El archivo como potenciador de la eficiencia en los gobier-nos de las instituciones: el caso de ARCHIVIUN
YoLANDA CAGIGAS OCEJO
General Archive of the University of Navarra. Edificio Biblioteca de Humanidades. 31080 Pamplona. Espana
e-mail: ycagigas@unav.es
Jose Maria Morell Oliver
General Archive of the University of Navarra. Edificio Biblioteca de Humanidades. 31080 Pamplona. Espana
e-mail: jmoliver@unav.es
The Archive, Boosting the Efficiency of the Institutions Government: the Case of ARCHIVIUN
ABSTRACT
The widespread use of electronic records within organizations has presented archival bodies with significant opportunities. Proactive archivists may take their place at the start of the document's life-cycle, moving beyond the bounds of their traditional cultural role as guardians of institutional memory so as to shape greater administrative efficiency at their institutions. Based on an analysis of international regulations regarding records management, recommendations and requirements for electronic records, as well as Spanish legislation in this area, this article presents the archival criteria devised for ARCHIVIUN (the electronic archive at the University of Navarra) and the effect of its implementation on the government of this institution. Among the archival requirements discussed in detail here are design (to ensure reliability, authenticity, integrity, accessibility, description and selection), use and conservation. Finally, a number of predictions regarding further system development are presented, in terms of scalability, sustainability and interoperability.
Documenti elettronici: promuovere l'efficienza delle istituzioni governative: il caso di ARCHIVIUN
SINTESI
L'utilizzo generalizzato di documenti elettronici nelle organizzazioni ha portato una grande opportunita per le istituzioni archivistiche. Gli archivisti con un atteggiamento fattivo sono stati piazzati all'inizio del ciclo di vita del documento, sorpassando il loro tradizionale ruolo culturale (custodi della memoria della propria organizza-zione), divenendo i promotori dell'efficienza nelle amministrazioni delle loro istituzioni. Il presente articolo, basato sull'analisi dei regolamenti internazionali sulla gestione documentale, le raccomandazioni ed i requisiti per i documenti elettronici, oltre che della legislazione spagnola nel settore, presenta i requisiti archivistici svi-uppati in ARCHIVIUN (l'archivio elettronico dell'Universita di Navarra), e gli effetti del suo sviluppo nell'am-ministrazione di questa istituzione. Tra i requisiti archivistici sono descritti: il progetto (volto ad assicurare l'affidabilita, l'autenticita, l'integrita, l'accessibilita, la descrizione e la selezione), l'uso e la conservazione. Infine, viene presentata la previsione per lo sviluppo del sistema, in un contesto di scalabilita, sostenibilita ed interope-rabilita.
Elektronsko gradivo: dvig učinkovitosti pri vodenju institucij: primer ARCHIVIUN-a
IZV^LEČEK
Splošna uporaba elektronskih dokumentov znotraj posameznih organizacij, je arhivom odprla veliko možnosti. Proaktivno naravnani arhivisti so bili postavljeni na začetek življenjskega ciklusa dokumenta in so s tem prešli svojo tradicionalno kulturno naravnano vlogo (varuhi spomina v svojih organizacijah). Postali so spodbujevalci učinkovitosti za administracijo svojih organizacij. Prispevek, pripravljen na osnovi analize mednarodnih predpisov o upravljanju z dokumentarnim gradivom, priporočil in zahtev za elektronske dokumente, kakor tudi ustrezne španske zakonodaje s tega področja, predstavlja arhivske zahteve, razvite v ARCHIVIUN-u (elektronski arhiv Univerze v Navarri), in učinke njegove uvedbe pri vodenju te institucije. Med arhivskim zahtevami so podrobneje prikazani: načrtovanje (za zagotavljanje zanesljivosti, avtentičnosti, celovitosti, dostopnosti, popisovanja in odbiranja), uporaba in hramba. V zaključku prispevka pa je predstavljen nadaljnji razvoj sistema v kontekstu napredka, vzdržljivosti in interoperabilnosti.
