Obzor Zdr N 2000; 34: 197-199 197 VLOGA VODSTVENIH MEDICINSKIH SESTER PRI RAZVOJU INFORMACIJSKIH SISTEMOV THE ROLE OF NURSING MANAGEMENT IN INFORMATION SYSTEM DEVELOPMENT Vesna Prijatelj UDKlUDC 614.253.526659.2 DESKRIPTOR.!!: sestre vodstvene; inJormacijski sistemi Izvleček - Količina in kakovost inJormacij o zdravstveni negi postajata močno orodje za odločanje in upravljanj,, vendar brez učinkovttega informacijskega sistema ni več mogoče obvladati eksplozije informacij in hkrati omogočiti kakovosten pristop bolniku. V prispevuu je opisana vloga vodstvenih medicinskih sester v posameznih Jazah razvoja inJormacijskega sistema zdravstvene nege. Uvod Informacija V zdravstveni negi pomeni vodstvenim medicinskim sestram predvsem podporo pri organizaciji in upravljanuu ekonomskega in strokovnega področja. Vodstvene medicinske sestre sodelujejo pri opredeljevanuu organizacijske struktuee in politike, planiranju in upravljanju z viri, planiranju programvv dela, oblikovanju standardov, zagotavljanju pretoka informacij, zagotavljanju financiranja, urjenju in izobražvanju osebja, nadzoru, vrednotenju in koordinaciji dela (3). Pomagaoo pri vzpostavljanju ustreznih sistemov, pri razvoju strategije, opredelitvi ciljev in izvajanuu aktivnosti, ki so sestavni del administrativne rutine v našteiih funkcijah. Odločaoo se na podlagi okoliščin znotraj organizacije in okoliščin na področju zdravstvene nege. Razvoj informacijske tehnologije in informacijskih sistemov v zdravstvu ima velik vpliv na razvoj zdravstvene nege. Količina in kakovott informacij o zdravstveni negi postajaaa močno orodje za odločanee in upravljanje, vendar brez učinkovitega informacijskega sistema ni več mogoče obvladaii eksplozije informacij in hkrati omogočiti kakovosten pristop k bolnku. Informacijski sistem mora ponujaii klinične podatke in podatke o stroških zdravstvene nege. Analiza skupnih kliničnih in stroškovnhh podatkov omogoča ocenjevanje odnosa med zdravstveno oskrbo in rezultatom zdravljenja, ter med rezultati zdravljenaa in stroški (14). Da bi informacijski sistem zagotavljal kakovostne informacije za odločanje, upravljanje in raziskave je potrebno natančno opredeliti informacijske potrebe in DESCRIPTOR:: nursing supervisory; inJormation system Abstract - Quantity and quality oj inJormation on nursing care have become a powerful weapon oj decision making and managemen;; however, it has become impossible to master inJormation explosion and at the same time assure a successful approach to a patient without an efficient inJormation system. The article describes the role oj nursing management in separate phases oj the development oj nursing care inJormation system. zagotoviti kakovosten zajem podatko.. Informacijske potrebe in delovanee sistema lahko opredeii samo poznavalec poslovnega, oziroma strokovnega področja. Zato je vloga vodstvenhh medicinskih sester izredno pomembaa v skoraj vseh fazah razvoja informacijskega sistema: pri analiz,, načrtovanju, testiranju, uvajanju in ocenjevanju. Projekt razvoja informacijskega sistema zdravstvene nege Informacijski sistem zdravstvene nege je lahko samostojen (patronažna služba) ali je del večjega informacijskega sistema (bolnišnice, zdravstveni domovi), kar vpliva na to, kako bomo načrtovali njegov razvoj. Če je informacijski sistem zdravstvene nege podsistem bolnišničnega informacijskega sistema, ga moramo razvijaii v skladu z obstoječimi praviii oziroma upoštevati smernice strateškega plana. Zaradi poznavanja posebnosti strokovnega področaa in organizacije dela je vloga vodilnih medicinskih sester zelo pomembaa pri odločanuu o izbiri in uvedbi ustreznega informacijskega sistema. Razvoj informacijskega sistema sodi v skupino kompleksnih in enkratnih dejavnosti. Celoten projekt