ARHIVI 31 (2008), št. 1
Iz prakse za prakso
61
Medarhivska delovna skupina za področje uprave - vloga in pričakovanja
S sklepom direktorjev in direktoric javnih arhivov v Republiki Sloveniji so bile v letu 2007 ustanovljene strokovne komisije za posamezna področja (upravo, šolstvo, zdravstvo, gospodarstvo). Namen ustanovitve delovnih skupin je bil skupno in konkretno reševanje različnih strokovnih vprašanj, ki se pojavljajo pri delu z ustvarjalci arhivskega in dokumentarnega gradiva, kakor tudi pri samem delu v arhivih.
Za člane strokovne skupine za upravo so direktorji in direktorice arhivov imenovali:
Suzano Ceh (Pokrajinski arhiv Maribor),
Katjo Zupanič (Zgodovinski arhiv Ptuj),
-     Tatjano Senk (Zgodovinski arhiv Ljubljana),
-    Jurija Roso (Pokrajinski arhiv Nova Gorica), Deborah Rogoznico (Pokrajinski arhiv Koper),
-    Vesno Gotovino (Arhiv Republike Slovenije),
-     mag. Hedviko Zdovc (Zgodovinski arhiv Celje). Naša skupina je imela prvi sestanek 30. maja
2007 v Celju. Najprej smo izvolili vodjo delovne skupine; njegova naloga je sklicevanje sestankov in koordinacija dela skupine.
Ze na prvem sestanku so bile določene okvirne teme, ki bodo v prihodnje obravnavane v delovni skupini. Tako smo si za nalogo zadali izdelavo pisnih navodil za odbiranje arhivskega gradiva za davčne urade in davčno upravo, se dogovorili, kaj in kako z gradivom krajevnih skupnosti, pripravili bomo pregled stanja gradiva ukinjenih samoupravnih interesnih skupnosti v arhivih in na terenu, verjetno pa nam bo kar nekaj časa vzelo določanje arhivskega gradiva, ki nastaja v geodetskih službah, zavodih za gozdove, ali pri specifičnih ustvarjalcih (npr. raznih komisijah, zavod za napredek gospodinjstva ...), delo z občinami, dajali bomo predloge za priprave izobraževanj za delavce, ki delajo z dokumentarnim gradivom itd. Ker z gradivom s področja uprave delajo tudi sodelavci, ki sicer niso člani naše delovne skupine, bodo pri obravnavanju posameznih tem povabljeni k sodelovanju.
Prvi pogoj za uspešno reševanje žgočih problemov in iskanje rešitev v okviru delovnih skupin, je seveda sodelovanje med Arhivom Republike Slovenije in pokrajinskimi arhivi, pri tem pa se moramo otresti občutka večvrednosti na eni strani in premajhne cenjenosti in na drugi strani.
Se nedavno, smo skušali določena strokovna vprašanja reševati samo v okviru "Arhivskega centra za strokovni razvoj", kjer je vodilno vlogo prevzel Arhiv Republike Slovenije. Da delo, vsaj kar zadeva upravo ni bilo kvalitetno opravljeno, je
bilo vzrok tudi dejstvo, da v delovne skupine, ki so se formirale ob reševanju določenih strokovnih vprašanj, niso bili vključeni tudi predstavniki pokrajinskih arhivov.
Kot primer slabe prakse naj navedem postopek, ki je potekal ob določitvi rokov hrambe v "Enotnem klasifikacijskem načrtu znakov \ roki hrambe %a upravne enote v Republiki Sloveniji". Pri določanju kategorij arhivskega gradiva je sodeloval v delovni skupini samo predstavnik Arhiva Republike Slovenije. Ker gre za arhivsko in dokumentarno gradivo, ki nastaja na nižji državni ravni, so pri določitvi gradiva, ki ima arhivsko vrednost nastale tudi napake.
Prav zato je Zgodovinski arhiv Celje že novembra 2005 organiziral kolokvij za uslužbence upravnih enot, za katere je pristojen. Osrednja tema kolokvija je bila seveda "Enotni klasifikacijski načrt %a upravne enote". Na kolokviju so sodelovali dr. Vladimir Zum er iz Arhiva Republike Slovenije, Ernest Mencigar iz Upravne enote Ljubljana (bil je sicer tudi član delovne skupine) in mag. Hedvika Zdovc iz Zgodovinskega arhiva Celje. Temeljna ugotovitev kolokvija je bila, da je potrebno klasifikacijski načrt dodelati in natančno določiti nekatere roke hrambe. Tako smo dali pobudo, naj Ernest Mencigar (Upravna enota Ljubljana) zbira pripombe in predloge za dopolnitev novega klasifikacijskega načrta v imenu posameznih upravnih enot, potem pa jih ustrezno predstavi na ministrstvu za javno upravo. O vseh dejavnostih je sproti obveščal tudi mag. Hedviko Zdovc.