Yolanda CAGIGAS OCEJO - Jose Maria MORELL OLIVER: El archivo como potenciador de la eficiencia en los gobiernos de las in-stituciones: el caso de ARCHIVIUN, 113-122
El archivo como potenciador de la eficiencia en los gobiernos de las instituciones: el caso de ARCHIVIUN
SINTESIS
En el ano 2009, el Archivo General de la Universidad de Navarra comenzo el proyecto ARCHIVIUN con el objetivo de dotar a su institucion de un instrumento para la gestion integral de los documentos electronicos. En este arti'culo se detallan los motivos que llevaron a delimitar el programa piloto con el que se comenzo tal proyecto: la aplicacion COMUNICACIONES, implementada en enero de 2011. Teniendo presente la normativa internacional, se concreta de que modo se han disenado: los requisitos archivi'sticos, los metadatos, los for-matos, la clasificacion, el acceso, la seguridad y la gestion de usuarios. Se concluye apuntando las mejoras que ha generado la aplicacion, senalando las cuestiones que las han posibilitado, e indicando de que modo y en que medida con este proyecto el Archivo ha podido contribuir a mejorar la eficiencia del gobierno en la Universidad.
1. LA OPORTUNIDAD DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS
La generalizacion del uso de los documentos electronicos en las organizaciones ha supuesto una gran oportunidad para los archivos. Gracias a ella, los archiveros con una actitud proactiva se han si-tuado al comienzo del ciclo de vida de los documentos y han sobrepasado su tradicional funcion cultural de custodios de la memoria de sus organizaciones, convirtiendose en potenciadores de la eficien-cia en los gobiernos de sus instituciones.
En la era electronica, la ausencia de planificacion puede condenar a los documentos electronicos a una extincion temprana. Por ello, el primer principio sobre el que se asienta el Manual para archiveros sobre documentos electronicos del Consejo Internacional de Archivos es que los archiveros deben participar en todo el ciclo de vida de los documentos -desde la concepcion, durante su produccion y lasta la eliminacion o conservacion- para garantizar la incorporacion al sistema de archivo, la conser-vacion y la disponibilidad de todos los documentos de valor permanente1.
El hacerlo no solo es el unico modo de posibilitar la conservacion de tales documentos, sino que al gestionar la documentacion activa los archiveros contribuyen a mejorar la eficiencia en sus institu-ciones. Asi, "muchos archiveros se han dado cuenta de que [...] los documentos electronicos pueden hacerles acreedores de una influencia que no tendrian con los documentos en papel"2.
Parece de permanente utilidad tener presente la relacion de beneficios de la gestion de documen-tos que facilita la Norma ISO 15489-1, 4: "(^). Los documentos permiten a las organizaciones: rea-lizar sus actividades de manera ordenada, eficaz y responsable; prestar servicios de un modo coherente y equitativo; respaldar y documentar la creacion de politicas y la toma de decisiones a un nivel direc-tivo; proporcionar coherencia, continuidad y productividad a la gestion y a la administracion; facilitar la ejecucion eficaz de actividades en el seno de la organizacion; garantizar la continuidad en caso de catastrofe; cumplir con los requisitos legislativos y reglamentarios, incluidas las actividades archivisti-cas, de auditoria y de supervision; proporcionar proteccion y apoyo en los litigios; incluyendo la gestion de riesgos en relacion con la existencia de evidencia de las actividades realizadas por la organiza-cion; proteger los intereses de la organizacion y los derechos de los empleados, los clientes y las partes interesadas presentes y futuras; apoyar y documentar las actividades de investigacion y desarrollo pre-sentes y futuras, las realizaciones y los resultados, asi como la investigacion historica; proporcionar evidencia acerca de actividades personales, culturales y de las organizaciones; establecer una identidad personal, cultural y de la organizacion; y mantener la memoria corporativa, personal y colectiva."
Pero, en la mayoria de los casos, es necesario que sean los propios archiveros los que hagan ver la utilidad de su trabajo a los responsables de sus organizaciones. Para ello, se piensa que es de una gran utilidad que los archiveros - ademas de los conocimientos tecnicos - desarrollen una serie de habilida-des estrategicas, de comunicacion y negociacion, que hasta ahora quiza no habia sido necesario em-plear en el ejercicio de nuestra profesion.
1.	Cf. Documentos electronicos: Manual para archiveros. ICA/CER, 2000-2004, p. 15.
2.	Documentos electronicos: Manual para archiveros. ICA/CER, 2000-2004, p. 39.
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En ese sentido es interesante comprobar como el Manual para archiveros del ICA afirma que encuestas realizadas a directores de archivos demuestran que la capacidad de direccion y el don de gentes son fundamentales para que el archivo ejerza su influencia en las instituciones. Dicho manual tambien dice que entre las habilidades mas demandadas se encuentran la: vision general (capacidad de tener una vision de conjunto, de comprender la direccion estrategica de la institucion y de cada oficina, y de explicar como los principios archivisticos facilitan el trabajo de la institucion), dotes de comuni-cacion (capacidad para exponer el punto de vista archivistico oralmente, en reuniones informativas y en sesiones de formacion, o por escrito en el caso de las politicas, los requisitos o las directrices), habi-lidad de negociacion (habilidad para negociar para alcanzar soluciones que resulten ventajosas para todos y que den un impulso a los objetivos de ambos), aptitudes de consultoria (capacidad de trabajar como consultores de las oficinas para resolver sus problemas al tiempo que se cumplen los objetivos archivisticos), habilidades politicas y tacticas (capacidad para discernir cual es la mejor manera de in-fluir en la institucion y con quien se deberia trabajar para garantizar los objetivos de los archivos)3.