razvoja in gradnje informacijskeaa sistema je mogoče uspešno končaii le, če je izdelana projektna naloga. V pripravi moramo določiti projekt in cilje, oblikovati »tim« različnih strokovnjakov, določiti naročnika projekta (zagotavljanje sredstev,, opredeliti uporabnike projektnih rešitev, analizirati koristi in izvedljivott projekta ter izdelaii projektni pIan (opredelitev aktivno- Mag. Vesna Prijatelj, univ. dipl. org. inf., vms, Informacijski center, Klinični center Ljubljana 198 ObzorZdrN2000;34 sti, rokov, virov). Poleg tega je potrebno zbrati pravilnike in pomemboo dokumentacijo, v kateri je zabeleženo znanje o sistemu, kije predmet analize (2). Informacijski sistem zdravstvene nege ima, kot vsi drugi sistem,, svoj življenjski ciklus. Začetek tega ciklusa pomeni faza analize in načrtovanja, ki se nadaljuje s fazo gradnje (programiranje), testiranja, uvajanja, uporabe in vzdrževanja (sl. 1). '' oVIZIJA ANALIZA NAČRTOVANJE W " UVAJANJE TESTIRANJE GRADNJA ¦ ¦ \/7nR?F"A^ "= Sl. 1. Življenjski ciklus razvoja injormacijskega sistema. Analiza in načrtovanje Kvaliteta načrtovanega informacijskega sistema je v največii meri odvisna od razumevanja delovanaa realnega sveta in poznavanja posebnosti dela. Številne analize so pokazale, da je večina napak na projektu izgradnje informacijskega sistema posledica napačnega definiranja zahtev zaradi nerazumevanja poslovnega področaa (9, 11). Izkušnee kažejo, da brez predhodee podrobne analize nalog in opravil, ki jih želimo podpreti z informacijsko tehnologijo, ne dosežemo pričakovanih rezultatov. Če napačno razumemo vedenje realnega sveta, je skorajda nemogoče, da bo informacijski sistem, ki bo zasnovan skladno s tem razumevanjem in predstavami, deloval optimalno. Vodilna medicinska sestra kot poznavalka poslovnega in strokovnega področaa ima zelo pomembno vlogo pri snovanuu informacijskega sistema zdravstvene nege. Medicinske sestre so analitiki, saj so naučene analizirati in delovaii v kritičnih situacijah (2, 5). To veščino in znanje je potrebno uporabiti pri modeliranju postopkov. Model postopkov opisuje delovanee sistema oziroma vse posamezne postopke v procesu in njihovo funkcijsko odvisnost. Pri modeliranju postopkvv lahko uporabljamo različne tehnike in metode, večina pa izhaja iz strukturno zasnovanhh metodologij analize in gradnje informacijskih sistemov. Z modeliranjem postopkvv dobimo boljši vpogled v strukturo sistema, lažja je komunikacija med načrtovalci sistema, izvajalci in uporabniki, lažje je reševanee problema kompleksnosti. Za spoznavanje obstoječega sistema lahko uporabmo tehnike opazovanja proceso,, intervjuaa in študija dokumentacije. V sistemu raziskujemo procese, vho- dne in izhodne tokove podatko,, komunikacije z zunanjimi sistemi (entitete), skladišča podatkov in njihove medsebojne povezave (1, 7). Model obstoječega sistema je dobra podlaga za identifikacijo priložnosti za izboljšanee delovanaa sistema. Naslednii korak ee modeliranje postopkov želenega sistema. Med modelom obstoječega in želenega stanja ee lahko velika razlika, še posebno, če skušamo ob gradnji novega sistema postopke tudi optimizirati in racionalizirati. Potrebno je natančno opredeliti zahteve, ki podpiraoo filozofijo in prakso zdravstvene nege. Oprede1itev pričakovanj oziroma izhodnih informacjj in učinka sistema mora temeljiti na merljivih rezultatih (13). Če hočemo informacijski sistem zdravstvene nege uspešno vključiti v informacijski sistem bolnišnice, je potrebno poznaii delovanee celotnega sistema in uskladiii zahteve tam, kjer se srečujejo potrebe po informacijah tudi drugih oddelkov in strok. Gradnja in testiranje Fazo gradnje informacijskega sistema sestavlja vrsta dejavnosti, s katerimi že1imo zagotoviti računalniško podporo določenhh