ki jih boste potrebovali pri delu, da vam ne bo potrebno vstajati, dokler delo ne bo končano.

3 Nalogo začnite z majhnim korakom. Pravilo 80/20 pravi, da je prvih 20 % naloge pogosto vrednih 80 % vrednosti naloge. Ko boste enkrat naredili majhen korak za začetek naloge, jo boste potem lažje nadaljevali.

4 Nalogo »razrežite« na majhne koščke in jo delajte košček za koščkom. To še posebej velja za »velike« naloge, ki zahtevajo vsakodnevno delo, kot je študij, učenje jezikov ipd.

5 Tehnika »švicarskega sira«. Nalogo razbijte na manjše dela, izberite del s točno določenim časom (npr. 5 minut) in ga nato naredite, pri čemer ne razmišljajte o nalogi kot celoti.

6 Začnite »od zunaj« in najprej dokončajte manjše naloge. Včasih morate narediti več stvari, da bi lahko začeli delati bistvo naloge. V tem primeru najprej naredite manjše naloge, ki vam bodo pomagale premagati odlašanje, in se nato soočite z večjimi. Tako npr. pri pregledu pošte lahko naloge takoj delegirate, odgovorite na pošto ipd.

7 Začnite »od znotraj« in najprej naredite večje naloge. Preglejte svoj seznam nalog, potrebnih za dokončanje nekega dela in se vprašajte, katera naloga je največja in bo vzela največ časa ali napora. Nato se prisilite, da z njo začnete in jo tudi dokončajte. Vse ostale naloge bodo v primerjavi z njo videti lažje.

8 Najprej naredite naloge, ki vam vzbujajo največ strahu oz. so vam najbolj neprijetne. Običajno se nanašajo na nekoga drugega oz. so povezane s strahom pred neuspehom ali zavrnitvijo.

9 Dan začnite z najbolj neprijetno nalogo. Opravili jo boste že na začetku dneva in ne boste odlašali.

10 Pomislite na negativne posledice, ki bodo nastale, če dela ne boste naredili. Tako strah kot želja sta velika motivatorja za to, da nalogo naredimo.

11 Pomislite, kakšne koristi boste imeli od opravljene naloge. Zapišite vse koristi, ki jih boste imeli od pravočasno opravljene naloge. Več ko boste imeli koristi, bolj boste motivirani za dokončanje naloge.

12 Določite 15-minutne časovne bloke, v katerih boste delali na projektu. Da bo ta tehnika delovala, se morate dogovoriti za »sestanek s samim seboj« in to zapisati. Ko pride ta čas, pripravite vse potrebno in pričnite z delom. Če boste po 15-ih minutah ugotovili, da bi z delom lahko nadaljevali, nadaljujte, sicer pa si ponovno rezervirajte termin kdaj drugič. Pomaga tudi, če si navijemo uro v intervalih. Dokler nas ura ne opozori na pretek časa z delom, za nobeno ceno ne zaključimo z delom.

13 Odločite se, da se ne boste obremenjevali s tem, če delo ne boste naredili popolno. Pomembno je, da začnete z delom. Napake bodo in popravke lahko naredite tudi kasneje. Nič ni bilo že prvič narejeno popolno.

14 Izberite področje, na katerem vas odlašanje najbolj prizadene in najbolj ovira. Naredite seznam vseh področij, na katerih odlašate in jih razvrstite po prioritetah. Nato se najprej osredotočite na samo eno področje, kjer premagovanje odlašanja lahko največ doprinese k vašemu uspehu. Vedno najprej začnite z najtežjo nalogo.

15 Razvijte sposobnost, da nalogo zaključite. Ko začnete z nalogo, jo delajte toliko časa, dokler ni popolnoma končana. Zadnjih 5 % naloge je pogosto tistih, ko mislimo, da lahko upočasnimo, ker smo že »blizu konca«.

16 Ohranite hiter tempo dela. Hodite, premikajte se, pišite, reagirajte hitro. Zavestno pospešujte hitrost vašega delovanja. Tako boste začutili večje zaupanje vase in v svoje sposobnosti, hkrati pa boste v krajšem času naredili več.





7.1.6 Socializacija med službenim časom


Človek je družabno bitje. Čredni nagon ga podzavestno sili k druženju. Od tu tudi toliko sestankov. Druženje predstavlja prav tisto nepotrebno, eno izmed glavnih izgub v poslovnem procesu. Posebna oblika socalizacije je socializacija po družabnih omrežjih. Postavlja se vprašanje, kako se upreti druženju in klepetanju z drugimi ljudmi. Popolnoma se temu ne bomo mogli nikoli izogniti. Če pa imamo pred očmi, kako to lahko slabo vpliva na vašo kariero, ga bomo lahko vsaj delno omejili. Druženje in klepetanje z drugimi lahko onemogoči vašo kariero, če postanete znani po tem. Zapomnite si, da večina ljudi »zapravlja« čas in dela daleč pod svojimi sposobnostmi, zato imajo dovolj časa za druženje in klepetanje. Seveda ga imajo tudi nesposobni vodje, ki tega ne znajo opaziti. Če ste vodje, je prav, da znate ugotoviti, kdaj je socializacija prerasla zdravo in dopustno mejo.

Med klepetanje in debatiranje spada tako »žlobudranje v prazno«, opravljanje, obrekovanje, razprave o politiki, športu oz. čemerkoli (neslužbena tematika), dokazovanje drugim, da vi nekaj veste več kot oni (prerekanje) ter pritoževanje čez šefa, nekatere sodelavce, poslovne partnerje, življenje nasploh, karkoli (sosede, partnerja, otroke, sorodstvo itd.). Vsa ta debata vam poleg same izgube časa škoduje tudi drugače, saj se spuščate na področje, o katerem naj ne bi razpravljali v službi.

Nekaj nasvetov. Z drugimi se družite in klepetajte med odmori, ob kosilu, po službi idr. Če se preveč zapletete v pogovor in vidite, da se ta ne bo končal hitro, si recite: »Nazaj na delo!« ali pogovor prekinite: »Moram nazaj na delo.« Vedno se sprašujte, ali je to tisto, za kar ste plačani, ali bi to počeli, če bi bil ob vas nadrejeni, ali bi to počeli, če bi delali za svoje podjetje … Če tega v prisotnosti nadrejenega ne bi delali, je to verjetno tisto, zaradi česar vas niso zaposlili. To velja tudi za lastno podjetje. Izjema v zvezi z druženjem je komunikacija s strokovnimi sodelavci, vendar mora biti pogovor osredotočen na rezultate, ki jih želite doseči in ne na klepet o nogometni tekmi ali počitnicah.

Če ste vodja, je prav, da znate pravilno združiti svoje sodelavce. Določite uro, ko se zjutraj dobite za 10 minut na kavi, si poveste kaj spodbudnega in greste nazaj na delo. Take prekinitve so lahko celo koristne, saj prinesejo nove ideje in povežejo sodelavce. Naslednje, kar lahko storite je, da namenite pet minut časa temu pred formalnim začetkom sestanka. Poleg tega se lahko organizirate in greste skupaj na kakšen izlet, ogled tekme, piknik ipd. Tam si boste lahko v miru vse povedali.





7.1.7 Neodločnost


Neodločnost nas stane veliko - tako v denarju kot tudi v izgubi časa. Osnovno pravilo pri odločanju je, da naj bi 80 % odločitev sprejeli takoj, ko se pojavijo, samo 15 % kasneje in 5 % odločitev naj ne bi sprejeli nikoli. Neodločnost ima še toliko večji strošek, v kolikor v odločanje vključujete druge sodelavce. Še posebej pride do izraza, če sklicujete sestanke.

Ločimo štiri tipe odločitev:

1 Odločitve, ki jih morate sprejeti vi sami. Te odločitve morajo biti sprejete in jih ne more sprejeti nihče drug kot vi. Prav je, da so sprejete čim prej. Najkasneje pa v 24 urah od seznanitve s problemov, v kolikor morate predhodno pridobiti še kakšne podatke. Spadajo v kvadrant II.

2 Odločitve, ki jih lahko sprejmejo drugi. Kadar koli so negativne posledice slabe odločitve majhne, naj odločitev sprejme nekdo drug. Spadajo v kvadrant I ali III. Nalogo delegirajte in ugotovite, ali je sploh potrebno, da vas o aktivnostih seznanjajo. Če ni potrebno, na nalogo preprosto pozabite in se ukvarjajte z drugimi pomembnejšimi nalogami.

3 Odločitve, za katere si ne morete privoščiti, da bi jih sprejeli. Negativne posledice bi bile prevelike, če bi bila odločitev slaba (npr. bankrotiranje podjetja itd.). Tudi te spadajo v kvadrant II. V tem primeru morate iskati nekoga, ki je nad vami da sprejme odločitev (npr. nadzorni svet). Potrebno je le, da zagotovite vse potrebne informacije, da bo za oseba ali skupina lahko določitev sprejela.

4 Odločitve, za katere si ne morete privoščiti, da jih ne bi sprejeli. To so odločitve v zvezi s priložnostmi, kjer je prelaganje odločitve lahko zelo drago in kjer so pozitivne posledice za vas oz. podjetje velike. Sodijo v kvadrant I., zato jih morate sprejeti čim prej. Včasih je dobro, če poslušate tudi intuicijo in se enostavno odločite.

Nekaj nasvetov v zvezi z odločanjem!

1 Kadarkoli je mogoče, delegirajte odločitev drugim. S tem, ko boste nalogo delegirali drugim, se boste lahko posvetili pomembnejšim nalogam. Tudi odgovornost za posledice boste s tem delegirali.

2 Če se ne morete odločiti takoj, določite skrajni rok za sprejetje odločitve. To tudi svojim sodelavcem jasno povejte, da boste odločitev sprejeli v roku dveh ur, do naslednjega dne zjutraj do 9. ure, ipd. Včasih je koristno, da si vzamete čas za razmislek, ki pa ne sme biti predolg, čeprav ste v sebi odločitev že sprejeli.

3 Zberite dejstva (informacije, podatke). Dejstva naj bodo resnična in ne predvidena ali želena. Več, ko boste imeli podatkov, lažje se boste odločili. Včasih je dobro, da podatke križate. To storite tako, da nalogo za zbiranje podatkov zaupate dvema osebama, ki ne vesta eden za drugega. Ker pa vaše namere sodelavci kmalu ugotovijo in se temu primerno prilagodijo, tovrstne tehnike ne uporabljate za manj pomembne naloge, ampak zgolj za strateške.

4 Odločanje zahteva pogum, saj vsaka odločitev vsebuje določeno negotovost in z vsako odločitvijo obstaja možnost neuspeha. V življenju je nemogoče uspeti, če niste pripravljeni sprejemati odločitev. Pogosto je to, da sprejmete odločitev – kakršnakoli je že, bolje, kot če je sploh ne sprejmete.

5 Izogibajte se perfekcionizmu v odločanju. Boljša je nepopolna odločitev, sprejeta takoj, kot pogosto boljša popolna odločitev kasneje. Skratka »akcija«.





7.1.8 Pošta


Čeprav postaja večina pošte elektronske (e-pošta), dobivamo na mizo še vedno tudi klasično pisemsko pošto (navadna pošta). Ker bomo ostale sestavine spoznali pri dokumentaciji, naj se tu osredotočimo le na to, kdaj in kako se obnašati do pošte. Klasična pošta z izjemo telegramov prihaja praviloma enkrat dnevno. Zato se lahko do tovrstne pošte bolje organiziramo.





7.1.8.1 Obvladovanje klasične pošte


1 Pošto naj se dostavlja enkrat dnevno. Le v skrajnih primerih, ko gre za nujen (izjemne primere naj se jo dostavlja bolj pogosto).

2 Določite pravila, do kdaj mora biti pošta opremljena. To, da sodelavci ne pregledajo pošte in jo ne posredujejo naprej, predstavlja zamude v procesu. Zato je prav, da postavite jasna pravila.

3 Vzpostavite sistem e-poslovanja. To vam bo olajšalo delo in sledljivost za dokumentacijo. Obstajajo izjeme, ko moramo imeti klasične dokumente.

4 Vzpostavite sistem predhodnega pregleda pisemske pošte. To je še posebej možno, ko postavite svojim sodelavcem (npr. vložišče, tajnica) jasna pravila, kako se obnašati do posamezne vrste pošte. Reklame lahko zavržejo. Naj vas tudi opozorijo, ali je kakšna pošta nujna in zahteva prioritetno obravnavo. Na ta način boste imeli filter in se boste ukvarjali le s tisto pošto, ki je za vas pomembna.

5 Vzpostavite sistem hranjenja originalne dokumentacije. Največkrat se zgodi, da se zaradi delegiranja naloge in kopiranje dokumentacije sled za originalnim dokumentom izgubi.





7.1.8.2 Obvladovanje elektronske pošte


1 Uprite se skušnjavi, da greste zjutraj takoj pogledati kakšno pošto ste dobili. To predstavlja eno izmed največjih izgub časa. Zjutraj se je namreč po pregledu dnevnega plana in morebitni korekciji le tega potrebno fokusirati v pomembne naloge, ki so največkrat lahko tudi neprijetne.

2 Uprite se skušnjavi, da bi brali e-slamo. Ta povzroča velike izgube časa in bremeni arhive. Posebna izguba je lahko internet ali e-pošta z naslednjo vsebino, kot je branje raznoraznih vicev, ogled raznoraznih slikic in kratkih filmčkov, ki so vam jih poslali prijatelji po elektronski pošti in pošiljanje teh filmčkov naprej svojim prijateljem, surfanje po spletu, branje in pisanje blogov, branje novic, iskanje produktov …

3 Izklopite funkcijo, ki vas obvešča o prejeti pošti, medtem ko delate z računalnikom. Tako obveščanje vam bo povzročalo motnje.

4 Vzpostavite sistem predhodnega pregleda e-pošte. To je še posebej možno, ko postavite svojim sodelavcem (npr. tajnica) jasna pravila, kako se obnašati do posamezne vrste pošte. Lahko bodo same odgovorile na večino dopisov, vas pa samo obvestile.

Elektronska pošta prihaja v ciklu 24 ur, zato je podvržena drugačnim pravilom. Pod elektronsko pošto upoštevam tudi SMS sporočila, ki jih dobivamo na GSM.





7.1.9 Dokumentacija


Večina papirjev, ki jih dobimo na mizo, sodi med t. i. »dokumentacijo«. Zato je pomembno, da ko jih dobite na mizo oz. po e-pošti, znate pravilno in hitro razvrstiti v kategorije, ki bodo omogočale kasnejše slednje in reševanje nalog. Nesporno je, da je vedno večji del arhivskega gradiva tudi slikovnega. Se pa za arhiviranje le-tega uporablja dokaj podoben sistem kot za ostalo gradivo.