2.	EL PROYECTO ARCHIVIUN
La Universidad de Navarra fue fundada en 1952. Esta ubicada en cuatro campus de diferentes ciudades espanolas - Pamplona, San Sebastian, Barcelona y Madrid - Cuenta con 16 facultades y escuelas superiores, ademas de otros centros y diversos institutos. En ella se pueden cursar 58 titulacio-nes de grado y 36 masteres. Durante el curso academico 2009-2010 hubo 12.529 alumnos - 8.930 en estudios de grado, 1.093 en doctorado, 1.102 en programas master y 1.404 en programas de especia-lizacion y otros estudios -, 876 profesores, 925 profesores asociados y 1.124 profesionales en adminis-tracion y servicios. En la Clinica de la Universidad hubo 505 medicos, 753 enfermeras y otros 997
profesionales4.
El Archivo General de la Universidad de Navarra fue creado en enero de 2006 y se rige por una Instruccion de Gobierno propia5. Segun dicha Instruccion de Gobierno, el Archivo esta constituido por todos los archivos de oficina, el Archivo Intermedio y el Archivo Historico y sobre tal estructura se organiza el Patrimonio Documental de la Universidad de Navarra a traves de las etapas de su ciclo de vida, con regulaciones diferentes en cada fase para su organizacion, conservacion, tratamiento, custodia y difusion.
El proyecto ARCHIVIUN se inicio en el ano 2009 con el objetivo de dotar a la Universidad de Navarra de un instrumento para la gestion integral de los documentos electronicos que garantizara la incorporacion de estos al sistema de archivo, su conservacion y su disponibilidad a largo plazo. Como herramienta para dicho proyecto se eligio Oracle Universal Content Management (UCM).
3.	LA APLICACION COMUNICACIONES
Quiza nunca haya un momento ideal para comenzar a trabajar con documentos electronicos, por eso el mejor consejo es el que da el CIA, "sencillamente ponerse manos a la obra"6. La opcion que elegimos en el Archivo General de la Universidad de Navarra fue la de empezar por poner en practica un programa piloto. Nos parecia que esto podia resultar mas efectivo que intentar desarrollar desde el principio una politica de gestion de documentos electronicos que afectase a toda la documentacion de a Universidad. Con ello pretendiamos sentar un precedente de exito que nos posibilitara "conseguir mas oportunidades y recursos, formacion y experiencia para el personal del Archivo"7.
En primer lugar, pensamos que los procesos elegidos para este proyecto debian producir series de conservacion permanente; pues no merece la pena semejante inversion de recursos en otro tipo de documentacion.
Debia de tratarse de un proyecto que facilitara muy visiblemente la gestion de la organizacion.
3.	Cf. Documentos electronicos: Manual para archiveros. ICA/CER, 2000-2004. p. 37.
4.	Las distintas memorias de la Universidad estan disponibles en: http://www.unav.es/servicio/informacion/memoria (ultima visita el 13 de junio de 2011).
5.	Dicha instruccion se puede consultar en: http://www.unav.es/servicio/archivo/fondoun (ultima visita el 13 de junio de 2011).
6.	Documentos electronicos: Manual para archiveros. ICA/CER, 2000-2004, p. 39.
7.	Documentos electronicos: Manual para archiveros. ICA/CER, 2000-2004, p. 40.
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Con ello, seria mas facil obtener la financiacion necesaria, lograriamos involucrar tanto a los maximos responsables de la institucion como a los de las distintas unidades y obtendriamos una imagen positiva del Archivo General como potenciador de la eficiencia.
Por ultimo, en dichos procesos debian de estar involucrados el mayor numero posible de ofici-nas. De este modo se facilitaria al maximo que al proyecto piloto, le siguiesen otros proyectos de otros procesos hasta lograr que en ARCHIVIUN se gestionase toda la documentacion de la institucion.
