M 29ORGANIZACIJA ZNANJA 2009, LETN. 14, ZV. 1–2 Predstavitev Rešitve za upravljanje poslovanja v podjetjih s pomočjo IT je potekala 3. februarja 2009 v prostorih konferenčne dvorane logističnega centra BTC v Ljubljani [1], organiziral pa jo je konzorcij podjetij Liko Pris [2] in ADD [3]. Začela se je s 45 minutno zamudo zaradi obilice sneženja v Ljubljani, ki je skoraj ohromilo promet in onemogočilo večini udeležencev, da bi se predstavitve pravočasno udeležili. Uvodni pozdrav je imel Beno Žigon iz podjetja ADD. Povedal je, da bodo v prispevkih predstavljene rešitve, kako izboljšati sodelovanje med zaposlenimi v okviru de- lovnih nalog, kako učinkovito digitalizirati papirne doku- mente, kako vzpostaviti elektronski arhiv in ga učinkovito obvladovati, kako obvladovati delovne tokove, povezane s papirno tehnologijo, katere tehnologije potrebujemo za to in kako jih izbiramo, na praktičnih primerih pa bosta prikazana delovni proces likvidacije faktur v elektronski obliki ter podpora pri obvladovanju naročniških pogodb v podjetju Tuš Telekom [4]. Prvo predstavitev z naslovom S sodelovanjem do večje produktivnosti je imel Martin Pregel iz podjetja Mi- crosoft [5]. Povedal je, da je skupinsko delo eden izmed temeljev dobrega poslovanja podjetja in eno izmed po- dročij, na katero vedno bolj prodira IT. Microsoft je za ta namen izdelal SharePoint, ki ni le orodje za skupinsko delo, temveč tudi razširljiva platforma, ki podpira po- slovanje celotnega podjetja. Demonstriral je integracijo orodja SharePoint in programsko opremo MS Office 2007, kjer je preko portala podjetja možen dostop do vseh orodij Office: • do Outlooka, kjer so vpisana opravila v koledarju, e- pošte ipd. in do katerih je možen dostop kadar koli od koder koli, kjer obstaja internetna povezava; • do Worda, v katerem lahko preko portala odpremo novi dokument (npr. ponudbo), v SharePoint pa pri- pravimo novo predlogo za uporabo ter določimo v dokumentni knjižnici, kdo vse dela in dostopa do dokumenta, kaj kdo sme ipd. Prav tako je iskanje zelo enostavno in uporabniku pri- jazno, saj je zelo zmogljivo in prilagodljivo ter predvsem varno. Pregel je poudaril, da predstavlja SharePoint osno- vo, ki se jo da povezati in razširiti, kar je podprl s prika- zom aplikacijske platforme. Prispevek z naslovom Celovita rešitev upravljanja z do- kumentarnim gradivom v podjetju TUŠ Telekom, d. d., je imel Robert Gogola iz podjetja Liko Pris. Povedal je, da digitalizacija in upravljanje z dokumentarnim gradivom v celotnem življenjskem ciklu omogočata ekonomično in učinkovito izvajanje poslovnih procesov v podjetju ter prispevata k povezovanju posameznih poslovnih procesov v celoto in k večji dodani vrednosti podjetja. Podrobneje je predstavil rešitev pri upravljanju z do- kumentarnim gradivom in podporo poslovnim procesom podjetja na primeru projekta. Zaradi obilice dokumentov v podjetju je bila pri njih uvedba dokumentnega sistema nujno potrebna. Poudaril je, da je treba pred uvedbo pro- jekta zelo dobro definirati poslovanje, poslovne procese, politiko podjetja in trg ter opredeliti organizacijo podjetja. Prav tako je potrebna dobra tehnološka osnova in dovolj zmogljiva tehnologija. Opredelili so poslovne in tehnolo- ške zahteve: • avtomatizacija obstoječih postopkov, • centralizacija obstoječega gradiva in ureditev interne- ga dela z dokumenti, • preprečitev izgub, • nadzor