Dokumentirano gradivo se deli v tri dele:

1 Dokumentirano gradivo v reševanju. To je gradivo, ki ga imajo (strokovni) sodelavci pri sebi, ker ga še obdelujejo.

2 Tekoča zbirka dokumentiranega gradiva. To je gradivo, ki je že rešeno, hrani pa se bodisi pri posameznikih, organizacijskih enotah ali centralno.

3 Stalna zbirka dokumentiranega gradiva. To je gradivo, ki je že rešeno in se v organizaciji hrani centralno v posebnih arhivih za daljši čas.

Najpogostejše razvrščanje po mapah je abecedno razvrščanje. Obstaja še geografsko, številčno, kronološko in vsebinsko razvrščanje. Nas bolj zanima razvrščanje glede na kasnejše aktivnosti in izgube časa.

Nasploh je iskanje stvari (dokumentov) in stvari, ki ste jih založili ali stvari, ki jih rabijo drugi in jih iščejo (vi pa pomagate) velika izguba časa v tistih podjetjih, ki so neorganizirana.

Nekaj nasvetov, kako se lahko lotimo razvrščanja in v kakšne kategorije jih lahko razvrščamo:

takojšnja akcija, ker sodi v aktivnosti kvadranta I. ali III;

zgolj informacija, ki jo potrebujemo za delo – lahko jo dodamo k skupni kartoteki ali jo posedujemo naprej do osebe, ki ji je bila naloga delegirana;

takojšnja hramba v arhiv, ker sodi k določenemu gradivu;

v koš, ker je gradivo brezpredmetno.



Pomembno je, da vse nepotrebne dokumente čim prej vrzite stran, saj se bo sicer z njimi ukvarjal nekdo drug. Shranite le tiste, ki jih boste prebrali oz. jih potrebujete za nadaljnje aktivnost. Hitro se odločite za potrebno akcijo. Shranite jih tako, da so vsi dokumenti o isti nalogi v skupni kartoteki. Če je potrebno, jih lahko kopirajte. Pomembno je le, da imate vzpostavljen sistem, kje se nahajajo originalni dokumenti, če jih boste kdaj potrebovali.

Preden kakšen dokument »odvržeš«, se »vprašaš«:

Ali ga bom res kdaj potreboval?

Bi bilo narobe, če bi ga izgubil?

Ali kdo drug hrani kopijo?

Ali ga potrebujem v celoti ali delno?



Tiste, ki zahtevajo akcijo, zabeležite (shranite za obdelavo ali vložite v prednostno mapo). Določite roke za odgovor in opominjanje zamudnikov. Ostale dokumente razporedite po prioritetah.

Pravila za spravljanje dokumentov:

Ločite »mrtve« od »aktivnih«.

Ločite kartoteke na »rutino« in »projekt«.

Prenesite dokumente za »opominjanje« na seznam opravil v dnevnik in v sistem tekočih opravil.

Uporabite veliko različnih kartotečnih map.



Delitev arhivov je lahko različna. Glede na vsebino (papirnati, elektronski, kombinirani), glede na namen (priročni, trajni) in pristojnosti (osebni, skupni). Vsak izmed arhivov zahteva drugačen pristop. Vsem je skupno, da moramo biti v delu z dokumentacijo dosledni, sicer kmalu pride do anarhije. To pa povzroča velike izgube časa.

Artač (1999) deli dokumentacija na tehnično, vodstveno, kadrovsko, nabavno, prodajno, proizvodnjo, servisno, finančno in tujo dokumentacijo.

Vedno bolj se uveljavljajo tudi različna orodja za rokovanje z dokumenti. Kot zadnja faza je tudi arhiviranje. Prednosti so v hitrejšem dostopu do podatkov, enostavnejše in hitrejše iskanje, varnost, ipd. Poleg tega si lahko obetamo prihranek prostora, časa in stroškov.

Tu je potrebno paziti na sistem razvrščanja, ki se deli na skupino (npr. kadrovske zadeve), podskupine (plače, delovna razmerja, izobraževanje) in zadebe (pogodba o zaposlitvi, plan izobraževanja, odločba o plači).





7.2 Druge izgube


Obstajajo tudi druge izgube, ki nastopajo samostojno ali pa v kombinaciji s prej zgoraj naštetimi in jim je potrebno tudi dati določeno pozornost. Lahko gre za neustrezno načrtovanje, ki je posledica slabega planiranja. Kmalu lahko pride od tega, da ima lahko posameznik preveč dela naenkrat, medtem ko nekdo drug ne dela nič. Poleg slabega planiranja in kontrole je krivda tudi v neučinkovitem delegiranju ali pa v osebni neorganiziranosti oz. pomanjkanju samodiscipline posameznika. Kljub vsemu pa je pomembno, da poudarimo, da če ima posameznik preveč dela (oz. misli da ga ima), lahko reče predpostavljenemu, da dela ne bo mogel opraviti (skratka mora znati reči NE). Vodja bo ocenil ali to drži in ponovno razporedil delo, prioritete in resurse. Tako bo prišlo do manj nedokončanih nalog in te ne bodo kasneje povzročale zastojev v procesu.

Poseben kradljivec časa je urejanje papirjev (arhivi, pošta), ki smo ga sicer že omenili. V času računalnikov in vseh elektronskih zapisov smo mnenja, da je dokumentov v pisni obliki manj, vendar temu ni tako. Večina od nas še vedno temelji na tem, da poleg računalniške oblike mora biti še dokumentacija natisnjena na list papirja. To prinese velike kupe papirja brez velike vrednosti. V večini primerov imamo na tak način samo težave, kje najti pomembne listine. Izpostaviti je potrebno tudi nekompetentno osebje, kot tudi slabo opredeljena odgovornost ali pooblastila.

Poseben kradljivec časa so potovanja. Kot pri vseh ostalih »kradljivcih« časa je tudi pri potovanju se potrebno vprašati, ali ima sploh smisel, da potujemo. Pred vsakim načrtnim potovanjem moramo narediti plan, kaj nam bo prineslo to potovanje. Če se za potovanje odločimo, si moramo delo zasnovati tako, da nam ne bo vzelo veliko časa ali pa, da bodo določeni elementi dela ta čas, ko bomo odsotni v nekem izvajanju. Na ta način si lahko zagotovimo, da delo ne bo ušlo iz začrtane časovne smeri. Zelo pomembno je, da potovanja, ki jih moramo nujno opraviti, rezervirajo in uredijo drugi npr. tajnice ali agencije. S tem, ko se ne bomo obremenjevali kako in s kom bomo potovali, si lahko še marsikaj uredimo v zvezi s planiranim delom na potovanju.

Izgube so tudi čakanje na telefonski klic, e-pošto, faks ali pošto, da zavre voda za kavo ali čaj, kosilo ali konec delovnega dne ali planiranje in organiziranje dogodkov, ki niso povezani s podjetjem. To so lahko družabni dogodki (rojstni dnevi, obletnice, zabave itd.), prostočasne aktivnosti (izlet, dopust, vrtnarjenje, gradnja hiše idr.), in stvari za stanovske organizacije (za društva, zveze, organizacije itd.).

V poglavju smo si ogledali kaj vse predstavljajo izgube v delovnem pocesu. Še vedno največjo izgubo predstavlja telefon, zato kaže biti prav z njim racionalen. Zavedati se moramo, da ko smo na sestankih ali telefoniramo časa ne izgublja le eden, ampak več oseb. Vendar tudi drugi kradljivci časa niso nič manj poslovno škodljivi. Neproduktivnost je lahko tudi zaradi slabega čustvenega stanja, kot so jeza, razočaranje, ljubosumje, sovraštvo ali zavist in stres. Prav stresu bomo posvetili naslednje poglavje.



* * *



[21] To danes omogočajo pametni telefoni.





»Del našega časa nam ukradejo, del si ga izprosijo, del, ki ostane, pa se neopazno izgubi.«

Seneka





8 STRES


Človek se danes tako doma, kakor tudi na delovnem mestu zaradi partnerskih in medosebnih odnosov pogosto srečuje s psihičnimi težavami, katere najpogostje vodijo v slabšo kakovost dela in posledično izgubo lastnikov. S tem se poglabljajo težave tudi za zaposlene. Prav zaradi teh dejavnikov smo se v okviru potreb po razumnem razporejanju posameznikovega časa, še bolj pa njegovega prostega časa v nadaljevanju opredeliti do tega družbenega in socialnega problema, ki se vedno bolj zajeda v vse pore človekovega življenja.

Morda je primeren za začetek poglavja o tem pojavu test 4. (gl. preglednica 12): Ocenite lahko vedenjski vzorec, kako je z vami.

V vsaki vrstici s pomočjo Liketrove lestvice od 0 (Nikoli) do 5 (Vedno) označite enega od možnih odgovorov tako, da obkrožite ustrezno številko.



Preglednica 12: Ocena vedenjskega vzorca



Seštejte skupno število točk: _____________

Rezultate si lahko ogledate v prilogi 2.





8.1 Opredelitev pojma


Beseda stres izvira iz angleškega jezika in pomeni zunanji pritisk, napetost, obremenitev. Pionir na področju raziskovanja stresa je Walter Cannon. Odkril je prvi instinktivni in kratko delujoči odziv, ki ga je poimenoval »odziv spopad-ali-umik« (angl. Fight-or.fight response) (Starc, 2007, 27). Odziv spopad-ali-umik je odgovor na dražljaje ali nevarnost, ki pripravi telo na spopad ali beg (Černigoj Sadar, 2002, 83).

Tyrer je definiral stres kot duševno in telesno reakcijo na spremembo (Tyrer, 1987, 14), Greenberg in Baron (Greenberg in Baron, 2000; v: Treven, 2005, 15) pa sta ga opredelila kot kompleksen vzorec čustvenih stanj, psihičnih odzivov in s tem povezanih misli, ki nastane kot odgovor na zunanje zahteve. Te zahteve, ki izhajajo iz okolja, pa označita kot stresorje. Stritih in Možina (Stritih in Možina, 2000 v: Meško, 2011, 7) izpostavljata, da je pomembna tudi življenjska in miselna naravnanost posameznika, trdnost ter kakovost medosebnih odnosov z ljudmi, ki ga obdajajo. Tako bo določen dogodek za nekoga stresor, za drugega pa dobrodošla spodbuda v življenju.

Lazarus je že davnega leta 1976 opredelil stres kot neskladje med zahtevami in viri spoprijemanja. S svojimi sodelavci je razvil kognitivni transakcijski model stresa, v katerem se usmeri na ocenjevanje in spoprijemanje. Ocenjevanje pomeni dati vrednost ali oceniti kakovost oseb, stvari ali pojavov. Spoprijemanje pa pomeni uporabo vedenjskih in psihičnih moči za obvladovanje notranjih ali zunanjih zahtev ter konfliktov med obema. Lazarus loči med primarnim in sekundarnim ocenjevanjem ter ponovnim ocenjevanjem. Pri primarni oceni gre za začetno evaluacijo vrste situacije in odgovor na vprašanje »Ali sem v težavah ali ne«. Ponovno ocenjevanje je osnovano na povratni spregi iz transakcije, ki nastane po prvih dveh ocenjevanjih. To pa lahko pripelje do spremembe prvotne ocene, kar lahko spremeni zaznavo veščin spoprijemanja. Avtor loči tri vrste primarnih ocen: nekateri dogodki/situacije so za osebo irelevantni, drugi so lahko pozitivni ali nevtralni in tretji so lahko ocenjeni kot stresni, in sicer z vidika narave grožnje in narave zahtev po osebnih virih spoprijemanja (Lazarus, 1976, v Černigoj Sadar, 2002). Tudi sodobnejši avtorji so blizu tem ugotovitvam.

Tako Treven (2005, 17) navaja, da stres postaja najpogostejši vzrok številnih nesreč, bolezni, prezgodnjih smrti, samomorov, nezadovoljstva in napetosti. Je del našega vsakdanjika in nas spremlja vsepovsod, je naš odnos do okolja, ki se neprestano spreminja in se mu moramo prilagajati. V literaturi najdemo veliko različnih definicij in razlag stresa.

Izraz stres je iz tehnike v medicino nekaj let pred drugo svetovno vojno prenesel kanadski endokrinolog madžarskega rodu Hans Selye. Ugotovil je, da obstaja pri živalih in ljudeh stereotipni telesni odziv na dejanske ali potencialne poškodbe in bolezni. Ne glede na različne vzroke nevarnosti se telo odzove s sprožitvijo istega mehanizma, ki zaobjame ves organizem. Možgani v sodelovanju z nadledvično žlezo sprožijo proces izločanja hormonov, ki telo pripravi na nevarnost. Zelo poenostavljeno rečeno gre za povečanje koncentracije kortizola v krvi. Stres predstavlja pomemben mehanizem za hiter odziv telesa na morebitne škodljive vplive iz okolja. V naravi je ključen za preživetje, saj ob zaznavi nevarnosti sproži odgovor, ki telo pripravi na beg ali boj. Ko gre za življenje, je treba vso energijo in pozornost usmeriti le v tistih nekaj trenutkov, ko se je treba izogniti smrtni nevarnosti. Da smo pri tem čim bolj učinkoviti, se začasno zmanjša intenzivnost procesov v telesu, ki se jim kratkoročno lahko odpovemo. Če bežimo pred medvedom, res ni pomembno, če se za nekaj trenutkov upočasni prebava in se kri raje usmeri v mišice. Prav tako se zmanjša delovanje imunskega sistema in drugih, dolgoročno sicer ključnih telesnih mehanizmov. Stres je tako pomemben element preživetja in je za telo koristen. Težava nastane pri kroničnem stresu, ko smo neprestano in ne le začasno telesno v izrednem stanju. Takrat se začnejo kazati negativne plati stresa, saj telo ne izvaja dovolj tistih nalog, ki so dolgoročno ključne za preživetje. S poskusi na miših so pokazali, da se pod kroničnim stresom med drugim zmanjša sposobnost rasti nevronov v možganih, kar posledično pomeni slabši spomin. Prav tako se ljudem in opicam pod stresom začne nabirati maščevje na trebuhu, kar je bolj nevarno, kot če se nabira na drugih delih telesa, pokazali pa so tudi, da imajo opise pod stresom zožene arterije (Dolenc, 2010).[22]

Nekaj o vplivih in pomenu zdravega in škodljivega stresa si lahko pogledate na http://4d.rtvslo.si/arhiv/frekvenca-x/106315482, kjer akademik prof. dr. Janez Sketelj govori o njem. V nadaljevanju bomo predstavili kratek zgodovinski pregled stresa.