Por reunir las tres caracteristicas, el proyecto elegido fueron las comunicaciones. En la Universi-dad de Navarra las comunicaciones son el medio que se utiliza para transmitir las propuestas y las re-soluciones entre los distintos organos de gobierno. Los dos niveles superiores del gobierno son Recto-rado y los centros y servicios. Rectorado es como se denomina a la Comision Permanente de la Junta de Gobierno de la Universidad; es el organo de gobierno ordinario y esta constituido por el Rector, los Vicerrectores, el Administrador General, el Gerente y el Secretario General. Los centros -cada una de las facultades, escuelas superiores o institutos- constituyen las unidades de maximo nivel en la organi-zacion de la docencia e investigacion, hay un total de 32 centros. Por otro, los servicios generales son unidades independientes de apoyo a la docencia y la investigacion como: el Servicio de Admision, la Biblioteca, el Servicio de Direccion de Personas, Oficinas Generales, Servicios Informaticos, el Archivo General y un largo etcetera, hasta 22.
En la Universidad de Navarra el gobierno es colegial y por escrito, por lo que las comunicaciones constituyen unos de los documentos esenciales de la Universidad. Todas las comunicaciones son do-cumentos de conservacion permanente.
El objetivo de la aplicacion COMUNICACIONES era posibilitar que las comunicaciones entre Rectorado y los centros y servicios fueran electronicas y estuvieran custodiadas en ARCHIVIUN de tal modo que los documentos fueran autenticos, fiables, integros y disponibles a lo largo del tiempo.
COMUNICACIONES se puso en funcionamiento en enero de 2011. La aplicacion permite tanto la edicion, como el envio, recepcion y archivo de las comunicaciones. Estas tres ultimas acciones se producen en el mismo instante en que las comunicaciones se firman.
Para multiplicar la utilidad de la aplicacion desde el primer dia de funcionamiento se incluyeron las comunicaciones entre Rectorado y los centros y servicios de los anos 2008, 2009 y 2010.
La aplicacion es online y es posible un acceso seguro a la misma desde cualquier lugar y mo-mento.
4. LOS REQUISITOS ARCHIVISTICOS DE COMUNICACIONES
Es bien sabido que el objetivo de todo Archivo o sistema de gestion de documentos es servir de apoyo al funcionamiento de la organizacion y proporcionar pruebas; y que para ello, los documentos deben conservar a lo largo del tiempo sus caracteristicas de: autenticidad, fiabilidad, integridad y dis-ponibilidad.
Hay que comenzar senalando que la documentacion electronica de la Universidad de Navarra, a diferencia de las universidades publicas, no esta regulada por la legislacion existente en Espana para las administraciones publicas.
Por otro lado, la Norma ISO 15489-1 define dichas caracteristicas y aconsejan una serie de re-quisitos para que estas permanezcan en los documentos a lo largo del tiempo. Tales requisitos se han tenido muy presentes en la creacion y diseno de ARCHIVIUN. Asi, a la hora de disenar COMUNICACIONES se establecieron una serie de requisitos que la aplicacion debia cumplir. A continuacion enumeramos las que consideramos fundamentales.
Los usuarios para poder acceder deben estar autorizados e identificarse con doble firma8.
Las comunicaciones, una vez en ARCHIVIUN, estan protegidas de cualquier adicion, supre-
8. Cf. ISO 15489-1, 8.2.3.
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sion, modificacion, utilizacion u ocultacion no autorizadas por las politicas de acceso9. Solo aquellos usuarios del Archivo General autorizados pueden modificar o eliminar documentos, y esto siempre bajo un control de auditoria.
Las comunicaciones son capturadas en el mismo momento en que se crean, es decir, en el instante en que cumplen la funcion para la que han sido creadas10.
Las comunicaciones se incorporan a ARCHIVIUN automaticamente, con el mismo instrumen-to que las crea, forma los expedientes y las envia11.
Los usuarios tienen un acceso online a las comunicaciones, teniendo siempre acceso directo a la fuente de informacion de los actos que testimonian su actividad.
La aplicacion COMUNICACIONES tiene una gran flexibilidad tanto en su evolucion, hacien-do mejoras y adaptandose a las nuevas necesidades (el 13 de junio de 2011 se estreno la segunda version), como a la hora de admitir nuevos usuarios. Sin embargo, estos cambios no repercuten en las caracteristicas de los documentos12.
