kazalo.p65

Knjižnica 46(2002)4, 125-148 126 1 Definicije sistema in knjižničnega sistema L. Bertalanffy definira sistem kot množico elementov in povezav med njimi (Bertalanffy, 1968, str. 26). N. Luhmann trdi, da so družbeni sistemi celote, sestavljene iz delov, ki morajo biti usklajeni z organizacijo, da bi dosegli cilje celote (Luhmann, 1981, str. 26). S. Jelušić razlaga Luhmannova stališča tako, da je sistem posledica delovanja, ki je kavzalni proces, a se kaže kot celota (namen), ki je več kot skupek delov (sredstva), ter kjer z usk- lajevanjem delov (sredstev), to je z organizacijo, nastaja več kot samo skupek delov, ure- sničuje se namen celote (Jelušič, 1992, str. 26). D. J. Foskett meni, da je knjižnični sistem dinamični sistem, odprt do svojega okolja. Knjižničnega sistema ne smemo nikoli obravna- vati kot zaprtega namenjenega samemu sebi, temveč kot odprti sistem, ki je v stalni inter- akciji s svojim okoljem. Pri tem je treba upoštevati, da so cilji knjižnice hkrati cilji okolja, ki mu je namenjena (Foskett, 1972, str. 209) . Temu lahko dodamo tudi časovno di- menzijo, da ima samo sistem, ki se stalno razvija in spreminja, bodočnost. Sis- tem je mogoče gledati razvojno ter kot gibanje v prostoru in času s količinskimi in kakov- ostnimi spremembami napredka ali propada. V skladu z uravnotežanjem in uravnoteženostjo sistema morajo biti sestavine sistema v pravih medsebojnih razmerjih, možnosti sistema in s tem izidi se lahko boljšajo s sinergijo, ki je v dobrem, vse boljšem sodelovanju sestavin. Obstaja pa tudi možnost negativne sinergije (dezenergije), ko sesta- vine niso skladne in ko udeleženci ne sodelujejo, ampak si nasprotujejo. Sistemi imajo vedno smotre obstoja in razvoja. Pri sistemih, ki so jih zasnovali ljudje, določajo smotre na osnovi svojih interesov kot od sistema pričakovanih koristi. Zato je treba sistemom na osnovi smotrov določati tudi cilje raznih stopenj in jih razdelati v naloge ter dodeliti potreb- na sredstva. Proces določanja ciljev poteka kot iskanje možnih ciljev. Največkrat se izbere en cilj, lahko pa tudi sklopi več ciljev, ki se jim kasneje v uresničevanju prilagajamo (Kralj, 1998, str. 40). 2 Usklajenost ciljev sistema s cilji okolja in usmerjanje v njihovo uresničitev Okolje univerzitetnega knjižničnega sistema predstavljata knjižnični sistem v državi in univerza. Pri določanju ciljev knjižnice je potrebno ugotoviti cilje okolja, v katerem knjižnica deluje, ter cilje knjižnice uskladiti s cilji okolja. Iz ciljev knjižnice, ki so usklajeni s cilji okolja, izhajajo knjižnične dejavnosti, ki jih je potrebno načrtovati in spremljati s kazalci uspešnosti. Na osnovi primerjave kazalcev uspešnosti izvajanja dejavnosti s cilji je potrebno dopolnjevati cilje (glej Sliko 1). Management, ki ga v grobem lahko opredelimo kot stalno ustvarjalno dejavnost iskanja smotrov in ciljev ter usmerjanje v njihovo uresničitev, je zapleten proces, ki ga sestavlja vrsta različnih funkcij (Kajzer, 1999, str.13). Funkcije lahko razporedimo v štiri skupine: načrtovanje, organiziranje, vodenje, analiziranje in kontrola. Na-