77
Uporaba arhivskega gradiva in uporabnik
Marjetica Legat
Za slovenske arhive sc iztekajo zakonska določila za arhivsko delo, ki so bila sprejeta z Zakonom o naravni in kulturni dediščini Ur.lSRS, 1/1981 in temu sledeči podzakonski akti, ki so podrobneje obravnavali nekatere strokovne principe. Izhajamo 'Z načela, daje arhivsko gradivo ¡avno in dostopno za uporabo v skladu z zakonom o upravnem postopku ter po preteku 30 let od nastanka gradiva tudi za raziskovalne, pedagoške, publicistične in razstavne namene, če seveda izroČitelj gradiva ni Podaljšal roka iz upravičenih razlogov.
praksi uporabljen Zakon o naravni n kulturni dediščini in tudi podzakonski akti sc večkrat pokopali nemoč in vrzeli tako pri upora h i gradiva kot Pri delu z. uporabniki.
Pri uporabi arhivskega gradiva ni vedno mogoče v ropolnosti zaščititi osebnih podatkov in njih morebitno zlorabo, posebno v primerili, ko gradivo ni Podrobno obdelano oziroma ni popolnih informacijskih pomagal. Ustvarjalce gradiva ne označi vedno zaupnih delov gradiva in sc ta nujnost oziroma Potreba lahko ugotovi šole ob uporabi.
Osebni podatki v gradivu so posebej občutljivi. Predlagana dostopnost gradiva, ki sc nanaša za posamezne osebe 10 let po smrti ali 30 let od nastanka gradiva, ni vedro primerna.
Integriteta ljudi v gradivu, ki so še cvidcntni, torej ne more biti nikoli dokončno zaščitena. Vprašanje kaj in kako, ni enostavno. Uporabnik mora iz-'edeti pravo informacijo o ohranjenosti gradiva. Arhivski delavce, ki daje gradivo v uporabo, ne 'nore vedeti, ali so npr. priče ali osebe, na katjre se naiiaša informacija iz gradiva, šc žive in cc bi tudi vedel bi mu po arhivski zakonodaji moral n tre-ali pa reči, daje gradivo zanj nedostopno. Prct voritev oseb v anonimnosti bi bila lahko v takem Primeru tudi prepozna.
\ biv je sicer po zakoifletaji zaščiten. Delavce v :l-h 'u, ki daje tako gradivo v uporabo, pa je prepuščen lastni presoji, ki pa je lahko zelo Hlapna in nehote povzroči ogoroženost človeškega f"ak;orja. Zato menim naj bi bilo gradivo (določene^kazenske zadeve in določene zadeve osebnega uiačaja) za riviitnc namene nedostopno 50 let. Deli takega firadiva pa sc morajo označiti.
Poenotiti bi bilo potrebno tudi odnos in pns'op /vczi s kopiranjem arhivskega gradiva za uradno lr icuradnc uporabo, kar slo ugotavljali že na po: °bnih strokovnih srečanjih V zvc/i z evidenca: n 0 uporabi arhivskega gradiva v Študijske razisko-v ne namene bi bilo smHrno dogovorit sc c poenotenju postopka in izdelati enoten formular (ma-tlcn' list), ki bi vseboval poleg oTičajnl JocJatkov . uporabniku n naslova raziskovalne teme se Klavzulo o obveznosti predložitve k-mčnega lfJel a t-j raziskovalne, diplomske, magistrsk i ali dru-ifc naloge oziroma dati arhivu možnost kopiranja, CcJe delo za m,daljno uporabo v arhivu zanimivo.
Matični list bi naj vseboval tudi predvideni rok izdelave naloge, naslov institucije in ime mentorja naloge. Brezpogojno pa bi morali avtorji arhivu izročiti izvod publikaciic, kije namenjena za prodajo in je bilo zanjo uporabljeno arhivsko gradivo. Res pa je, daje težko zasicdovati izdajo in terjati, ec avtor sam ne izpolni obveze.
Na kratko Šc o plačevanju storitev za uporabo arhivskega gradiva, kot že avtor navaja v tezah novega zakona. Večkrat sc pojavijo p.sni zahtevki za razna vpraŠama, kar terja od arhivskega del a v ca mnogo Časa. Odgovore na pisne zahtevke jc potrebno zaračunati po porabljenem času za zadevo in to pcslati po povzetju. Tud' gradi/o gradbene doku mcntaeije, k', sc uporablja kot podlaga za nadaljnje gradbene posege, bi bilo potrebno plaeai . Ker so pa ti načrti zaradi uporabe in starosti že v slabem stanju, naj sc izdajajo za plačilo samo kopi c posne tkov na mikrofilmu ah mikrofišu, iz katerin ii uporabnik lahko naroči fotokopije na potrebnem formatu. Potrebno bo na m cm ti šc več sredstev m i krofi 1 manj u gradiva z.a uporabo ter tu ji za obnove mikrofilmov zaradi obrabe.