8.2 Zgodovinski pregled stresa


Koncept stresa poznamo že najmanj tisoč let, piše Goranski (2011) navaja nekaj avtrojev, ki ga zgodovinsko opredeljujejo. Beseda stres izhaja iz angleščine (ang. Stress) in pomeni določen pritisk, obremenitev ali napetost posameznika. Starc (2007, 23) ugotavlja, da raziskovalci, ki se ukvarjajo s stresom, le-tega obravnavajo predvsem kot psihično obremenitev. Danes je opredeljen kot »odziv organizma na vsak sresogeni dejavnik. Pri tem je odziv biološki in zajame celo telpo, ne samo dušo (prav tam).

Spielberg (1985, 8–49) navaja, da izhaja najstarejši zapis o pomembnosti stresa iz 11. stoletja. Po ugotovitvah Lazarusa je pojem stresa v 14. stoletju označeval stisko, težavo in nezaželenost. V 17. stoletju se je ta pojav uveljavil v fiziki v smislu pritiska in obremenitve. Pojmovali so ga kot silo, ki deluje na določeno površino. Pri tem zunanji pritisk vzbuja napetost v predmetu, ta pa skuša ohraniti svojo nedotakljivost in se moči te sile upira (prav tam). Lazarus je kasneje opredelil stres kot neskladje med zahtevami in viri spoprijemanja (Černigoj-Sadar, 2002, 83).

Temelje v raziskovanju stresa je postavil Walter Cannon, ki je odkril, da se žival v šoku ali je ji preti nevarnost, instiktivno odzove z izplavljanjem hormonov, ki ji pomagajo preživeti. Starc (2007, 27) navaja, da je Cannon odkril prvi instiktivni hitri in kratko delujoči stresni odziv, ki ga je poimenoval odziv spopad ali umik oziroma boj ali beg.

Na osnovi ugotovitev Cannona je izraz stres v medicino uvedel kanadski endokrinolog Hans Seyle leta 1949. Izdelal je tristopenjski model, s katerim je pojasnil odzivanje človeka na zastrašujičo situacijo. Poimenoval ga je splošni adaptacijski model. Bistvo stresa, kot ga je definiral omenjeni avtor, je »specifičen odgovor telesnega prilagajanja novim okoliščinam, odgovor na dražljaje, ki motijo osebno ravnotežje«, navaja Treven (2005, 14). Izhaja iz koncepta, da se človek odziva na spremembe in se jim poskuša prilagoditi zaradi vzdrževanja svojega notranjega okolja v povezavi z zunanjim. To povezavo poznamo pod pojmom homeostaza. Če človeško telo preveč odstopa od homeostaze, je ves človeški organizem v nevarsnoti, ki jo je Seyle obravnaval kot stresno reakcijo, dodaja Černigoj-Sadar (2002, 83).

Na osnovi kratkega zgodovinskega pregleda so v nadaljevanju predstavljeni stresorji, ki pogojujejo stres in seveda tudi vzroki zanje. Le tako se je mogoče stresu izogniti oz. ga pravočasno doumeti kasneje v nadaljnjem procesu proučevanja oziroma zdravljenja.





8.3 Stresorji ali vzroki za nastanek stresa


Stresor je vsako dogajanje v okolju, ki lahko sproži telesno reakcijo. Od nas samih je odvisno, ali kak dogodek preraste v stresor, in tudi, ali stresor povzroči stres (Stanton idr., 2001, 867). Ali bo dejavnik iz okolja stresor, je odvisno od posameznika in njegovega dojemanja tega, kar se mu dogaja. Stres se pojavi pri njem takrat, ko zazna, da je situacija, v kateri je, zanj nevarna, in ne more obvladovati morebitne nevarnosti ali zahtev (Treven, 2005, 15).

Stres povzročajo dražljaji, ki jih imenujemo stresorji. Ljudje jih doživljamo kot grožnjo ali izziv, zato telesno ali duševno obremenjujejo našo osebnost (Kompare idr., 2002, 200).

V primeru dolgotrajne izpostavljenosti stresu pride pri posamezniku do čezmernega odziva, ki se izraža na fizični, vedenjski ali psihološki ravni. Takšni odzivi lahko privedejo do škodljivi posledic v obliki bolezni, čustvenih težav in slabše opravljenega dela (Šarotar Žižek idr., 2013). Dražljaji, ki najlažje povzročijo čustveno reakcijo, izhajajo iz področja odnosov med posameznikom in njegovim psihosocialnim okoljem. Kot stresorji sicer lahko delujejo zelo različni dražljaji – od preprostih fizičnih dražljajev, kot sta izrazita vročina ali mraz, do ogrožajočih situacij, na primer prometne nesreče ali potresa (Loban Plozza in Pozzi, 1994, 16).

Kompare in ostali (2002, 200) navajajo naslednje izvore stresa:

okolje: previsoka ali prenizka temperatura, hrup, naravne nesreče, vojne …

delovno mesto: preobremenjenost, kratki roki, premalo dela, dolgčas …

življenjski dogodki: smrt bližnjega, ločitev, zapor, upokojitev, menjava delovnega mesta, izguba službe …

vsakodnevna naglica: čakanje v vrstah, posojila, prevoz na delo, kaos.



Za to, da nekaj doživimo kot stresno, morajo biti izpolnjeni trije kriteriji (Ihan in Simončič Vidrih, 2005, 43):

dogodek oziroma okoliščine morajo biti za nas pomembne,

neugoden razplet mora imeti za nas neprijetno valenco,

posameznik doživlja lastno nekompetentnost, ker meni, da situacije ne bo obvladal.



Ihan in Simončič Vidrih (2005, 30) med drugim navajata, da stres ni situacija, ampak reakcija organizma. Redko deluje na nas samo ene vrste stresor. Navadno se združujejo in delujejo na nas s skupnimi močmi, zato je težko najti pravi vzrok stresa (Powel, 1997, 12).

Musek (1993, 347) meni, da so pomembni predvsem tisti stresorji, ki povzročajo duševne in vedenjske učinke. Raziskovalci so ugotovili, da so obremenjujoči stresi lahko posledica delovanja enkratnih hudih stresnih dogodkov, lahko pa so posledica delovanja ponavljajočih se vsakdanjih drobnih stresov. Drobni stresi so lahko prijetni in spodbudni, lahko pa so neprijetni. Če se takšni drobni stresi kopičijo, nam lahko zagrenijo življenje.

Selič (1999, 55–59) ločuje tri pomembnejše skupine stresorjev:

kataklizmični stresorji so navadno nepredvidljivi dogodki, ki se zgodijo večjim skupinam ljudi hkrati, nanje močno vplivajo ter zahtevajo za svoje obvladovanje veliko prizadevanj (naravne ali tehnološke nesreče, katastrofe);

osebni stresorji delujejo na posameznika in jih ni nujno možno predvideti, zahtevajo pa veliko tvornega prizadevanja za obvladovanje. Neredko pa imajo težje posledice od kataklizmičnih;

stresorji iz ozadja so na videz majhni, zanemarljivi, vendar stalno prisotni problemi, (kronificirani) pogoji, ki povzročajo kronično vznemirjenje in/ali distres. Mednje sodijo hrup, nezadostna razsvetljava in podobno. Če jih spregledamo oziroma si ne prizadevamo, da bi jih odstranili ali nevtralizirali, lahko dolgoročno povzročijo dosti večjo škodo kot kataklizmični ali osebni stresorji.



Šarotar Žižek idr. (2013, 16) vire stresa glede na opredelitev vzrokov ločijo v tri skupine:

vzroki stresa iz domačega okolja

vzroki iz širšega okolja.



Battison (1999, 12) jih deli v tri skupine:

dejavnike okolja, ki predstavljajo trajne dražljaje, ki so temeljni vzrok stresa (menjava šole, prehod iz osnovne šole v srednjo šolo ter vstop na univerzo, izbira poklicne poti in zaposlitve, odločitev za materinstvo, selitev, naravne nesreče, bivalne razmere ter vpliv informacij in medijev);

dejavnike na delovnem mestu;

kemične dejavnike oziroma različne snovi, kemikalije, ki lahko negativno vplivajo na zmožnost spopadanja s stresom (kofein, alkohol, tobak, sladkor in sol).



Božič (2003, 23–31) pa na koncu navaja, da so vzroki za stres lahko zunanji ali notranji. Na zunanje, kot so zahteve nadrejenih, neprijetni sodelavci, drugačnost, zmeda in slab dan, posameznik ne more vplivati. Na notranje vzroke stresa, kot so lastne misli, zaskrbljenost, prostovoljno življenje na robu svojih zmožnosti, obljube, navade in neorganiziranost, pa posameznik lahko vpliva in jih obvladuje.





8.4 Dejavniki stresa


Najpomembnejša dejavnost, s katero se človek najpogosteje sooča v sodobni globalni družbi, je delo, ni pa edina. Tudi življenje v domačem okolju pogosto povzroča stres. Stres dejansko ne preneha takoj po dogodku, ki ga pogojuje. Človek ga prinaša s seboj na delovno mesto, kjer je zaposlen in obratno. Poznamo veliko dejavnikov zunaj delovnega okolja, ki povzročajo stres pri človeku. Uvrstimo jih v dve skupini: stresni življenjski dogodki in napori vsakdanjega življenja.

Preden nadaljujemo, si poglejte test 5. (gl. preglednica 13): Stres. Koliko od naslednjih trditev velja za Vas ali Vaš življenjski položaj? Pri vsaki trditvi odgovorite z DA ali NE, na koncu pa seštejte trditve, ki za Vas držijo.



Preglednica 13: Stres



Rezultate si lahko ogledate v prilogi 2.

Stresni življenjski dogodki. Čeprav morda nekdo živi resnično »čarobno« življenje, bo verjetno doživel tudi kakšen travmatičen dogodek ali spremembo, na primer smrt partnerja, razvezo zakonske zveze, poškodbo otroka, nezaželeno nosečnost ali upokojitev. Posledice takšnih dogodkov so najprej preučevali psihologi (Holmes in Rahe, 1967), ki so se dogovorili z večjo skupino ljudi, da naj dodelijo poljubno število točk (od 1 do 100) različnim življenjskim dogodkom in pri tem upoštevajo, kako dolgo so potrebovali, da so v sebi znova vzpostavili ravnovesje po posameznem dogodku Nekatere vrednosti, ki so bile dodeljene različnim stresnim življenjskim dogodkom, so prikazane v preglednici 14. Večje število točk je pripisano resnim dogodkom, kot so na primer smrt partnerja ali razveza. Posledice pridobitve visokega števila stresnih točk so za človeka dramatične. Če posameznik v krajšem časovnem obdobju doživi dogodke, ki jim je mogoče skupno dodeliti večje število stresnih točk, se bo pri njem v naslednjih mesecih veliko bolj verjetno pojavila bolezen kot pri tistih, ki so bili pod manjšim stresom in so pridobili manj točk.

Preglednica 14: Stresnost različnih življenjskih dogodkov



Vir: Treven, 2005, 31

Napori vsakdanjega življenja; stresni dogodki so k sreči precej redki. Mnogo ljudi jih ne doživi po nekaj let ali pa celo desetletij zapored. To pa ne pomeni, da ti ljudje živijo povsem mirno. Vsak človek se dan za dnem srečuje s številnimi manjšimi vznemirjenji. Lahko so sicer majhne intenzivnosti, so pa zato pogosta. Imenujemo jih vsakdanji napori in se pojavljajo na različnih področjih življenja. To so na primer delo v gospodinjstvu (nakupovanje, priprava kosila), časovni pritisk (preveč opravil v kratkem časovnem obdobju), finančne skrbi in starševske dolžnosti (pomoč pri učenju, vzgoja otrok). Vsi napori, značilni za človekovo življenje, so tudi pomemben izvor stresa. Čim več jih je, tem več stresa povzročajo, zato jih ne bi smeli zanemariti.

Tudi delovno okolje je lahko zelo stresno. V nekaterih organizacijah in pri opravljanju določenih del so zaposleni izpostavljeni večjim stresnim obremenitvam, v drugih pa manjšim.

Vrsta zaposlitve; pomislimo na različne vrste zaposlitev: direktor, gasilec, kirurg, zavarovalni statistik, računovodja, univerzitetni profesor in kontrolor zračnega prostora. Glede stresa, ki ga povzročajo vrste zgoraj naštetih zaposlitev, so velike razlike. Nekatere zaposlitve, kot na primer gasilec, direktor, kirurg, so lahko stresne za zaposlene, druge, kot na primer zavarovalni statistik in računovodja, pa veliko manj.

Razmejitev med delom in nedelom; v sodobni družbi je zaposlenost obeh partnerjev v družinah z otroki prej pravilo kot izjema. Posledica tega je nenehno iskanje ravnovesja med delom in družinskimi obveznostmi (Treven, 2005, 20–22).





8.5 Simptomi stresa


Ljudje so o uničevalnih lastnostih stresa premalo seznanjeni. Menijo, da je to splošen družbeni pojav. Sami pri sebi ugotovite količino stresa, kateremu ste izpostavljeni v testu 6. (gl. preglednica 15): Obvadovanje stresa na delovnem mestu.

Vsako trditev točkujte z oceno od 0 (ne drži) do 4 (povsem drži), odvisno od tega, koliko trditev velja za vas. Oceniti morate vsako trditev.



Preglednica 15: Obvladovanje stresa na delovnem mestu



Seštejte skupno število točk: _____________

Rezultate si lahko ogledate v prilogi 2.

Daljša izpostavljenost stresu temeljito načne posameznikovo zdravje in zmogljivosti. Glavni pokazatelji izpostavljenosti stresu so[23]:

pogosti glavoboli,

utrujenost,

raztresenost,

razdražljivost,

napadalnost,

prebavne motnje,

povečan utrip,

uživanje preveč ali premalo hrane,

nečista koža.



Stres prepoznamo s pomočjo čustvenih, vedenjskih in fizičnih simptomov. Ti simptomi in še mnogi drugi pokazatelji stresa pa se pri različnih ljudeh različno odražajo. Pri prepoznavanju stresa moramo biti pozorni tudi na to, ali gre za evstres ali distres. Vsakdanji stresorji so za naše možgane nenevarni in sprožajo pozitivne učinke: adrenalin in noradrenalin se sproščata in nam pomagata, da smo budni in fokusirani, polni energije in telesno dobro pripravljeni[24].

Pozitivni učinki stresa so:

visoka motivacija,

pozitivna naravnanost,

občutek sreče,

občutek izpopolnjenosti, miru in samozavesti,

odločnost in družabnost.



Ko pa so zunanji stresorji premočni, da bi jih lahko naše telo kompenziralo, se telo odzove na način, ki nam bo omogočil preživetje. Naše vedenje in čustva se spremenijo.





8.5.1 Negativni simptomi stresa


visok krvni tlak,

povečan srčni utrip,

težave s spanjem,

bolečine,

razdražljivost, težko se sprostimo, izoliramo se in postanemo depresivni,

bolečine v prsih, vrtoglavica,

izguba apetita ali prenajedanje,

asocialnost, zanemarimo sebe in/ali naše obveznosti.