Kot nadgraditev tega kolokvija je bil organiziran še en seminar decembra 2007; na njem je bilo v ospredju obravnavanje sprememb in dopolnitve rokov hrambe v "Enotnem klasifikacijskem načrtu za upravne enote": Na seminarju sta sodelovala dr. Vladimir Žumer in mag. Hedvika Zdovc.
Kolikor bodo spremembe in dopolnitve pozitivno sprejete tudi na ministrstvu za javno upravo in bo klasifikacijski načrt ustrezno popravljen, smo izpolnili pričakovanja delavcev, ki delajo z arhivskim in dokumentarnim gradivom v upravnih enotah.
Kot primer vzornega in dobrega sodelovanja med ARS-om in regionalnimi arhivi pa je bilo konec leta 2007 izdelano pisno strokovno navodilo za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva za davčno upravo RS, ki ga bodo uporabljali tako davčni uradi kot tudi glavni in posebni davčni urad. Ker bomo gradivo davčnih služb sprejemali tako v pokrajinskih oz. zgodovinskih arhivih kot tudi v ARS-u, so bili v delovno skupino za izdelavo pisnega strokovnega navodila iz ARS-a imenovani Vesna Gotovina, dr. Vladimir Žumer,
62
Iz prakse za prakso
ARHIVI 31 (2008), št. 1
Žarko Strambi, iz regionalnih arhivov mag. Hed-vika Zdovc (ZAC), Tatjana Senk (ZAL), z DURS-a pa vodja glavne pisarne Irma Majerle.
Tudi v tem letu bo delovna skupina za upravo večino časa namenila pripravi pisnih strokovnih navodil za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva za upravo. Ze v aprilu smo začeli s pripravo pisnih strokovnih navodil za GURS, za jesen tega leta pa imamo v načrtu še pripravo navodila za Zavod za šolstvo.
Pri nekaterih javnih arhivih so zavodi (npr. šolstvo, sodala ...) razvrščeni v druga področja in ne k upravi, vendar naša delovna skupina meni, da bi morali biti uvrščeni k upravi, saj gre v večini primerov za upravno gradivo. Seveda pa bi pri pripravi pisnih strokovnih navodil za odbiranje arhivskega gradiva sodelovali tudi tisti arhivisti, ki s temi imetniki arhivskega in dokumentarnega gradiva na terenu sodelujejo.
Tako kot na vseh drugih področjih je tudi v zvezi z javno upravo, pomembno sodelovanje z ustvarjalci arhivskega in dokumentarnega gradiva. Verjetno mi ni treba posebej poudarjati, da je dobro sodelovanje z ustvarjalci arhivskega in dokumentarnega gradiva na terenu pogoj za uspešno prevzemanje arhivskega gradiva v javne arhive in potem delo v arhivih nasploh. Glede na svoje osebne izkušnje, ki jih imam pri delu na terenu, želim poudariti dejstvo, da arhivisti dobimo velikokrat vprašanja (delavcev, ki delajo z arhivskim in dokumentarnim gradivom pri imetnikih), ki presegajo okvir ozkega arhivističnega področja. Kolikor takih vprašanj po pravilu ne odklanjamo in nanje odgovarjamo, pri imetnikih arhivskega in dokumentarnega gradiva pridobimo še večje zaupanje.
Najdejavnejše in neposredno je sodelovanje z ustvarjalci arhivskega in dokumentarnega gradiva ob prevzemanju arhivskega gradiva v javne arhive. Na osnovi podatkov, ki smo jih dobili od članov skupine za upravo, vidimo, da je stanje prevzetega arhivskega gradiva odvisno od prostorskih zmožnosti posameznih arhivov.
Gradivo upravnih organov (KLO, ObLO — ukinjeni so bili do leta 1962 in OLO do leta 1965), je v celoti prevzeto v javne arhive.
Arhivsko gradivo skupščin občin je bilo prevzeto v nekaterih arhivih že do leta 1994, v določenih pa se prevzemanje sploh še ni začelo zaradi prostorske stiske; v PAK imajo celo prevzeto arhivsko gradivo upravne enote Izola za obdobje od leta 1995 do leta 2004.
Gradivo ukinjenih samoupravnih interesnih skupnosti je v javnih arhivih različno ohranjeno. Tisti arhivi, ki so imeli možnost prevzeti gradivo ob ukinitvi, imajo to gradivo veliko bolje ohranjeno (npr. PANG, PAM) kot tisti, ki v tem času še nismo imeli prostorskih možnosti za prevzem. Zato je bilo kar nekaj gradiva na terenu uničenega.
Nekateri arhivi imajo prevzeto tudi gradivo krajevnih skupnosti do leta 1990, inšpekcij do leta 1993, skupna akcija vseh javnih arhivov pa je bilo prevzemanje arhivskega gradiva APP do leta 2002.
To je le kratek povzetek stanja fondov uprave v javnih arhivih, kolikor pa se bo pokazala potreba po natančni statistiki, jo bo naša skupina vsekakor pripravila.
Hedvika Zdovc