URN_NBN_SI_doc-VAVXP7LT

Knjižnica 46(2002)1-2, 61-76 62 1Uvod Pojmi, ki so zapisani v naslovu tega prispevka “ varovanje”, “ohranjanje” in “upo- raba”, označujejo s stališča arhivske teorije in prakse ožje aktivnosti, ki se nan- ašajo izključno na vsebine, za katere jih uporabljamo. Tako pod pojmom “var- ovanje” razumemo celoto prizadevanj, da se od arhivskega gradiva odvrne množica različnih nevarnosti oziroma, da je potrebno delati tako, da ta priza- devanja niso deležna česa neprijetnega, nezaželenega, celo destruktivnega in bi s tem arhivsko gradivo prenehalo obstajati. Drugi pojem, ki je izpostavljen v naslovu, je “varovanje“. Z njim označujemo tiste vsebine, na podlagi katerih ima arhivsko gradivo dalj časa svoje bistvene lastnosti in značilnosti oziroma ostane nespremenjeno. Ta, z načeli arhivske teorije in prakse usklajena zahteva, ustvarja pri elektronskih dokumentih šte- vilne probleme, ki se kažejo predvsem v povezavi z zagotavljanjem verodos- tojnosti posredovanih vsebin, načinov dolgodobnega ohranjanja in splošne upo- rabnosti. Tako imenovana dolgodobna “stabilnost” dokumentov postaja v teh kontekstih relativna, še posebej ob upoštevanju temeljnih izhodišč sodobnega računalniško podprtega pisarniškega poslovanja, ki temelji na fleksibilnosti dokumentov, enostavni prerazporeditvi vsebin v druge kontekste, krajšanju potrebnega časa za njihov nastanek, hitrosti prenosa vsebin med dvema komu- nikatorjema itd. Pod pojmom “uporaba” razumemo aktivnosti, ki omogočajo, da arhivsko gradi- vo prinese uporabnikom koristi, da rezultate, zadovolji potrebe, ali da z njim nekaj pridobijo. Znano je, da se pojem “arhiviranje” uporablja v različnih kon- tekstih in tudi ti pogosto niso ekvivalentni vsebinam, kot jih razumejo arhivski strokovni delavci. Pri tem je potrebno poudariti tudi to, da vsebine pojmov “varovanje”, “ohranjanje” in “uporaba” posamezno ali skupaj niso vedno ena- kovredne pojmu “arhiviranja”. Običajno ne vključujejo njegovih bistvenih ele- mentov kot so procesi valorizacije in arhivskih strokovnih načel v obliki prvotne ureditve, izvora in celovitosti, če omenimo samo nekatere. V zadnjem času se mnogi arhivski strokovni delavci intenzivno ukvarjajo s problemi varovanja in ohranjanja ter arhiviranja “elektronskih dokumentov”. Glede na ostale pojavne oblike ohranjenih arhivalij je pojem nov, in ga pogos- to najdemo v različnih kontekstih, zato je njegova definicija pogosto komplek- sna in je v nadaljevanju ne bomo podrobneje obravnavali. Da pa je problem še večji, se zanj pogosto uporabljajo sinonimi kot so strojno berljivi dokumenti, digitalni dokumenti in podobno. S stališča arhivske teorije in prakse pa lahko ugotovimo, da so elektronski dokumenti praviloma sestavni del celote arhivske- ga in dokumentarnega gradiva, ki nastaja pri ustvarjalcih v nekem času in prostoru. Od klasičnih dokumentov se razlikujejo na podlagi njihove zunanje