Šc beseda o uporabniK'h. Uporabniki arb vskega gradiva so na i večkrat raziskovalci, študentje, dijaki. ljubitelji zgodovine in v zadnjem času tudi učenci osnovnih šol z raziskovalnimi temami pod geslom Znanost mladini. Uporabnik mora spošte vati pravila uporabe v čitalnici. Mislim da bi kazalo te poenotiti v vseh arhivih. Pravila bi bilo potrebno tudi dDpolrjiti in konkictizirati Uporabnik nc more dobiti gradiva ad hoc, temveč sc mora v vsakem primeru naročiti vsaj tri dni preden bi želel začeti z delom. VcČ poudarka bi moral' dati vedenju uporabi, ka, ki jc lahko tudi neprimerno in nasilno. Zgodi sc tudi, da jc v zimskih mcsceih arhivska čitalnica pribežališče oz* roma topel prostor, kjer tak uporabnik (največkrat namišljeni) prebije del dneva ob prebiranju literature ali gledanju kak sne zbirke. Ob novi zakonodaji bi bilo verjetno iudi potebno razmisliti o uporabi gradiva v primeru, ko uporabniki šc nisp stari I 8 let in nico kar.cn sko odgovorn- ob morebitni hoteni ali nehoter zlorabi podatkov.
Zakon bi moral tudi i rediti možnost uporabe arhivskega gradiva pri ustvanalcu, čc jc to potrebno za raziskovalne in študijske namene Seveda mora v tem primeru imeti pristojni arhiv informacijo o takem arhivskem gradivu zavedeno v dosjeju ustvarjalca.
Ob naniranih dejstvih, ki sc zrcaiijo v praksi, predlagamo p,i uporabi arhivskega gradiva poenotenje nekaterih elementov uporabe in uh tudi opredelimo v reformirani arhivski zakonodaji, in siecr:
-	podpisan matični list s predhodno seznanitvijo uporabnika o pogojih za uporabo mora biti verodostojen dokument, k bo ščitil arhiv v eventualnem sporu na sodišču.
-	poenotiti fonnular - matični list z dopolnjenimi novimi elementi, nove irana pravila (pogoji) za uporabo arhivskega grauiva v čitalnici pa naj bodo sestavni del mat.enega lista,
-	omi ti t bilo potrebno uporabo arhivskega gradiva, ki vsebuje osebne podatke, na civilno pravne osehe, ki so kazensko odgovorne (osebe nad
78
18 let starosti),
-	v določenih primerin naj bo dana možnost uporabit, pretvoritev ojcb v anonimnost na kopi-;ih, ki jih damo v uporabo,
-	poenotiti je petrebno pristop v zvez z [/.dajanjem kopij arhivskega gradiva v uradne in neuradne namene,
-	v zakonsk h določilih naj bo konkretno precizirano plačevanje storitev za uporabo arhivskega gradiva.
Na koncu bi dala v razmislek idc: >, kako p~ibli-žati arhivsko kulturno dediščino širjim množicam, posebno mladini, kako animirati ljudi po vaseh in naseljih in jim p vzgojiti odnos do stare fotografije, knjige, zemljevida, razglednice in drugega. Razmislimo o ARH1VBUSU, ki bi primerno opremljen znal na zanimiv in prijeten način oribližati ljudem arhivsko razstavo, z video posnetki predstaviti dragocenosti v arhivskem gradivu in zbirkah ter vzbuditi predvsem pri mladih zanimanj za zgodovino svojega kruja, ožje domovine in marsikoga pritegniti k nadaljnjemu proučevanju in raziskovanju.
V arhivih bomo morali še intenzivneje razmišljati o sodobnejših oblikah množične uporabe arhivskih dragocenosti predvsem na nov;h informacijskih medijih in se take »izmotali« iz na žalost še vedno prisotnega prepriean>a med liudmi, da so arhivi filter adpadnega papira.