Entre los requisitos de seguridad destaca tanto el establecimiento de un protocolo seguro -ht-tps-, como la identificacion de usuarios con doble firma para dar mayor seguridad a la accion13. Con respecto a las copias de seguridad para preservar los documentos14, se hace una copia completa diaria en local y en una ubicacion remota, con posibilidad de recuperar la base de datos completa hasta 7 dias atras a cualquier punto en el tiempo. Se guardan 3 juegos de copias en local y 7 en remoto. Mediante otro proceso de copia semanal, se puede recuperar cualquier dato de UCM hasta 1 mes atras.
El contexto de las comunicaciones se describe mediante una serie de metadatos que se unen a las mismas de manera inseparable. Entre ellos, como veremos a continuacion, el codigo de clasificacion es el que vincula a todos los documentos de la misma actividad a lo largo del tiempo15.
5. LOS METADATOS DE COMUNICACIONES
El Comite de archivos de gestion en entorno electronico del Consejo Internacional de Archivos en su Manual para archiveros de documentos electronicos define metadatos como aquellos datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestion a lo argo del tiempo. Es decir, los metadatos contienen informacion para la gestion y conservacion eficiente de los documentos a lo largo del tiempo16.
ISO 15489 tambien destaca la importancia de instaurar una relacion entre el documento, su productor y el contexto en que se origino, la localizacion del documento dentro del sistema y su aso-ciacion con otros documentos, y propone que se haga mediante metadatos17. De todo ello se despren-de la necesidad, a la hora de disenar un sistema de gestion de documentos electronicos, de desarrollar un esquema de metadatos.
Segun ISO 23081 en su punto 3 de terminos y definiciones, un esquema de metadatos es un plan logico que muestra las relaciones entre los elementos de metadatos, incorporando normalmente un conjunto de reglas que permiten la gestion de metadatos. Segun las acciones que los metadatos posibiliten llevar a cabo, puede hablarse de metadatos para la recuperacion, metadatos para la disponi-bilidad, para la autenticidad, para la fiabilidad, para el mantenimiento, para la conservacion o para la valoracion.
9.	Cf. ISO 15489-1, 7.2.2.
10.	Cf. ISO 15489-1, 7.2.2.
11.	Cf. ISO 15489-1, 8.2.
12.	Cf. ISO 15489-1, 8.2.
13.	Cf. ISO 15489-1, 8.2.3.
14.	Cf. ISO 15489-1, 8.2.3.
15.	Cf. ISO 15489-1, 7.2.2.
16.	Cf. Documentos electronicos: Manual para archiveros. ICA/CER, 2000-2004. pp. 21-22.
17.	Cf. http://cau.crue.org/export/sites/Cau/Quehacemos/gruposdetrabajo/documentoselectronicos/Esquema_ metadatos_v02.pdf (ultima visita el 13 de junio de 2011).
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Moreq2 en el punto 12.1 nos propone unos requisitos minimos para la gestion de esos metadatos, pensados como punto de partida para la personalizacion y la ampliacion en cada institucion.
Siguiendo tales pautas, para ARCHIVIUN se ha estipulado una serie de requisitos. Para empe-zar, con caracter general, se ha decidido: que no haya limitacion del numero de metadatos, que se puedan generar automaticamente, que puedan ser diferentes metadatos para documentos diferentes, que se pueden establecer metadatos obligatorios y metadatos optativos, que se pueda decidir cuales se introducen manualmente y cuales por medio de tablas de consulta. Ademas existe la posibilidad de heredar valores de diferentes formas: de un nivel superior, de otra aplicacion o del usuario de la captu-ra.
Una vez capturado un documento en ARCHIVIUN nunca es posible modificar sus metadatos; esto solo es posible antes de la captura y en funcion de los permisos de usuarios.
En cuanto a las busquedas, se pueden hacer por cualquiera de los metadatos y tambien por texto
libre.
Respecto a los campos de la aplicacion a traves de los cuales se recogen los metadatos, hemos optado por predeterminar su tipo de valor siempre que sea posible, y de esa manera normalizar al maximo la introduccion de datos. Por ejemplo el campo requiere respuesta es de tipo booleano (Si / No), o el campo titulo que es alfanumerico con una longitud limitada de 255 caracteres.
No todos los metadatos importados o introducidos manualmente se validan automaticamente. Asi, por ejemplo, si el usuario pone un codigo de clasificacion que no existe, la aplicacion le devuelve un mensaje indicando que el codigo es incorrecto.
Tradicionalmente el registro se realizaba introduciendo una breve informacion descriptiva sobre el documento y asignandole un identificador unico dentro del sistema. UNE-ISO 15489-1, 9.4., con-templa que en el entorno electronico, los sistemas de gestion de documentos se puedan disenar para registrar mediante procesos automaticos, transparentes para el usuario del sistema de gestion corpora-tivo del que procede el documento, y sin la intervencion de un responsable en la gestion de documen-tos.