sprememb, • nadzor dostopa do dokumentov, • izboljšanje procesa za pridobitev strank, • obvladovanje IT tehnologije, • izboljšanje interne komunikacije. V življenjskem ciklu dokumenta so opredeljene naslednje faze: priprava, dopolnitev in pregled dokumenta ter pre- hod dokumenta v zapis (objavo), v končni fazi pa varna shramba, pravice dostopa ter morebitna razveljavitev in uničenje. S podrobnim definiranjem poslovnega procesa podjetja je bil prehod v sistem za upravljanje z dokumenti in zapisi veliko enostavnejši. V projektu so bile izvedene naslednje storitve: DELAVNICA RE[ITVE ZA UPRAVLJANJE POSLOVANJA V PODJETJIH S POMO^JO IT doi:10.3359/oz0912029 1.25: DRUGI ČLANKI ALI SESTAVKI 30 ORGANIZACIJA ZNANJA 2009, LETN. 14, ZV. 1–2 • analiza dokumentarnega gradiva, • analiza optimizacije poslovnih procesov dokumentar- nega gradiva, • izvedba delavnice za izdelavo notranjih pravil podjet- ja (kako se bo upravljalo z dokumentarinm gradivom, odgovorne osebe …), pri čemer je bilo nujno potrebno dobro sodelovanje podjetja s ponudnikom dokumen- tarnega sistema, • izvedba klasifikacijskega načrta, • izdelava matrike dostopa pravic znotraj delovnega načrta, • izdelava osnutka notranjih pravil, • oblikovanje dokumentnih predlog, • integracija sistema za digitalni zajem dokumentov s proizvodom KOFAX, • sprejemna pisarna ADD FrontOffice in sistem za upravljanje z dokumenti in zapisi MERIDIO, • razvoj spletne aplikacije MERIDIO BRIDGE. Gogala je demonstriral potek dela od sprejemne pisarne do obdelave dokumenta v sistemu: • skeniranje dokumentov v e-obliko, • verifikacija dokumentov, • obdelava dokumenta: klasifikacija dokumenta, opre- ma z metapodatki, pošiljanje preko MERIDIO BRID- GE v poslovni sistem, do katerega je možno dostopati s SharPoint, CRM itd. Prispevek z naslovom Vizija prenove predpisov na področju dolgoročne hrambe dokumentarnega gradiva v elektronski obliki je imel Jože Škofjanec iz Arhiva RS [6]. Povedal je, da je od sprejema ETZ 1.01 minilo že nekaj več kot 2 leti in njihova uporaba v postopkih potrjevanja notranjih pravil ter akreditacije strojne, programske opreme in storitev je pokazala potrebo po njihovi prenovi. Dodatno vspodbudo k prenovi ETZ 1.0 pa predstavlja objava specifikacije zahtev MoReq2 v minulem letu, saj ETZ 1.0 temelji na prvi različici spe- cifikacije MoReq. V zaključku je povedal, da je možno testiranje proizvodov na spletni strani: http://dlmforum. typepad.com/. Jeff Pass iz podjetja Kofax Austria Gmbh [7] je v pri- spevku z naslovom Digitalizacija papirnih dokumentov s “Kofax Transformation Modules” povedal, da se vloga oddelkov računovodstva in financ dramatično spreminja v mnogih podjetjih. Danes namreč ti oddelki niso več odgovorni le za knjiženje računov in usklajevanje bilanc, ampak tudi za pogodbe, poročanje in analize, kar pa zelo poveča obremenitev zaposlenih. Da bi se lahko soočili z večjimi dnevnimi obremenitvami, te službe iščejo nove načine, kako učinkovito in zanesljivo avtomatizirati ad- ministrativne naloge, kot je npr. procesiranje vhodnih računov. Predstavili so nam procesiranje zahtevnih do- kumentov s pomočjo tehnologije Kofax Tranformation Modules. Videli smo skeniranje strukturiranih (forme), delno strukturiranih (e-mail) in nestruktiriranih (računi) dokumentov ter prenos metapodatkov kar enostavno z metodo Copy/Paste. Predavanje z naslovom Management