Poleg tega se ljudje, ki so izpostavljeni močnemu stresu, pogosto poslužujejo nezdravega načina življenja, kamor prištevamo prekomerno uživanje alkohola, kajenje in uživanje prepovedanih drog. Vse to vodi v slabo telesno aktivnost in motnje v prehranjevanju, kar pa samo še poslabša simptome stresa in vodi v spiralo konstantnega kroničnega stresa.





8.5.2 Posledice prekomernega stresa


Stres vpliva na tri pomembne sisteme v našem telesu: srčno-žilnega, živčnega in endokrinega.

Srčno-žilne bolezni, ki jih lahko povzroči stres so:

visok krvni tlak,

srčni napad,

visoka stopnja holesterola,

pospešeno bitje srca,

ishemična bolezen srca.



Nevro-psihološke motenje, ki jih povzroči stres pa so naslednje:

anksioznost,

panični napadi,

depresija,

nespečnost,

glavoboli,

možganska kap,

motnje hranjenja,

odvisnost od drog in alkohola,

neravnovesje hormonov,

glavoboli kot posledica hormonskih motenj,

nihanje razpoloženja,

metabolne bolezni zaradi neravnovesja hormonov (npr. diabetes),

težave s ščitnico,

spolna disfunkcija (kasneje tudi neplodnost),

neredne menstruacije pri ženskah,

impotenca pri moških,

akne in mozolji.



Druge bolezni, ki jih povzroča stres:

ekcem in druge kožne bolezni (izpuščaji, luskavica),

razne oblike raka in tumorjev,

virusne in bakterijske okužbe,

astma in alergije,

kronična utrujenost,

sindrom razdraženega črevesja,

čir na želodcu.



Stres vpliva tudi na počutje, in sicer:

se počutite neprijetno in se težko soočate z manjšimi težavami;

se hitreje in pogosteje ujezite;

se počutite utrujene in se težko osredotočite;

preveč vas iztirijo majhne, nepomembne stvari;

imate občutek, da se bo zgodilo nekaj groznega.



Najbolj jasna povezava med stresom in boleznijo se kaže v sekreciji hormonov med vzburjenjem, kar vpliva na kardiovaskularni sistem. Stresni dogodki povečujejo tveganje za nastanek in razvoj veliko vrst različnih zdravstvenih težav, ki lahko pustijo za seboj tudi dolgotrajne posledice. Ponavljajoče se vzburjenje vpliva na višino krvnega pritiska in prebavo. Neredko ljudje tudi zamenjajo fiziološke posledice stresnega dogajanja za simptome neke bolezni (Selič, 1999, 140).

Tudi Derovšek in drugi (2006, 9) navajajo, da se simptomi reakcije na stres razvijejo v nekaj minutah po stresnem dogodku. Trajajo od nekaj ur do nekaj dni in pri tem lahko opazimo začetno stanje osuplosti oziroma zbeganosti. Zmanjšana je pozoronost, posameznik je lahko nekoliko zmeden, ima občutek, kot da ne bi bil povsem pri zavesti in kot da ne more povsem dojemati, kaj se dogaja okoli njega. Gre za splošno vzdraženost živčnega sistema. Prikazani so simptomi stresa v mislih in čustvih, telesni simptomi stresa in simptomi stresa, ki se kažejo s spremenjenim vedenjem. Simptomi se medsebojno prepletajo in vplivajo drug na drugega. Oseba je ujeta v krog simptomov, kar prikazuje slika 13.

Slika 13: Simptomi stresa in njihovo prepletanje



Vir: Dernovšek idr., 2006



* * *



[22] Dolenc, S. (2010). Zdravi in škodljivi stres. Dostopno na http://www.kvarkadabra.net/2010/08/zdravi-in-skodljivi-stres/.

[23] Kako obvladujemo stres na delovnem mestu? Dostopno na: http://www.eracunovodstvo.org/blog/management/kako-obvladujemo-stres-na-delovnem-mestu.

[24] Simptomi stresa. Dostopno na http://www.avtogeni-trening.si/stres/simptomi.





9 STRES NA DELOVNEM MESTU


Kot smo že v uvodu v to poglavje navedli, se zaposleni velikokrat soočajo s stresom na delovnem mestu. Ta je lahko pogojen s samo naravo dela (delovni turnus, zahtevnost dela, zdravje, plačilo po delu idr.), ki posledično povzorča, da se zaposleni na delovnem mestu ne počuti v redu. Pride celo tako daleč, da zaradi vseh teh in še katerih vzrokov doživlja stres na delovnem mestu, posledično pa vse skupaj prenaša tudi v partnersko zakonsko ali izvenzakonsko zvezo in družino.

Zaposleni so pri delu učinkovitejši, če vedo, kaj se od njih pričakuje, in če si njihove vloge, ki jih imajo v delovnem okolju, med seboj ne nasprotujejo. Do konflikta vlog na delovnem mestu pride, ko bi moral posameznik upoštevati več različnih in nekonstisentnih zahtev (če na primer izpolni eno zahtevo, je nemogoče, da bi hkrati ugodil tudi drugi). Konfliktu vlog se zaposleni morda izogne, še vedno pa se lahko sooči s konfliktom, ki je povezan z negotovostjo vloge. Ta vrsta konflikta nastane, ko posameznik občuti negotovost glede dejavnosti, ki naj bi jo opravil, da bi izpolnil zahteve, ki izhajajo iz njegovega dela. Ponavadi je zaposleni negotov glede odgovornosti, če je opis njegovega dela premalo natančen ali pa navodila njegovega nadrejenega niso dovolj določena (Treven, 2005, 23–24).

V zadnjem desetletju ali dveh se je delovanje organizacij bistveno spremenilo. Zaradi tega se pojavljajo neskladja med človekom in delom, katerega najpomembnejši kazalec je preobremenjenost z delom. Naslednji pokazatelj je pomanjkanje nadzora kot posledica zmanjševanja možnosti soodločanja, kar omejuje politika organizacij s togo politiko in ostrim nadzorom. Razlogi za neskladje so tudi nezadostno nagrajevanje, odsotnosti skupnosti (zaradi intenzivnosti delovnega procesa se izgubljajo povezave med zaposlenimi), pomanjkanje poštenosti (nespoštovanje podrejenih, neiskrenost) in konflikt vrednot (prisiljenost ravnati v nasprotju z načeli posameznika). Vsi ti dejavniki so povezani z dobičkom kot kratkoročnim ciljem, pri dosegu katerega so sprejemljiva vsa sredstva, tudi laži in neetična dejanja (Maslach in Leiter, 2002, 10–16).

Cooper in Smith (1985) menita, da ima vsako delo svoje potencialne izvore stresa. Hrup, svetloba, vonjave, tresljaji ter kemične spojine vplivajo na naše razpoloženje in mentalno stanje ne glede na to, ali se jih zavedamo ali ne. Selič (1999) pa opredeljuje stres na delovnem mestu z vidika različnih dejavnikov, in sicer: delovni položaj (zahteve določenega položaja dela), pomanjkanje kontrole pri delu (npr. dela, ki ne dopuščajo avtonomije), ponavljajoča se opravila (značilna je tako prenasičenost z delom kot pomanjkanje avtonomije), nevarnost (npr. poklici, ki vključujejo nevarno delo – vojaški, policijski, gasilski poklic …) in stresorji okolja (vročina, onesnaženost zraka, hrup ipd).

Najpomembnejši in tudi najpogostejši povzročitelj stresa je stresno delovno mesto. Novosti v informacijski tehnologiji, tekmovalnost, zmanjšanje potreb po delovni sili, nižje plače ipd. so dejavniki, ki zmanjšujejo občutek socialne varnosti zaposlenih (Powell, 1999, 73). Černigoj Sadar (2002, 93) navaja, da pri preobremenjenosti z delom ločimo dve vrsti obremenitev. Kvantitativna preobremenitev pomeni, da imamo preveč dela. Kvalitativna preobremenitev pa pomeni, da je delo prezahtevno in da delavec ne obvlada delovnih nalog.

Stres pri delu je v poročilu Evropske komisije opredeljen kot emocionalna, vedenjska, kognitivna in fizična reakcija na nasprotujoče in škodljive aspekte dela, delovnega okolja in delovne organizacije. Gre za stanje, za katerega je značilna povišana mera vzburjenja in nelagodja ter pogosto občutki nezmožnosti soočanja (Gyllensten in Palmer, 2005, 97–103).

Celotno posameznikovo življenje poteka na stiku med posameznikom in okoljem. Stres se lahko pojavi na konkretnem delovnem mestu, v stiku med posameznikom in organizacijo. Ta stik pa ni statičen, ampak se uresničuje v dinamičnem dopolnjevanju med posameznikom, njegovo trenutno življenjsko, zdravstveno in karierno situacijo, njegovo trenutno usposobljenostjo in ambicijo oziroma ranljivostjo in trenutnimi zahtevami organizacije, ki preživlja lastne življenjske cikle, vsakega s specifičnimi nevarnostmi in zahtevami, ugtoavljata Ihan in Simonič Vidrih (2005, 64).

Poznamo različna pojmovanja za stres na delovnem mestu, kot je stres pri delu, poklicni stres, delovni stres. Za vsa pojmovanja pa je nesporno, da je v teh primerih stres povezan z opravljanjem dela in tako pomeni tudi nevarnost za obolevanje zaposlenih.

Ministrstva za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti (2015a) je objavilo opredelitev stresa povezanega z delom s strani Evropske komisije (1999). To predstavlja, da je stres na delovnem mestu "vzorec čustvenih, kognitivnih, vedenjskih in fizioloških reakcij na nezaželene ali škodljive posledice vsebine dela, organizacije dela ali delovnega okolja. Razlog za stres je neskladnost med vlogami, ki jih imamo na delovnem mestu in zunaj njega, pa tudi neustrezna stopnja nadzora nad našim delom in življenjem." Stres, povezan z delom, je večplasten problem, ki ga je mogoče povezati z organizacijskimi, fizikalnimi in socialnimi značilnostmi dela in delovnega okolja. Zato je nujno, da presodimo vse vidike dela, ki lahko povzročijo stres, vključno z delovno opremo ter fizikalnimi in socialnimi značilnostmi okolja (Ministrstvo za delo, družino socialne zadeve in enake možnosti, 2015a).

Po poročilu EU-OSHA (2015) je stres pri delu v letu 2005 prizadel 22 % delavcev v Evropi, pri čemer so bili najvišji odstotki prizadetosti zaradi stresa zaznani v Grčiji (55 %), v Sloveniji in na Švedskem (38 %) in v Latviji (37 %). Leta 2013 je več kot polovica evropskih delavcev (51 %) menila, da so s stresom povezani primeri pri njihovem delu pogosti (EU-OSHA, 2015). Pri nas tako meni kar 72 % delavcev, kar Slovenijo uvršča visoko nad evropsko povprečje, med države, ki imajo najvišje deleže strinjanja s to trditvijo (prav tam, 56).

Kendall in Muenchberger (2009, 19–25, 32) opozarjata na posebnosti pri pojmovanju stresa. Poudarjata, da je stres del vsakodnevnega življenja ter da se kljub temu, da ima vsak posameznik odgovor na stres, pojavljajo razlike v reagiranju. Božič (2003, 95-96) pa meni, da večina stresa, ki ga občutimo, izvira iz našega odnosa do stresorjev, našega mišljenja, oklepanja navad in vedenjskih vzorcev. Zato se je pri prizadevanjih za preseganje stresa v delovnem okolju treba zavedati, da ne bomo vsega rešili samo z ukrepi v podjetju, ampak se mora s premagovanjem stresa spoprijeti vsak posameznik ter temu prilagajati način življenja.

Stres, ki ga prinesemo na delovno mesto, in stres, ki nas na delovnem mestu čaka, se povečuje in dodatno obremenjuje posameznika ter vse okoli njega. Določena mera stresa je normalen del vsakdanjika, medtem ko izpostavljenost prevelikemu in kroničnemu stresu predstavlja oviro za produktivnost posameznika in zmanjša njegovo telesno in čustveno zdravje, zato je pomembno najti načine, da raven stresa ostane pod kontrolo (Snežič idr., 2011).

Med dejavnike stresa v delovnem okolju Trevenova (2005, 20–28) uvršča:

vrsto zaposlitve, v nekaterih organizacijah in pri opravljanju določenih del so zaposleni izpostavljeni večjim stresnim obremenitvam, v drugih pa manjšim;

razmejitev med delom in nedelom, ki je posledica nenehnega iskanja ravnovesja med delom in družinskimi obveznostmi;

konflikt vlog zaposlenega v delovnem okolju, ko mora posameznik upoštevati več različnih in nekonsistentnih zahtev;

negotovost vloge, ko je posameznik negotov glede dejavnosti, ki naj bi jih opravil, da bi izpolnil zahteve, ki izhajajo iz njegovega dela;

prevelika ali premajhna obremenjenost;

odgovornost za druge zaposlene je zelo veliko breme, ki ga nosijo vodstveni delavci in managerji;

organizacijski dejavniki, kjer je izvor stresa povezan z organizacijsko ravnijo, organizacijsko kompleksnostjo, organizacijskimi spremembami in organizacijskimi mejnimi vlogami;

nadlegovanje in nasilje na delovnem mestu; o nadlegovanju govorimo, če gre za besedne ali fizične napade ali pa za bolj prefinjene pritiske na zaposlene, kot so na primer nerazumni roki, neizvedljive naloge, postavitev na nižje delovno mesto in družbena osamitev. Nasilje na delovnem mestu pa zajema nevljudno vedenje, fizično in verbalno nasilje.

delovne razmere, kot so hrup, vibracije, prah, neugodno toplotno okolje, svetloba in nevarne snovi.



Zaradi vseh naštetih dejavnikov prihaja do zmanjšanja učinovitosti dela na delovnem mestu, posledično pa na to v veliki meti vpliva stres. Vsa stanja se zaznavajo na delovni uspešnosti, to pa veliko krat pogojeno s tem vplivajo na odločitve delodajalcev celo o morebitnih zamejavah zaposlenih. Poglejmo si nekaj ugotovitev v nadaljevanju.





9.1 Zmanjšanje učinkovitosti dela zaradi stresa


Na delovno uspešnost zaposlenega in njegovo neposredno storilnost na delovnem mestu vpliva več dejavnikov. Ob usposobljenosti in motivaciji so pomembne tudi posameznikove osebnostne lastnosti, psihofizične sposobnosti, ustvarjalnost in struktura vrednot. Pri tem pa moramo upoštevati tudi druge dejavnike, kot so delovno ozračje, zadovoljstvo pri delu, vsebina in zahtevnost dela, plača in nagrade, delovne razmere, odnos s sodelavci, ugled organizacije in slog vodenja. V današnjem svetu je stres pogost. Zaposleni veliko časa preživijo v napetih razmerah. Veselja in predanosti delu je pri njih le malo, v delu velikokrat ne najdejo zadovoljstva. Zaradi čedalje večjega stresa začnejo ljudje delovati pod optimalno ravnijo, kar se kaže tudi na uspešnosti organizacije, v kateri so zaposleni. Napake in napačne odločitve zaposlenih povečujejo njene stroške.