proceso.. Izhodišče zasnove baze podatkov je logični model podatkov, kjer so opredeljene in normalizirane posamezne entitete in njihove medsebojne povezav.. Razvoj uporabniške rešitve sodi med dejavnott programiranja in testiranaa programov. Globalno ni mogoče natančno ugotoviti, ali je razvita rešitev pravilna in brez napak. Običajno izberemo testne podatke in preveraamo, ali program pravilno izvaja zahtevane naloge. Sodelovanje vodstvenih medicinskih sester v fazi testiranaa programske rešitve je nujno. Potrebno je preveriti funkcionalnost programske rešitve glede v skladu z predpisanimi postopki, ter ustreznott informacij, ki jih dobimo na podlagi zajetih podatkov v sistemu (statisiični podatki, primejalne analize.. Dobro zasnovan informacijski sistem zdravstvene nege mora zagotavljati podatke za odločanje in upravljanje. Uvajanje Namen faze uvajanaa informacijskega sistema je, da izdelane računalniške programe vključimo v procese obdelave podatkov in z njimi nadomestimo prejšnje, ročno ali računalniško podprte procese. Za uspešno uvajanee informacijskega sistema ee zelo pomembno informiranje, izobraževanje in zadovoljstvo uporabniko.. Poleg vodstvenih medicinskih sester in izvajalcev programske rešitve morajo pti uvajanju sistema sodelovati tudi bodoči uporabniki. V ta namen je potrebno je izbraii ekipo na oddelku, ki bo sodelovala pri uvajanju sistema, spremljala potek uvajanaa in poročaaa o težavah, ki nastajajo. Pri uvajanju informacijskega sistema so zelo pomembne sposobnosti in veščine komunikacije, koordinacije in posredovanja informacij (6, 10). Prijatelj V. Vloga vodstvenih medicinskih sester pri razvoju informacijskih sistemov 199 Komunikacija Vodilne medicinske sestre morajo informirati uporabnike o razlogih za uvedbo sprememb in pomembnosti informacijskega sistema zdravstvene nege. Nov sistem ni avtomatizacija starih procesov temveč podpora novemu, učinkovitejšemu načinu de1a. Zelo pomembno je, da uporabniki razumejo delovanje sistema, ga sprejmejo kot pomoč pri vsakodnevnemu delu in ne kot novo dodatno opravilo. V ta namenje potrebno izde1ati podrobna navodila za uporabo sistema in opise posameznih postopkov. Z natančno opredelitvijo posameznih postopkov in zadolžitev se zmanjša možnost zapletov, delovni procesi postanejo tekoči in je zadovoljstvo uporabnikov večje. Poleg opredelitve pravil za izvajanje posameznih postopkov morajo biti opredeljeni tudi varnostni mehanizmi uporabe in dostopa do podatkov in sicer že v fazí načrtovanja sistema. Koordinacija Koordinacija vključuje organizíranje sestankov, planiranje izobraževanja, planiranje uvajanja informacijskega sistema, določanje prioritet. Pri uvajanju se lahko soočamo z negativnim odnosom do novega sistema. Vzrok tegaje lahko pomanjkanje znanja bodočih uporabnikov o uporabi računalnika in strah pred spremembami. Še pred uvedbo novega informacijskega sistema je potrebno organizirati izobraževanje uporabnikov o delu z računalnikom. Izobraževanje o uporabi novega sistema je potrebno organizírati v obliki delavnic, ter zagotoviti stalno pomoč uporabnikom pri reševanju problemov. Posredovanje informacij Redno posredovanje informacij vodstvu bolnišnice o poteku projekta uvajanja informacijskega sistema zdravstvene nege pomeni pridobivanje in ohranjanje podpore s strani vodstva. Posredovanje informacij med odde1ki vpliva na boljše razumevanje procesa zdravljenja bolnika v celoti in boljše sodelovanje med odde1ki in servisnimi službami. Spremembe procesov, ki so del zdravstvene nege, vplivajo na spremembe procesov drugih enot. Vzdrževanje Vzdrževanje pomeni spremembe obstoječih procesov, razvoj novih procesov in odpravljanje napak. Cilj vzdrževanja informacijskega sistema je kontinuirano prilagajanje njegovih procesov procesom v