poslovnih procesov (MPP): Zakaj in kako modelirati poslovne procese pri informatizaciji poslovanja? je imel Andrej Kovačič iz Ekonomske fakultete, Univerze v Ljubljani [8]. Govo- ril je o tem, da informatizacija poslovanja ni in ne sme biti zgolj zamenjava obstoječe tehnologije s sodobnejšo IT. Neobvladovanje procesov (odsotnost menedžmenta poslovnih procesov – MPP) in njihova nepopolna do- kumentiranost sta lahko razlog težav in neustreznosti informatizacije poslovnih procesov. Transakcijski sistemi (npr. ERP2) podpirajo neoptimalne ali neustrezne procese. Prav tako se pojavlja neustrezna ali pretirana uporaba t. i. vzporedne informatizacije (npr. dokumentni sistemi – DMS). Izpostavil je problem oz. krizo programske opreme: • zelo hitro spreminjajoče in dinamično okolje, • hiter razvoj IT, • konkurenčnost – potrebne pravočasne spremembe in prilagajanje IT, • ideja o posebni obravnavi poslovnih pravil v sklopu razvoja IS.3 Velik problem vidi v razdrobljenosti informatike in v klasičnem pristopu in konceptu. Zelo težko je v praksi namreč z eno rešitvijo, eno platformo in eno programsko opremo pokriti vse procese. Rešitev je prav gotovo pre- nova poslovanja z upravljanjem virov podjetja in s celo- vito programsko rešitvijo, ki se je je treba lotiti temeljito, opredeliti menedžment življenjskega cikla dokumentov ter celoten proces integrirati v dokumentni sistem. Le tako lahko podjetju zagotovimo, da se celoten proces vodi avtomatsko. Zadnje predavanje z naslovom Načrtovanje dokumentno orientiranih poslovnih procesov z Metastorm BMP4 je imel Joe Pescone iz podjetja Metastorm Ltd. iz Londona [9]. Zaradi obilice snega tudi v Angliji se nam ni mogel pridružiti, je pa zato opravil zelo zanimivo online predsta- vitev preko telefona in prikazal delo z njegovega namizja na našem predstavitvenem platnu. Povedal je, da Metas- torm BMP omogoča zaposlenim, vodjem in direktorjem, da lahko izboljšajo svoj prispevek k uspešnosti poslova- nja na merljive načine. Predstavlja katalizator za imple- mentacijo procesnega razmišljanja, omogoča sodelovanje poslovnega in tehničnega dela organizacije in zagotavlja bolj agilno in inovativno delovno okolje, kar je ključnega pomena za današnji zahtevni trg. Deležni smo bili pred- stavitve, kako je možno načrtovati in vpeljati Metastor- POROČILO M T 31ORGANIZACIJA ZNANJA 2009, LETN. 14, ZV. 1–2 movo tehnologijo v okolja, ki temeljijo na Microsoftovih orodjih (Office, SharePoint), da bi podprli dokumentno osredotočene delovne procese v podjetju. V zaključni diskusiji smo se vsi strinjali, da je v današ- njem dinamičnem poslovnem okolju z razširjeno infor- macijsko tehnologijo le s celovito vpeljavo dokumentne- ga sistema možno obvladovati procese v podjetju. Opombe 1 Enotne tehnološke zahteve. 2 Upravljanje virov podjetja. 3 Informacijski sistem. 4 Business Process Management. Reference [1] Spletna stran: http://www.logisticni-center.si/. [2] Spletna stran: http://www.likopris.si/. [3] Spletna stran: http://www.add.si/. [4] Spletna stran: http://www.tustelekom.si/. [5] Spletna stran: http://www.microsoft.com/sl/si/default.aspx. [6] Spletna stran: http://www.arhiv.gov.si/. [7] Spletna stran: http://www.kofax.com/distribution/offices.asp. [8] Spletna stran: http://www.ef.uni-lj.si/predmeti/. [9] Spletna stran: http://www.cylex-uk.co.uk/company/metastorm-ltd- 13162174.html. Breda Emeršič POROČILO