Treven (2005) navaja, da so zaposleni velikokrat utrujeni, vendar so pred njimi nove zahteve in mislijo, da jim bomo kos. Če še niso na vrhu krivulje, lahko svojo učinkovitost povečajo. Če je njihova učinkovitost že dosegla vrhunec, bo začela padati zaradi stresa in vzburjenosti. Tako se znajdejo v začaranem krogu izčrpanosti, postajajo vedno bolj utrujeni in njihova delovna storilnost pada. Bolj ko se trudijo, da bi dosegli boljše rezultate, bolj so utrujeni, dokler ne pride do zloma. Zato je pomembno, da prepoznajo mejo zdrave in nezdrave utrujenosti in se pravi čas odpočijejo. Čim hitrejše je življenje, tem pomembnejši je počitek (prav tam). Prav zato Treven (2005) opozarja na naslednjo krivuljo, ki prikazuje učinkovitost človekovega delovanja (gl. slika 14).



Slika 14: Krivulja učinkovitega človekovega delovanja po Peteru Nixonu



Vir: Treven, 2005, 96





9.2 Izgorevanje na delovnem mestu


Izgorevanje (gl. preglednica 16) na delovnem mestu je razmeroma nov pojem je izgorevanje na delovnem mestu, navaja Treven (2005, 55). Gre za občutek izčrpanosti pri človeku, ki je pod velikim pritiskom in ima malo virov zadovoljstva. Do sindroma izgorevanja navadno pride pri posameznikih, ki opravljajo poklice, v katerih je potrebno velike osebne angažiranosti in vlaganja v delo, pričakovanja glede izvedbe dela pa so velika. Pogosto so ti ljudje močno čustveno navezani na svoje delo – kot so na primer direktorji podjetij. Njihova samopodoba je močno povezana z uspešnostjo v poklicu. Ker veliko pozornosti namenjajo delu, jim ostane malo časa za rekreacijo in družino. Za preprečevanje izgorevanja na delovnem mestu se lahko uporabijo različne metode, med njimi delegiranje delovnih nalog na podrejene (prav tam).



Preglednica 16: Znaki izgorevanja



Vir: Treven, 2005, 56





9.3 Stres in zdravje


Brezpogojno drži, da stres neposredno vpliva tudi na posameznikovo zdravje, zato želimo v tem podpoglavju predstaviti nekaj elementov, ki to tudi najbolj nesporedno dokazujejo.

Celostno razumevanje človekovega zdravja potrjuje, da psihosocialni dejavniki, ki jih je možno opredeliti kot stresne, vplivajo na fizično zdravje. Stresu se je začelo pripisovati ključno vlogo v nastanku tako somatskih kot tudi emocionalnih motenj. Pri posamezniku so v ozadju depresivnih stanj, infekcij in celo zelo ogrožujočih bolezni stresni dogodki, kot so izguba službe, upokojitev in/ali zakonske težave. Stres vpliva na zdravje po dveh poteh - neposredno, zaradi fizioloških sprememb, in posredno, prek vedenja (Selič, 1999). Psihološki in socialni dejavniki, povezani s tehnologijo in vsebino dela, so se pokazali kot možni dejavniki tveganja za zdravje in biopsihosocialno blagostanje delavcev, kar je vzpodbudilo nastanek koncepta delovnega okolja. S pomočjo koncepta stresa pa je bilo možno identificirati mehanizme, ki vplivajo na spremembo zdravstvenega stanja. Nesporno ima poklicno življenje veliko vlogo v socializaciji odraslih. V situacijah omejene avtonomije lahko ljudje zdrsnejo v pasivnost in izogibanje odgovornosti. Poklicna (delovna) socializacija vpliva na osebnostno rast, učinkovitost in na prizadevanja za ohranjanje zdravja. Ob tem lahko moteče delujejo prenasičenost z delom kakor tudi preveliko ali premajhno število delovnih nalog, saj povzročajo stresna stanja. Značilnosti dela posredno vplivajo tudi na posameznikovo zaščitno vedenje.

Situacije, ki ne dopuščajo kontrole, monotono delo in velika verjetnost nesreč pri delu, neredko privedejo do stanja naučene nemoči, ko oseba nima nikakršnega občutka, da bi lahko kakorkoli vplivala na rezultate in/ali pogoje. Nadaljevanje takšnih pogojev vodi v resignacijo in pasivnost. Tudi v privatnem življenju se pojavi pasivnost, občutek lastne učinkovitosti pa se dobesedno razblini, kar lahko v najbolj skrajnih primerih privede do (poskusov) samomora. Ponavljajoča se izkušnja nezmožnosti lastnega vplivanja in odločanja se gotovo odraža v slabših delovnih dosežkih in prek tega v delavčevem občutku lastne neučinkovitosti. Pri tem se naučena nemoč pojavi, kadar oseba oceni, da so njena prizadevanja zaman in se neha truditi, saj je nizka ocena lastne učinkovitosti neposredna grožnja za ego. Ogroženost ega namreč vzbudi anksioznost, ki zavre delovanje ega, oseba pa se skuša na kar najhitrejši način izogniti opravljanju naloženih nalog oziroma zmanjša trud, kar ji kasneje služi kot izgovor, da se ji ni treba soočiti z dokazi (svojih) slabših sposobnosti (Selič, 1999).

Razmišljanje o stresu pri delu bi bilo zelo površno, če ga ne bi dopolnili s podatki o vplivu sprememb poklica ali delovnega mesta na zdravje. Berkanovic in Krochalkova, kot navaja Selič (1999), sta ugotovila, da so tovrstni raziskovalni podatki pičli, tisti, ki pa so na razpolago, se nanašajo zlasti na povezanost med poklicnimi spremembami in boleznimi srca. Pri tem pa so slabo kontrolirani drugi tipi socialne mobilnosti (oziroma njihov vpliv). Potrebna je velika previdnost pri interpretaciji potrjenih zvez med boleznijo in spremembami poklica, saj imajo nedvomno vlogo tudi s tem povezane spremembe geografskega in kulturnega okolja (prav tam).

Res je, da se pozamenik premalo zaveda tega bolezenskega stanja, ga morda celo zanemarja, čerpav se pogosto sooča z njimi. Posledice stresa se kmalu pojavijo pri njegovoi delovni storilnosti, odnosih v družni in doma in vplivajo na njegovo psihično stanje, zato je dobro, da se jih prepozna in skuša odpravljati preden eskalirajo do te mere, da postanjejo škodljivi za njegovo zdravje.





9.4 Simptomi stresa


Simptomi odziva na stres se razvijejo že v nekaj minutah po stresnem dogodku, trajajo pa lahko več ur do nekaj dni. Spodaj so po sklopih predstavljeni nekateri simptomi stresa. Značilno je, da se sklopi med seboj prepletajo in vplivajo drug na drugega, kar potisne posameznika v začarani krog stresa. Pri prepoznavanju simptomov stresa je treba izključiti druge dejavnike, ki lahko povzročijo podobne simptome. Poglejmo (gl. preglednica 17), kako se delijo Tušak, Masten, Starc (2008) in Dernovšek idr. (2006):

Preglednica 17: Simptomi stresa



Vir: Tušak, Masten, Starc (2008) in Dernovšek idr. (2006)





9.5 Strategije spoprijemanja s stresom


Namen strategij, s katerimi v organizacijah nadzorujejo dejavnike, ki povzročajo stres pri zaposlenih, je zmanjšanje ali popolna odprava izvorov stresa (stresorjev) v delovnem okolju. Zaposleni zaznavajo manjšo napetost v zvezi s posameznim dejavnikom, na primer s preveliko ali premajhno obremenjenostjo vloge, značilnostmi dela in drugimi. Strategije so učinkovite, če jih v podjetju izvajajo sistematično na podlagi natančne ocene različnih stresorjev. Osredotočene so na spreminjanje ali prilagajanje delovnega okolja zaposlenim. Razvilo se je mnogo različnih strategij (gl. preglednica 18), lahko pa jih razvrstimo v skupine glede na dejavnike, ki so izvor stresa v delovnem okolju (Treven, 2005, 76).

Preglednica 18: Stresorji in strategije za zmanjševanje stresa pri zaposlenih



Vir: Treven, 2005, 76

Babšek (2009, 65) navaja nekaj dejstev, ki pomagajo pri spoprijemanju s stresom:

Sposobnosti: laže najdeš rešitev iz stresne situacije.

Čustvena stabilnost: usmeriš se v razumno iskanje rešitve.

Delovne navade: v obrambni situaciji samodejno deluješ in ne porabiš energije za to, da se prisiliš k delu.

Vztrajnost: vztrajaš tudi, ko v neki situaciji ne dosežeš takoj cilja.

Sistematičnost: večja je verjetnost, da najdeš pravilno rešitev iz stresne situacije, če se tega lotiš sistematično.

Samozaupanje: vpliva na to, da si bolj prizadevaš za premagovanje stresa, ker verjameš, da boš uspel.

Osebna čvrstost: situacija ti predstavlja izziv, ohranjaš občutek notranje kontrole in ostajaš angažiran (prav tam).



Pri vsem tem je pomembno, da se ob soočenju s stresom lotimo neposrednega preoblikovanja samega načina dela v odnosu do delovnega časa (o tem smo že pisali v predhodnih poglavjih) in s tem pripomorejo, da se razbremeni posameznika na delovnem času in mu pomaga pri zmanjšanju stresa na delovnem mestu.

Nekajkrat letno pa se zaposleni vseeno soočijo tudi z zasluženim dopustom, ki ga običajno preživijo s svojo družino. Da se ne bo stresno življenje z delovnega mesta prenašalo zgolj iz službe domov, temveč tudi na dopust, imamo nekaj nasvetov, kako na dopustu enostavno pozabiti na delo, delovne obveznosti, službo, sodelavc itd.





9.6 Kako se med dopustom odklopiti od dela?


Usklajevanje dela in družine je napor, stres, s katerim se srečuje veliko ljudi, ugotavlja Peterson (2014).

Žongliranje z zahtevami družine, prijateljev ter z zahtevami dela pa lahko postane izredno zahtevno v času dopusta- še posebej, če ne znamo utišati motilcev iz delovnega mesta. Tako lahko klic sodelavca med dopustovanjem postane tako velika obremenitev, da je ne moremo ignorirati in nanjo pozabiti, temveč se moramo oglasiti, čeprav nas sodelavec v resnici sploh ne potrebuje tako nujno.

Kaj pa lahko storimo, da zagotovimo tako delu kot družini potrebno skrb in pozornost, sebi pa nekoliko manj stresa med dopustovanjem? V nadaljevanju predstavljamo pet nasvetov, ki vam pri tem lahko pomagajo:

1 Obvestite sodelavce, da odhajate na dopust

Pustite sporočilo, o vašem odhodu z delovnega mesta, nekaj dni preden dejansko odidete. V sporočilu sodelavcem in strankam povejte od kdaj in za koliko časa boste odsotni, da takrat ne boste mogli odgovarjati na klice in e-maill sporočila. Prav tako zabeležite tudi datum, ko se vrnete nazaj na delovno mesto in bodo lahko ponovno računali na vas.

2 Bodite tisti čas, ko ste odsotni z dela, dejansko odsotni

Med dopustom, tudi, če ste ostali doma in niste odšli daleč stran, ne odhajate v pisarno oziroma na delovno mesto. Nikar ne načrtujte obveznosti, ki so »slučajno« na poti do vaše službe, kajti hitro se boste znašli pred skušnjavo, da samo malo pozdravite sodelavce in z njimi pokramljate. Verjemite družina bo to znala ceniti, še posebej, če ste po navadi v službi cele dneve.

3 Ustvarite avtomatsko sporočilo

Ustvarite avtomatsko sporočilo (auto responder), ki bo ljudem sporočilo, za koliko časa ste odsotni in tudi na koga, se v tem času lahko obrnejo, če bi potrebovali pomoč. Prav tako lahko v tem mailu sporočite tudi, kdaj boste vi odgovorili na določen mail, sporočilo ali klic in kako vas lahko kontaktirajo v nujnih primerih, če se vam to zdi potrebno. Če se odločite, da boste odgovarjali na službene zadeve tekom dopusta pa vam predlagamo, da si vsak dan vzamete določeno uro, ki jo namenite temu in te aktivnosti ne razpotegnete preko celotnega dneva.

4 Odstranite skušnjave

Največ lahko storite sami, da se izognete skušnjavam, ki vam kradejo dragocene počitnice. Prvi korak na tej poti je, da utišate in izklopite vsa opozorila, ki bi vas »priganjala« k delu, na svoji mobilni napravi. Ponovno jih vklopite po dopustu in poskrbite, da boste takrat o vseh stvareh pravočasno obveščeni, a nikar si ne otežujte s tem tudi svojega dopusta.

5 Upoštevajte in cenite čas za družino in prijatelje

Izključite pametne telefone in jih odložite na mesto, ki ni na dosegu roke, vsaj med obroki, če ne gre drugače. Ravno tako kot načrtujete čas za delovne obveznosti med dopustom, načrtujte tudi čas, ko boste odložili vse naprave in se 100 % posvetili samo družini ter prijateljem. Predlagamo vam, da enako svetujete tudi možu/ženi, otrokom in prijateljem, kajti le tako bo skupen čas kvalitetno preživet (Peterson, 2014).

Ne moremo vam zagotavljati, da bo teh pet nasvetov pripomoglo, da boste imeli nepozaben dopust (počitnice), prepričani pa smo, da boste na osnovi zapisanega ves časa posvetili sebi in svojim najbližjim. Prav slednjim med delovnim časom (posebej otrokom) nismo na voljo, kolikor nas bi potrebovali in kolikor bi sami želeli.