En nuestro caso, ARCHIVIUN se diseno de manera que los documentos se registraran median-te procesos automaticos. Ademas, tal y como establece el Informe Tecnico ISO/TR 15489-2, se cum-plen los cuatro metadatos minimos que se deben especificar en un registro: el identificador unico asi-gnado desde el sistema, la fecha y la hora del registro, un titulo o una breve descripcion, el autor (persona o entidad corporativa) y el remitente o el destinatario.
Dicho todo lo anterior, solo resta ofrecer la relacion de los metadatos obligatorios de archivo de COMUNICACIONES:
Numero identificador unico Titulo del documento Fecha de creacion
Tipo de comunicacion (puede ser: interna de entrada, interna de salida o externa) Autor, con su filiacion Remitente, con su filiacion Destinatario, con su filiacion
Clasificacion (de acuerdo con el cuadro de clasificacion de la Universidad de Navarra) Vinculos (para constituir los expedientes) Sistema desde el que se incorporo el documento
Aplicacion de software y la version que se utilizo para la creacion o incorporacion del docu-mento
Nivel de seguridad (una comunicacion puede ser restringida o distribuida) Plazo de conservacion
Ademas de estos metadatos obligatorios de archivo, existen otros que son de utilidad para las unidades productoras. Estos metadatos son:
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• Fec
Requiere respuesta (sirve para saber que comunicaciones estan pendientes de responder)
ha de respuesta
Notas del destinatario (campo de texto para gestion interna de las oficinas)
6.	LOS FORMATOS DE COMUNICACIONES
La prevencion contra la obsolescencia tecnologica hace que tengamos que tener muy presentes los formatos que vamos a gestionar. Moreq2 en el punto 6.1 dice no existe un formato perfecto, porque todos evolucionan a lo largo del tiempo; pero esto no significa que sea recomendable permitir que el sistema de gestion capture todo tipo de formatos.
Para COMUNICACIONES, por un lado, se ha determinado los formatos que son validos para la gestion documental. Son los siguientes: .psd .eps (Adobe Photoshop); .xls, .xlt .xlw (Microsoft Excel); .ppt .pot .pps .ppa (Microsoft Powerpoint);.doc .dot (Microsoft Word); .sxc .stc (OpenOffice Calc); .sxd .std (OpenOffice Draw); .sxi .sti (OpenOffice Impress); .sxm (OpenOffice Math); .sxw .stx (OpenOffice Writer/Writer Global); .rtf (Rich Text Format); .sxc .stc .sdc (StarOffice Calc); .sxd .std .sda .sdd (StarOffice Draw); .sxi .sti .sdd (StarOffice Impress); .sxm .smf (StarOffice Math); .sxw .stx .sdw .vor (StarOffice Writer/Writer Global); .txt (Text)
Por otro, para la conservacion permanente en ARCHIVIUN, se ha establecido el PDF/A como formato estandar. La norma ISO 19005, en su introduccion define PDF/A como un "formato de archivo basado en PDF, que proporciona un mecanismo para la representacion de documentos electronicos de modo que conserva su apariencia visual a pesar del paso del tiempo. Independientemente de las herramien-tas y sistemas usados para crear, almacenar o representar archivos".
Asi, para el proceso de creacion del documento, COMUNICACIONES acepta cualquier formato de gestion - dentro de los establecidos -, pero cuando el documento es capturado por ARCHIVIUN au-tomaticamente lo transforma en un PDF/A.
7.	LA CLASIFICACION DE COMUNICACIONES
Anteriormente se ha aludido al metadato del codigo de clasificacion. Respecto al tipo de clasifica-cion, tanto la Norma Internacional ISO 15489-1 como el Informe Tecnico ISO 15489-2 hacen una clara apuesta por una clasificacion de tipo funcional18.
Entre las ventajas de este tipo de clasificacion cabe destacar el que sirve para el establecimiento de vinculos entre documentos individuales que reunidos proporcionan una representacion continua de cada actividad; garantiza que los documentos se denominen de un modo coherente a lo largo del tiempo; ayuda a la recuperacion de todos los documentos relacionados con una funcion o una actividad y tambien se puede asociar a un codigo los plazos y las medidas de conservacion dictados por los calendarios de conser-vacion.
La estructura de un cuadro de clasificacion funcional es jerarquica y se refleja del siguiente modo: el primer nivel suele reflejar la funcion; el segundo nivel se basa en las actividades que constituyen la funcion; el tercer nivel y los que le siguen proporcionan mas detalles acerca de las actividades o los grupos de opera-ciones que forman parte de cada actividad.