okolju (15). Postopek posredovanja zahtev po spremembi je potrebno točno opredeliti. Izkušnje kažejo, daje najbolje določiti osebo za komunikacijo in koordinacijo med uporabniki in izvajalci IS. Pri informacijskih sistemih zdravstvene nege to vlogo prevzemajo vodstvene medicinske sestre. Proces razvoja informacijskega sistema se z njegovo uvedbo in uporabo ne konča. Informacijski sistem živi, se spreminja, raste in zajema vedno več delovnih procesov. Po zaključeni fazí uvajanja sistema ne smemo pozabiti na stalno pomoč uporabnikom, pripravo obnovitvenih tečajev, nadzor uporabe sistema, organizacijo delovnih sestankov in reševanje nastalih problemov. Sklep Vloga vodstvenih medicinskih sester pri razvoju informacijskega sistema zdravstvene nege je zelo pomembna v vseh posameznih fazah. Njena vloga se spreminja od vloge analitika v fazi načrtovanja, organizatorja, koordinatorja in posrednika v fazí uvajanja do vloge ocenjevalca informacijskega sistema. Zato je potrebno že v procesu šolanja učiti medicinske sestre, da analizirajo sisteme, v katerih delujejo, ter probleme rešujejo na podlagi pridobljenih informacij. Literatura 1. Avison DE. Information Systems Development. A database approach. Cornwall: Harnolss Ltd, 1992. 2. Filej B, Kolene L, Korže D, Lahe M, Prijatelj V, Železnik D, Šlaj-mar-Japejj M. Informatika v zdravstveii negi: prispevki za razvoj. V: Visoka zdravstvena šola. Maribor, 1999: 25^15. 3. Helleso R. The role of management in developing electroncc nursing documentation. Nursing Informatics 2000. One Step Beyond: The valuaiion ofTechnology and Nursing. Clineguide CD-ROM, 2000. 4. Henry B, Lorensen M, Hirchfeld M. Management ofhealth services by nurses. Geneva: WHO, 1992. 5. Jaeckle B. Tbe role of nurse as system analys.. Nursing Informatics: Where Caring and Technology Meet. Springer-Verlag New York Inc. 1988: 103-11. 6. Jenkins S. Nurses' responsibilities in implementation of information systems. Computers in Hea1th Care. Nursing Informatics: Where Caring and Technology Meet. Springer-Verlag New York Inc. 1988:216-3.. 7. Kovačič A, Vintar M. Načrtovanee in gradnja informacijskih sistemov. Ljubljana: Državna založba Slovenije, 1993. 8. Kozik A. Clinical specialist skil\s in informatics nursing. Nursing Informatics 2000. One Step Beyond: The valuaiion of Technology and Nursing. Clineguide CD-ROM, 2000. 9. McComb ME. CASE tools implementation at amtrak - lessons almost learned. Journal of Systems Management 1994; 3: 16-20. 10. O'Donohue R, Rawstorne P. The nurses dream: development and implementation of a clinical informaiion system for the point of care. Nursing lnformatics 2000. One Step Beyond: Tbe valuation ofTechnology and Nursing. Clineguide CD-ROM, 2000. 11. Parkinson J. Making CASE work. In: Spurr K, Layzell P. CASE on trial. John Wiley, 1990. 12. Peterson M, Hannah KJ. Nursing management information systems. Computers in Hea1th Care. Nursing Informatics: Where Caring and Technology Meet. Springer-Verlag New York Inc. 1988: 190-212. 13. Prijatejj V. Success factors of hospital information system implementaiion: what must go right? Medica1 Informatics Europe '99. Studies in health technology and informatics (vol. 68). Peter Kokol et al. Amsterdam. lOS Press. Tokyo: Ohmsha. 1999: 197-200. 14. Ruland CM. Developing CLASSICA: a Decision Support System (DSS) for nurse managers. Nursing Informatics 2000. One Step Beyond: Tbe valuation ofTechnology and Nursing. Clineguide CD-ROM, 2000. 15. Sriéa V, Treven S, Pavlié M. Informacijski sistem.. Ljubljan:: Gospodarski vestnik, 1995. ,16. Warnock-Matheron A, Plummer C. Introducing nursing information system.. Computers in Hea1th Care. Nursing Informatics: Where Caring and Technology Meet. Springe--Verlag New York Inc. 1988: 155-7.