Za zaključek obsežnega poglavja o stersu, dodajamo še razmišljanje Hrovatinove[25], ki meni, da lahko za odpravljanje stresa največ storimo sami. Kadar je le mogoče, je treba odpraviti sam vir težav, stresor, tako da se npr. posameznik pogovori s partnerjem ali pogumno odkloni dodatne obveznosti (ali mora človek zares zboleti, preden lahko reče NE?!). Pomembno je, da se težave rešujejo sproti. Tudi glede krotitve stresa je zelo pomembna redna, zmerna telesna dejavnost – dokazano je, da ljudje z dobro telesno zmogljivostjo, ki jo značilno oblikuje tudi zdrava prehrana, lažje premagujejo stres. Naučiti se je treba vzeti si čas za sprostitev, čas za tisto, kar nas zares veseli in povezuje s seboj in življenjem – za dobro knjigo, dišečo zeliščno kopel, masažo, sprehod v naravi, vrtnarjenje idr. Sprostitvene tehnike lahko odločilno pomagajo k vrnitvi na pot harmonije telesa in duha. Tako kot pogosto ali dolgotrajno izpostavljanje stresu lahko povzroči ali poslabša bolezen ali simptom, tako ponavljajoče, redno aktiviranje sprostitvenega odgovora preprečuje ali lajša številne zdravstvene težave. Prav v vsaki kulturi, ne glede na velike časovne, prostorske in filozofske razlike, obstajajo sprostitvene tehnike z dvema značilnostma: ponavljanje (besede, zvoka – mantre, misli, fraze ali gibalnega vzorca) ter pasivno nezaznavanje – nežno »odganjanje« drugih misli oz. osredotočenje na ponavljajoči vzorec (npr. meditacija, tai chi, molitev itd.). Zanimivo je, da po analogiji s stresnim sistemom, pri katerem enako alarmno reakcijo organizma povzročajo popolnoma različni sprožilci, vodijo različne vrste sprostitvenih tehnik v fiziološki odgovor umirjenosti: upočasni se dihanje in utripanje srca, sprosti se mišičje, zniža se krvni tlak, vse to pa spremlja dobro počutje, prijeten občutek miru idr., v organizmu se odvijejo procesi, ki so ravno nasprotni alarmni reakciji. Zelo preprosta tehnika sproščanja, ki jo lahko uporabijo prav vsi, je osredotočenje na dihanje.

Pomnite – dober nasvet!

Najdite miren kotiček, zaprite oči in blago in umirjeno, brez prisile vdihnnite in izdihnite, kakor narekujejo sama pljuča. Ob tem se lahko začuti lastno telo in navzočnost, zavedanje v danem trenutku. Vso pozornost je potrebno usmeriti na dihanje, vse druge misli, vse skrbi, vprašanja in dvome v tistem trenutku nežno odsloviti, če pridejo, in pozornost vrniti k ritmični lahkosti dihanja. Že po nekaj minutah se lahko občuti manjšo napetost v telesu, prijetno umirjenost in večji zagon.



* * *



[25] Hrovatin, B. Stres. Dostopno na http://fidimed.si/strokovni_clanki/pocutje/19/stres/.





»Vzemi si čas za premislek, ukrepaj pa naglo in odločno.«

Isocrates





10 NOVI TRENDI PRI OBVLADOVANJU DELOVNEGA ČASA


Skozi prejšnja poglavja smo si ogledali kako obvadovati čas in kako slabo obvadovanje le tega vpliva na stres. V tem poglavju pa se bomo osredotočili na nove trende pri obvadovanju časa. Ker je to izredno dinamično, bo zagotovo, če že ni, to poglavje najhitreje zastarelo. Nove trende pri obvladovanju časa narekuje vedno nova in nova tehnologija, čeprav je bila osnova za izdelavo vseh pripomočkov dejansko »izumljena« že pred več kot 2.000 leti.

Pri obvladovanju časa je zelo pomembna uporaba pripomočkov, ki bi jih lahko v grobem razdelili v tiskane in elektronske. Na pripomočke seveda ne moremo obesiti nalog in krivde, če te niso realizirane, lahko pa nam pomagajo naloge spremljati in morda v nekih primerih celo izvesti namesto nas.





10. 1Tiskani pripomočki


Dnevnike, ki jih uporabimo za označevanje časovnih terminov: predvidimo čas za pripravo in pisanje poročil, za obiske pri pomembnejših partnerjih, časovne presledke lahko izkoristimo za nenačrtne naloge ipd.

Stenski in letni planerji predstavljajo vidno informacijo, ki je strnjena in redno časovno usklajena – lahko nas opozori na možne spremembe, izpostavi vidne pomanjkljivosti ipd.

Opomniki – v njih so podatki o rutinskih nalogah, opozorila za določene spremembe ipd.





10.2 Elektronski pripomočki


Internet in intranet sta postala simbol za decentralizirano obliko dela in sodelovanja. Hkrati sta postala tudi prispodoba hitrega in zelo revolucionarnega razvoja. Omogočata delo na različnih lokacijah istočasno.

Elektronska pošta in povezava z mobilnim (pametnim) telefonom nam omogoča, da smo stalno na tekočem in planiramo le enkrat. Pri planiranju nalog je namreč pomembno, da nimamo več različnih baz, ki niso usklajene med seboj.

Elektronski organizatorji podpirajo mobilni informacijski menedžment z odlikami, kot so shranjevanje podatkov, imeniki, telefonske številke omrežnih skupin, valute, koledarji.

Snemalniki nam pomagajo, da lahko nalogo bolj podrobno delegiramo v kolikor tisti, ki mu nalogo delegiramo, ni fizično dosegljiv. Poleg tega nam služijo za snemanje sej. Ni potrebno pisati dolgih zapisnikov, ampak se lahko osredotočimo v bistvo.

Videokonference – včasih ni smiselno, da se oseba pripelje iz oddaljenega kraja, ampak lahko opravimo videokonferenco in razjasnimo odprte dileme. To ima velik prihranek na času in stroških. Za vodeokonference imamo lahko kompleksne sisteme. Vse je odvisno, za kakšno naravo sestanka gre. Videokonference so lahko tudi preko skypa, ki je preaktično zastonj in zahteva le dober internetni signal.

Popolnoma elektronsko poslovanje z dokumentacijo. Sestoji se iz različnih faz:

zajem dokumentov (papirnatih v elektronsko, avtomatsko razvrščanje, označitve, določitve lastnika, pretvorbe v formate hranjenja, opombe),

upravljanja sprememb (omogoča neomejeno število verzij, pregled, zagotovitev vseh podatkov o zgodovini in veljavni verziji dokumenta),

nadzor nad potekom dela (popolna avtomatizacija, grafičnega vmesnika, orodja za izdelavo poročil, uporaba pravil v celotnem življenjskem ciklusu),

odobritve (kontrola in odobritev dokumentov, distribuciji, obveščanje o spremembah, pregledovanje različnih formatov, elektronski podpis),

uporabe (dostop do dokumentov, iskanje po vsebini in lastnostih dokumentov, integracija z intranetom in internetom ter drugimi aplikacijami in orodji,

sprotnega popravljanja dokumentov skozi celoten življenjski ciklus),

arhiviranja, ponovne uporabe in zaščite.



Elektronsko poslovanje med podjetji. Gre za povezavo med podjetij s ciljem olajšanja dela z dokumentacijo in ustvarjanje »enoumnih« podatkov.

Spremljane zaposlenih z video nadzorom. V tem primeru delodajalec spremlja zaposlene, če delajo. Čeprav taki sistemi neposredno ne morejo odkriti, če delavec tudi resnično dela in kaj dela, predstavljajo velik poseg v človekovo zasebnost. Nekatere bolnice se celo poslužujejo teh metod za snemanje operacij (t. i. črne skrinice). Zajemajo tako video, kot avdio. Na ta način lahko rekonstruirajo potek dogodkov, v kolikor bi se med samim operativnim posegom kaj zgodilo.

Pristopna kontrola. Uporablja se za spremljanje prihodov in odhodov zaposlenih. Povezava z ostalimi sistemi (npr. za obračun plač) omogoča administrativen nadzor prisotnosti ne pa dejanskega spremljanja dela zaposlenih.

Orodja za podporo skupinskemu delu (angl. Groupware):

omogočajo komunikacijo in pošiljanje sporočil z uporabo elektronske pošte, klepetalnic, videokonferenčnih sistemov;

omogočajo objavljanje skupnih dokumentov, dostopanje do njih, vodenje evidence o spremembah, popravkih, novih različicah, itd.;

običajno vključujejo tudi možnosti uporabe koledarja, rokovnika posameznika in skupine.





10.3 Prednosti elektronskega načrtovanja časa


Dodeljevanje stikov, terminov nalog, oseb itd. ustreznim projektom in posameznikom in obratno. Sistem nam omogča, da lahko avtomatično, po v naprej določenih kriterijih, kreiramo skupine, ki bodo delale na nalogi, izvajamo naloge, ipd.

Dosledno spremljanje ciljev in kontrola rokov. Sistem spremlja, v kakšni fazi je naloga na kritični poti in nas opozarja na odstopanja.

Preverjanje novih terminov z obstoječim načrtovanjem glede na (morebitno) podvajanje za preprečevanje dvojnih vnosov, ki bi povzročali zmedo in preveliko obremenitev le določenih sodelavcev.

Avtomatičen prenos pomembnih, neopravljenih nalog na naslednji dan in določanje in trajanje prioritete. Če določena naloga ni opravljena v predvidenem roku, se le-ta avtomatično prenese na naslednji dan in nas opozarja o tem, da ni bila zaključena.

Programska oprema osebnega organizatorja se kaže posebej pomembna v kombinaciji načrtovanja časa z osebnim projektnim menedžmentom. Vse podatke lahko povežemo glede na naloge osebe in termine. Z uporabo mreže se izboljša komunikacija, v timu pa tudi hitreje dobimo in izmenjamo informacije.

Obstajajo tudi določene slabosti, ki se kažejo predvsem v tem, da posegamo v intimo posameznika. Vprašljivo je varstvo osebnih podatkov. Slabost je tudi, da obstaja možnost zlorab.

Tako kot bo stalno aktualno obvadovanje delovnega časa, tako bomo priča tudi stalnim spremembam na področju obvadovanje le-tega. Pojavljali se bodo novi in novi pripomočki, rojevala jih bo tehnologija, ki nam danes sploh še ni poznana. Verjetno bomo v prihodnosti priča »Uberizaciji« tega področja. Zakaj bi namreč šli v investicijo, če lahko preprosto najameš tehnologijo tisti trenutek, ko jo potrebuješ. Nekaj je zagotovo: »Nikakor nam ne bo dolčas, če bomo le pripravljeni stopiti bližje novim tehnologijam.«





»Čas življenja je odvisen od stvari, ni odvisen od mene. Od mene je odvisno, ali živim ves čas, ki mi je bil namenjen.«

Seneka





11 KAJ LAHKO SAMI NAREDITE ZA IZBOLJŠANJE VAŠE IZRABE ČASA


Sedaj ko vemo kaj počnemo narobe, kaj nam ustvarja stres in kako bi lahko se tega izziva lotili je potrebno še spoznati tehnike, ki nam bodo pomagale da bomo še uspešnejši. Tehnike, ki pomagajo pri razvijanju podzavestnih vzorcev organiziranja časa, so: pozitivno pogovarjanje s samim seboj oz. pozitivne trditve, vizualizacija, igranje vlog, predstava, da boste čez eno leto predavali o organizaciji časa in vodenje s primerom.

Tracy predlaga naslednjih sedem načinov, ki pomagajo razviti navado organiziranja časa:

1 Vaša samopodoba določa vaše delovanje – vidite se takšne, kot želite biti. Če želite biti dobri v obvadovanju časa se morate najprej sami prepoznati v tem.

2 Nov vzorec vedenja zahteva 21 dni ponavljanja in vaje, da ga podzavest sprejme. To pomeni, da morate biti vztrajni. Toda tudi če vam bo uspel 21 dnevni podvig še ne pomeni da ste prišli do cilja. Vedno se boste morali vračati na začetek in vedno znova izboljševati vaša vedenja.

3 Obljubite si, da boste postali odlični v organiziranju svojega časa. Vi ste tisti, ki ste se odločili, da boste odlični v tej veščini.

4 Najprej začnite delati na tistem področju, na katerem vas slaba organizacija časa najbolj ovira, da bi bili uspešni in ne poskušajte spremeniti vsega naenkrat. Upoštevajte načelo omejujočega dejavnika. Vedno nas namreč nekaj ovira, da bi hitreje izboljševali sebe. Prepoznajte kaj je to in potem bo šlo vse hitreje.

5 Bodite dosledni in vztrajajte pri svoji odločitvi, da boste odlični pri upravljanju s časom – ne pustite, da vas zanese na staro pot neorganiziranosti.

6 Učite se na napakah – analizirajte razloge za slabo organiziranje časa, poglejte, kje najslabše organizirate svoj čas in se vprašajte, zakaj se vam to dogaja in katere so ovire, ki vam onemogočajo bolje izrabiti svoj čas.

7 Popolnoma verjemite, da lahko in boste postali odlični pri organiziranju svojega časa. Če boste to dovolj dolgo verjeli, boste takšni tudi postali.





11.1 Spremljanje dela


V kolikor ste se odločili, da organizirate sebe in svoje sodelavce, je zaželeno, da en mesec vsak dan beležite svoje aktivnosti (gl. preglednica 19). Pri tem je zaželeno, da si pripravite šifrant, kako jih boste klasificirali. Tako si olajšate pregled nad združevanjem nalog.

Predlagamo naslednjo grobo delitev aktivnosti:

Telefonska komunikacija vam bo pomagala razjasniti, koliko klicev imate neposredno v pisarno in koliko klicem morete odgovoriti tudi, ko niste v pisarni (klici na mobilni telefon – GSM):

fiksni telefon;

GSM.



Korespondenca:

pregled e-pošte;

odgovarjanje na e-pošto;

pregled klasične pošte;

odgovarjanje na klasično pošto.



Sestanki:

individualni sestanki;

sestanki od 2 do 5 udeležencev;

sestanki od 6 do 10 udeležencev;

sestanki z 11 ali več udeležencev.



Ustvarjalno delo:

priprava na sestanek;

priprava letnih potočil;

razvojno delo (projekti).



Reševanje kriz:

kratke krize;

dalj trajajoče krize.



Tekoče naloge iz opisa del in nalog delovnega mesta:

(opišejo naj se vse naloge, ki so v opisnem listu, vsaka naj bo napisana ločeno).



Ko izvedete popis, ocenite še ostale aktivnosti, ki jih izvajate manj pogosto (npr. plani, letna poročila itd.).

Vse aktivnosti združite in ocenite, koliko časa ste porabili za kakšno aktivnost. Zabeležite ozka grla in predlagajte, kako bi lahko za ozka grla odpravili.

Popis je lahko osnova za optimiziranje procesa poslovanja ali zmanjševanje stresnih situacij.



Preglednica 19: Spremljanje dela





11.2 Spremljanje napredka


Šest tednov po tem, ko ste začeli z načrtovanjem svojega časa, izpolnite naslednji test iz preglednice 20 (test 7) Spremljanje napredka, ki vam bo pomagal, da boste ugotovili, na katerih področjih ste pri načrtovanju že uspešni in katerim morate posvetiti več pozornosti.

Prosimo Vas, da s pomočjo navedene lestvice izrazite svoje strinjanje oz. nestrinjanje s posameznimi trditvami. Pri tem imejte v mislih izključno, kako sedaj obvladujete svoj razpoložljivi čas.