Iiohraievanje arhivskih delavcev in pripravnikov v arhivih
Slavka To vsa k
V okviru prcecsa izobraževanja p ipravmkov razmišljamo o nekaterih dopolnitvah s ciljem izboljšati kvaliteto znanja bodočih arhivistov do tolikšne mere, da bi bil strokovni izpit ti:ta zaključna faza, ki bi že skoraj formirala in maksimalno motivirala strokovnega delavca za delo v arhivski usta novi. V arhivu se praviloma zaposlijo diplomanti, ki so zaključili smer zgodovina s poslusanjcm arhivistike, ali zgodovinarji, vezani na drug predmet. Oba profila se v programu pi :>ravništva lahko izenačita, težje je z diplomanti jezikov uh in drugih skupin. Z upoštevanjem teh specifičnosti naj bi pripravnik pod vodstvom mentorja organizirano in pc motnem programu pridobival osnovna znanja, ve-'ana na temeljne principe arhivskega urcjcvJncga dela: oblikovnaje arhivsk h fondov, provcnicnca, pertincnca, postopki urejanja arhivskega gradiva, načini popisovanja, urejevalno delo ob odbimaju arhivskega gradiva, arhivska zakonodaja, tehnična ureditev, informatika, nad;.or nr.d ustvarjalci, os nove modemih pristopov k arhivskemi urejevalnemu delu. Temu predmetniku, ki b vc ijal za vse arhive bi kazalo prilagoditi predmetnik strokovnega izpita.
Pred opravljanjem strokovnega izpita bi priprav-
nik v 14 dneh1 pndobual še poglobljena znanja v različnih arhivih, ki so po vsebini svojega dela spe-eifien,. Ta znanja so: arhivska zakonodaja, mikro-filmanjc, konservaeija in restavrac ■ i, csnovc informacijske tehnologije (z ozirom na specializacije pa poudarki na digitalnih oziroma analognih zapisin), osnove informatike, sistemskega inženiringa in organizacije podatkov, knjižnicc, tehnična vprašanja. Tretjina časa b bila odmerjena praktičnemu delu {izmenjava izkušenj in njih analiza). Na osnovne elemente in logiko razvoja bi se lahko skrčilo poglavje o razvoju institucij oziroma spoznavanje gradiva deželnih upravnih organov. Ta /nanj;, bi si lahko posamcz liki pridobili z individualnimi program
S pridobitvijo znanj bi se strokovni izpit opravljal šele po dveh letih, ec bi seveda matični arhiv ocenil kandidata s prmerno oeeno. To bi istočasno pomenilo posebno finančno ovrednotenje delovnega mesta arhivista (ne pripravnika) brez strokovnega izpita. Cc bo v prihodnosti osvojen predlog za formiranje oddelka za arhivistiko na filozofski (a-kuit-ti, predlagamo, da strokovni izpit poteka tam.
Še nekaj o izobraževanju kadrov, ki oporavljajo svoje delo na terenu v najširšem smislu besede. Ocenjujemo, da je do sedai veljavni Pravilnik o strokovni usposobljenosti delavcev družbenih pravnih oseb ter članov društev, ki delajo z dokumentarnim gradivom, dobro zastavljen. Morda bi kazalo dodati le program usposabljanja, saj so do izvajnja le-tega tako različni pr.stopi mišljenja in realizacija, da ie uskladitev do določenega nivoja nujna. Praktične izkušnje Pokrajinskega arhiva Maribor kažejo, da je v okviru 42 ur komaj možno obdelati vse arhivistiene principe arhivske teorije in prakse, k naj služi arhivarjem za normalno delo na terenu. Teoretično delo sloni na seznanjanju 7. arhivom kot pn itoinc institucijo, arhivsko mrežo, vlogo ustvarjalcev arhivskega in dokumentarnega grad iva, materialnim varstvom, finanačno dokumentacijo, opredelitvijo kategorij dokumentarnega »radivajn Joločanjem rokov. Na primerih fondov iz različnih delovnih organizacij z različnimi vsebinskimi komponentami v praktičnem delu, ki predstavlja 1/3 celotnega časa, spoznavajo bistvo arhivskega dela in postopke sprejemanja gradiva iz pisarn. Analogno s tem dobijo kandidati osnovna znj nja iz računalništva, informacijo o obstoječi strokov ni literaturi in informacijo o knjižnem gradivu. Ena izmed teh je namenjena organizaciji in postavi vi priročnih razstav. Če k vsemu temu prištejemo praktično izdelavo seznamov dokumet-narnefia gradiva, lahko zaključimo s trditvijo, da so zadnji dan usposobljanja kandidati pripravljeni do tolikšrc mere, da lahko dokaj samostojno izvedejo postopke za fc>rcjcm gradiva iz pisarn v arhivski depo, da zna ic voditi predpisane evidenee na določenih formulaijih, poskrbeti za osnovno materialne varstvo, znajo pravilno odbrali tiste dokumente^ kijim je potekel rok hrambe in sploh delajo samo-stoino.
Vendar ne bi smeli ostati samo pri osnovnem izobražc an;j delavcev, ki delajo z dokumentarn n gradivom. Nenehne spremembe, novi nosilci informacij, uporaba računalnika, smotrnost upora-