El informe realizado por la Conferencia de Archiveros de las Universidades espanolas (CAU) de la encuesta de situacion de 2008, traslucia que el 86% de los archivos universitarios espanoles disponian de un cuadro de clasificacion funcional19. El Archivo de la Universidad de Navarra tiene tambien un cuadro de clasificacion funcional comun para toda la institucion y logicamente tambien es el que se aplica en AR-CHIVIUN.
Aprender a clasificar es quiza lo mas arduo para la mayoria de los usuarios. Para solventar esta difi-cultad, en primer lugar cuando se impartieron las sesiones formativas a cada una de las unidades, como ya se ha dicho, se les facilito una relacion de los codigos que dichas oficinas habian utilizado en los tres Ultimos anos. Por otro lado, la aplicacion posibilita dos opciones que evitan en el 90% de los casos el tener que
18.	Cf. UNE-ISO/TR 15489-2, 4.2.2.2.
19.	Cf. http://cau.crue.org/export/sites/Cau/Quehacemos/encuestas/infoENCUESTA08_final.pdf (ultima visita el 13 de junio de 2011).
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clasificar pues es uno de los metadatos heredados: se trata de las acciones: responder e ingreso similar. Por otro lado, como tambien se ha dicho, siempre pueden preguntar el codigo mediante el correo o el telefo-no.
8.	ACCESO, SEGURIDAD Y GESTION DE USUARIOS
Cuando se ha tratado de los metadatos, tambien se ha hecho alguna referencia al acceso y la seguri-dad. Sobre el acceso, la Norma Internacional ISO 15489-1 establece en su punto 9.7 la necesidad de una regulacion sobre a quien y en que circunstancias se permite el acceso a los documentos. Ademas el Informe Tecnico ISO/TR 15489-2, en el punto 4.2.5., nos indica que en la seguridad debe imperar el sentido comun a la hora de proteger la informacion sea cual sea el uso que se vaya hacer de la misma.
A la hora de disenar el acceso y la seguridad de ARCHIVIUN tuvimos muy presente ambas cosas. Por un lado, los documentos son accesibles para los usuarios de la oficina que ha creado o recibido la co-municacion. Por otro, es el maximo responsable de cada unidad - decano de facultad, director de escuela, servicio o instituto - quien determina quienes de entre todo el personal de su centro o servicio seran usua-rios de COMUNICACIONES y con que perfil.
Hay dos tipos de perfiles de usuario: generico y firma. El perfil generico puede crear una comunica-cion, pero no firmarla y por lo tanto no enviarla; tambien puede leer y buscar todas las comunicaciones calificadas de "distribuida" por el perfil firma.
El perfil firma tambien puede crear una comunicacion, pero es el unico que puede firmarla y por lo tanto enviarla, es el primero en leerlas y es entonces cuando las puede clasificar en "restringida" (solo las puede leer el perfil firma) o "distribuida" (las pueden leer todos los perfiles).
La gestion de usuarios es una funcion del Archivo General. Este se encarga del proceso de dar de alta y baja a los usuarios de cada unidad y otorgarles uno u otro perfil, segun la decision del maximo responsa-ble de cada oficina.
Por ultimo, hay que senalar que la Universidad de Navarra usa una identificacion unica para todas sus aplicaciones y que por ello el acceso tanto a COMUNICACIONES como al resto se hace mediante esa identificacion unica. Ademas, esa identificacion se hereda si se trabaja con varias aplicaciones a la vez. Esto es mas comodo para el usuario de diversas aplicaciones, sin se que suponga una amenaza para la seguridad del sistema tal como lo advierte la Norma ISO 15489-1, 9.7: "Los sistemas de gestion de documentos electronicos, en especial los que son accesibles mediante sistema distribuidos geograficamente, pueden he-redar protocolos de identificacion de usuarios procedentes de otras aplicaciones".
9.	CONCLUSIONES
La aplicacion COMUNICACIONES ha generado diversas mejoras: el envfo y la recepcion de las comunicaciones es instantaneo y con un nivel de seguridad mayor en el acceso a la informacion; la edicion es mas facil; el registro y el archivado es automatico; las busquedas por cualquier campo posibilita un acce-so mejor y mas rapido a la informacion; y, con su caracter online, se salvan las distancias ffsicas y temporales.