V vsaki vrstici s pomočjo Liketrove lestvice od 1 (Sploh se ne strinjam) do 5 (Popolnoma se strinjam) označite enega od možnih odgovorov tako, da obkrožite ustrezno številko.



Preglednica 20: Spremljanje napredka



Seštejte skupno število točk: _____________

Rezultate si lahko ogledate v prilogi 2.





11.3 Načrt ukrepov


Na podlagi ugotovitev iz prejšnje ankete si pripravite načrt ukrepov (gl. preglednica 21), kako boste obvladovali posamezna področja v prihodnosti.

Preglednica 21: Načrt ukrepov



Vir: Lasten





»Preteklost nam ne pripada več, kdo ve, ali prihodnost bo; edina pretanjena rezina časa, ki nam je dana in ki jo moramo napolniti z zasluženimi dejanji, je sedanji trenutek.«

Wilhelm Muhs





12 KAZALNIKI OBVADOVANJA ČASA


Tako vsak posameznik, kot podjetje si mora nastaviti določene kazalnike na podlagi katerih bo spremljalo svojo učinkovitost. In prav ta tematika je namenjena temu poglavju.

Vsako podjetje ima natančno evidenco svojih finančnih sredstvev (Syed idr., 2010). Računovodski izkazi pa le redko navajajo enega od najpomembnejših in nenadomestljivih sredstev – potreben čas. Če je čas denar, potem ga je treba obravnavati kot dragoceni neobnovljiv vir. Čas je treba enako intenzivno spremljati, saj se pojavlja z drugimi sredstvi. Tem trendom moramo slediti tudi v Sloveniji. Optimalno razporejanja glede na potrebe delovnega procesa.

Za zmanjšanje stroška dela je zelo pomembno tudi razporejanje zaposlenih, zato je pomembno, da se postavi standarde produktivnosti. Le-ti bodo zaposlene in vodje usmerjali k temu, da se obnašajo optimalno, saj jih sicer ne bodo dosegli. Da pa bi lahko optimalno razporejali zaposlene, je potrebno popisati aktivnosti na čim manjše časovne enote. Planirati je potrebno aktivnosti na izmeno, dan, teden, mesec. Iz tega kasneje izhaja potrebno število zaposlenih na prej navedene enote. Ko imamo popisan plan potreb, ga je potrebno spraviti v urnik in seznaniti zaposlene. Pri planu je potrebno upoštevati morebitne kritične točke in postaviti minimalen standard potrebnega števila zaposlenih. Zaradi absentizma, zunanjih faktorjev (vreme, posebnih dogodkov, sezone ipd.) je vsekakor mogoče, da bomo imeli preveč ali premalo zaposlenih. Potrebno bo tudi spretno krmariti med kvaliteto in kvantiteto zaposlenih, saj vsi zaposleni nimajo enakih kompetenc.

Za spretno krmarjenje med potrebami delovnega procesa imamo nekaj (v okviru zakonsko dovoljenih) možnosti:

v primeru dodatnih potreb pokličemo zaposlene, da se vključijo v delovni proces;

v primeru prevelikega števila zaposlenih, jih predčasno pošljemo domov;

imamo zaposlene, ki jih občasno vključimo v delovni proces;

imamo deljeni delovni čas, ko imamo predvidene potrebe;

jih pošljemo na dodaten odmor;

jim skrajšamo odmore;

jim podaljšamo delovni proces (nadurno delo).



Vsaka izmed prej naštetih rešitev ima svoje pozitivne, kot tudi negativne posledice. Zato je pomembno, da jih z zaposlenimi dogovorimo v naprej. Prav tako moramo upoštevati delovnopravno zakonodajo. Vse to je kasneje odvisno, kako se bo odražalo v kazalnikih uspešnosti povezanih z delovnim časom. V preglednici 22 prikazujemo nekaj primerov kazalnikov za spremljanje povezanih z delovnim časom. Vsak posameznik oz. podjetje pa si lahko postavi še dodatne.

Preglednica 22: Kazalniki učinkovitosti povezani z delovnim časom



Vir: Lasten

Vsako podjetje si mora postaviti kazalnike, ki izhajajo iz dejavnosti in posebnosti ter kulture podjetja. S tem ko smo predstavili kazalnike, smo prišli do zaključka poglavja o obvadovanju časa. S tem smo zaokrožili celotno vsebino. Od stanja, ki ga imamo do indikatorjev, ki jim bomo sledili, da bomo pri obvadovanju časa učinkovitejši. Le tako bomo vedeli, kje smo in kam želimo priti.





»Vedno je pravi čas, da storimo to, kar je prav.«

Martin Luther King





13 ZAKLJUČEK


Dosledno obvladovanje časa na podlagi prikazanih načel v prejšnjih poglavjih in zbranih v slikovnem prikazu (gl. slika 15) ne vpliva samo na občutno izboljšanje vašega pregleda, načrtovanja in kontrole, ampak dodatno prispeva k odpravljanju hektike in stresa – in s tem k pozitivnemu, optimističnemu življenjskemu občutju (Seiwert, 1997, 100).

Slika 15: Najvažnejša načela obvladovanja časa



Vir: Seiwert, 1997, 100

Ponovno si bomo izposodili misel P. Druckerja, ki pravi, da morate ugotoviti, kje ste res dobri in potem ravnajte tako, da boste delovali tam, kjer vaše prednosti lahko prenesete v dobre rezultate. Vrhunski strokovnjak namreč lahko postanete, če delate na področju, kjer imate prednosti in te prednosti razvijate.

Seveda vsi nismo sistematični in nekateri smo radi spontani. Zato je morda smiselno, da se testiramo in se z določenimi metodami ne obremenjujemo oz. se z njimi ukvarjamo le do te mere, kolikor nam lahko pomagajo izkoristiti naše potenciale. Test najdete v knjigi Hiti počasi (Seiwert in McGee-Cooper, 2009, 38). Z njim boste izmerili ali ste nagnjeni k sistematiki in lahko delate samo eno nalogo naenkrat oz. ste spontani ter lahko izvajate več nalog hkrati.

Za levo možgansko funkcijo je značilna logika, usmerjenost h konkretnemu, matematiki, znanosti, z jasno uporabo jezika. Vsa dojemanja temeljijo na resničnosti. Tipični predstavniki so odvetniki, računovodje, inženirji, knjižničarji, programerji, uradniki, bankirji ipd.

Za desno možgansko funkcijo je značilno je značilno, da imajo domišljijo, uporabljajo podobe, simbole. So odprti za prostorsko dojemanje, fantazije ipd. Tipični predstavniki so podjetniki, športniki, prodajniki, glasbeniki, obrtniki, ipd.

Če ugotovite, da ste človek, ki je najverjetneje nagnjen k temu, da ne želite in niti ne zmorete biti dolgo časa sistematičen imate dve možnosti. (1) Dobite tako delo, kjer bodo prišli vaši potenciali najbolj do izraza. (2) Najdite nekoga v timu, ki bo delo, ki vam ne odgovarja opravljal namesto vas oz. vam bo vsaj pomagal za lažje premagovanje vsakodnevnih izzivov. Skratka, delegirajte naloge, ne pozabite pa postopoma osvajati veščin za obvladovanje časa.

Delo je zelo pomembna sestavina posamenikovega življenja in srečni smo lahko, da ga opravljamo (zdravje, zmožnost, priložnost, potreba itd.). Potrebno ga je umestiti v čas, ki nam je na voljo in ga vzporedno peljati s prostočasnimi aktivnostmi, katere so zelo pomemben element življenja vsakogar ter ga koristno izrabiti. Če ga ne, se lahko soočimo s psihičnimi težavami, katere povzročajo stres – bolezen sodobne in razvite globalizacijske družbe. Zato, kadar je le mogoče, je treba odpraviti nastale težav, ki povzročajo stres, tako da se npr. pogovorimo s partnerjem (prijateljem), ali pogumno odklonimo dodatne obveznosti. Naučimo se uporabiti besedo NE. Predvsem pa je pomembno, da težave rešujemo sproti. Tudi glede krotitve stresa je zelo pomembna redna, zmerna telesna dejavnost – dokazano je, da ljudje z dobro telesno zmogljivostjo, ki jo značilno oblikuje tudi zdrava prehrana, lažje premagujejo stres. Naučiti se je treba vzeti si čas za sprostitev, čas za tisto, kar nas zares veseli in povezuje s seboj in življenjem – za dobro knjigo, dišečo zeliščno kopel, masažo, sprehod v naravi, vrtnarjenje itd. Sprostitvene tehnike lahko odločilno pomagajo k vrnitvi na pot harmonije telesa in duha. Uživajte življenje in mu namenite več, kot ste mu doslej. Verjemite, vračalo se vam bo z veliko mero osebnega zadovoljstva, sreče in miru.

Knjigo nisva napisala z namenom, da bi dajala recepte. Želela sva predvsem, da bi bralci v njej sami prepoznali, kaj jim najbolj koristi in katere metode bodo uporabili pri vsakodnevnem delu. Dan je dolg 24 ur. Tako kot pri maratonu ni pomeben samo prvi kilometer. Tudi pri obvadovanju časa je pomembno, da ga obvadujemo kot celoto. Skratka, da vemo, kako se prebiti skozi vsakodnevno delo in ne pozabimo oprosti čas, ki je še kako pomemben del vsakdana vsakega posameznika.





14 LITERATURA IN VIRI


14.1 Literatura


Atkinson, L. P. E. (1990). Achieving results through time management. London: Pitman.

Babšek, B. (2009). Osnove psihologije. Skrivnosti sveta v nas. Celje: Celjska Mohorjeva družba: Društvo Mohorjeva družba.

Cajnko Javornik, V. (2005). O daljšem delovnem času v rokavicah. Ljubljana: Revija Manager, št. 5.

Chevalier, J. in Gheerbrant, A. (1994). Slovar simbolov. Ljubljana: Mladinska knjiga.

Cooke, A. (1994). The economics of leisure and sport. Longon, New York: Routeledge.

Cooper, C. I. in Smith, M. J. (1985) Job stress and blue collar work, New York: John Wiley.

Covey, S. R. (1998). 7 navad zelo uspešnih ljudi. Ljubljana: Mladinska knjiga.

Covey, S. R., Merrill, A. Roger, Merrill, Rebecca R. (1994). First things firs: to live, to love, to learn, to leave a legacy. New York [etc.]: Simon & Schuster.

Covey, S. R., Merrill, A. Roger, Merrill, Rebecca R. (1997). Najprej najbolj pomembno. Ljubljana: Mladinska knjiga.

Derganc, S. (2004). Prosti čas mladih. Ljubljana: Mladinska knjiga.

Dernovšek, M. Z., Gorenc, M. in Jeriček, H. (2006). Ko te strese stres: Kako prepoznati in zdraviti stresne, anksiozne in depresivne motnje. Ljubljana: Inštitut za varovanje zdravja Republike Slovenije; 2006.

Engstrom, L-M. (1979). Psihical activity during leisure time: a strategy for researche. Scandinavian Journoal of Sporst Science. 11: 32–39.

Field, L. (2001). 60 poti do boljše življenja. Ljubljana: Mladinska knjiga.

Green, E., Hebron, S. in Woodward, D. (1990). Women's Leisure, What Leisure? London: Macmillan.

Gril, A. idr. (2003). Prosti čas mladih v Ljubljani: psihosocialna analiza potreb in možnosti za njihovo uresničevanje. Dostopno na http://www.pei.si/UserFilesUpload/file/raziskovalna_ dejavnost/NACI.

ONALNIPROJEKTI/2004/Koncno_porocilo_MOL03%281%29.pdf

Gril, A. (2006). Prosti čas mladih v Ljubljani. Ljubljana: Pedagoški inštitut.

Gyllensten, K. in Palmer, S. (2005). The Relationship between coaching and workplace stress: A correlational study. London: City University.

Ihan, A. & Simonič Vidrih, M. (2005). Stres na delovnem mestu in spoprijemanje z njim: Kaj lahko naredim, da živim v sožitju s stresom? Ljubljana: ARX.

Kaltnekar, Z. (1994). Organizacija delovnih procesov. Kranj: Moderna organizacija.

Kendall, E. in Muenchberger, H. (2009). 'Stress at Work: Using a process model to assist employers to understand the trajectory', Work, let. 2009, št. 32 (1), 19–25.

Kuhar, M. (2007). Prosti čas mladih 21. stoletja. Socialna pedagogika. 11 (4). 453–472.

Lakein, A. (1998). Kako obvladati čas. Kranj: Ganeš.

Lawson, T. (2004). Sociologija: shematski pregledi. Ljubljana: Tehniška založba Slovenije.

Loher, J. in Schwartz, T. (2006). Energija uspeha: polna angažiranost za ravnovesje v poslovnem in zasebnem življenju. (1.izd., 1.natis). Ljubljana: Mladinska knjiga Založba.

Mackenzie, A. R. (1990). New time management methods. Chicago: The Dartnell Corporation.

Mackenzie, A. (1998). Časovna past: klasična knjiga o upravljanju časa. Ljubljana: Gospodarski vestnik.

Malačič, J. (2005a). Podaljš(ev)anje delovnega časa. Ljubljana: Finance. 8–9.

Mancini, M. (1994). Time management. Boston: OneIrwin/Mirror Press Business.

Maslach, C. in Leiter M. P. (2002). Resnica o izgorevanju na delovnem mestu, Ljubljana, Educy.

Powell, T. (1999). Kako premagamo stres? Ljubljana, Založba Mladinska knjiga.

Shapiro, S. (2002). Uspeti s poslušanjem: Kako obvladati najpomembnejšo veščino mrežnega trženja? Ljubljana: Tuma.

Sestanki, ti vražji sestanki. (1990). I. del: Organizacija in vodenje sestankov. Ljubljana: Videocenter.

Sestanki, ti vražji sestanki. (1990). II. del: Obvladovanje udeležencev. Ljubljana: Videocenter. Spielberg, C (1985). Stres in tesnoba. Murska Sobota: Pomurska založba.

Splošne raziskave gospodinjstev. (1990). General Hausebold Surwey, HSMO, London, 159.

Starc, R. (2008). Bolezni zaradi stresa I: Od utrujenosti, pešanja spomina, razpoloženjskih motenj, glavobola, nespečnosti, razjede dvanajsternika in astme do rakavih obolenj. Ljubljana: Sirius AP.

Svetlik, I. in Dorotea. V. (2002). Skrajševanje delovnega časa. V Politika zaposlovanja, ur. Ivan Svetlik, Jože Glazer, Alenka Kajzer in Martina Trbanc, 118–143. Ljubljana: Fakulteta za družbene vede.

Syed Umar Farooq, Roeen Rehmani, Sajjad Ahmad Afridi. (2010). Enhancing Productivity & Efficiency with Time Management. European Journal of Scientific Research. 43(2): 252–255.