El ahorro de tiempo -en la edicion, en el registro, en el archivado y en las busquedas- y la mayor eficacia en las busquedas y en la utilizacion online son las dos principales ventajas senaladas por los produc-tores de los documentos. Por todo ello, pensamos que con este proyecto el Archivo General ha podido contribuir a mejorar la eficiencia del gobierno en la Universidad.
Un conjunto de cuestiones han posibilitado la realizacion de esta aplicacion. En primer lugar presen-tar el mismo con el respaldo del Secretario General de la Universidad. En su Instruccion de Gobierno, el Archivo esta contemplado como una unidad organica y funcional diferenciada dentro de la estructura universitaria y dependiente del Secretario General. La experiencia recabada por los archiveros de las universi-dades espanolas habfa aconsejado que fuera un organo de caracter general y central - como la Secretarfa General - el que ejerciera con efectividad su competencia en la materia; pues si tal funcion la ejercfa una unidad administrativa con competencias sectoriales o especfficas, el servicio de Archivo corrfa el riesgo de perder su efectividad global.
En segundo lugar se ha de destacar la existencia de una coyuntura favorable, pues fue el propio Se-
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cretario General el que traslado al Archivo la necesidad de que las comunicaciones fueran en formato elec-tronico. El Archivo ofrecio una solucion a tal necesidad al ver en ello una oportunidad para disenar, desar-rollar e implantar un programa piloto del archivo electronico de la Universidad. Por ello no solo fue necesario tener una gran flexibilidad para adaptarse a todas las necesidades del "cliente", al mismo tiempo que se aseguraban todos los requisitos archivisticos necesarios; sino que la solucion de tales necesidades fue la ocasion para comenzar a implementar el sistema de gestion de documentos electronicos.
Tambien hay que senalar que en todo momento se ha puesto el acento en destacar las muchas ven-tajas que para el gobierno de la Universidad aportaba el disponer de un sistema de gestion de documentos electronicos, en lugar exigir un conjunto de requisitos. Por supuesto los requisitos archivisticos eran fundamentales e irrenunciables, pero para lograrlos con frecuencia se han tenido que ejercitar habilidades estra-tegicas, de comunicacion y negociacion.
Hay que destacar que ha sido clave la formacion personalizada de los usuarios. Gracias a que estos no eran un numero en exceso extenso, un total de 54 centros y servicios, en la mayoria de los casos ha sido posible organizar una sesion por cada centro y servicio donde se ensenaba a los usuarios de dicha unidad -una media de 3 personas - a utilizar la aplicacion. Como apoyo a esa formacion se realizo un manual de uso lo mas sencillo posible20 y se elaboro para oficina una relacion de los codigos de clasificacion que habian utilizado en los tres Ultimos anos. Por ultimo, a traves de un telefono y un correo electronico, se les ha brindado un servicio permanente y agil de resolucion de dudas. El resultado ha sido una acogida muy po-sitiva por parte de todos los Centros y Servicios.
Por ultimo, hay que subrayar que sin la cooperacion con otros servicios - en especial con los Servicios Informaticos - y centros de la Universidad, y sin una estrecha colaboracion con cada uno de los productores de los documentos, no hubiera sido posible que el proyecto se desarrollase en ninguna de sus fases: diseno, desarrollo e implantacion. Aunque liderado por el Archivo General, COMUNICACIONES solo ha sido posible gracias al trabajo de un equipo interdisciplinar.
BIBLIOGARFIA
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20. Cf. http://www.unav.es/servicio/archivo/comunicaciones (ultima visita el 13 de junio de 2011).
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SUMMARY
The General Archive at the University of Navarra first undertook the ARCHIVIUN project in 2009 in order to furnish the university with a tool that enables the integrated management of electronic records. This article details the reasons why the pilot program with which the project began was chosen: the COMUNICACIONES application implemented in January 2011. It comprises a means by which proposals and decisions may be communicated among the different government departments at the University. Based on an analysis of international regulations regarding records management, recommendations and requirements for electronic documents, as well as Spanish legislation in this area, this article presents the archival criteria, metadata management, access, security and user management - controlled by the archive staff -, devised for ARCHIVIUN (the electronic archive at the University of Navarra). The COMUNICACIONES application has generated a number of improvements: sending and receiving communications is instantaneous; a higher security level in accessing information is enabled: it is easier to edit records; the recording and archiving processes are automatic; searches in any field enable better and faster access to information; and because it is an online system, physical and temporal distances are overcome. Therefore, we feel that this project has enabled the General Archive to improve administrative efficiency at the University of Navarra.
Original scientific article Submitting date: 17.06.2011 Acceptance date: 21.06.2011