Šarotar Žižek, S. (2008). Učinki upravljanja časa – upravljanje samega sebe v odnosu do časa. Maribor: Društvo ekonomistov. Naše gospdoarstvo, letnik 54, št. 5–6.

Treven, S. (2005). Premagovanje stresa. Ljubljana: GV založba.

Tušak, M. in Masten, R. (2008). Stres in zdravje (Znanstvena monografija). Ljubljana: Fakulteta za šport, Inštitut za kineziologijo.

Ule, M. (2008). Za vedno mladi? Socialna psihologija odraščanja. Ljubljana: Fakulteta za družbene vede.

UMAR. Urad za makroekonomski socialni razvoj. (2006). Ljubljana: Socialni razgledi.

Whetten, D. A. in K. S. Cameron (2005). Developing management skills. New Jersey: Pearson Education.





14.2 Viri


Arnšek, T. Kakovost življenja na delovnem mestu. Dostopno na: http://www.id.gov.si/fileadmin/id.gov.si/pageuploads/Varnost_in_zdravje_pri_delu/KONFERENCE/9_Konferenca/ARNSEKKakovost_zivljenja_na_delovnem_mestu.pdf.

Barnes, C. M. (2015). The ideal work schedule, as determined by circadian rhythms. Harvard business review. Dostopno na: https://hbr.org/2015/01/the-ideal-work-schedule-as-determined-by-circadian-rhythms.

Černigoj Sadar, N. (2002) 'Stres na delovnem mestu', Teorija in praksa [online], let. 39, 1/2002, 81–102. Dostopno na: http://dk.fdv.uni-lj.si/tip/tip20021CernigojSadar. PDF.

Eurofound. 2015. Dostopno na: http://www.eurofound.europa.eu/ (10. oktober 2015).

Hrovatin, B. (2010). Stres. Dostopno na: http://fidimed.si/strokovni_clanki/pocutje/19/stres/ (4. 7. 2016).

Moški svetovni rekord v teku na 100 m. Dostopno na: https://sl.wikipedia.org/wiki/Mo %C5 %A1ki_svetovni_rekord_v_teku_na_100_m.

Moški svetovni rekord v maratonu. Dostopno na: https://sl.wikipedia.org/wiki/Mo %C5 %A1ki_svetovni_rekord_v_maratonu.

Ministrstvo za delo, družinoin socialne zadeve. Inšpektorat Republike Slovenije za delo. (2006). Razporejanje delovnega časa.

Dostopno na: http://www.id.gov.si/si/pogosta_vprasanja_in_odgovori/delovna_razmerja/14_ delovni_cas/razporejanje_delovnega_casa/a.

Personal life coach. Dostopno na: http://www.transitionslifecoaching.co.uk.

Pet nasvetov za boljše življenje. Dostopno na: http://www.zdravstvena.info/preventiva/pet-nasvetov-za-boljse-zivljenje.html.

Peterson, C. (2014). 5 Ways to Really Get Away From Work During the Holidays. Dostopno na: https://www.entrepreneur.com/article/241153 (14. 6. 2016).

Pokovec, A. (2005). Tehnike reševanja problemov. Videocenter d. o. o.

Prisluhni si: o duhovnosti. Dostopno na: http://www.prisluhni.si/O-duhovnosti/Vse-strani/Vse-strani.html

Ravnovesje med poklicnim in zasebnim življenjem. Dostopno na: https://sl.wikipedia.org/wiki/Ravnovesje_med_poklicnim_in_zasebnim_%C5%BEivljenjem.

Rothschild, D. Increased Efficiency through Effective Time Management. Dostopno na: http://www.siordata.com/publications/Rothschild.pdf.

Usklajevanje družinskega in poklicnega življenja. Dostopno na: http://www.arhiv.uem.gov.si/si/delovna_podrocja/usklajevanje_druzinskega_in_poklicnega_zivljenja/.

Usklajevanje poslovnega z družinskim življenjem. Dostopno na: http://www.poslovni-bazar.si/?mod=articles&article=591.

Vsi zaposleni, vsi odtujeni: skrite pasti dobronamernih idej. Dostopno na: http://tribuna.si/vsi-zaposleni-vsi-odtujeni-skrite-pasti-dobronamernih-idej/.

Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1). Ur. l. RS, št. 31/2013.

Wheel of Life. Dostopno na: http://www.new-oceans.co.uk/new/wheel2.htm.





14.3 Video programi


Lynn, J., Marshall, A., Renwick, D. in Crichton, C., Cleese, J., Bolam, J., Tietjen, T. (1990). The unorganized manager [Videoposnetek].

Neorganizirani vodja 1,2,3,4. Ljubljana: Videocenter. London: Video Arts.

Neorganizirani vodja 1,2,3,4. (1990). Ljubljana: Video center, London: Video Arts.

Nestrukturirani prosti čas. (2016). Polnočni klub. Dostopno na: http://4d.rtvslo.si/arhiv/

polnocni-klub/174416728.

Sestanki, ti vražji sestanki [Videoposnetek]: I. del: London, Ljubljana: Video Arts: Video center.

Sestanki, ti vražji sestanki [Videoposnetek]: II. del: London, Ljubljana: Video Arts: Video center.

Tietjen, T. (1991). Papirji, papirji, papirji [Videoposnetek]: sprejemanje, razvrščanje in arhiviranje dokumentov. Ljubljana: Video center, London: Video Arts.





14.4 Avdio programi


Covey, S. R. (1997). The 7 habits of highly effective people [Zvočni posnetek]: thought by the author. Provo, UT: Covey Leadership Center, cop.

Tracy, B. (2005). Gospodar svojega časa [Zvočni posnetek]: podvojite svojo učinkovitost in pridobite dve uri časa na dan. Ljubljana: Akademija Panta Rei, Uspeh.

Tracy, B. (2005). Vodenje v mezincu: najpomembnejše ideje, strategije in tehnike učinkovitega vodenja [Dva medija]. Ljubljana: Akademija Panta Rei.

Sketelj, J. Vpliv in pomen zdravega in škodljivega stresa. Dostopno na: http://4d.rtvslo.si/arhiv/frekvenca-x/106315482.





15 PRILOGE


Priloga 1: Test – Čas in prosti čas


1 Zanima nas, ali imate dovolj prostega časa! Imam:

Premalo časa.

Dovolj časa.

Preveč prostega časa.

Drugo:



Dno obrazca

2 Prosim, da nam odgovorite, ali delate preko Študentskega servisa ali katere druge oblike dela v prostem času!

Občasno delam.

Ne delam.

Delam.



Dno obrazca

3 Ali se izobražujete v kateri izmed navedenih oblik?

Formalno.

Neformalno.

Se ne izobražujem.

Drugo: ______________________________



Dno obrazca

4 Prosim, če obkrožite dejavnosti, s katerimi se ukvarjate v prostem času!

(Rangirajte od 1–9!)

Dno obrazca

Kino, gledališče, koncert, muzej, galerija.

Branje knjig.

Praznovanje rojstnodnevnih zabav in ostale zabave.

Nimam hobija.

Obisk verskih in duhovnih srečanj.

Športne prireditve.

Obisk sorodnikov.



Vrh obrazca

Dno obrazca

5 Ali sta član kakšnega športnega društva ali kluba?

Sem aktiven član/članica.

Nisem član/članica.

Drugo: _____________________________



Dno obrazca

6 Zanima nas, kako pogosto se ukvarjate s športom! Označite pogostost, ki vam najbolj ustreza!

Vsak dan.

Enkrat tedensko.

Enkrat mesečno.

Nekajkrat letno.

Nikoli.



7 Kako pogosto se družite s prijatelji in znanci?

Vsak dan.

Enkrat tedensko.

Enkrat mesečno.

Nekajkrat letno.





Priloga 2: Rezultati testov


Test 1: Vaša izraba časa

Nižji kot je vaš rezultat, boljši ste.

0–40 točk

V kolikor je vaš rezultat nižji od 40 in ste na vsa vprašanja odgovorili pošteno, svoj čas izrabljate »idealno«.



41–80 točk

Solidno obvladujete čas.



nad 81 točk

Vsekakor je v primeru, da je vaš rezultat višji kot 81, je vaša izraba časa alarmantna. Resnično začnite postopoma odpravljati tista področja, kjer ste ocenili trditve s 5 ali 4. Ko boste težave, ki izhajajo iz teh odgovorov odpravili, se lotite še tistih, ki ste jih označili s 3.





Test 2: Nagnjenost k opravljanju nujnih nalog

Nižji kot je vaš rezultat, boljši ste.

0–40 točk

Pomeni, da niste preveč nagnjeni k nujnosti in znate svoje zadolžitve ustrezno razporediti. Verjetno vas sodelavci ocenjujejo kot preračunljive. Ampak nič se ne sekirajte, le pogumno naprej.



41–80 točk

Bolj kot ste bližje številu 80, bolj ste nagnjeni k nujnosti, vendar lahko svoje obnašanje hitro prilagodite, če se osredotočite na tiste trditve, ki ste jih obkrožili s 5 ali 4.



nad 81 točk

Pomeni, da ste zelo močno nagnjeni k nujnosti in da boste morali resno delati na postavljanju prioritet in zmanjševanju gašenja požarov. Vsekakor tudi za vas velja, da morate delati na odpravi tistih dejavnosti, ki ste jih obkrožili s 5 ali 4.





Test 3: Tatovi časa

Nižji kot je vaš rezultat, boljši ste.

0–40 točk

Čestitamo, če ste sami do sebi pošteno odgovorili! Predstavljate vzgled vsakemu, ki bi rad izvedel, kako je potrebno ravnati s časom. Svoje tatove časa v celoti obvladate, zato delite svoje izkušnje s sodelavci.



41–80 točk

Veste, kateri so ključni kradljivci časa, vendar imate še rezervo, zato začnite postopoma enega po enega odpravljati iz svojega poslovnega življenja.



nad 81 točk

Ne planirate si časa in dopuščate, da vas drugi vodijo – živite torej brez plana. Tako ne morete pravilno voditi niti sebe niti drugih. Začnite sistematično izboljševati svojo izrabo časa, če želite biti bolj organizirani in tako doseči več ciljev.





Test 4: Ocena vedenjskega vzorca

Seštejte točke in vsoto pomnožite z dve.

TIP B

0–39 točk

Le redkokdaj izgubite potrpljenje in postanete zlovoljni, pa še to precej rahlo. Komajda bi lahko trdili, da si ustvarjate omembe vreden stres in vaše zdravje zaradi njega ni bistveno ogroženo.



NEIZRAZIT

TIP A

40–59 točk

Dokaj pogosto izgubite potrpljenje in ste kar opazno zlovoljni. Ustvarjate si nepotreben stres, ki lahko ogroža vaše zdravje.



ZMEREN TIP A

60–79 točk

Pogosto izgubljate potrpljenje in postanete zelo slabe volje. Ustvarjate si preveč stresa, ki vam že začenja škodovati.



IZRAZIT TIP A

80–90 točk

Ponavadi ste izredno nepotrpežljivi in nadvse slabe volje. Veliko preveč stresa si ustvarjate in ta lahko začne resno ogrožati vaše zdravje.





Test 5: Stres

Če ste označili manj kot 10 trditev

... potem najverjetneje stres trenutno ne obvladuje vašega življenja. Kljub temu je pomembno, da gradite svojo odpornost proti stresu in se pripravite za tisti čas, ko boste v stresu.



Če ste označili med 11 in 15 trditev

... se najverjetneje trenutno v življenju zelo ženete in bi potrebovali nekatere strategije za obvladovanje stresa, zato da zaščitite svoje zdravje in izboljšate kakovost svojega življenja.



Če ste označili več kot 15 trditev

... in še posebno, če ste označili trditve 3, 8, 9, 10, 18, 19 ali 20, bi nujno potrebovali strategije za obvladovanje stresnih dogodkov v vašem življenju. Vaš življenjski slog najverjetneje negativno vpliva na vaše zdravje, zato bi morali narediti nekatere dolgotrajne in zdrave spremembe v svojem življenju. Nekateri ljudje imajo zelo visok prag za bolečino, kar pomeni, da jih skoraj nič ne boli. Podobno je pri nekaterih ljudeh s stresom – kot da ga ne bi čutili. Začutijo morda le, da jim srce bije malo hitreje. Takim ljudem se rado zgodi, da spregledajo simptome stresa in se jih začnejo zavedati šele, ko nastopijo posledice dolgotrajnega bremenilnega stresa.



Vir: Inštitut za varovanje zdravja RS, Ko te strese stres: Kako prepoznati in zdraviti

stresne, anksiozne in depresivne motnje, Ljubljana 2006.

Test 6: Kako obvladujete stres na delovnem mestu?



0–25 točk:

Stres na delovnem mestu dobro obvladujete.



26–40 točk:

Trpite za stresom na delovnem mestu. Skušajte se naučiti obvladovanja stresa.



41–55 točk:

Naučite se tehnik obvladovanja stresa, da se boste izognili t. i. izgorelosti (sindrom »burn out«).



56–80 točk:

Ste že v fazi izgorevanja, zato se morate resno lotiti metod sproščanja in obvadovanja stresa





Vir: http://vizita.si/clanek/dusevnost/test-koliko-stresa-vam-povzroca-sluzba.html





Test 7: Spremljanje napredka

Višji, ko je vaš skupni seštevek, boljši ste.

Posebno pozornost posvetite stvarem, ki ste jih ocenili s 1 ali 2. Dajte jih na prioritetno listo za izboljšanje. Podrobno jih razčlenite. Predstavljajo izziv za vaš prihodnji razvoj. Naenkrat ne zapisujte več kot treh področij. Šele ko boste ta področja izboljšali, vpišite nove in se ponovno testirajte ter izberite naslednja, ki bodo predmet izboljšanja.

Test lahko ponovite čez nekaj tednov, da ponovno preverite svoj napredek na posameznih področjih.





Izr. prof. dr. Andrej Raspor in doc. dr. Bojan Macuh / Dan je dolg 24 ur Kako se prebiti skozi vsakodnevno delo in prosti čas





Avtorica: Andrej Raspor, Bojan Macuh

Recenzenta: mag. Igor Pavlin, izd. prof. dr. Goran Vuković

Uredil: Založba BoMa



Jezikovni pregled: Založba BoMa



Oblikovanje naslovnice: Založba BoMa



Zasnova e-knjige: JB



Oblikovanje in priprava e-knjige: JB

Zbirka: Strokovna monografija



Kraj: Murska Sobota





Tiskana verzija je izšla v letu 2021

Elektronska izdaja, leto izida: 2021

Dosegljivost:Biblos.si





Kataložni zapis o publikaciji (CIP) pripravili v Narodni in univerzitetni knjižnici v Ljubljani

COBISS.SI-ID=62228227

ISBN 978-961-94472-2-2 (epub)